Dela ett slutligt dokument

 Det här lär du dig

Dela den slutliga versionen av ett dokument med kolleger. Vi går även igenom hur du ställer in behörigheter för att förhindra att ett slutligt dokument ändras.

Det här behöver du

10 minuter

 Google Workspace-konto – Har du inget ännu? Starta provperioden på 14 dagar i dag.

I de här självstudierna

Innan du delar det slutliga dokumentet Dela dokumentet Efter att du har delat dokumentet

1  Innan du delar det slutliga dokumentet

Utöka alla  |  Komprimera allaKomprimera alla

1.1 Använda Cloud Search för att hitta kolleger

Bestäm vem du vill dela filen med och hitta kolleger som använder Cloud Search.

1. Logga in i Cloud Search på cloudsearch.google.com.

   Om det inte går att logga in beror det på att ditt konto saknar Cloud Search. Läs mer
2. Sök efter en persons namn.
3. Klicka på personens e-postadress på resultatkortet om du vill skicka ett e-postmeddelande.
4. Om du vill se andra kontaktalternativ eller mer rapporteringsinformation klickar du på personens namn för att öppna hans eller hennes sida med profilinformation. 
5. Klicka på hur du vill kontakta personen på sidan med profilinformation:
   • Klicka på E-post för att skicka ett e-postmeddelande eller personens e-postadress.
   • Klicka på Schemalägg om du vill skapa ett möte .
   • Klicka på Hangout om du vill chatta.
   • Klicka på Videosamtal om du vill starta ett videosamtal.
6. Om du vill öppna sidan med profilinformation och kontakta personens chef eller direktrapporter klickar du på chefens eller rapportens namn.

1.2 Välja plats att dela dokumentet från

Om du delar med specifika personer kan du lägga till det på din egen enhet och dela det därifrån.

Om organisationen använder delade enheter kan du lägga till det på din delade enhet och dela det med alla som har åtkomst till den delade enheten.

Om du vill dela dokumentet bredare med hela organisationen eller dela det offentligt lägger du till det på Google Sites.

Lägga till dokumentet på Drive:

På datorn kan du ladda upp från drive.google.com eller skrivbordet. Du kan ladda upp filer i privata eller delade mappar.

1. Besök drive.google.com på datorn.
2. Klicka på Ny  Filuppladdning eller Mappuppladdning uppe till vänster.
3. Välj den fil eller mapp som du vill ladda upp.

 

Lägga till dokumentet på en delad enhet:

Åtkomst som deltagare är lägsta krav

Alla filer du lägger till i ägs av teamet. Om du lämnar den delade enheten finns dina filer kvar.

1. Till vänster klickar du på en delad enhet.
2. Dra en befintlig fil (som du äger*) från datorn eller Min enhet till en delad enhet. Du kan även klicka på Ny och välja ett alternativ högst upp i Drive:

   • Om du vill skapa en fil väljer du filtypen du vill skapa, till exempel Google Dokument.
   • Ladda upp en fil genom att klicka på Filuppladdning. Navigera till filen och öppna den.

3. Dubbelklicka på en fil för att öppna och redigera den.

*Om du inte äger filen men har redigeringsåtkomst i Drive kan du flytta den till en delad enhet om administratören har det.

Obs! Om du vill lagra och få åtkomst till filer på datorn använder du Google Drive för datorn. Mer information finns i Det här kan du göra med Drive för datorn.

 

Lägga till dokumentet på Sites:

1. Gå till Google Sites och öppna webbplatsen och sidan där du vill lägga till filen.
2. Klicka på Infoga Dokument, Presentationer eller Kalkylark och välj en fil på din enhet.

Bädda in en fil (Från Drive) eller innehållet i en mapp som lagras på Drive. Om du gör ändringar av dina filer i Drive visas samma ändringar automatiskt i Sites.

2  Dela dokumentet

2.1 Dela dokumentet från Drive

Dela en fil eller mapp med specifika personer:

1. Välj den fil du vill dela.
2. Klicka på Dela eller Dela .
3. Ange den e-postadress eller Google-grupp som du vill dela med.
4. Bestäm vilken roll personer ska ha i filen genom att välja Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
5. Om ditt konto är kvalificerat kan du lägga till ett utgångsdatum för åtkomst.
6. Välj att avisera personer.
   • Om du vill informera personer om att du har delat ett dokument med dem markerar du rutan bredvid Avisera personer. Om du aviserar andra inkluderas samtliga e-postadresser du anger att inkluderas i e-postmeddelandet.
   • Om du inte vill avisera personer avmarkerar du rutan.
7. Klicka på Skicka eller Dela.

Dela en länk till en fil eller mapp:

1. Välj den fil du vill dela.
2. Klicka på Dela eller Dela .
3. Klicka på nedåtpilen under Allmän åtkomst.
4. Välj Alla med länken.
5. Bestäm vilken roll personer ska ha genom att välja Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
6. Klicka på Kopiera länk.
7. Klicka på Klar.
8. Klistra in länken i ett e-postmeddelande eller där du vill dela den.

Personer som inte har loggat in på ett Google-konto visas som anonyma djur i filen Läs mer om anonyma djur.

2.2 (Valfritt) Ange utgångsgränser för dokumentet

1. Öppna en fil i Google Drive, Google Dokument, Google Kalkylark eller Google Presentationer.
2. Klicka på Dela för att hitta den användare du vill ge tillfälliga behörigheter.
   • Om du inte har delat filen med personen ännu lägger du till användarens e-post och klickar på Skicka eller Dela. Längst upp till höger i dokumentet klickar du på Dela igen.
3. Klicka på nedåtpilen Lägg till sista giltighetsdatum bredvid personens namn.
4. Klicka på ett datum bredvid utgångsdatumet löper ut för att ange det sista giltighetsdatumet. Välj ett datum inom ett år från dagens datum.
5. Klicka på Spara.

Hindra redigeringsbehöriga från att dela om och ändra åtkomstbehörigheter

Om du delar en fil kan ägaren och alla som har redigeringsåtkomst ändra behörigheterna och dela filen. Så här förhindrar du att andra delar din fil:

1. Öppna en fil i Google Drive, Google Dokument, Google Kalkylark eller Google Presentationer.
2. Klicka på Dela eller Dela .
3. Klicka på Inställningar  högst upp.
4. Avmarkera kryssrutan Redigeringsbehöriga kan ändra behörigheter och dela.

Viktigt! Om du förhindrar delning av en mapp gäller det enbart den aktuella mappen. Om du vill förhindra delning av filerna i den måste du ändra den här inställningen för filerna som finns i mappen.

2.4 Hindra personer med kommentarsbehörighet från att ladda ned, skriva ut eller kopiera filer

Så här förhindrar du att läsbehöriga och kommentatorer skriver ut, kopierar eller laddar ned filen:

1. Leta reda på filen eller mappen i Google Drive, Google Dokument, Google Kalkylark eller Google Presentationer.
2. Välj en eller flera filer som du vill begränsa.
3. Klicka på Dela eller Dela .
4. Klicka på Inställningar  högst upp.
5. Avmarkera Användare med läs- och kommentarsbehörighet kan se alternativet för att ladda ned, skriva ut och kopiera.

Viktigt! Du kan begränsa hur användarna delar, skriver ut, laddar ned och kopierar i Google Drive, Dokument, Arkiv och Presentationer, men du kan inte stoppa hur andra delar filinnehållet på andra sätt.

3  Efter att du har delat dokumentet

3.1 Markera ett dokument som slutgiltigt och skrivskydda det

Du kan byta namn på ett dokument för att markera det som slutligt och sedan ändra behörigheterna till skrivskyddat. Andra kan visa innehållet men kan inte göra ändringar.

Byta namn på dokumentet i Dokument, Kalkylark eller Presentationer för att markera det som slutligt:

1. Öppna filen och klicka på filnamnet högst upp.
2. Före filnamnet anger du [Slutlig] eller [Arkiverad].
3. Tryck på Retur.

Ändra dokumentet så att det enbart är skrivskyddat:

Om du har delat filen med specifika personer eller en grupp:

1. Högerklicka på filen i Google Drive och välj Dela .
2. Klicka på nedåtpilen till höger om personen eller gruppen som du vill ändra Läsbehörig.
3. Klicka på Spara.

Om du har delat filen med din organisation:

1. Högerklicka på filen i Drive och välj Dela .
2. Klicka på nedåtpilen under Hämta länk Läsbehörig.
3. Klicka på Klar.

3.2 Sluta dela dokumentet

Från Drive:

Sluta dela en fil eller mapp som du äger:

1. Leta reda på filen eller mappen i Google Drive, Google Dokument, Google Kalkylark eller Google Presentationer.
2. Öppna eller välj filen eller mappen.
3. Klicka på Dela eller Dela .
4. Hitta den person du vill sluta dela med.
5. Klicka på nedåtpilen   Ta bort åtkomst till höger om namnet.
6. Klicka på Spara.

Ta bort en länk till en fil eller mapp som du äger:

1. Leta reda på filen eller mappen i Google Drive, Google Dokument, Google Kalkylark eller Google Presentationer.
2. Öppna eller välj filen eller mappen.
3. Klicka på Dela eller Dela   Kopiera länk .
4. Klicka på nedåtpilen under Allmän åtkomst.
5. Välj Begränsad.
6. Klicka på Klar.

Från en delad enhet:

Sluta dela filer med organisationen:

1. Leta reda på filen eller mappen i Google Drive, Google Dokument, Google Kalkylark eller Google Presentationer.
2. Öppna eller välj filen eller mappen.
3. Klicka på Dela eller Dela   Kopiera länk .
4. Klicka på nedåtpilen under Allmän åtkomst.
5. Välj Begränsad.
6. Klicka på Klar.

Sluta dela filer med individer:

1. Leta reda på filen eller mappen i Google Drive, Google Dokument, Google Kalkylark eller Google Presentationer.
2. Öppna eller välj filen eller mappen.
3. Klicka på Dela eller Dela .
4. Hitta den person du vill sluta dela med.
5. Klicka på nedåtpilen   Ta bort åtkomst till höger om namnet.
6. Klicka på Spara.

Obs! Gruppinställningarna kan åsidosätta enskilda inställningar. Om försöker sluta dela en fil med en person som tillhör en organisation eller en grupp med åtkomst till filen kan personen fortfarande ha åtkomst till filen.

3.3 Hantera nya åtkomstförfrågningar

Om andra inte har åtkomst till dokumentet visas meddelandet Du behöver behörighet. Personen kan klicka på Begär åtkomst. Du får du ett e-postmeddelande där du uppmanas att godkänna. Om du vill dela dokumentet med personen följer du instruktionerna i Dela dokumentet.

I Google Drive kan du se och hantera åtkomstförfrågningar i Aktivitet.

3.4 Se vem som har tittat på dokumentet

Obs! Den här funktionen är endast tillgänglig för G Suite Business- och Enterprise-användare (när G Suite-administratörsbehörigheten tillåter det).

1. Öppna dokumentet i dokument, Kalkylark eller Presentationer.

   Obs! Du måste ha redigeringsåtkomst för filen för att se data från aktivitetsöversikten.

2. Klicka på Verktyg Aktivitetsöversikt.
3. Du kan se information om aktiviteten i din fil, inklusive:

   • Fliken Delas med: Visar personer som du har delat filen med. Du kan också skicka e-post till användare med skrivbehörighet.
   • Fliken Alla (organisation) : Visar personer i din organisation som har tittat på filen.
   • Fliken Tittartrend: Visar ett diagram med tittare över tid.

4. (Valfritt) Om du inte vill att din visningshistorik ska visas i aktivitetsöversikten klickar du på Sekretessinställningar och väljer ett alternativ:

   • Stäng av visningshistorik för alla filer: Under Kontoinställningar stänger du av Visa min visningshistorik för alla filer i Dokument, Kalkylark och Presentationer.
   • Stäng av visningshistorik för en fil: Under Dokumentinställning, stäng av Visa min visningshistorik för detta dokument.

5. Klicka på Spara.

_{Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.}