חשוב לדעת: החל מ-18 ביולי 2024, המשבצות לפגישות יוחלפו בלוחות זמנים לפגישות. כל מה שצריך לדעת על לוחות זמנים לקביעת פגישות
אתם יכולים להגדיר ביומן חלון עם משבצות לפגישות, שבאמצעותו אנשים אחרים יוכלו לשריין לעצמם פגישה איתכם. למשל, מרצים יכולים להגדיר חלון בשעות הקבלה השבועיות שלהם, ולאפשר לסטודנטים לשריין לעצמם משבצות לפגישות בשעות האלה.
במקרה כזה תוכלו להגדיר ביומן שלכם חלון פגישות, שבו אנשים יוכלו לשריין לעצמם משבצות זמן באורך מסוים. למשל, תוכלו להגדיר ביומן שעתיים שבהן תהיו פנויים לפגישות באורך חצי שעה עם אנשים, וכל מי שירצה להיפגש איתכם יוכל לשריין לעצמו משבצת.
איך עוברים ללוחות זמנים לפגישות
חשוב לדעת: המשבצות הקיימות לפגישות לא ישתנו אוטומטית ללוחות זמנים לפגישות.
עד ל-17 ביולי 2024 תוכלו ליצור, לשריין ולמחוק משבצות לפגישות. החל מ-18 ביולי 2024 לא תוכלו יותר להשתמש במשבצות לפגישות או לשריין אותן. כדי לאפשר לאנשים לקבוע איתכם פגישות ביומן, תוכלו להשתמש בלוחות זמנים לפגישות.
לוחות הזמנים הם מערכת עשירה בתכונות לקביעת פגישות, עם אפשרויות מתקדמות יותר, לחוויית שימוש נוחה וחלקה יותר מאשר המשבצות.
- אם אתם משתמשים ביומן Google עם חשבון לשימוש אישי, אתם יכולים ליצור דף אחד לקביעת פגישות שדרכו אנשים יוכלו לקבוע איתכם פגישות ביומן.
- בחלק מהגרסאות של Google Workspace ובמינויים ל-Google One אתם יכולים להשתמש בתכונות פרימיום נוספות בתשלום שקשורות ללוחות זמנים לפגישות, כמו שליחת תזכורות אוטומטיות באימייל, עריכת הזמינות לפגישות ודרישת תשלום על פגישות. רוצים לדעת מהן תכונות הפרימיום בתשלום של לוחות הזמנים לקביעת פגישות?
מגבלות בחלק מהמינויים ל-Google Workspace
- אם יש לכם מינוי ל-Google Workspace Business Starter: אתם יכולים ליצור דף אחד לקביעת פגישות שדרכו אנשים יוכלו לקבוע איתכם פגישות ביומן. לא תוכלו ליצור יותר מדף אחד לקביעת פגישות במסגרת המינוי.
- אם יש לכם מינוי ל-Google Workspace Essentials או ל-Frontline, או שיש לכם מינוי לגרסה של Google Workspace שאנחנו כבר לא מציעים יותר: אתם לא יכולים ליצור לוחות זמנים לפגישות.
תוכלו לפנות לאדמין כדי לברר איזה מינוי יש לכם.
השוואה בין לוחות זמנים לפגישות לבין משבצות לפגישות
- בדיקת הזמינות ביומנים אחרים: כברירת מחדל, כשאתם משתמשים בלוחות זמנים לפגישות, הזמינות שלכם נבדקת מול אירועים אחרים ביומן הראשי וביומנים המשניים שלכם. כדי להפסיק את בדיקת הזמינות, תוכלו להסיר את הסימון מהתיבה שליד 'בדיקת הזמינות ביומנים'.
- יצירת לוחות זמנים שחוזרים על עצמם: תוכלו ליצור לוחות זמנים חד-פעמיים לפגישות, או כאלה שחוזרים על עצמם מדי שבוע. אי אפשר להגדיר את לוחות הזמנים כך שיהיו דו-שבועיים, חודשיים או עם חזרה מסוג אחר.
- יכולת לראות את הפגישות: אם נקבעו פגישות באמצעות לוחות הזמנים, משתמשים אחרים שיש להם גישה ליומן שלכם יוכלו לראות אותן, אבל הם לא יראו את לוחות הזמנים עצמם בזמנים שבהם לא נקבעו פגישות.
כדאי לדעת: ביומנים שגלויים לכולם, כדי לעזור לאנשים עם גישה ליומן שלכם למצוא את הקישור לדף לקביעת פגישות, כדאי להוסיף משבצת ביומן בשביל לוח הזמנים לפגישות.- חשוב לשנות את סטטוס הזמינות ל'פנוי/ה' כדי שיהיה אפשר לקבוע איתכם פגישות בזמן הזה.
- תוכלו להוסיף לתיאור את הקישור לדף לקביעת פגישות.
- הוספת מארחים:
- אתם יכולים להוסיף עד 20 מארחים נוספים ללוחות הזמנים לפגישות.
- אי אפשר להוסיף קבוצות ב-Google או משתמשים לא מהארגון כמארחים נוספים.
- הזמינות לא נבדקת אוטומטית ביומנים של המארחים הנוספים. כדי להתחשב בזמינות שלהם, תוכלו לבחור את היומנים של המארחים הנוספים בקטע 'בדיקת הזמינות ביומנים'. חשוב לזכור שגם תצטרכו להירשם ליומן שלהם.
- המארחים הנוספים יוזמנו לפגישות שנקבעו, אבל לא יוכלו לראות ביומן שלהם את לוח הזמנים המלא בזמנים שבהם לא נקבעו פגישות. תוכלו להשתמש ביומן משני או ביומן צוותי כדי לתת למשתמשים אחרים גישה ללוח זמנים לפגישות.
- הזמנת חדרי ישיבות: אי אפשר לשריין חדרי ישיבות באמצעות לוחות הזמנים לפגישות, אבל אפשר להוסיף אותם לפגישה אחרי שהיא נקבעה.
איך יוצרים ומשתפים משבצות לפגישות
מה הקשר בין משבצות לפגישה לאירועים רגילים?כשיוצרים חלון של משבצות לפגישה, הוא מוצג כאירוע אחד ביומן. אם האירוע הוא חלון של משבצות זמן לפגישות, בפינה הימנית העליונה שלו יוצג הסמל הזה: 
כשמישהו ישריין אחת מהמשבצות לפגישה, המשבצת ששוריינה תוצג כאירוע ביומן שלו וכחלק מחלון הפגישות הגדול יותר ביומן שלכם.
- נכנסים לחשבון לצורכי עבודה או לחשבון הבית ספרי במחשב ופותחים את יומן Google.
- ודא שאתה בתצוגת שבוע או בתצוגת יום כלשהי.
- לחץ במקום כלשהו ביומן. בתיבת האירוע שמופיעה, לחץ על משבצות לפגישה.
- מזינים את פרטי הפגישה, כולל שם, ובוחרים את היומן שבו רוצים לקבוע אותה.
- אם רוצים להוסיף עוד פרטים, כמו מיקום או תיאור, לוחצים על אפשרויות נוספות.
טיפ: אם אתם רוצים ליצור חלון שחוזר על עצמו עם משבצות זמן לפגישות, כדאי להגדיר את החזרה לפני שמזמינים אנשים אחרים לשריין משבצת. אם תגדירו חזרה לחלון קיים, שכבר שוריינו בו משבצות זמן לפגישות, המשבצות ששוריינו יועתקו כמשבצות חדשות. כך עלולות להיות כפילויות בפגישות.רוצים לדעת איך יוצרים אירועים חוזרים?
כשאתם מוסיפים משתתפים למשבצות זמן לפגישות, הם נוספים לכל אחת מהמשבצות בחלון הזמנים ומקבלים אימייל בכל פעם שמישהו משריין לעצמו פגישה. כך למשל, מרצה יכולה להוסיף את המתרגל שלה כמשתתף לכל אחת מהפגישות בשעות הקבלה.
כדי להוסיף משתתפים למשבצות זמן לפגישות, פותחים את האירוע שנוצר למשבצות ולוחצים על הוספת משתתפים.
כדאי לדעת: אל תוסיפו כמשתתפים את האנשים שרוצים לשריין לעצמם משבצת לפגישה, אלא פשוט שלחו להם קישור לדף הפגישות.
אחרי שמגדירים חלון פגישות, אפשר לשלוח לאנשים קישור לדף הפגישות ולהזמין אותם לשריין לעצמם משבצת לפגישה.
- פותחים את יומן Google.
- לוחצים על חלון הפגישות שנוצר
מעבר לדף הפגישות של היומן הזה.
- מעתיקים את הקישור לדף הפגישות מהדפדפן ומדביקים אותו איפה שרוצים.
- שולחים את הקישור לאנשים שרוצים לשריין לעצמם משבצת לפגישה.
מעבר לדף הפגישות של היומן הזה.טיפ: אנשים יכולים לשריין לעצמם משבצות לפגישה דרך יומן Google. אם אין להם חשבון Google, הם צריכים ליצור חשבון כדי לשריין משבצת.
איך משריינים משבצת לפגישה?
- לוחצים על הקישור לדף הפגישות. הקישור נמצא באימייל, בהודעה או באירוע ששותף מהיומן.
- לוחצים על משבצת זמן פנויה לפגישה
איך מבטלים משבצת ששוריינה לפגישה
- פותחים את יומן Google.
- לוחצים על המשבצת לפגישה ששוריינה.
- לוחצים על לא בתשובה לשאלה "רוצה להשתתף?"
איך מתחילים או מפסיקים להשתמש בלוחות הזמנים לפגישות
בחשבונות בית ספריים וחשבונות לצורכי עבודה אפשר לעבור ממשבצות לפגישות ללוחות זמנים לפגישות ולהפך מתי שרוצים. כל משבצות או לוחות זמנים שכבר יצרתם יישארו, גם אם אתם משתמשים בלוחות זמנים לפגישות וגם אם לא.
- פותחים את יומן Google במחשב.
- נכנסים להגדרות
- מסמנים את התיבה שליד 'יצירת לוחות זמנים לפגישות במקום משבצות לפגישות' או מסירים את הסימון.
