Inviter des groupes à des événements d'agenda

Google Groupes vous permet d'inviter rapidement et en une seule fois plusieurs personnes à un événement. Lorsque vous invitez des groupes, vous pouvez accueillir jusqu'à 100 000 personnes.  

Inviter un groupe à un événement

Remarque : Afin d'éviter les spams, Google  Agenda limite le nombre d'invitations qu'un utilisateur peut envoyer à l'extérieur de son organisation. Cette limite, qui peut varier d'une invitation à l'autre, est généralement comprise entre 100 et 300 invités.

Les membres actuels d'un groupe peuvent voir un événement dans leur agenda.

  1. Accédez à Google Agenda.
  2. Saisissez l'adresse e-mail d'un groupe, comme vous le feriez pour inviter une personne.

Conseil : Si vous disposez de l'accès "Afficher la liste des membres" pour un groupe et que vous créez un événement de groupe, chacun des membres reçoit une invitation par e-mail.

Si vous ne disposez pas de l'accès "Afficher la liste des membres", le groupe reçoit une invitation. Pour que l'événement s'affiche dans l'agenda d'un utilisateur, chaque utilisateur doit accepter l'invitation figurant dans l'e-mail d'invitation.

Conseil : Si vous êtes autorisé à afficher la liste des membres d'un groupe et que vous créez un événement de groupe, chacun des membres reçoit une invitation par e-mail.
Si vous ne disposez pas d'une autorisation de consultation, l'invitation est envoyée au groupe. Chaque utilisateur doit accepter l'invitation figurant dans l'e-mail pour que l'événement apparaisse dans son agenda.

Afficher les réponses

Si vous êtes l'organisateur de l'événement ou si vous êtes autorisé à le modifier, vous pouvez voir les réponses des membres du groupe.

La liste des invités est mise à jour afin de correspondre aux abonnements du groupe pour les événements à venir, mais une fois qu'un événement s'est produit, elle n'est plus modifiée. Si votre événement compte plus de 200 invités, la mise à jour des abonnements prend 24 heures.

Événements périodiques

Lorsque vous créez un événement périodique, la liste des invités est mise à jour afin de tenir compte de toutes les modifications du groupe. Si les notifications par e-mail sont activées pour les nouveaux membres du groupe, ils recevront une notification pour tous les événements périodiques à venir.

Si vous avez créé un événement avant août 2017 : pour être certain que votre liste d'invités Google Agenda continue à correspondre aux futurs abonnements du groupe, annulez l'événement et recréez-le.

Afficher et exporter la liste de réponses pour les groupes de plus de 200 personnes

Important : Pour suivre cette procédure, vous devez être autorisé à modifier un événement comptant 200 participants ou plus.

Lorsque vous créez un événement pour des groupes de grande taille, vous pouvez afficher et télécharger les réponses des invités, leurs adresses e-mail et, le cas échéant, les notes qu'ils ont ajoutées.Les événements pour les grands groupes ne peuvent pas être transférés à un autre propriétaire, ni déplacés vers un autre agenda.

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez l'événement via l'agenda dans lequel il a été créé.
  2. Sélectionnez Exporter les réponses des invités dans Sheets. Google Sheets crée une liste à partir de la liste de réponses la plus récente.
  3. Pour mettre à jour les informations, répétez l'étape 2 ci-dessus. L'exportation crée un onglet au début de la feuille de calcul d'origine, contenant les informations les plus récentes.

Remarque : Vous pouvez uniquement afficher l'état des réponses des membres des groupes que vous êtes autorisé à voir.

Résoudre les problèmes

Je ne peux répondre ni Oui, ni Peut-être, ni Non, et l'événement n'a pas été ajouté à mon agenda

Si vous ne pouvez pas répondre en cliquant sur les liens dans l'invitation, cela signifie que l'organisateur de l'événement n'est pas autorisé à voir les membres du groupe.

Pour ajouter l'événement à votre agenda, vous devez cliquer sur Ajouter à l'agenda dans la partie supérieure de l'invitation. L'organisateur de l'événement ne reçoit aucune réponse.
Je ne peux pas afficher les membres du groupe dans un événement, ni leurs réponses
Cela signifie que vous ou l'organisateur n'êtes pas autorisés à voir les membres du groupe, ou que le groupe compte plus de 200 invités au total. Reportez-vous plus haut pour comprendre comment sont comptés les membres.
Je ne peux pas inviter d'autres personnes à l'événement ni le modifier
Les invités ne peuvent ni modifier l'événement, ni inviter d'autres personnes. Contactez le créateur de l'événement pour être autorisé à le modifier.
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