เคล็ดลับยอดนิยม 10 ข้อสำหรับการทำงานกับทีมที่อยู่ต่างสถานที่กัน

1

สื่อสารได้ง่ายขึ้นโดยใช้รายชื่ออีเมลของทีม หากต้องแชร์ข้อมูลเดิมกับสมาชิกทีมทั่วโลก เพียงทำให้การสื่อสารง่ายขึ้นโดยสร้างรายชื่ออีเมลของกลุ่มใน Groups ให้กับทีม จากนั้นใช้อีเมลของกลุ่มในการส่งข้อมูลอัปเดตสถานะและแชร์แหล่งข้อมูลต่างๆ (เช่น ปฏิทินของทีมและเอกสารในไดรฟ์) ให้กับทุกคนพร้อมกันแทนการส่งอีเมลเป็นรายบุคคล ดูวิธีการ Groups ไดรฟ์ที่แชร์ ปฏิทิน

2

จัดระเบียบด้วยปฏิทินของทีม เมื่อทีมกระจายตัวกันอยู่ทั่วโลกและทำงานในเขตเวลาต่างกัน การกำหนดวันที่ประชุมที่สะดวกสำหรับทุกคนก็ทำได้ยาก ขอแนะนำให้ใช้ปฏิทินทำเลเยอร์ปฏิทินของสมาชิกในทีมและวางซ้อนกันเพื่อดูว่าทุกคนจะว่างตรงกันเมื่อใด และคุณยังสร้างปฏิทินหลายอันให้กับทีมเพื่อติดตามการประชุม การฝึกอบรม การลางาน และอื่นๆ ได้อีกมากมาย เมื่อทราบว่าแต่ละคนพร้อมในเวลาใด คุณก็วางกำหนดการประชุมหรือกิจกรรมของทีมได้อย่างง่ายดาย ดูวิธีการ ปฏิทิน

3

เพิ่มศักยภาพให้สมาชิกทีมด้วยพื้นที่ทำงานสำหรับโครงการหรือทีม กระตุ้นให้สมาชิกในทีมที่อยู่ต่างสถานที่กันเชื่อมต่อถึงกันได้โดยสร้างพื้นที่ทำงานใน Chat หรือ Chat ใน Gmail ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจะสามารถสร้างเครือข่ายเชื่อมต่อกันได้ง่ายขึ้น อีกทั้งยังแชร์แนวคิดของโครงการ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติแนะนำต่างๆ และสร้างความสามัคคีระหว่างสมาชิกให้มากขึ้นได้ ดูวิธีการ Chat

4

เก็บ แชร์ และเข้าถึงข้อมูลของทีมได้จากทุกที่ทั่วโลก หากต้องการวิธีง่ายๆ ในการจัดเก็บและแชร์ทรัพยากรของทีมอย่างปลอดภัย เพียงบันทึกไฟล์ทั้งหมดของทีมไว้ในโฟลเดอร์เดียวในไดรฟ์หรือไดรฟ์ที่แชร์ จากนั้นจึงแชร์ทันที เมื่อมีผู้แก้ไขไฟล์ ไดรฟ์จะแสดงไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลง สมาชิกในทีมจะเข้าถึงไฟล์ล่าสุดได้อย่างปลอดภัยทุกเมื่อ ไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ใด ดูวิธีการ ไดรฟ์ ไดรฟ์ที่แชร์ ดูการเปลี่ยนแปลงในไฟล์

5

ประสานงานในแผนและกำหนดการของโครงการ การติดตามโครงการและกำหนดการของทีมอาจทำได้ยาก โดยเฉพาะหากมีการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาหรือมีงานเพิ่มเติมในช่วงสุดท้ายก่อนปิดโครงการ ขอแนะนำให้เตรียมความพร้อมโดยจัดระเบียบงานของทีมและติดตามการทำตามแผนโครงการแบบไดนามิกในชีต สมาชิกทีมทั่วโลกจะอัปเดตความคืบหน้าของตนได้แบบเรียลไทม์ โดยที่คุณไม่ต้องกรองดูข้อมูลอัปเดตทางอีเมลของสมาชิกทีมทุกคน เมื่อทุกคนเข้าถึงและอัปเดตแผนโครงการเดียวกันได้ การกระจายงานและจัดการกำหนดการที่เปลี่ยนแปลงก็จะง่ายขึ้น นอกจากนี้คุณยังเห็นการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้แบบเรียลไทม์ด้วย ดูวิธีการ ชีต

6

จัดการประชุมทางวิดีโอและกิจกรรมทางไกลให้กับสมาชิกในทีม หากคุณทำงานกับทีมที่มีสมาชิกกระจายอยู่ทั่วโลก Meet จะช่วยให้คุณติดต่อสื่อสารกับสมาชิกเหล่านั้นจากคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ในทุกที่ทุกเวลา โดยเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอจาก Meet หรือ Gmail เพื่อร่วมระดมความคิด ทํางานในโครงการของทีม จัดกิจกรรมออนไลน์ และดำเนินการอื่นๆ กับสมาชิกทีม ทุกคนก็จะติดต่อกันได้โดยไม่ต้องเดินทางไกล และยังพูดคุยกันแบบเห็นหน้าได้ ดูวิธีการ Meet

7

แก้ไขเอกสารของทีมได้แบบเรียลไทม์ กำลังแก้ไขเอกสาร สเปรดชีต งานนำเสนอ หรือไฟล์อื่นๆ กับสมาชิกในทีมที่อยู่ต่างสถานที่กันใช่ไหม คุณไม่จำเป็นต้องส่งไฟล์ในอีเมลให้กันไปมาและจัดการกับไฟล์แนบจำนวนมากอีกต่อไป เพียงใช้เอกสาร ชีต และสไลด์แก้ไขไฟล์พร้อมกันแบบเรียลไทม์ แชทในกลุ่มผู้ใช้ไฟล์ และรับความคิดเห็นที่ตรงเป้าหมายได้โดยใช้ฟีเจอร์ความคิดเห็น การเปลี่ยนแปลงจะบันทึกโดยอัตโนมัติเพื่อให้สมาชิกทีมเข้าถึงไฟล์เวอร์ชันล่าสุดได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้คุณยังแชร์และทํางานร่วมกันในเอกสารหรือสเปรดชีตในพื้นที่ทำงานของทีมโดยใช้ Chat หรือ Chat ใน Gmail ได้อีกด้วย ดูวิธีการ เอกสาร ชีต สไลด์ Chat

8

นำเสนอข้อมูลต่อผู้ชมซึ่งอยู่ต่างสถานที่กัน หากไม่สามารถนัดประชุมแบบพบหน้ากันได้ คุณสามารถใช้ Meet เพื่อนำเสนอสไลด์ เอกสาร และไฟล์อื่นๆ ผ่านการประชุมทางวิดีโอ นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกการประชุมทางวิดีโอเพื่อให้สมาชิกที่อยู่ในเขตเวลาอื่นรับชมในภายหลัง และยังเปิดใช้คำบรรยายวิดีโอเพื่อให้ผู้ชมดูบันทึกการประชุมโดยไม่ต้องเปิดเสียงได้อีกด้วย ดูวิธีการ นำเสนอระหว่างการประชุมทางวิดีโอ บันทึกการประชุมทางวิดีโอ ใช้คำบรรยายในการประชุมทางวิดีโอ จัดการประชุมทางไกลที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก

9

ประกาศข้อมูลล่าสุดให้กับกลุ่มหรือทีมขนาดใหญ่ หน้าเว็บเป็นช่องทางง่ายๆ ในการแชร์ข้อมูลกับผู้ชมจำนวนมาก คุณสามารถเลือกกลุ่มเป้าหมายและกำหนดช่วงเวลาที่ต้องการประกาศข้อมูลอัปเดตได้ หากต้องการเผยแพร่เนื้อหาส่วนใดส่วนหนึ่งในองค์กรหรือต้องการตั้งค่าเป็นสาธารณะ ให้สร้างเว็บไซต์ใน Sites แล้วจึงฝังไฟล์เอกสาร ชีต สไลด์ หรืออื่นๆ จากไดรฟ์ลงไปในเว็บไซต์นั้น นอกจากนี้เอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอยังเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้ทีมได้รับข้อมูลอัปเดตซึ่งอาจมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาอีกด้วย เราจึงมีวิธีการแชร์ที่หลากหลายให้เลือกใช้ได้ ขึ้นอยู่กับจำนวนของผู้ใช้ที่คุณต้องการ ดูวิธีการ สร้างเว็บไซต์ ฝังไฟล์ในเว็บไซต์ แชร์ไฟล์กับสาธารณะหรือกับผู้ใช้มากกว่า 100 คน

10

รวบรวมข้อมูลจากสมาชิกในทีมและลูกค้า หากต้องการรวบรวมข้อมูลจากกลุ่มคนขนาดใหญ่ เช่น ทีมภายในหรือลูกค้าภายนอก เมื่อใช้ Google ฟอร์ม คุณจะสร้างและวิเคราะห์แบบสำรวจได้โดยตรงจากอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือเว็บเบราว์เซอร์ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างแบบสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า รวบรวมความคิดเห็นในเอกสารจากทีมต่างๆ ส่งแบบสำรวจความคิดเห็นแบบสั้นๆ หรืออื่นๆ อีกมากมาย คุณจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีผู้ตอบ รวมทั้งจะเห็นผลลัพธ์ของแบบสำรวจและข้อมูลสรุปที่ประกอบด้วยแผนภูมิและกราฟได้ในฟอร์มหรือชีต ดูวิธีการ ฟอร์ม

หากต้องการตัวอย่างเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานร่วมกับทีมที่อยู่ต่างสถานที่กัน ให้ไปที่เพลย์ลิสต์ของช่อง YouTube Google Workspace เคล็ดลับสําหรับการทํางานจากระยะไกล

               

หากต้องการใช้ฟีเจอร์ขั้นสูงของ Google Workspace สำหรับธุรกิจ

ลองใช้งาน Google Workspace วันนี้

 

 

_{Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง}