Invitar a grupos a eventos de Calendar

Puedes usar Grupos para invitar rápidamente a muchas personas a la vez a un mismo evento. Si invitas a grupos, puedes tener hasta 100.000 invitados.  

Invitar a un grupo a un evento 

Importante: Para evitar el spam, Google Calendar limita a entre 100 y 300 el número de invitaciones que puedes enviar.

Los miembros de un grupo pueden ver un evento en su calendario. 

  1. Ve a Google Calendar.
  2. Introduce la dirección de correo electrónico de un grupo del mismo modo que añadirías a cualquier invitado

Nota: Si tienes acceso "Ver miembros" a un grupo y creas un evento para ese grupo, cada miembro recibirá un correo electrónico de invitación.

Si no tienes acceso "Ver miembros", el grupo recibirá una invitación. Para que el evento se muestre en el calendario de un usuario, cada usuario debe aceptar la invitación del correo electrónico de invitación.

Ver respuestas

Puedes ver las confirmaciones de asistencia del grupo en los siguientes casos:

  • Eres el organizador del evento.
  • Tienes permiso para editar el evento.
  1. Ve a Google Calendar.
  2. Para ver las respuestas, junto al grupo Grupo, haz clic en la flecha Enviar.
    • Si no encuentras el icono del grupo ni la flecha, no tienes permiso para ver la lista de miembros del grupo.

La lista de invitados contiene los miembros del grupo para los próximos eventos. No cambiará una vez pasado un evento. En los eventos con más de 200 invitados, los cambios en los miembros tardan 24 horas en reflejarse.

Eventos periódicos

Al crear un evento periódico, la lista de invitados se actualizará para adaptarse a cualquier cambio en el grupo. Si los nuevos miembros del grupo tienen activadas las notificaciones por correo electrónico, recibirán una notificación de todos los eventos periódicos futuros.

Si has creado algún evento periódico antes de agosto del 2017: para asegurarte de que tu lista de invitados de Calendar siga adaptándose a los miembros del grupo, cancela el evento y vuelve a crearlo. 

Ver y exportar listas de confirmación de asistencia para grupos de más de 200 miembros

Importante: Para llevar a cabo estos pasos, debes contar con derechos de edición para un grupo de 200 personas o más.

Si creas eventos para grupos grandes, podrás ver y descargar las respuestas de los invitados, sus correos electrónicos y las notas del evento. Los eventos para grupos grandes no se pueden transferir a otro propietario ni mover a un calendario diferente.

  1. En el ordenador, abre el evento en el calendario donde se creó originalmente.
  2. Selecciona Exportar respuestas de invitados a Hojas de cálculo. Hojas de cálculo de Google creará una lista a partir de la lista de confirmación de asistencia más reciente. 
  3. Para actualizar la información, repite el paso 2 anterior. La exportación creará una nueva pestaña al principio de la hoja de cálculo original con la información actualizada.

Nota: Solo verás el estado de confirmación de asistencia de los miembros de los grupos que tengas permiso para ver.

Solucionar problemas

No puedo responder Sí, Quizás o No y el evento no se ha añadido a mi calendario

Si no puedes responder haciendo clic en los enlaces de la invitación, significa que el organizador del evento no tiene permiso para ver los miembros del grupo.

Para añadir el evento a tu calendario, debes hacer clic en Añadir a Calendar en la parte superior de la invitación. El organizador del evento no recibirá tu confirmación de asistencia.
No puedo ver los miembros del grupo en un evento, ni sus respuestas
Esto significa que el organizador o tú no tenéis permiso para ver los miembros del grupo, o bien que el grupo tiene más de 200 invitados en total. Consulta la información anterior para saber cómo se cuentan los invitados. 
No puedo modificar un evento o invitar a más personas
Los invitados no pueden modificar los eventos ni invitar a más personas. Pide a la persona que ha creado el evento que te dé acceso para editarlo.
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