Советы по ведению продуктивной переписки

Содержание

• Советы по общению с коллегами
• Как эффективно использовать электронную почту

               

Вашему бизнесу требуются расширенные функции Google Workspace?

Попробуйте Google Workspace уже сегодня

 

 

Развернуть все  |  Свернуть все

Советы по общению с коллегами

Как проверить, находится ли пользователь в сети

Предположим, вам нужно срочно обсудить что-то с коллегой. Вместо того чтобы дожидаться совещания или писать ему по электронной почте, вы можете узнать, находится ли он сейчас в Google Chat, а затем отправить сообщение и сразу получить ответ.

Инструкции

Статусы пользователей в Chat и Gmail

Значок статуса	Текст	Значение
	Онлайн	Окно Gmail или Google Chat сейчас открыто.
	Не беспокоить	Уведомления Google Chat временно отключены. *Для аккаунтов Workspace эта информация видна только на уровне домена.
	Нет на месте	Нет подключения к интернету. Вы были неактивны более 10 минут. Вы установили статус "Нет на месте".
	Бездействует	Вы были неактивны в Gmail или Google Chat в течение последних 5 минут.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

 

 

Как начать видеовстречу из Gmail

Вы можете начать видеовстречу из Gmail и пригласить на нее участников, а также присоединиться к видеовстрече, запланированной в Календаре.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

 

 

Обсудите тему в видеоконференции или в чате

Порой, когда переписка затягивается или отклоняется от темы, удобнее поговорить лично. Создайте видеовстречу в Google Meet, чтобы пообщаться с собеседником лицом к лицу. Если же вам достаточно односложного ответа, отправьте вопрос в Google Chat или в чате в Gmail.

Инструкции

• Google Meet
• Google Chat

 

 

Делитесь контентом и работайте над ним совместно в чат-группах

Хотите устроить мозговой штурм? Для этого прекрасно подойдет чат-группа. Для удобства в чат-группе можно создать несколько чатов, чтобы обсуждать различные темы в отдельных цепочках сообщений. Переписывайтесь с коллегами, обменивайтесь файлами и прочими онлайн-ресурсами в рамках совместной работы над командными проектами.

Подробнее о том, как использовать чат-группы в Google Workspace…

 

 

Запланируйте встречу с собеседниками прямо в окне почты

Если электронная переписка затянулась, обсудите вопросы на общей встрече. Gmail позволяет запланировать встречу, не открывая отдельное окно. В качестве названия события используется тема переписки, описание будет заимствовано из писем, а получатели в цепочке станут участниками.

Инструкции

1. Создайте письмо в Gmail.
2. Нажмите на значок "Дополнительно" Выбрать время встречиСоздать мероприятие.
3. Укажите сведения о мероприятии и нажмите Сохранить.

 

 

Как запланировать отправку письма

Иногда возникает ситуация, когда участники команды работают в разных часовых поясах или сотруднику, находящемуся в отпуске, нужно отправить напоминание коллеге. В Gmail можно создать сообщение и запланировать его отправку на определенные дату и время.

Инструкции

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Написать письмо" .
3. Напишите письмо.
4. В левом нижнем углу рядом с кнопкой "Отправить" нажмите на стрелку .
5. Выберите Запланировать отправку.

Примечание. Запланировать для отправки можно не более 100 писем.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

 

 

Настройте один адрес для группы получателей

Если вы часто пишете одним и тем же людям по определенной теме или проекту, объедините их с помощью Групп. Отправьте информацию или файлы на электронный адрес группы, и ваше сообщение получат все ее участники. Это быстрый и простой способ держать коллег в курсе событий.

Инструкции

Как создать адрес электронной почты для группы

1. Войдите в Google Группы.
2. В верхней части страницы нажмите Создать группу.
3. Введите необходимые данные и выберите настройки. Вот некоторые рекомендуемые настройки:
   • Кто может просматривать обсуждения – только участники команды (если вы хотите сохранить конфиденциальность переписок, связанных с проектом).
   • Участники группы – адреса электронной почты всех сотрудников в команде, работающей над проектом.
   • Менеджеры группы – адреса электронной почты участников команды, которым может понадобиться добавлять в нее участников.
   • Добавлять участников напрямую – включите этот параметр, чтобы вы могли управлять тем, кто присоединяется к группе.
4. Нажмите Создать группу.

Прежде чем отправлять сообщения в группу, дождитесь ее активации (это может занять несколько минут). В противном случае может прийти уведомление об ошибке доставки.

 

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Групп.

Как эффективно использовать электронную почту

Как избежать ошибок правописания в Gmail

Чтобы избежать опечаток в письмах, настройте в Gmail автокоррекцию для исправления ошибок при наборе текста. Кроме того, можно настроить систему так, что орфографические ошибки будут подчеркиваться красным, а грамматические – синим.

Инструкции

Как включить или отключить автокоррекцию и проверку правописания

1. Откройте Google Gmail на компьютере. 
2. Нажмите на значок настроек Настройки.
3. В верхней части страницы нажмите Общие.
4. Включите или выключите следующие инструменты:

• Грамматика
• Правописание 
• Автокоррекция

Совет. Исправленное слово на некоторое время будет подчеркнуто цветной пунктирной линией. Синий цвет указывает на правку в грамматике, а красный○– в правописании. Чтобы отменить исправление, нажмите на подчеркнутое слово Отменить. 

Важно! Эти функции доступны не на всех языках.

Как использовать автокоррекцию и проверку правописания

1. В Gmail нажмите Написать.
2. Введите текст.
3. Если во время ввода текста система обнаружит ошибки:
   • Грамматические ошибки будут подчеркнуты синим.
   • Неправильно написанные слова будут подчеркнуты красным.
   • Некоторые ошибки будут корректироваться автоматически: такие фрагменты будут временно выделены прерывистой линией.
4. Чтобы принять или проигнорировать исправление, нажмите на подчеркнутый текст или воспользуйтесь клавишами со стрелками, чтобы перейти к нему, и нажмите Tab. Чтобы принять исправление, нажмите на него или на клавишу Ввод, а чтобы проигнорировать – на значок .
5. Чтобы отменить автокоррекцию, нажмите на подчеркнутый текст или воспользуйтесь клавишами со стрелками, чтобы перейти к нему, и нажмите Tab. В появившейся над текстом всплывающей подсказке нажмите на значок или нажмите Ввод.
6. Когда сообщение будет готово, нажмите Отправить.

О машинном обучении

Для исправления ошибок правописания используется технология машинного обучения. В моделях понимания языка используются миллиарды распространенных предложений и фраз, обучение по которым происходит автоматически. Поэтому при проверке правописания могут воспроизводиться присущие человеку когнитивные искажения. Сейчас этот вопрос активно изучается. Компания Google внимательно исследует подобные случаи искажений и разрабатывает методы их коррекции.

 

 

Используйте темы как заголовки для переписки

В Gmail письма с одной темой объединяются в цепочку. По сути, тема – это заголовок, который может быть полезен для поиска нужной переписки. Если тема будет содержать призыв к действию, получатель сразу поймет, что вы ему предлагаете. Если предмет обсуждения в письме изменился, измените и тему. Тогда Gmail не будет связывать между собой сообщения с разной тематикой.

Инструкции

Как изменить тему сообщения

1. Рядом со значком "Кому ответить" нажмите на стрелку вниз выберите Изменить тему.
2. Укажите новую тему.

 

 

Как вставить в ответ цитату из исходного письма

Вы можете отвечать на определенные отрывки писем и указывать получателям, на какую именно часть письма отвечаете, при помощи функции цитирования в Gmail.

Инструкции

Как отвечать на письма, используя функцию цитирования

1. Откройте Gmail и скопируйте часть сообщения, на которое вы хотите ответить.
2. Нажмите на значок "Ответить" .
3. Нажмите "Параметры форматирования" "Цитаты" .
   В ответ будет добавлена серая полоса, отмечающая цитату из исходного сообщения.
4. Рядом с серой полосой вставьте текст из исходного сообщения.
5. Нажмите клавишу Ввод и введите ответ под цитатой.
   В вашем ответе не будет серой полосы, поэтому его будет легко отличить от исходного текста.
6. Нажмите Отправить.

 

 

Прикрепляйте к письмам файлы для обсуждения

Сложно описать что-то в письме? Прикрепите файл или картинку. Gmail позволяет прикреплять файлы общим объемом до 25 МБ. Крупные файлы размером до 30 ГБ, например видеоролики или проектные файлы, можно разместить на Диске.

Инструкции

Как прикрепить файл к электронному письму

Как прикрепить к письму файл с Google Диска

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите Написать.
3. Внизу сообщения нажмите на кнопку "Вставить ссылки на файлы в Google Диске" .
4. Выберите нужные файлы.
5. Внизу окна выберите способ отправки:
   • Ссылка на Диск – позволяет добавить любые файлы с Диска, в том числе созданные в Google Документах, Таблицах, Презентациях и Формах.
   • Прикрепленный файл – позволяет добавить файлы других форматов (созданные не в Google Документах, Таблицах, Презентациях и Формах).
6. Нажмите Вставить.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.