Filtrar y organizar las notificaciones de Calendar en Gmail

Para mantener organizada tu bandeja de entrada, puedes usar los filtros de Gmail. Son muy útiles para gestionar los calendarios de otras personas o de un equipo.

Cuando Google Calendar envía un correo, este contiene una cabecera de un correo electrónico oculta llamada X-Google-Calendar-Notification, que Gmail puede leer. Por ejemplo, cuando se da alguno de los siguientes casos:

• Ha habido cambios en la hora de la reunión.
• La sala se ha eliminado.
• El invitado ha añadido una nota a su respuesta.

Paso 1: Configura las notificaciones en Calendar

Antes de crear filtros en Gmail, primero debes activar las notificaciones que quieras en Google Calendar:

1. En un ordenador, abre Google Calendar.
2. Arriba a la derecha, haz clic en el menú Configuración Configuración.
3. A la izquierda, bajo "Configuración de mis calendarios", haz clic en el nombre del calendario.
4. Haz clic en Otras notificaciones.
5. Junto a cada categoría, como "Eventos modificados" o "Respuestas al evento", haz clic en el menú desplegable.
6. Selecciona Correo o Ninguna.

Paso 2: Crea un filtro en Gmail

Una vez que hayas configurado tus preferencias en cuanto a las notificaciones, podrás usar filtros personalizados en Gmail para buscar notificaciones de eventos concretas.

1. Abre Gmail en el ordenador.
2. En el cuadro de búsqueda de la parte superior, introduce una consulta con un valor de la tabla de más abajo.
   • Por ejemplo, "header:X-Google-Calendar-Notification:rsvpDeclined".
3. A la derecha del cuadro de búsqueda, haz clic en Mostrar opciones de búsqueda .
4. En la parte inferior de la ventana, haz clic en Crear filtro.
5. Elige la acción que quieres para el filtro, como archivar, etiquetar o eliminar el correo.
6. Haz clic en Crear filtro.

Tokens de filtros para notificaciones de Calendar

Para filtrar una acción específica, combina header:X-Google-Calendar-Notification: con uno de los tokens de búsqueda que se indican más abajo. Por ejemplo, para filtrar las invitaciones a eventos nuevos, usa header:X-Google-Calendar-Notification:eventCreated.

Categoría	Acción de notificación	Token de búsqueda
Eventos nuevos y cancelados	Se ha enviado invitación a un nuevo evento	eventCreated
Eventos nuevos y cancelados	Se ha cancelado el evento	eventCancelled
Cambios en eventos	Se han cambiado la hora o las reglas de periodicidad	timeOrRecurrenceUpdated
Cambios en eventos	Se ha añadido la sala reuniones	roomAdded
Cambios en eventos	Se ha eliminado la sala de reuniones	roomRemoved
Cambios en eventos	Se ha cambiado la ubicación	locationUpdated
Cambios en eventos	Se ha cambiado el título del evento	titleUpdated
Cambios en eventos	Se ha cambiado la descripción	descriptionUpdated
Cambios en eventos	Se ha añadido un documento o archivo adjunto	attachmentAdded
Cambios en eventos	Se ha eliminado un documento o archivo adjunto	attachmentRemoved
Cambios en eventos	Se ha actualizado el enlace de la videoconferencia	conferenceUpdated
Confirmación de asistencia de los invitados	El invitado ha aceptado la invitación	rsvpAccepted
Confirmación de asistencia de los invitados	El invitado ha rechazado la invitación	rsvpDeclined
Confirmación de asistencia de los invitados	El invitado ha respondido "Quizá"	rsvpTentative
Confirmación de asistencia de los invitados	El invitado ha incluido una nota con su confirmación de asistencia	rsvpWithNote
Confirmación de asistencia de los invitados	El invitado ha propuesto otra hora para la reunión	rsvpProposeNewTime
Confirmación de asistencia a salas	Se ha aceptado la reserva de la sala de reuniones	roomAccepted
Confirmación de asistencia a salas	Se ha rechazado la reserva de la sala de reuniones	roomDeclined

A continuación, te mostramos algunas formas de combinar estos operadores para organizar tu bandeja de entrada:

• Para conservar solo las confirmaciones de asistencia declinadas con una nota y archivar el resto, sigue estos pasos:
  • Para etiquetar notas importantes:
    • Crea un filtro con la consulta:
      header:X-Google-Calendar-Notification:rsvpDeclined
header:X-Google-Calendar-Notification:rsvpWithNote.
    • Define la acción como: Aplicar etiqueta "Confirmaciones de asistencia urgentes".
  • Para archivar las confirmaciones de asistencia rutinarias:
    • Crea un filtro con la consulta:
      header:X-Google-Calendar-Notification:rsvpAccepted OR
header:X-Google-Calendar-Notification:rsvpTentative OR
(header:X-Google-Calendar-Notification:rsvpDeclined
-header:X-Google-Calendar-Notification:rsvpWithNote).
    • Selecciona la acción "Saltar Recibidos (Archivarlo)".
• Para encontrar una reserva de sala de reuniones rechazada:
  • Crea un filtro con la consulta:
    header:X-Google-Calendar-Notification:roomDeclined.
  • Define la acción como: Aplicar etiqueta "Conflictos de sala" o "Marcar como importante".

Recursos relacionados

• Cambiar las notificaciones de Google Calendar
• Acotar las búsquedas en Gmail
• Crear reglas para filtrar tus correos