Belangrijk: Op 18 juli 2024 worden afspraakschema's vervangen door afspraakplanningen. Meer informatie over afspraakplanningen
Op je computer kun je in je agenda een blok met afspraken instellen waarin andere mensen tijd kunnen reserveren. Docenten kunnen bijvoorbeeld hun leerlingen uitnodigen om tijd te reserveren tijdens een wekelijks spreekuur.
Je kunt mensen een tijdblok in je agenda tonen waarin ze tijd kunnen reserveren. Reserveer bijvoorbeeld 2 uur waarin je beschikbaar bent om met mensen af te spreken in blokken van 30 minuten. Mensen kunnen dan een van die blokken van 30 minuten reserveren binnen die 2 uur.
Overschakelen naar afspraakplanningen
Belangrijk: Je bestaande afspraakschema's worden niet automatisch overgezet naar afspraakplanningen.
Je kunt tot 17 juli 2024 afspraakschema's maken, boeken en verwijderen. Vanaf 18 juli 2024 kun je geen afspraakschema's meer gebruiken of boeken. Als je anderen wilt toestaan afspraken in je agenda te plannen, kun je afspraakplanningen gebruiken.
Afspraakplanningen zijn een uitgebreider boekingssysteem voor afspraken. Ze zorgen voor soepelere boekingen en werken makkelijker samen met andere functies dan afspraakschema's.
- Als je Google Agenda gebruikt met een persoonlijk account, kun je één boekingspagina maken waarmee anderen afspraken kunnen inplannen in je agenda.
- Als je een in aanmerking komend Google Workspace- of Google One-abonnement hebt, kun je premium functies gebruiken, zoals automatische e-mailherinneringen, aanpasbare beschikbaarheid van afspraken en betaalde afspraken. Meer informatie over premium functies voor afspraakplanningen
Voor sommige Google Workspace-abonnementen geldt het volgende:
- Als je Google Workspace Business Starter hebt: Je kunt één boekingspagina maken waarmee anderen afspraken kunnen inplannen in je agenda. Je kunt maar één boekingspagina maken met je abonnement.
- Als je Google Workspace Essentials, Frontline of een ouder Google Workspace-abonnement hebt dat niet meer wordt aangeboden: Je kunt geen afspraakplanningen maken.
Neem contact op met je beheerder als je wilt weten welk abonnement je hebt.
Afspraakplanningen vergeleken met afspraakschema's
- Andere agenda's checken op beschikbaarheid: Standaard checken afspraakplanningen je primaire en secundaire agenda's op conflicten. Als je deze functie wilt uitzetten als je een afspraakplanning maakt of bewerkt, haal je het vinkje weg bij Agenda's checken op beschikbaarheid.
- Terugkerende planningen instellen: Met afspraakplanningen kun je een eenmalige afspraak of wekelijks terugkerende planning instellen. Je kunt geen tweewekelijkse, maandelijkse of andere typen terugkerende planningen gebruiken.
- Zichtbaarheid checken: Andere gebruikers met toegang tot je agenda weten wanneer je afspraakplanningen hebt geboekt. Niet-geboekte afspraakplanningen zijn niet zichtbaar voor ze.
Tip: Voeg voor openbaar gedeelde agenda's een tijdsblok in je agenda toe voor je afspraakplanning, zodat anderen met toegang tot je agenda de link naar je boekingspagina makkelijker kunnen vinden.- Stel de beschikbaarheidsstatus in op Vrij, zodat er geen conflicten ontstaan met je werkelijke beschikbaarheid.
- Voeg in de beschrijving de link naar de boekingspagina van de afspraakplanning toe.
- Co-hosts toevoegen:
- Voeg maximaal 20 co-hosts toe aan een afspraakplanning.
- Je kunt Google-groepen of gebruikers buiten je organisatie niet toevoegen als co-host.
- Agenda's van co-hosts worden niet automatisch gecheckt op beschikbaarheid. Als je wilt dat hun beschikbaarheid ook wordt gecheckt, selecteer je de agenda van de co-host in het gedeelte Agenda's checken op beschikbaarheid. Je moet dan wel geabonneerd zijn op de agenda van de co-host.
- Co-hosts krijgen een uitnodiging voor de geboekte afspraak, maar de volledige planning met niet-geboekte afspraken staat niet in hun agenda. Als je andere gebruikers toegang wilt geven tot een afspraakplanning, gebruik je een secundaire of teamagenda.
- Vergaderruimtes boeken: Je kunt geen vergaderruimtes reserveren in een afspraakplanning, maar je kunt ruimtes wel toevoegen aan de geboekte afspraak.
Afspraakschema's instellen en delen
Afspraakschema's vergeleken met gewone afsprakenAls je een blok met een afspraakschema instelt, wordt het blok als één afspraak weergegeven in je agenda. Als je wilt weten of een afspraak een afspraakblok is, check je of het icoon Afspraakblok 
Als iemand tijd reserveert in je afspraakschema, wordt de gereserveerde periode als afspraak weergegeven in de agenda van die persoon, en in het grotere blok in je eigen agenda.
- Open Google Agenda op een computer via je werk- of schoolaccount.
- Zorg ervoor dat je de Week-weergave of een willekeurige Dag-weergave gebruikt.
- Klik ergens in de agenda. In de pop-up met het afsprakenvak klik je op Afspraakschema's.
- Geef de details op, inclusief een titel, en kies de agenda waarin je de afspraak wilt weergeven.
- Klik op Meer opties om meer informatie toe te voegen, zoals een locatie of beschrijving.
Tip: Als je wilt dat het afspraakschema wordt herhaald, moet je dat instellen voordat je anderen uitnodigt om een tijdblok te reserveren. Als je een bestaand afspraakblok met gereserveerde tijdblokken laat herhalen, worden de al gereserveerde tijdblokken gedupliceerd als nieuwe tijdblokken en kunnen afspraken dubbel worden geboekt. Meer informatie over hoe je herhalende afspraken kunt instellen
Als je een gast aan het afspraakblok toevoegt, wordt de gast aan elk afspraakschema in het blok toegevoegd en ontvangt deze een e-mail als iemand aan afspraak maakt. Een professor kan bijvoorbeeld haar assistent als gast toevoegen om tijdens kantooruren aanwezig te zijn.
Als je gasten wilt toevoegen aan een afspraakblok, open je de afspraak en klik je op Gasten toevoegen.
Tip: Voeg geen mensen toe die een individuele afspraak in een afspraakschema willen noeken. Stuur ze in plaats daarvan een link naar de afsprakenpagina.
Nadat je het afspraakblok hebt ingesteld, kun je mensen uitnodigen een tijdsblok te reserveren met een link naar je afsprakenpagina.
- Open Google Agenda.
- Klik op de afspraak
Ga naar de afsprakenpagina voor deze agenda.
- Kopieer en plak de link van de afsprakenpagina vanuit de browser.
- Stuur deze link naar mensen die tijd willen reserveren in het afspraakschema.
Ga naar de afsprakenpagina voor deze agenda.Tip: Mensen kunnen tijd in het afspraakschema reserveren via Google Agenda. Zo nodig kunnen ze een Google-account maken om dit te doen.
Tijd reserveren in een afspraakschema
- Klik op de link voor de afsprakenpagina. De link staat in een e-mail, bericht of agenda-afspraak die met je is gedeeld.
- Klik op een beschikbaar afspraakschema
Een afspraak in een afspraakschema annuleren
- Open Google Agenda.
- Klik op het afspraakschema.
- Klik onder Kom je ook? op Nee.
Afspraakplanningen aan- of uitzetten
In werk- en schoolaccounts kun je altijd wisselen tussen afspraakschema's en afspraakplanningen. Huidige schema's en planningen blijven actief en beschikbaar, ook als afspraakplanningen uitstaan.
- Open Google Agenda op je computer.
- Ga naar Instellingen
- Selecteer of deselecteer de optie Afspraakplanningen maken in plaats van afspraakschema's.
