เคล็ดลับยอดนิยม 10 ข้อสำหรับการทำงานกับผู้ที่ไม่ได้ใช้ Google Workspace

 

1

นัดหมายกิจกรรมและการประชุมทางวิดีโอ ในปฏิทิน คุณสามารถกำหนดเวลากิจกรรมและการประชุมทางวิดีโอกับผู้ที่ไม่มีบัญชี Google Workspace ซึ่งผู้เข้าร่วมจะได้รับคำเชิญทางอีเมลและตอบกลับได้ จากนั้นจึงเข้าร่วมการประชุมผ่าน Google Meet โดยคลิกลิงก์ในคำเชิญหรือป้อนรหัสการประชุมใน meet.google.com หมายเหตุ: ในกรณีที่คุณเข้าร่วมการประชุมขององค์กรอื่นหรือไม่มีบัญชี Google Workspace คุณจะยังเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอได้ แต่อาจต้องให้ผู้เข้าร่วมอนุมัติคำขอเข้าร่วมของคุณ ดูวิธีการ ปฏิทิน Google Meet

2

ทำงานในไฟล์ Microsoft Office แม้จะไม่มี Office คุณยังคงทำงานในไฟล์ Office ได้ใน Google Workspace แม้ว่าจะไม่มีโปรแกรม Office ก็ตาม นอกจากนั้นยังแก้ไขไฟล์ Office ในเบราว์เซอร์ Chrome หรือ Chromebook รวมถึงแปลงไฟล์เป็นรูปแบบไฟล์อื่นของ Google และดำเนินการอย่างอื่นได้อีกมากมายด้วย ดูวิธีการ เพิ่มไฟล์ Office ลงในไดรฟ์ เพิ่มไฟล์ Office ลงในไดรฟ์ แล้วใช้ Google เอกสาร, ชีต หรือสไลด์เพื่อแก้ไข ทำงานร่วมกัน และแชร์ไฟล์ โดยระบบจะบันทึกไฟล์ในรูปแบบ Office ต้นฉบับ  เปิดไดรฟ์ คลิก ใหม่ อัปโหลดไฟล์ เลือกไฟล์ Office ที่ต้องการอัปโหลด แก้ไขไฟล์ Office ในเอกสาร ชีต หรือสไลด์ เบราว์เซอร์ Chrome เท่านั้น นำส่วนขยายการแก้ไขไฟล์ Office สำหรับเอกสาร ชีต และสไลด์ออกหากติดตั้งไว้ ดังนี้ เปิดเบราว์เซอร์ Chrome แล้วคลิกเพิ่มเติม เครื่องมือเพิ่มเติมส่วนขยายที่มุมขวาบน หากเห็นส่วนขยายการแก้ไขไฟล์ Office สำหรับเอกสาร ชีต และสไลด์ ให้คลิกนำออก ตอนนี้ไฟล์ Office ก็จะเปิดด้วยการแก้ไขไฟล์ Office แทนส่วนขยาย Chrome ในไดรฟ์ ให้คลิกขวาที่ไฟล์ Officeเปิดด้วยGoogle เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์ แก้ไขและทำงานร่วมกันในไฟล์ ระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในไฟล์ Office ต้นฉบับ แสดงความคิดเห็นในไฟล์ Office ในเอกสาร ชีต หรือสไลด์ เปิดไดรฟ์แล้วดับเบิลคลิกที่ไฟล์ Office เลือกข้อความ เซลล์ หรือส่วนที่ต้องการแสดงความคิดเห็น คลิกเพิ่มความคิดเห็น จากนั้นป้อนความคิดเห็นลงไป หากต้องการส่งความคิดเห็นให้กับบุคคลที่ต้องการ ให้ป้อน + ตามด้วยอีเมลในข้อความของความคิดเห็น ตัวอย่างเช่น [e-mail]  คลิกแสดงความคิดเห็น ทำงานใน Office และ ซิงค์ไฟล์ไปยังไดรฟ์ (ต้องใช้ Office) ให้ติดตั้ง Google ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป ในคอมพิวเตอร์ของคุณหากยังไม่ได้ติดตั้ง ระบบจะเพิ่มโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์ลงในคอมพิวเตอร์ เพิ่มไฟล์ Office ลงในโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์ ใน Office ให้คลิกไฟล์เปิดและค้นหาโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์ คลิกไฟล์ Office ที่ต้องการและคลิกเปิด แก้ไขไฟล์ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับไฟล์ใน Office จะซิงค์ในไดรฟ์ แชร์สำเนาของไฟล์ในรูปแบบ Office ให้เปิดไฟล์ใน เอกสาร ชีต หรือสไลด์ คลิกไฟล์ส่งอีเมลเป็นไฟล์แนบ ในส่วนแนบเป็น ให้เลือก Microsoft Word, Microsoft Excel หรือ Microsoft PowerPoint ป้อนอีเมล หัวเรื่อง และข้อความ (ไม่บังคับ) เลือกช่องส่งสำเนาให้ตัวเอง คลิกส่ง

3	แชร์ไฟล์ของเครื่องมือแก้ไข Google เอกสารในรูปแบบไฟล์ Office หากผู้ที่คุณทำงานโดยใช้ Office คุณจะส่งสำเนาเอกสาร ชีต และสไลด์ในรูปแบบไฟล์ของ Office ได้ เช่น สร้างไฟล์ในเอกสารแล้วส่งไฟล์นั้นให้ผู้อื่นในรูปแบบไฟล์ Microsoft Word ก็ได้ ดูวิธีการ เอกสาร ชีต และสไลด์

4	แสดงความคิดเห็นในไฟล์ Office จากไดรฟ์ แสดงความคิดเห็นในไฟล์ Office, Adobe PDF และไฟล์อื่นๆ ได้จากไดรฟ์โดยตรง ซึ่งผู้ที่คุณทำงานด้วยจะตอบกลับได้แม้ไม่ได้ใช้ Google Workspace เช่น หากเพื่อนร่วมงานเปิดไฟล์โดยใช้ Word ก็จะเห็นความคิดเห็นของคุณในไฟล์และจะตอบกลับได้ ดูวิธีการ ไดรฟ์

5

แชร์ไฟล์ของ Google ให้ทุกคนเข้าถึงได้ คุณจะแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ในไดรฟ์กับผู้อื่นได้ ไม่ว่าคนนั้นจะมีบัญชี Google หรือไม่ก็ตาม* เพียงแชร์ไฟล์ด้วยอีเมลของบุคคลนั้น ผู้ที่ไม่มีบัญชี Google จะได้รับคำเชิญทางอีเมล (พร้อม PIN) เพื่อทำงานร่วมกันในไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่แชร์ หลังจากที่ลงชื่อเข้าใช้ด้วย PIN แล้ว บุคคลเหล่านั้นจะดู แสดงความคิดเห็น แนะนำให้แก้ไข รวมทั้งแก้ไขไฟล์และโฟลเดอร์ได้โดยตรง  *องค์กรของคุณต้องเปิดการแชร์สำหรับผู้เข้าชม โปรดดูที่หัวข้อแชร์เอกสารกับผู้เข้าชม ดูวิธีการ ไดรฟ์

6

นำเข้าและแปลงเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอเป็นรูปแบบไฟล์ของ Google หากทำงานในเอกสาร สเปรดชีต หรืองานนำเสนอที่ไม่ใช่ของ Google คุณก็เลือกนำเข้าเอกสาร ชีต หรือสไลด์ได้ จากนั้นก็จะแก้ไขได้ในรูปแบบไฟล์เดิม หรือจะแปลงเป็นรูปแบบไฟล์ของ Google ก็ได้ เช่น แปลงไฟล์ Word เป็นเอกสารแล้วแก้ไขและแสดงความคิดเห็นในไฟล์พร้อมกันกับทีมได้ หากไฟล์มีความคิดเห็นหรือการเปลี่ยนแปลงที่มีการติดตาม ระบบจะแปลงข้อมูลนั้นเป็นความคิดเห็นและคำแนะนำของเอกสาร ดูวิธีการ เอกสาร ชีต และสไลด์ ไดรฟ์

7	แชร์ไฟล์ของเครือข่ายจาก Google ไดรฟ์แทน หากปัจจุบันคุณแชร์ไฟล์จากเครือข่ายส่วนตัวหรือใน Microsoft OneDrive คุณจะย้ายไฟล์ไปที่ไดรฟ์เพื่อให้ผู้ใช้ Google Workspace ใช้งานร่วมกันได้ ดูวิธีการ ไดรฟ์

8

แชร์ไฟล์ขนาดใหญ่ คุณอาจส่งไฟล์ขนาดใหญ่ทางอีเมลไม่ได้เสมอไป ผู้ให้บริการอีเมลต่างก็มีขีดจำกัดเรื่องขนาดของไฟล์แนบแตกต่างกันไป ขอแนะนำให้แชร์ไฟล์จากไดรฟ์แทนการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ให้บุคคลอื่นทางอีเมล เมื่อบุคคลนั้นคลิกลิงก์ในอีเมล ลิงก์จะเปิดขึ้นในเว็บ แม้บุคคลดังกล่าวจะไม่ได้ใช้ Google Workspace หรือไม่มีบัญชี Google ก็ตาม ดูวิธีการ ไดรฟ์และไดรฟ์ที่แชร์

9

เก็บไฟล์ที่แชร์ไว้อย่างปลอดภัย ฟีเจอร์การแชร์และการควบคุมการเข้าถึงในไดรฟ์ช่วยให้คุณทำงานกับพาร์ทเนอร์ภายนอกได้อย่างง่ายดายและปลอดภัย เช่น เมื่อแชร์ไฟล์ที่มีความละเอียดอ่อน คุณจะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นดาวน์โหลด พิมพ์ หรือคัดลอกไฟล์เหล่านั้นได้ และยังจะกำหนดวันที่หมดอายุให้กับไฟล์เพื่อไม่ให้พาร์ทเนอร์หรือเอเจนซีภายนอกเข้าถึงได้อีกเมื่อโครงการสิ้นสุดลง หากดาวน์โหลดไฟล์ภายนอก ไดรฟ์จะสแกนหาไวรัสในไฟล์ส่วนใหญ่ก่อน และหากตรวจพบไวรัส ระบบจะไม่ดาวน์โหลดไฟล์นั้น ดูวิธีการ ไดรฟ์ ไดรฟ์ที่แชร์

10	แชร์ไฟล์กับกลุ่มต่างๆ แชร์ปฏิทิน เว็บไซต์ และเอกสารใน Google กับผู้ใช้หลายคนพร้อมกันได้โดยใช้ Google Groups ทุกคนในกลุ่มจะมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ที่แชร์กับกลุ่ม ไม่ว่าจะอยู่ภายในหรือภายนอกองค์กร คุณจะเพิ่มคนในกลุ่มได้ตามต้องการหรือนำคนที่ไม่ต้องการให้มีสิทธิ์เข้าถึงออกจากกลุ่มได้ ดูวิธีการ Groups

               

หากต้องการใช้ฟีเจอร์ขั้นสูงของ Google Workspace สำหรับธุรกิจ

ลองใช้งาน Google Workspace วันนี้

 

 

_{Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง}