최종 문서 공유하기

Google Workspace 업무용 튜토리얼

과정 내용

문서의 최종 버전을 동료와 공유하는 방법과 최종 문서 변경을 방지하기 위해 권한을 설정하는 방법을 알아봅니다.

소요 시간

10분

Google Workspace 계정: 계정이 없다면 지금 14일 무료 체험을 시작해 보세요.

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이 튜토리얼에서 다루는 내용

최종 문서 공유 전

문서 공유하기

문서 공유 후

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1 최종 문서 공유 전

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1.1 Cloud Search를 사용해 동료 찾기

파일을 공유할 대상을 결정하고 Cloud Search를 사용하여 동료를 찾습니다.

cloudsearch.google.com에서 Cloud Search에 로그인합니다.
로그인을 할 수 없으면 계정에 Cloud Search가 없는 것입니다. 자세히 알아보기
이름으로 사용자를 검색합니다.
결과 카드에서 이메일을 보내려면 사용자의 이메일 주소를 클릭합니다.
다른 연락처 옵션이나 보고 정보가 더 필요하면 해당 사용자의 이름을 클릭하여 프로필 정보 페이지를 엽니다.
프로필 정보 페이지에서 사용자에게 연락할 방법을 클릭합니다.
- 이메일을 보내려면 이메일 또는 사용자의 이메일 주소를 클릭합니다.
- 회의를 예약하려면 일정 을 클릭합니다.
- 채팅하려면 행아웃 을 클릭합니다.
- 영상 통화를 시작하려면 영상 통화 를 클릭합니다.
프로필 정보 페이지를 열어 관리자 또는 관리자에게 보고하는 다른 사용자에게 연락하려면 관리자나 해당 사용자의 이름을 클릭합니다.

1.2 문서 공유 위치 결정하기

특정 사용자와 문서를 공유하고 있는 경우 내 드라이브에 추가하고 공유할 수 있습니다.

조직에서 공유 드라이브를 사용하는 경우 문서를 공유 드라이브에 추가하고 공유 드라이브에 액세스할 수 있는 모든 사용자와 공유할 수 있습니다.

문서를 좀 더 광범위하게 전체 조직과 공유하거나 공개적으로 공유하려면 Google 사이트 도구에 추가하세요.

드라이브에 문서 추가하기:

컴퓨터에서는 drive.google.com이나 데스크톱에서 업로드할 수 있습니다. 개인 또는 공유 폴더에 파일을 업로드할 수 있습니다.

컴퓨터에서 drive.google.com으로 이동합니다.
왼쪽 상단에서 뉴스 파일 업로드 또는 폴더 업로드를 클릭합니다.
업로드할 파일 또는 폴더를 선택합니다.

드라이브에 파일 업로드

공유 드라이브에 문서 추가하기:

참여자 액세스 권한 이상 필요

추가한 파일은 팀에서 소유합니다. 추가한 사용자가 공유 드라이브에서 떠나도 파일은 남습니다.

왼쪽에서 공유 드라이브를 클릭합니다.

컴퓨터에서 또는 내 드라이브에서 공유 드라이브로 기존 파일(내가 소유자인 파일*)을 드래그합니다. 또는 드라이브 상단에서 새로 만들기를 클릭하고 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.

파일을 만들려면 Google 문서와 같이 만들려는 파일 형식을 선택합니다.

파일을 업로드하려면 파일 업로드를 클릭합니다. 파일로 이동하여 엽니다.

파일을 더블클릭하여 열고 수정합니다.

*파일을 소유하지 않았지만 Drive에서 편집자 액세스 권한이 있는 경우, 관리자가 공유 드라이브로 파일을 이동하는 옵션을 허용했다면 이동할 수 있습니다.

참고: 데스크톱에서 파일을 저장하고 액세스하려면 데스크톱용 Google Drive를 사용합니다. 자세한 내용은 데스크톱용 Drive로 수행할 수 있는 작업을 참고하세요.

공유 파일 추가

Sites에 문서 추가하기:

Google 사이트 도구로 이동하여 파일을 추가할 사이트 및 페이지를 엽니다.

삽입 문서, 프레젠테이션 또는 스프레드시트를 클릭하여 드라이브 파일을 선택합니다.

드라이브의 파일 또는 드라이브에 저장된 폴더의 콘텐츠를 삽입합니다. Drive의 파일을 변경하면 동일한 변경사항이 Sites에 자동으로 표시됩니다.

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2 문서 공유하기

2.1 드라이브에서 문서 공유하기

특정 사용자와 파일 또는 폴더 공유하기:

공유하려는 파일을 선택합니다.
공유 또는 공유 를 클릭합니다.
공유하려는 이메일 주소 또는 Google 그룹을 입력합니다.
파일에서 사용자가 할 수 있는 역할을 결정하려면 뷰어, 댓글 작성자 또는 편집자를 선택합니다.
계정이 자격요건에 부합하는 경우 액세스 만료일을 추가할 수 있습니다.
사용자에게 알림을 보낼지 선택합니다.
- 사용자에게 항목을 공유했다는 걸 알리려면 '사용자에게 알림' 옆의 체크박스를 선택합니다. 사용자에게 알리도록 선택하면 이메일 목록에 입력한 모든 사용자에게 알림이 전송됩니다.
- 사용자에게 알리고 싶지 않다면 체크박스를 선택 해제합니다.
보내기 또는 공유를 클릭합니다.

드라이브에서 파일 공유

파일 또는 폴더 링크 공유하기:

공유하려는 파일을 선택합니다.
공유 또는 공유 를 클릭합니다.
'일반 액세스'에서 아래쪽 화살표 를 클릭합니다.
링크가 있는 모든 사용자를 선택합니다.
사용자가 할 수 있는 역할을 결정하려면 뷰어, 댓글 작성자 또는 편집자를 선택합니다.
링크 복사를 클릭합니다.
완료를 클릭합니다.
이메일 또는 공유하려는 위치에 링크를 붙여넣습니다.

Google 계정에 로그인하지 않은 사용자는 내 파일에 익명의 동물로 표시됩니다. 익명의 동물에 관해 자세히 알아보기

2.2 (선택사항) 문서 만료 한도 설정하기

Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides에서 파일을 엽니다.
공유를 클릭하고 임시 권한을 부여할 사용자를 찾습니다.
- 아직 해당 사용자와 파일을 공유하지 않은 경우 사용자의 이메일을 추가하고 보내기 또는 공유를 클릭합니다. 문서 오른쪽 상단에서 공유를 다시 클릭합니다.
사용자 이름 옆에 있는 아래쪽 화살표 만료 추가를 클릭합니다.
'액세스 만료' 옆에서 날짜를 클릭하여 만료일로 설정합니다. 현재 날짜로부터 1년 이내의 날짜를 선택하세요.
저장을 클릭합니다.

2.3 편집자가 다시 공유하거나 액세스 권한을 변경하지 못하도록 차단하기

파일을 공유하는 경우 소유자 및 편집자 권한이 있는 모든 사용자는 권한을 변경하고 파일을 공유할 수 있습니다. 다른 사용자가 파일을 공유하지 못하게 하려면 다음 안내를 따르세요.

Google Drive, Google Docs, Google Sheets 또는 Google Slides에서 파일을 엽니다.
공유 또는 공유 를 클릭합니다.
상단에서 설정 을 클릭합니다.
편집자가 권한을 변경하고 공유할 수 있습니다를 선택 해제합니다.

중요: 폴더 공유를 차단하면 폴더에만 적용됩니다. 폴더 내 파일의 공유를 방지하려면 안에 있는 파일의 설정을 변경해야 합니다. 드라이브에서 파일 공유

2.4 댓글 작성자 및 뷰어가 파일을 다운로드, 인쇄, 복사하지 못하도록 차단하기

뷰어 및 댓글 작성자가 파일을 인쇄, 복사, 다운로드하지 못하게 하려면 다음 단계를 따르세요.

Google Drive, Google Docs, Google Sheets 또는 Google Slides에서 파일 또는 폴더를 찾습니다.
제한하려는 파일을 한 개 이상 선택합니다.
공유 또는 공유 를 클릭합니다.
상단에서 설정 을 클릭합니다.
뷰어 및 댓글 작성자에게 다운로드, 인쇄, 복사 옵션 표시를 선택 해제합니다.

중요: 사용자가 Google Drive, Docs, Sheets, Slides에서 공유, 인쇄, 다운로드, 복사하는 방법을 제한할 수는 있지만 다른 방식으로 파일 콘텐츠를 공유하는 것은 막을 수 없습니다.

공유 제한

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3 문서 공유 후

3.1 문서를 최종 문서로 표시하고 보기 전용으로 설정하기

문서 이름을 바꾸어 최종 문서로 표시한 다음 문서의 사용 권한을 보기 전용으로 변경할 수 있습니다. 사용자가 문서 내용을 볼 수는 있지만 변경할 수 없습니다.

Docs, Sheets 또는 Slides에서 문서의 이름을 변경하여 최종으로 표시하기:

파일을 열고 상단에서 파일 이름을 클릭합니다.

파일 이름 앞에 [Final] 또는 [Archived]를 입력합니다.

Enter를 누릅니다.

문서를 보기 전용으로 변경하기:

특정 사용자 또는 그룹과 파일을 공유한 경우 다음 안내를 따르세요.

Google 드라이브에서 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 공유 를 선택합니다.

변경하려는 사용자 또는 그룹의 오른쪽에서 아래쪽 화살표 뷰어를 클릭합니다.

저장을 클릭합니다.

조직과 파일을 공유한 경우 다음 안내를 따르세요.

드라이브에서 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 공유 를 선택합니다.

링크 가져오기 아래 오른쪽에서 아래쪽 화살표 뷰어를 클릭합니다.

완료를 클릭합니다.

3.2 문서 공유 중지하기

Drive:

소유하고 있는 파일 또는 폴더 공유 중지하기:

Google Drive, Google Docs, Google Sheets 또는 Google Slides에서 파일 또는 폴더를 찾습니다.
파일 또는 폴더를 열거나 선택합니다.
공유 또는 공유 를 클릭합니다.
공유를 중지하려는 사용자를 찾습니다.
이름 오른쪽에 있는 아래쪽 화살표 액세스 권한 삭제를 클릭합니다.
저장을 클릭합니다.

내 소유의 파일 또는 폴더 링크를 삭제하려면 다음 안내를 따르세요.

Google Drive, Google Docs, Google Sheets 또는 Google Slides에서 파일 또는 폴더를 찾습니다.
파일 또는 폴더를 열거나 선택합니다.
공유 또는 공유 링크 복사 를 클릭합니다.
'일반 액세스'에서 아래쪽 화살표 를 클릭합니다.
제한됨을 선택합니다.
완료를 클릭합니다.

공유 드라이브:

조직과 파일 공유 취소하기:

Google Drive, Google Docs, Google Sheets 또는 Google Slides에서 파일 또는 폴더를 찾습니다.
파일 또는 폴더를 열거나 선택합니다.
공유 또는 공유 링크 복사 를 클릭합니다.
'일반 액세스'에서 아래쪽 화살표 를 클릭합니다.
제한됨을 선택합니다.
완료를 클릭합니다.

개인과 파일 공유 취소하기:

Google Drive, Google Docs, Google Sheets 또는 Google Slides에서 파일 또는 폴더를 찾습니다.
파일 또는 폴더를 열거나 선택합니다.
공유 또는 공유 를 클릭합니다.
공유를 중지하려는 사용자를 찾습니다.
이름 오른쪽에 있는 아래쪽 화살표 액세스 권한 삭제를 클릭합니다.
저장을 클릭합니다.

참고: 그룹 설정은 개인 설정을 재정의할 수 있습니다. 따라서 파일에 대한 액세스 권한이 있는 조직이나 그룹에 속한 사용자와 공유된 파일의 공유를 취소하려고 하는 경우 이 사용자는 파일에 계속 액세스할 수 있습니다.

3.3 새 액세스 요청 처리하기

문서에 액세스할 수 없는 사용자에게는 '권한이 필요합니다'라는 메시지가 표시됩니다. 액세스 요청을 클릭하면 승인을 요청하는 이메일이 전송됩니다. 해당 사용자와 문서를 공유하려면 문서 공유하기의 안내를 따르세요.

Google Drive의 활동에서 액세스 요청을 확인하고 관리할 수 있습니다.

3.4 문서를 본 사용자 확인하기

참고: 이 기능은 G Suite Business 및 Enterprise 사용자(G Suite 관리자 권한에서 허용하는 경우)만 사용할 수 있습니다.

Docs, Sheets, Slides에서 파일을 엽니다.
참고: 활동 대시보드 데이터를 보려면 파일 수정 액세스 권한이 있어야 합니다.

도구활동 대시보드를 클릭합니다.

다음과 같은 파일 활동 정보를 확인할 수 있습니다.

공유 대상 탭: 내가 파일을 공유한 사용자를 표시합니다. 공동작업자에게 이메일을 보낼 수도 있습니다.

모든 뷰어(조직) 탭: 조직에서 파일을 조회한 사용자를 표시합니다.

뷰어 추세 탭: 시간 경과에 따른 뷰어 차트를 표시합니다.

(선택사항) 활동 대시보드에 조회 기록을 표시하지 않으려면 개인정보 보호 설정을 클릭하고 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.

모든 파일의 조회 기록 사용 중지: 계정 설정 아래에서 모든 Docs, Sheets, Slides 파일의 조회 기록 표시를 사용 중지합니다.

파일 1개의 조회 기록 사용 중지: 문서 설정 아래에서 이 문서의 조회 기록 표시를 사용 중지합니다.

저장을 클릭합니다.

파일 활동 보기

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