Tärkeää: Tapaamisajat ja varauskalenteri ovat eri ominaisuuksia. Työpaikan ja oppilaitoksen Kalenteri-tileillä voi käyttää molempia ominaisuuksia. Business Starter ‐tileillä ei ole varauskalenteria. Lue lisää Google Kalenterin varauskalenterista.
Kalenteriin voi määrittää tapaamislohkoja, joita muut voivat varata. Professorit voivat esimerkiksi antaa opiskelijoiden varata aikoja toimistoaikoina viikoittain.
Kalenteriin voi määrittää aikalohkon, josta muut voivat varata aikoja. Voit esimerkiksi varata kahden tunnin lohkon, jonka aikana pidät 30 minuutin tapaamisia. Käyttäjät voivat varata yhden 30 minuutin ajan kyseisestä lohkosta.
Tapaamisaikojen ominaisuudet
Nämä ominaisuudet ovat käytettävissä tapaamisajoissa, mutta eivät varauskalentereissa:
- Uusien tiimin jäsenten lisääminen: Varauskalenteriin ei voi lisätä uusia tiimin jäseniä. Muut tiimin jäsenet on lisättävä varauskalentereissa manuaalisesti sen jälkeen, kun joku on varannut tapaamisen.
- Toissijaisen tai valtuutetun kalenterin tuki: Tapaamisia ei voi luoda toissijaiseen kalenteriin tai ylläpitämääsi tiimin tai työkaverin kalenteriin.
- Kokoustilan varaaminen: Kokoustilaa ei voi varata etukäteen varauskalenterin kautta, mutta huoneen voi lisätä varattuun tapaamiseen.
Tapaamisaikojen käyttöönotto ja jakaminen
Miten tapaamisajat eroavat tavallisista tapahtumistaKun luot tapaamisajankohtalohkon, se näkyy yhtenä tapahtumana kalenterissasi. Tapahtuma on tapaamislohko, jos sen vasemmassa yläkulmassa näkyy Tapaamislohko ‑kuvake.
Kun joku varaa tapaamisajankohdan, varattu ajankohta näkyy hänen kalenterissaan tapahtumana. Sinun kalenterissasi se näkyy isomman lohkon sisällä.
- Avaa Google Kalenteri tietokoneella ja kirjaudu palveluun työpaikan tai oppilaitoksen tilillä.
- Varmista, että olet Viikko-näkymässä tai jossakin Päivä-näkymistä.
- Klikkaa kalenteria. Valitse avautuvassa tapahtumakentässä Tapaamisajankohdat.
- Lisää tiedot, kuten nimi, ja valitse kalenteri, jossa haluat tapahtuman näkyvän.
- Voit lisätä muita tietoja, kuten paikan tai kuvauksen, valitsemalla Lisäasetukset.
Vinkki: Jos haluat tapaamislohkon toistuvan, määritä se toistuvaksi ennen kuin kutsut muita varaamaan aikoja. Jos määrität toistuvaksi olemassa olevan tapaamislohkon, joka sisältää varattuja ajankohtia, varatut ajankohdat kopioidaan uusiksi varauksiksi, jolloin kalenteriin voi tulla päällekkäisiä varauksia.Lue lisää toistuvien tapahtumien luomisesta.
Kun lisäät osallistujan tapaamislohkoon, hänet lisätään jokaiseen lohkon tapaamisajankohtaan ja hän saa sähköpostia aina, kun joku varaa tapaamisen. Professori voi esimerkiksi lisätä avustajansa osallistujaksi, joka on paikalla toimistoaikoina.
Voit lisätä osallistujia tapaamislohkoon avaamalla tapaamistapahtuman ja valitsemalla Lisää osallistujia.
Vinkki: Älä lisää ihmisiä, jotka haluavat varata yksittäisen tapaamisajan. Lähetä heille sen sijaan linkki tapaamissivulle.
Kun olet määrittänyt tapaamislohkon, voit kutsua ihmisiä varaamaan ajankohdan lähettämällä heille linkin tapaamissivulle.
- Avaa Google Kalenteri.
- Valitse tapaaminen Siirry tämän kalenterin tapaamissivulle.
- Kopioi ja liitä tapaamissivun linkki selaimesta.
- Lähetä linkki ihmisille, joiden haluat varaavan tapaamisajan.
Vinkki: Ihmiset voivat varata tapaamisaikoja Google Kalenterissa. Tarvittaessa he voivat luoda Google-tilin.
Tapaamisajankohdan varaaminen
- Klikkaa tapaamissivun linkkiä. Linkki voi olla sähköpostissa, viestissä tai kalenteritapahtumassa, joka on jaettu kanssasi.
- Valitse varattavissa oleva tapaamisajankohta Tallenna.
Tapaamisajan peruuttaminen
- Avaa Google Kalenteri.
- Klikkaa tapaamisaikaa.
- Valitse "Osallistutko?"-kohdasta En.
Varauskalenterien laittaminen päälle tai pois päältä
Tärkeää: Varauskalenterit eivät ole saatavilla Workspace Business Starterissa. Lue lisää varauskalenterien premium-ominaisuuksista.
Työ- ja koulutileillä voi milloin tahansa vaihtaa tapaamisaikojen ja varauskalenterien välillä. Kaikki nykyiset tapaamisajat ja varauskalenterit pysyvät aktiivisina ja saatavilla riippumatta siitä, ovatko varauskalenterit päällä vai poissa päältä.
- Avaa Google Kalenteri tietokoneella.
- Valitse Asetukset Yleiset Varauskalenterit.
- Merkitse "Luo varauskalentereita tapaamisajankohtien sijaan" ‐ruutu valituksi tai poista sen valinta.