Een definitief document delen

 Wat u leert

Hoe u de definitieve versie van een document kunt delen met collega's. En hoe u rechten instelt om wijzigingen aan een definitief document te voorkomen.

Wat u nodig heeft

10 minuten

Google Workspace-account: Heeft u geen account? Start vandaag uw proefperiode van 14 dagen.

In deze tutorial

Voordat u het definitieve document deelt Het document delen Nadat u het document heeft gedeeld

1  Voordat u het definitieve document deelt

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwenAlles samenvouwen

1.1 Collega's zoeken met Cloud Search

Bepaal met wie u het bestand wilt delen en zoek collega's met Cloud Search.

1. Log in bij Cloud Search via cloudsearch.google.com.

   Als u niet kunt inloggen, maakt uw account geen gebruik van Cloud Search. Meer informatie.
2. Zoek iemands naam.
3. Als u een e-mail wilt verzenden, klikt u op de resultatenkaart op het e-mailadres van de persoon.
4. Als u andere contactopties of meer rapportagegegevens wilt bekijken, klikt u op de naam van de persoon om de pagina met profielgegevens te openen. 
5. Klik op de pagina met profielgegevens op de manier waarop u contact wilt opnemen met de persoon:
   • Als u een e-mail wilt verzenden, klikt u op E-mail of op het e-mailadres van de persoon.
   • Als u een meeting wilt instellen, klikt u op Plannen .
   • Als u wilt chatten, klikt u op Hangouts .
   • Als u een videogesprek wilt starten, klikt u op Videogesprek .
6. Als u de pagina met profielgegevens wilt openen en contact wilt opnemen met de manager of ondergeschikten van de persoon, klikt u op de naam van de manager of ondergeschikte.

1.2 Bepalen van waaruit u het document wilt delen

Als u een document met een paar specifieke mensen deelt, kunt u het toevoegen aan uw eigen Drive en het van daaruit delen.

Als uw organisatie gedeelde Drives gebruikt, kunt u het document toevoegen aan uw gedeelde Drive en delen met iedereen die toegang heeft tot de gedeelde Drive.

Als u het document met uw hele organisatie of openbaar wilt delen, voegt u het toe aan Google Sites.

Het document toevoegen aan Drive:

Je kunt bestanden rechtstreeks vanaf je computer uploaden of door op je computer naar drive.google.com te gaan. Je kunt bestanden uploaden naar privémappen of gedeelde mappen.

1. Ga op je computer naar drive.google.com.
2. Klik linksboven op Nieuw Bestanden uploaden of Map uploaden.
3. Kies het bestand dat of de map die je wilt uploaden.

 

Het document toevoegen aan een gedeelde Drive:

Minstens de rol Bijdrager vereist

Alle bestanden die u toevoegt, zijn eigendom van het team. Als u de gedeelde Drive verlaat, blijven uw bestanden staan.

1. Klik links op een gedeelde Drive.
2. Sleep een bestaand bestand (waarvan u de eigenaar bent*) vanaf uw computer of Mijn Drive naar een gedeelde Drive. Of klik boven in Drive op Nieuwen kies een optie:

   • Als u een bestand wilt maken, selecteert u het bestandstype dat u wilt maken, zoals Google Documenten.
   • Als u een bestand wilt uploaden, klikt u op Bestand uploaden. Ga naar het bestand en open het.

3. Dubbelklik op een bestand om het te openen en te bewerken.

*Als u niet de eigenaar van het bestand bent, maar wel de rol Bewerker heeft in Drive, kunt u het bestand verplaatsen naar een gedeelde Drive als uw beheerder deze mogelijkheid heeft aangezet.

Opmerking: Gebruik Google Drive voor desktop om bestanden op uw bureaublad op te slaan en te openen. Zie Wat kunt u doen met Drive voor desktop voor meer informatie.

 

Het document toevoegen aan Sites:

1. Ga naar Google Sites en open de site en pagina waarop u het bestand wilt toevoegen.
2. Klik op Invoegen Documenten, Presentaties of Spreadsheets om een bestand in Drive te kiezen.

Sluit een bestand uit Drive of de inhoud van een map die in Drive is opgeslagen in. Als u wijzigingen aanbrengt in uw bestanden in Drive, worden diezelfde wijzigingen ook weergegeven in Sites.

2  Het document delen

2.1 Het document delen vanuit Drive

Een bestand of map delen met specifieke mensen:

1. Selecteer het bestand dat je wilt delen.
2. Klik op Delen of Delen .
3. Typ het e-mailadres of de Google-groep waarmee je het bestand wilt delen.
4. Bepaal welke rol mensen hebben voor het bestand door Kijker, Reageerder of Bewerker te kiezen.
5. Als je account in aanmerking komt, kun je een vervaldatum voor toegang toevoegen.
6. Kies of je mensen op de hoogte wilt brengen.
   • Als je mensen wilt laten weten dat je een item met ze hebt gedeeld, vink je het vakje aan naast Mensen op de hoogte brengen. Als je ervoor kiest mensen op de hoogte te brengen, wordt de e-mail gestuurd naar elk e-mailadres dat je invoert.
   • Als je mensen niet op de hoogte wilt brengen, vink je het vakje uit.
7. Klik op Sturen of Delen.

Een link naar een bestand of map delen:

1. Selecteer het bestand dat je wilt delen.
2. Klik op Delen of Delen .
3. Klik onder Algemene toegang op de pijl-omlaag .
4. Kies Iedereen met de link.
5. Als je wilt bepalen welke rol mensen hebben, selecteer je Kijker, Reageerder of Bewerker.
6. Klik op Link kopiëren.
7. Klik op Klaar.
8. Plak de link in een e-mail of op een andere plek waar je de link wilt delen.

Mensen die niet zijn ingelogd op een Google-account, worden als anonieme dieren weergegeven in je bestand.Meer informatie over anonieme dieren

2.2 (Optioneel) Vervallimieten instellen voor een document

1. Open een bestand in Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties.
2. Klik op Delen zoek de gebruiker aan wie je tijdelijke toestemming wilt geven.
   • Als je het bestand nog niet hebt gedeeld met die persoon, voeg je het e-mailadres van de gebruiker toe en klik je op Sturen of Delen. Klik rechtsboven in het document weer op Delen.
3. Klik naast de naam van de persoon op de pijl-omlaag  Vervaldatum toevoegen.
4. Klik naast 'Toegang verloopt' op de datum die je wilt instellen als de vervaldatum. De vervaldatum mag niet meer dan één jaar in de toekomst liggen.
5. Klik op Opslaan.

2.3 Voorkomen dat bewerkers bestanden opnieuw delen en toegangsrechten wijzigen

Als je een bestand deelt, kan de eigenaar of iemand met bewerkingsrechten de rechten wijzigen en het bestand delen. Voorkomen dat anderen je bestand delen:

1. Open het bestand in Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties.
2. Klik op Delen of het deelicoon .
3. Klik bovenaan op Instellingen .
4. Vink Bewerkers kunnen rechten wijzigen en items delen uit.

Belangrijk: Als je instelt dat een map niet mag worden gedeeld, geldt dit alleen voor de map. Als je wilt voorkomen dat bestanden worden gedeeld, moet je deze instelling wijzigen voor de bestanden in de map.

2.4 Voorkomen dat reageerders en kijkers bestanden kunnen downloaden, afdrukken of kopiëren

Zo stel je in dat kijkers en reageerders een bestand niet kunnen afdrukken, kopiëren of downloaden:

1. Zoek het bestand of de map in Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties.
2. Selecteer een of meer bestanden waarvoor je beperkingen wilt instellen.
3. Klik op Delen of het deelicoon .
4. Klik bovenaan op Instellingen .
5. Vink Kijkers en reageerders kunnen de optie zien om te downloaden, af te drukken en te kopiëren uit.

Belangrijk: Je kunt beperkingen instellen voor hoe mensen een bestand delen, afdrukken, downloaden en kopiëren in Google Drive, Documenten, Spreadsheets en Presentaties, maar je hebt geen invloed op eventuele andere manieren waarop ze de bestandsinhoud delen.

3  Nadat u het document heeft gedeeld

3.1 Een document als definitief markeren en instellen op 'alleen weergeven'

U kunt de naam van een document wijzigen om het als definitief te markeren en vervolgens de rechten voor het document wijzigen in 'alleen weergeven'. Mensen kunnen de content bekijken, maar kunnen geen wijzigingen aanbrengen.

Wijzig de naam van uw document in Documenten, Spreadsheets of Presentaties om het als definitief te markeren:

1. Open het bestand en klik bovenaan op de bestandsnaam.
2. Voer voor de bestandsnaam de tekst [Definitief] of [Gearchiveerd] in.
3. Druk op Enter.

Uw document instellen op 'alleen weergeven':

Als u het bestand heeft gedeeld met specifieke mensen of een groep:

1. Klik in Google Drive met de rechtermuisknop op het bestand en selecteer Delen .
2. Klik rechts van de persoon of groep die u wilt wijzigen op de pijl-omlaag Kijker.
3. Klik op Opslaan.

Als u het bestand heeft gedeeld met uw organisatie:

1. Klik in Drive met de rechtermuisknop op het bestand en selecteer Delen .
2. Klik rechts, onder Link ophalen, op de pijl-omlaag Kijker.
3. Klik op Gereed.

3.2 Het document niet meer delen

Vanuit Drive:

Een bestand of map waarvan u de eigenaar bent niet meer delen:

1. Zoek het bestand of de map in Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties.
2. Open of selecteer het bestand of de map.
3. Klik op Delen of het deelicoon .
4. Zoek de persoon met wie je het bestand niet meer wilt delen.
5. Klik rechts van de naam op de pijl-omlaag   Toegang verwijderen.
6. Klik op Opslaan.

Een link verwijderen naar een bestand of map waarvan u de eigenaar bent:

1. Zoek het bestand of de map in Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties.
2. Open of selecteer het bestand of de map.
3. Klik op Delen  of op Delen  Link kopiëren .
4. Klik onder Algemene toegang op de pijl-omlaag .
5. Selecteer Beperkt.
6. Klik op Klaar.

Vanuit een gedeelde Drive:

Het delen van bestanden met uw organisatie opheffen:

1. Zoek het bestand of de map in Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties.
2. Open of selecteer het bestand of de map.
3. Klik op Delen  of op Delen  Link kopiëren .
4. Klik onder Algemene toegang op de pijl-omlaag .
5. Selecteer Beperkt.
6. Klik op Klaar.

Het delen van bestanden met individuele personen opheffen:

1. Zoek het bestand of de map in Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties.
2. Open of selecteer het bestand of de map.
3. Klik op Delen of het deelicoon .
4. Zoek de persoon met wie je het bestand niet meer wilt delen.
5. Klik rechts van de naam op de pijl-omlaag   Toegang verwijderen.
6. Klik op Opslaan.

Opmerking: Groepsinstellingen kunnen individuele instellingen overschrijven. Als u probeert voor een bestand het delen ongedaan te maken voor iemand die lid is van een organisatie-eenheid of groep die wel toegang heeft tot het bestand, heeft deze persoon nog steeds toegang tot het bestand.

3.3 Nieuwe toegangsverzoeken verwerken

Als mensen geen toegang hebben tot uw document, zien ze het bericht Je hebt toestemming nodig. Diegene kan op Toegang aanvragen klikken. U ontvangt dan een e-mail waarin om uw goedkeuring wordt gevraagd. Als u het document met die persoon wilt delen, volgt u de instructies in Het document delen.

In Google Drive kunt u toegangsverzoeken bekijken en beheren in Activiteit.

3.4 Bekijk wie uw document heeft bekeken

Opmerking: Deze functie is alleen beschikbaar voor G Suite Business- en Enterprise-gebruikers (en alleen wanneer dit is toegestaan volgens de G Suite-beheerdersrechten).

1. Open het bestand in Documenten, Spreadsheets of Presentaties.

   Opmerking: U moet bewerkingsrechten voor het bestand hebben om de gegevens op het activiteitendashboard te kunnen bekijken.

2. Klik op Extra Activiteitendashboard.
3. U kunt informatie over de activiteit in het bestand bekijken, zoals:

   • Tabblad Gedeeld met: Hier staan de mensen met wie u het bestand heeft gedeeld. U kunt ook een e-mail sturen naar bijdragers.
   • Tabblad Alle kijkers (organisatie): Hier staan de mensen in uw organisatie die het bestand hebben bekeken.
   • Tabblad Kijkerstrend: Hier staat een diagram met het aantal kijkers in de loop van de tijd.

4. (Optioneel) Als u niet wilt dat uw weergavegeschiedenis wordt weergegeven op het activiteitendashboard, klikt u op Privacyinstellingen en kiest u een optie:

   • De weergavegeschiedenis uitschakelen voor alle bestanden: Schakel onder Accountinstellingen de optie Mijn weergavegeschiedenis van alle Documenten-, Spreadsheets- en Presentaties-bestanden weergeven uit.
   • De weergavegeschiedenis van één bestand uitschakelen: Schakel onder Documentinstellingen de optie Mijn weergavegeschiedenis van dit document weergeven uit.

5. Klik op Opslaan.

_{Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.}