Når du legger til Google Meet i en Google Kalender-aktivitet, får du en unik møtekode. Frem til den utløper, er møtekoden permanent knyttet til den opprinnelige kalenderaktiviteten. Gjestelisten for den opprinnelige aktiviteten styrer hvem som kan bli med i møtet, og hvem som har tilgang til møteoppføringer, som for eksempel opptak og chatloggen. Finn ut mer om møtekoder i Google Meet.
Hvis du gjenbruker en møtekode fra en gammel aktivitet i et nytt møte, er tillatelsene og tilgangen fortsatt knyttet til gjestelisten for den opprinnelige aktiviteten. Dette betyr at
- sensitive diskusjoner, for eksempel medarbeidersamtaler eller intervjuer, kan være synlige for personer som er invitert til den opprinnelige aktiviteten
- personer som er invitert til den opprinnelige aktiviteten, kan ha tilgang til opptak og andre filer fra det nye møtet
- Hvis kontinuerlig møtechat er slått på, kan deltakere fra den opprinnelige aktiviteten motta chatmeldinger som sendes i det nye møtet, selv om de ikke er invitert til aktiviteten. Finn ut mer om kontinuerlig møtechat.
- Gjester som er invitert til den nye aktiviteten, må kanskje be verten om tillatelse til å bli med.
Eksempel
En rekrutterer bruker den samme møtekoden for et kandidatintervju og en egen intern oppfølgingsgjennomgang med ansettelsesteamet. Fordi koden fortsatt er knyttet til intervjuaktiviteten, skjer følgende:
- Teamet må be rekruttereren om å få bli med i møtet, og de har ikke tilgang til chatten før og etter møtet.
- Kandidaten kan muligens finne notatene og opptakene fra oppfølgingsmøtet.
For å unngå å dele notater med kandidaten og la ansettelsesteamet automatisk bli med i møtet, bør rekruttereren opprette en ny aktivitet med en unik møtekode for oppfølgingsmøtet.
Hvis du gjenbruker en møtekode som er opprettet utenfor Kalender, for eksempel på meet.google.com, gjelder følgende:
- Kontinuerlig møtechat er ikke tilgjengelig for møtet.
- Møteopptak kan bare deles med møteverten.
- Personer som er invitert til aktiviteten, må kanskje be verten om tillatelse til å bli med.
Finn ut mer om anbefalte fremgangsmåter for møtekoder
- Opprett en ny møtekode: Opprett alltid en ny kode når du planlegger en ny aktivitet. Når du legger til Meet i en ny kalenderaktivitet, genereres en ny møtekode.
- For gjentakende aktiviteter kobles koden til aktiviteten som pågår, eller den neste aktiviteten som skal skje.
- Ikke bruk møtekoder på nytt for å skjule gjester: Hvis du må holde navnene til deltakere private, kan du opprette én aktivitet og velge «Skjul gjestelisten» i aktivitetstillatelsene:
- Åpne Google Kalender på en datamaskin.
- Åpne aktiviteten.
- Gå til fanen «Gjester»-.
- Fjern avmerkingen for «Se gjestelisten» under «Gjestetillatelser».
Forstå advarsler for møtekoder
Hvis du ser en advarsel om at «Møtekoden er fra et annet møte», og du ikke vet hvorfor eller hva det andre møtet er, bør du generere en ny møtekode.
- Åpne Google Kalender på en datamaskin.
- Åpne aktiviteten.
- Klikk på Endre aktiviteten
øverst til høyre.
- Klikk på Fjern konferanse
til høyre for den gjeldende videokonferansen.
- Klikk på Lagre.
- Åpne aktiviteten.
- Klikk på Endre aktivitet
- For å generere en ny møtekode som er unik for aktiviteten, klikk på Legg til en Google Meet-videokonferanse.
til høyre for den gjeldende videokonferansen.Tips: For å få den beste opplevelsen bør du bruke Google Meet med Google Kalender. Hvis du oppretter Google Kalender-aktiviteter med Google Meet-koder i Apple Kalender eller andre kalenderapper, kan det hende at en ny møtekode genereres automatisk for å sikre personvernet og sikkerheten til møtet. Du får et e-postvarsel hvis dette skjer. For å administrere møtelinker, bruk Google Kalender-appen for iPhone eller iPad, eller gå til calendar.google.com.