Delegera arbete när du är borta från kontoret

Det här lär du dig

Så här ställer du in aviseringar och delegerar uppgifter innan du lämnar kontoret. Så här kan du snabbt komma ikapp när du är tillbaka på jobbet.

Det här behöver du

10 minuter

 Google Workspace-konto – Har du inget ännu? Starta provperioden på 14 dagar i dag.

I de här självstudierna

Informera kollegerna Förbered och tilldela arbete Håll koll på jobbet

1 Informera kollegerna

Utöka alla  |  Komprimera allaKomprimera alla

Dela detaljer om din frånvaro

Välj kommunikationsverktyg beroende på vem du kommunicerar med (skicka till exempel ett e-postmeddelande till din chef eller ett snabbmeddelande till andra i teamet).

1. Öppna Gmail på datorn.
2. Klicka på Skriv uppe till vänster.
3. Lägg till mottagare i fältet Till. Du kan även lägga till mottagare
   • i fälten Kopia och Hemlig kopia
   • när du skriver ett meddelande med ett plustecken eller @omnämnande och kontaktens namn i textfältet.
4. Lägg till ett ämne.
5. Skriv ditt meddelande.
6. Klicka på Skicka längst ned på sidan.

Tips! Lägg till enskilda mottagare och grupper av kontakter som du har skapat med etiketter genom att klicka på Till:. 

Skicka ett direktmeddelande till någon:

1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
2. Klicka på Starta en chatt om namnet inte redan finns under Chatta.
3. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
   • Ange personens e-postadress om du vill skicka ett personligt meddelande till någon utanför organisationen.
4. Klicka på personen som du vill skicka meddelandet till.
5. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka .

Starta en gruppkonversation:

1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
2. Klicka på en befintlig gruppkonversation under Chat, skriv ett meddelande och klicka på Skicka .
3. Klicka på Starta en chatt Starta gruppkonversation om gruppen inte finns under Chat.
4. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
5. Klicka på Klart .
6. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka .

Lägga till frånvarodatum i kalendern

Om du är borta från kontoret kan du uppdatera Google Kalender så att kollegerna vet att du är borta från jobbet.

När du anger att du inte är på kontoret, avvisar din kalender automatiskt alla möten under tiden.

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Klicka på det första datumet du kommer att vara frånvarande längst upp i din kalender.
3. Klicka på Frånvarande.
4. Välj de datum du är frånvarande. Du kan även ange en tid.
5. Valfritt: Schemalägg upprepade frånvarohändelser genom att klicka på rullgardinsmenyn intill Upprepas inte under dagen och tiden du väljer och välj frekvens.
6. Valfritt: Ändra dina avvisningsinställningar och redigera ditt avvisningsmeddelande.
7. Klicka på Spara.

Avboka eller boka om möten

Du måste också avboka eller boka om eventuella möten. Du kan skicka en anteckning till dina gäster för att förklara din frånvaro eller boka om ett möte.

Skicka en anteckning till gästerna:

1. Klicka på händelsen i din kalender.
2. Klicka på uppåtpilen Lägg till anteckning bredvid Kanske.
3. Skriv anteckningen.
   Tips! Du kan även välja OSA bredvid Kommer att delta.
4. Klicka på Spara.

Obs! Alla gäster kan föreslå en ny tid, med undantag för händelser med fler än 200 gäster eller heldagshändelser.

Boka om ett möte:

Obs! Om arrangören har gett dig tillgång till att ändra en händelse kan du boka om den direkt utan att föreslå en ny tid.

1. Klicka på händelsen i kalendern.
2. Klicka på uppåtpilen Föreslå en ny tid bredvid Kanske.
3. Välj en annan tid eller dag.
   Tips: Du kan även lägga till ett meddelande i din föreslagna tid.
4. Klicka på Skicka förslag.

Ställa in ett autosvar

Skapa ett automatiskt svar på inkommande meddelanden i Gmail så att kollegerna vet att du inte är tillgänglig.

Slå på eller stänga av autosvar:

Obs! Om du vill använda autosvar måstet kontot ha funnits i minst 24 timmar.

1. Öppna Gmail.
2. I det övre högra hörnet klickar du på Inställningar Visa alla inställningar.
3. Rulla ned till Autosvar och välj Autosvar på eller Autosvar av.
4. Om du har slagit på autosvar anger du de datum du är borta och lägger till ett meddelande. Välj sedan vem som ska få ett svar.
5. Längst ned klickar du på Spara ändringar.

2 Förbered och tilldela arbete

Skapa ett överlämningsdokument

Skapa ett överlämningsdokument i Google Dokument eller Google Drive – förklara att du är borta från kontoret, lista de kontakter som tar över ditt arbete och eventuella relevanta projektfiler.

1. Öppna startskärmen för Google Dokument, Kalkylark, Presentationer eller Formulär på en dator.
2. Klicka på Skapa .

Du kan också skapa ett dokument från en mall.

Söka efter kolleger

Om du lämnar över ett projekt och behöver hitta andra personer i organisationen, till exempel granskare eller chefer, kan du söka efter personer i Google Cloud Search.

1. Logga in i Cloud Search på cloudsearch.google.com.

   Om det inte går att logga in beror det på att ditt konto saknar Cloud Search. Läs mer
2. Sök efter en persons namn.
3. Klicka på personens e-postadress på resultatkortet om du vill skicka ett e-postmeddelande.
4. Om du vill se andra kontaktalternativ eller mer rapporteringsinformation klickar du på personens namn för att öppna hans eller hennes sida med profilinformation. 
5. Klicka på hur du vill kontakta personen på sidan med profilinformation:
   • Klicka på E-post för att skicka ett e-postmeddelande eller personens e-postadress.
   • Klicka på Schemalägg om du vill skapa ett möte .
   • Klicka på Hangout om du vill chatta.
   • Klicka på Videosamtal om du vill starta ett videosamtal.
6. Om du vill öppna sidan med profilinformation och kontakta personens chef eller direktrapporter klickar du på chefens eller rapportens namn.

Tilldela uppgifter och dela filer med kolleger

Tilldela uppgifter i projektplanen:

1. I Dokument, Kalkylark eller Presentationer markerar du texten du vill kommentera.
2. Klicka på Lägg till kommentar .
3. Skriv din kommentar i rutan.
4. (Valfritt) Om du vill hänvisa din uppgift eller kommentar till en viss person anger du ett plustecken (+) följt av personens e-postadress. Du kan lägga till så många personer som du vill. Varje person får ett e-postmeddelande med din kommentar och en länk till filen.
5. (Valfritt) Om du vill tilldela en kommentar till en viss person markerar du rutan Tilldela till.
6. Klicka på Kommentera eller Tilldela.

Obs! Om en fil har maximalt antal kommentarer kan du göra en kopia av den utan att kopiera några kommentarer.

Dela en fil eller mapp med specifika personer:

1. Välj den fil du vill dela.
2. Klicka på Dela eller Dela .
3. Under Dela med personer och grupper anger du den e-postadress du vill dela med.

   Obs! Om besökardelning är på för din organisation kan du bjuda in någon som inte har ett Google-konto att samarbeta i dina Google Drive-filer och mappar. Se Dela dokument med besökare.

4. Om du vill ändra vad andra kan göra med filen klickar du på nedåtpilen till höger Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
5. Välj att avisera personer:
   • Om du vill avisera personer om att du har delat en fil med dem markerar du rutan Avisera personer. Om du aviserar andra inkluderas samtliga e-postadresser du anger att inkluderas i e-postmeddelandet.
   • Om du inte vill avisera personer avmarkerar du rutan Avisera personer.
6. Klicka på Dela eller Skicka.

Dela en länk till en fil eller mapp:

1. Högerklicka på filen eller mappen du vill dela i Drive och välj Dela .

   Klicka på Dela i Dokument, Kalkylark eller Presentationer högst upp.

   Obs! Du kan bara dela filer som du äger eller har redigeringsåtkomst till.

2. (Valfritt) Ange vad andra får göra med din fil när du delar den genom att klicka på Ändra under organisationens namn:
   • Du kan ändra behörigheten genom att klicka på nedåtpilen till höger   och väljer Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
   • Om du vill tillåta delning av länken utanför organisationen klickar du på nedåtpilen  bredvid organisationens namn Offentlig.

     Obs! Kontakta administratören om du inte ser det här alternativet.

3. Klicka på Kopiera länk.
4. Klicka på Klar.
5. Klistra in länken i ett e-postmeddelande, på en webbplats eller där du behöver dela den.

Förklara vem som tar på sig ditt arbete

När du vet vem du behöver kontakta skriver du ett e-postmeddelande eller skickar ett meddelande till intressenterna.

1. Öppna Gmail på datorn.
2. Klicka på Skriv uppe till vänster.
3. Lägg till mottagare i fältet Till. Du kan även lägga till mottagare
   • i fälten Kopia och Hemlig kopia
   • när du skriver ett meddelande med ett plustecken eller @omnämnande och kontaktens namn i textfältet.
4. Lägg till ett ämne.
5. Skriv ditt meddelande.
6. Klicka på Skicka längst ned på sidan.

Tips! Lägg till enskilda mottagare och grupper av kontakter som du har skapat med etiketter genom att klicka på Till:. 

3 Håll koll på jobbet

Stäm av vad som händer på jobbet medan du är borta

Medan du är borta kan du behöva stämma av ibland via e-post eller direktmeddelande (DM) för att se hur projekten utvecklas.

1. Öppna Gmail på datorn.
2. Klicka på Skriv uppe till vänster.
3. Lägg till mottagare i fältet Till. Du kan även lägga till mottagare
   • i fälten Kopia och Hemlig kopia
   • när du skriver ett meddelande med ett plustecken eller @omnämnande och kontaktens namn i textfältet.
4. Lägg till ett ämne.
5. Skriv ditt meddelande.
6. Klicka på Skicka längst ned på sidan.

Tips! Lägg till enskilda mottagare och grupper av kontakter som du har skapat med etiketter genom att klicka på Till:. 

Skicka ett direktmeddelande till någon:

1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
2. Klicka på Starta en chatt om namnet inte redan finns under Chatta.
3. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
   • Ange personens e-postadress om du vill skicka ett personligt meddelande till någon utanför organisationen.
4. Klicka på personen som du vill skicka meddelandet till.
5. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka .

Starta en gruppkonversation:

1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
2. Klicka på en befintlig gruppkonversation under Chat, skriv ett meddelande och klicka på Skicka .
3. Klicka på Starta en chatt Starta gruppkonversation om gruppen inte finns under Chat.
4. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
5. Klicka på Klart .
6. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka .

_{Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.}