Utiliser des créneaux horaires dans Google Agenda

Important : À partir du 18 juillet 2024, les créneaux horaires seront remplacés par les plannings de rendez-vous. En savoir plus sur les plannings de rendez-vous

Sur votre ordinateur, vous pouvez définir une plage de rendez-vous que d'autres personnes peuvent réserver dans votre agenda. Par exemple, un professeur peut inviter ses étudiants à prendre rendez-vous avec lui pendant ses permanences hebdomadaires.

Vous pouvez définir, dans votre agenda, une plage de disponibilité au cours de laquelle ces personnes peuvent réserver un créneau horaire. Par exemple, vous pouvez définir une plage de deux heures au cours de laquelle les personnes intéressées peuvent réserver un créneau de 30 minutes pour vous rencontrer.

Passer aux plannings de rendez-vous

Important : Vos créneaux horaires existants ne sont pas convertis automatiquement en plannings de rendez-vous.

Vous pouvez toujours créer, réserver et supprimer des créneaux horaires jusqu'au 17 juillet 2024. À partir du 18 juillet 2024, vous ne pourrez plus utiliser ni réserver de créneaux horaires. Pour permettre à d'autres personnes de réserver des rendez-vous dans votre agenda, vous pouvez utiliser des plannings de rendez-vous.

Les plannings de rendez-vous permettent de réserver des rendez-vous de manière plus fluide et offrent de nombreuses fonctionnalités plus puissantes que les créneaux horaires.

Si vous utilisez Google Agenda avec un compte personnel, vous pouvez créer une page de réservation unique pour permettre à d'autres utilisateurs de planifier des rendez-vous dans votre agenda.
Si vous disposez d'un abonnement Google Workspace ou Google One éligible, vous pouvez utiliser des fonctionnalités premium telles que les rappels automatiques envoyés par e-mail, la personnalisation de la disponibilité des rendez-vous et les rendez-vous payants. En savoir plus sur les fonctionnalités premium des plannings de rendez-vous

Créer un planning de rendez-vous

Avec certains abonnements Google Workspace :

Si vous disposez de Google Workspace Business Starter : vous pouvez créer une page de réservation unique pour permettre à d'autres utilisateurs de planifier des rendez-vous dans votre agenda. Vous ne pouvez pas créer plusieurs pages de réservation avec votre abonnement.
Si vous disposez de Google Workspace Essentials, de Frontline ou d'un ancien abonnement Google Workspace qui n'est plus proposé : vous ne pouvez pas créer de plannings de rendez-vous.

Pour connaître l'abonnement dont vous disposez, contactez votre administrateur.

Comparaison des plannings de rendez-vous et des créneaux horaires

Vérifier la disponibilité dans d'autres agendas : par défaut, les plannings de rendez-vous vérifient qu'il n'y a pas de conflits dans votre agenda principal et vos agendas secondaires. Pour désactiver cette fonctionnalité lorsque vous créez ou modifiez un planning de rendez-vous, décochez la case à côté de "Vérifier la disponibilité dans les agendas".
Configurer des plannings récurrents : avec les plannings de rendez-vous, vous pouvez configurer un rendez-vous ponctuel ou un planning hebdomadaire récurrent. Les plannings récurrents bimensuels, mensuels et autres ne sont pas acceptés.
Vérifier la visibilité : les autres utilisateurs ayant accès à votre agenda pourront voir les rendez-vous réservés dans votre planning. Les rendez-vous non réservés dans votre planning ne seront pas visibles.

Conseil : Si votre agenda est partagé publiquement, ajoutez-y un créneau pour votre planning des rendez-vous. Les utilisateurs qui ont accès à votre agenda pourront ainsi trouver plus facilement le lien vers votre page de réservation.
- Indiquez "Disponible" pour éviter les conflits avec votre disponibilité.
- Dans la description, ajoutez le lien vers la page de réservation de votre planning de rendez-vous.
Ajouter des coorganisateurs :
- Ajoutez jusqu'à 20 coorganisateurs à un planning de rendez-vous.
- Vous ne pouvez pas ajouter de groupes Google ni d'utilisateurs externes à votre organisation en tant que coorganisateurs.
- La disponibilité des agendas des coorganisateurs n'est pas vérifiée automatiquement. Pour que leur disponibilité soit prise en compte, sélectionnez l'agenda de votre coorganisateur dans la section "Vérifier les disponibilités dans les agendas". Vous devez toutefois être abonné à son agenda.
- Les coorganisateurs reçoivent une invitation à un rendez-vous réservé, mais ne voient pas le planning complet des rendez-vous non réservés dans leur agenda. Pour donner accès à un planning de rendez-vous à d'autres utilisateurs, utilisez un agenda secondaire ou d'équipe.
Réserver des salles de conférence : vous ne pouvez pas réserver de salle de conférence ou de réunion dans un planning de rendez-vous, mais vous pouvez ajouter la salle au rendez-vous réservé.

Définir et partager des créneaux horaires

Les créneaux horaires et les événements réguliers

Lorsque vous créez une plage de créneaux horaires, celle-ci s'affiche sous la forme d'un événement distinct dans votre agenda. L'icône Plage de rendez-vous , qui s'affiche en haut à gauche d'un événement, indique s'il s'agit d'une plage de rendez-vous.

Lorsqu'une personne réserve l'un des créneaux horaires que vous avez définis, le créneau en question s'affiche sous la forme d'un événement dans son agenda et à l'intérieur de la plage de rendez-vous dans le vôtre.

Créer une plage de rendez-vous

Connectez-vous au compte fourni par votre entreprise ou votre établissement scolaire sur votre ordinateur, puis ouvrez Google Agenda.
Affichez la vue Semaine ou la vue Jour.
Cliquez sur le calendrier à n'importe quel endroit. Dans le champ d'événement qui s'affiche, cliquez sur Créneaux horaires.
Saisissez les détails du créneau horaire (y compris son titre) et indiquez dans quel agenda vous souhaitez que l'événement s'affiche.
Pour ajouter des informations, telles qu'un lieu ou une description, cliquez sur Autres options.

Conseil : Si vous souhaitez rendre une plage de rendez-vous périodique, faites-le avant d'inviter des personnes à réserver un créneau. Lorsque vous rendez périodique une plage de rendez-vous dans laquelle des créneaux ont déjà été réservés, ces derniers sont dupliqués en tant que nouveaux créneaux, ce qui peut donner lieu à des réservations en double. Découvrez comment créer un événement périodique.

Ajouter des invités à une plage de rendez-vous

Lorsque vous ajoutez un invité à une plage de rendez-vous, il est ajouté à chaque créneau horaire de la plage et reçoit un e-mail à chaque fois qu'un créneau est réservé. Par exemple, un professeur peut inviter son assistant pour qu'il soit présent durant ses permanences.

Pour ajouter des invités à une plage de rendez-vous, ouvrez l'événement correspondant, puis cliquez sur Ajouter des invités.

Conseil : N'ajoutez pas les personnes qui veulent réserver un créneau horaire. Envoyez-leur plutôt un lien vers la page des rendez-vous.

Inviter des personnes à réserver un créneau horaire

Une fois que vous avez configuré la plage de rendez-vous, vous pouvez inviter des personnes à réserver un créneau horaire à l'aide d'un lien vers votre page de rendez-vous.

Ouvrez Google Agenda.
Cliquez sur votre rendez-vous Accéder à la page de prise de rendez-vous de cet agenda.
Dans votre navigateur, copiez et collez le lien vers la page de rendez-vous.
Envoyez ce lien aux personnes souhaitant réserver un créneau horaire.

Conseil : Les personnes intéressées peuvent réserver des créneaux horaires à l'aide de Google Agenda. Pour cela, elles peuvent créer un compte Google si nécessaire.

Réserver un créneau horaire

Cliquez sur le lien de la page des rendez-vous. Vous trouverez ce lien dans l'e-mail, le message ou l'événement d'agenda qui a été partagé avec vous.
Cliquez sur un créneau horaire disponible Enregistrer.

Annuler un créneau horaire

Ouvrez Google Agenda.
Cliquez sur le créneau horaire concerné.
Sous "Participer", cliquez sur Non.

Activer ou désactiver les plannings de rendez-vous

Dans les comptes professionnels et scolaires, vous pouvez basculer à tout moment entre les créneaux horaires et les plannings de rendez-vous. Les créneaux et plannings en cours restent actifs et disponibles, que les plannings de rendez-vous soient activés ou non.

Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
Accédez à Paramètres Général Plannings des rendez-vous.
Cochez ou décochez la case "Créer des plannings de rendez-vous au lieu de créneaux horaires".