Как запланировать и провести видеовстречу

Вы узнаете:

Узнайте, как запланировать и эффективно провести видеовстречу с командой.

Что вам понадобится

10 минут

Аккаунт Google Workspace. Если у вас его нет, оформите 14-дневную пробную подписку.

В этом руководстве

Подготовьте повестку Запланируйте встречу Подтвердите присутствие Предоставьте материалы Проведите встречу Подведите итоги

1. Подготовьте повестку

Развернуть все  |  Свернуть всеСвернуть все

1.1. Выделите в своем Календаре время, необходимое для подготовки к встрече (например, укажите: "Не беспокоить: подготовка к встрече")

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Если вы хотите пригласить гостей на мероприятие, слева нажмите Поиск людей и начните вводить имена.
3. Нажмите на свободное время в своем календаре.
4. Добавьте название мероприятия и прочие сведения.
5. Нажмите Сохранить.

Совет. Чтобы создать многочасовое мероприятие, выделите нужный промежуток времени, удерживая нажатой кнопку мыши.

1.2. Сформулируйте повестку

Вы можете прикрепить заметки прямо к мероприятию в Google Календаре на компьютере.

Как добавить заметки к мероприятию из Google Документов

1. Создайте новый или откройте существующий документ Google, который вы хотите добавить к мероприятию.
2. Введите символ @.
3. Выберите Заметки к встрече во всплывающем меню.
4. Найдите нужное мероприятие.
   1. Примечание. Вы можете выбрать следующее мероприятие в календаре, указав "следующее".
5. Выберите мероприятие. Учтите, что заметки с внесенными в них сведениями к мероприятию не прикрепляются к нему автоматически.
   • Если вы являетесь организатором мероприятия, появится всплывающее окно с предложением поделиться заметками и прикрепить их к этому мероприятию. Чтобы сделать это, нажмите Передать и прикрепить.
   • Если вы не являетесь организатором мероприятия, появится всплывающее окно с предложением поделиться заметками. Чтобы сделать это, нажмите Поделиться. При этом документ не прикрепится к мероприятию.

Как добавить заметки к новому мероприятию из Google Календаря

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Создайте мероприятие.
3. При необходимости добавьте название, время проведения и гостей мероприятия, а также другие сведения.
4. Нажмите Добавить описание или прикрепленные файлы Создать заметки к встрече Сохранить.
   • Заметки с внесенными в них сведениями прикрепляются к мероприятию и становятся доступны его гостям, даже если они не из вашей организации.

Как прикрепить файлы и заметки к существующему мероприятию из Google Календаря

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Выполните одно из следующих действий:
   • Нажмите на мероприятиеДобавить заметки к встрече.
     К мероприятию будут прикреплены заметки с автоматически добавленной информацией.
   • Нажмите на мероприятие меню в виде трех точек Прикрепить документ.
     Выбранные заметки будут прикреплены к мероприятию.
3. Созданные заметки откроются в новом окне. На панели справа нажмите Поделиться.

2. Запланируйте встречу

2.1. Создайте мероприятие

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Если вы хотите пригласить гостей на мероприятие, слева нажмите Поиск людей и начните вводить имена.
3. Нажмите на свободное время в своем календаре.
4. Добавьте название мероприятия и прочие сведения.
5. Нажмите Сохранить.

Совет. Чтобы создать многочасовое мероприятие, выделите нужный промежуток времени, удерживая нажатой кнопку мыши.

2.2. Добавьте гостей

Если пользователь открыл доступ к своему календарю или является сотрудником вашей организации или учебного заведения, вы можете посмотреть, когда он свободен.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. В левой части страницы нажмите Поиск людей.
3. Начните вводить имя человека, с которым хотите организовать встречу. Выберите нужного пользователя.
4. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Создать" .
5. Нажмите Предлагаемое время. Если приглашаемый участник предоставил вам доступ к своему календарю, вы сможете посмотреть его свободное время.

Примечание. Если вы создали мероприятие в Календаре и не предоставили гостям разрешение вносить в него изменения, они не смогут изменять его дату и время в собственных календарях.

2.3. Выберите время, удобное для всех участников во всех часовых поясах

Если пользователь открыл доступ к своему календарю или является сотрудником вашей организации или учебного заведения, вы можете посмотреть, когда он свободен.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. В левой части страницы нажмите Поиск людей.
3. Начните вводить имя человека, с которым хотите организовать встречу. Выберите нужного пользователя.
4. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Создать" .
5. Нажмите Предлагаемое время. Если приглашаемый участник предоставил вам доступ к своему календарю, вы сможете посмотреть его свободное время.

2.4. Забронируйте переговорные комнаты

Примечание. Если ресурсы, сведения о комнате или автоматические рекомендации переговорных комнат не показаны, администратор ещё не настроил их для вашей организации.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Создайте новое мероприятие или откройте существующее.
3. Чтобы изменить существующее мероприятие, нажмите на значок .
4. Если ваш аккаунт принадлежит организации, у которой есть переговорные комнаты, нажмите Комнаты. В зависимости от того, кого вы приглашаете, можно выбрать предложенную переговорную комнату или найти другую. Нажмите на переговорную комнату или ресурс, чтобы добавить их.
   • Важно! Если вы не можете добавить комнату к мероприятию, Google Календарь может предложить ярлык для создания копии мероприятия, в которой можно забронировать комнату. При использовании этого ярлыка будет создано одно мероприятие без гостей.
5. Нажмите Сохранить.

Примечание. Новые переговорные комнаты и ресурсы для бронирования могут добавлять только администраторы в консоли.

2.5. Назначьте видеовстречу для удаленных участников

Чтобы запланировать видеовстречу Meet в Календаре, просто добавьте в мероприятие гостей. Видеовстреча будет добавлена автоматически.

2.6. Добавьте сведения о мероприятии (повестка, инструкции и пр.)

	Выберите часовой пояс.
	Настройте повторяющееся мероприятие.
	Выберите время. Определите время, когда все ваши коллеги свободны.
	Добавьте сведения о мероприятии. Добавьте место проведения мероприятия, отправьте уведомления о мероприятиях и т. д.
	Добавьте видеоконференцию. Добавьте в мероприятие видеовстречу или выберите стороннее дополнение для проведения видеовстреч.
	Добавьте описание мероприятия. Добавьте дополнительную информацию о мероприятии, например контактные данные, инструкции или ссылки на него. Отформатируйте описание, выделив его полужирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием, или добавьте списки и ссылки.
	Добавьте прикрепленные файлы. Прикрепите к мероприятию файлы, например документы или презентации.

2.7. Отправить приглашения по электронной почте

Указав все необходимое, сохраните мероприятие и разошлите приглашения.

1. Нажмите Сохранить.
2. Выберите один из вариантов:
   • Чтобы уведомить гостей по электронной почте, нажмите Отправить.
   • Чтобы не отправлять уведомления, нажмите Не отправлять.
   • Чтобы вернуться к редактированию мероприятия, нажмите Закрыть.
3. Если вы добавили гостей не из своего домена, выберите один из следующих вариантов:
   • Чтобы отправить уведомления, нажмите Пригласить.
   • Чтобы отправить уведомления позднее, нажмите Продолжить редактирование.
4. Если вам нужно открыть страницу редактирования мероприятия, нажмите Другие параметры.

Как изменить существующее мероприятие

Вы можете пригласить других участников, изменить место встречи и многое другое.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Выберите мероприятие, которое нужно изменить. Если есть значок "Изменить мероприятие" , нажмите на него.
3. Внесите необходимые изменения.
4. Вверху страницы нажмите Сохранить.

Примечание. Если организатор мероприятия не предоставил вам права на редактирование, вы не сможете изменять время проведения и длительность мероприятия.

3. Подтвердите присутствие

3.1. Проверьте, кто принял приглашение, а кто отклонил

Если нужно заранее знать количество присутствующих на встрече, можно в режиме реального времени отслеживать количество принятых и отклоненных приглашений, а также предложения о переносе на другое время.

Как проверить количество принятых приглашений

1. Нажмите один раз на мероприятие в календаре.
2. Рядом с каждым гостем будет показан его ответ. При необходимости нажмите на стрелку вниз , чтобы посмотреть ответы.

Как ответить на запрос о переносе времени встречи

1. В календаре нажмите на мероприятие, у которого есть значок часов.
2. Ознакомьтесь с предлагаемым временем в разделе "Гости".
3. Нажмите Проверить время для нужного предложения.
4. Чтобы перенести мероприятие на предложенное время, нажмите Сохранить.

4. Предоставьте материалы

4.1. Подготовьте материалы для встречи и поделитесь ими с участниками

1. Выберите нужный файл.
2. Выберите Открыть доступ или нажмите на значок .
3. В разделе Предоставьте доступ пользователям и группам укажите адрес электронной почты соответствующего пользователя или группы.

   Примечание. Если в организации включен гостевой доступ, можно приглашать пользователей, у которых нет аккаунта Google, для совместной работы над файлами и папками на Google Диске. Подробнее…

4. Чтобы указать, что могут делать с файлом пользователи, выберите для них уровень доступа. Для этого справа нажмите на стрелку вниз Читатель, Комментатор или Редактор.
5. Укажите, уведомлять ли пользователей о предоставлении доступа к файлу.
   • Если вы хотите уведомить пользователей, установите флажок Уведомить пользователей. Уведомления получат все пользователи, чьи электронные адреса вы ввели.
   • Чтобы не уведомлять пользователей, снимите флажок Уведомить пользователей.
6. Нажмите Открыть доступ или Отправить.

Используйте этот шаблон проектного плана.

4.2. Прикрепите повестку и материалы для встречи к рассылаемому приглашению

	Выберите часовой пояс.
	Настройте повторяющееся мероприятие.
	Выберите время. Определите время, когда все ваши коллеги свободны.
	Добавьте сведения о мероприятии. Добавьте место проведения мероприятия, отправьте уведомления о мероприятиях и т. д.
	Добавьте видеоконференцию. Добавьте в мероприятие видеовстречу или выберите стороннее дополнение для проведения видеовстреч.
	Добавьте описание мероприятия. Добавьте дополнительную информацию о мероприятии, например контактные данные, инструкции или ссылки на него. Отформатируйте описание, выделив его полужирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием, или добавьте списки и ссылки.
	Добавьте прикрепленные файлы. Прикрепите к мероприятию файлы, например документы или презентации.

4.3. Обсудите повестку с помощью адресных комментариев

1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
2. Нажмите "Добавить комментарий" .
3. Введите комментарий в поле.
4. Чтобы адресовать задачу или комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и укажите адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылкой на файл.
5. Если вы хотите адресовать комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить задачу.
6. Нажмите Добавить или Назначить задачу.

Примечание. Если в файл добавлено максимально допустимое количество комментариев, вы можете создать копию файла, не копируя комментарии.

4.4. Отправьте участникам обновленные материалы и дополнительные инструкции, например с описанием маршрута к месту встречи

1. В Календаре нажмите на название мероприятия.
2. Нажмите на значок и внесите изменения.
3. Нажмите Сохранить.
4. Добавьте сообщение для гостей.
5. Нажмите Отправить.

5. Проведите встречу

5.1. Присоединитесь к встрече

Как присоединиться к встрече из Календаря

1. В Google Календаре выберите мероприятие, к которому хотите присоединиться.
2. Нажмите Присоединиться с помощью Google Meet.
3. В открывшемся окне нажмите Присоединиться.

Как присоединиться к встрече из Gmail

1. Откройте Gmail и на боковой панели нажмите Meet.
2. Выберите один из вариантов:
   • Нажмите Новая встреча, чтобы начать встречуПрисоединиться.
   • Нажмите Присоединиться к встрече и введите ее псевдоним или кодПрисоединиться.
   • Чтобы присоединиться к запланированной встрече, наведите указатель на встречу в разделе Мои встречиПрисоединиться.

Как присоединиться к встрече из Meet

В Meet можно выбрать запланированное мероприятие либо ввести код или псевдоним встречи.

Выберите запланированное мероприятие:

1. В браузере введите https://meet.google.com.
2. Выберите встречу из списка запланированных мероприятий. В Google Meet видны только встречи, запланированные в Google Календаре.
3. Нажмите Присоединиться.

Примечание. При подключении к встрече первых пяти участников раздается звуковой сигнал. После этого новые участники подключаются без звуковых уведомлений.

Введите код встречи или ее псевдоним:

1. В браузере откройте страницу https://meet.google.com.
2. Нажмите Введите код встречи или ссылку > нажмите Присоединиться.
3. Введите код встречи или ее псевдоним.
   • Код встречи – это состоящий из букв идентификатор в конце ссылки на встречу. Дефисы вводить необязательно.
   • Псевдонимы встреч работают только в пределах организации. Эта функция пока доступна только пользователям Google Workspace.

   • Если в вашей организации используется оборудование Meet, то на нем также можно указать код или псевдоним встречи.

   • Оставьте это поле пустым, чтобы начать новую встречу с новым кодом. 

4. Нажмите Продолжить, а затем – Присоединиться.

Совет. Если вы находитесь в переговорной комнате, подключитесь к встрече с ноутбука в режиме Companion – так вы сможете вести демонстрацию и пользоваться всеми возможностями онлайн-встреч. В режиме Companion микрофон и камера выключены, чтобы не возникало эхо. Подробнее о режиме Companion…

Воспользуйтесь памяткой по работе с Google Meet.

5.2. Покажите материалы на экране и совместно отредактируйте их

В Google Workspace for Education организаторы видеовстречи могут запретить участникам показывать свой экран.

1. На Google Диске откройте файл Google Документов, Google Таблиц или Google Презентаций, который хотите отправить или показать на главном экране.
2. Если вы хотите редактировать документ, таблицу или презентацию вместе с гостями, сделайте следующее:
   1. В правом верхнем углу нажмите Открыть доступ.
   2. Укажите название документа и нажмите Сохранить.
   3. Добавьте участников встречи и выберите для всех уровень доступа Редактор.
   4. Нажмите Отправить.
3. Откройте Google Meet и присоединитесь к встрече.
4. Нажмите Начать показ и выберите вариант демонстрации:
   • весь ваш экран;
   • отдельное окно;
   • вкладка браузера.
5. Нажмите Поделиться.

Совет. Если вы не используете браузер Chrome, который автоматически скрывает всплывающие уведомления, то отключите уведомления и их звук, чтобы они не мешали при показе экрана.

5.3. Назначьте задачи

1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
2. Нажмите "Добавить комментарий" .
3. Введите комментарий в поле.
4. Чтобы адресовать задачу или комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и укажите адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылкой на файл.
5. Если вы хотите адресовать комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить задачу.
6. Нажмите Добавить или Назначить задачу.

Примечание. Если в файл добавлено максимально допустимое количество комментариев, вы можете создать копию файла, не копируя комментарии.

6. Подведите итоги

6.1. Отправьте участникам письма с итогами встречи

1. В Календаре нажмите на название мероприятия.
2. Нажмите на значок и внесите изменения.
3. Нажмите Сохранить.
4. Добавьте сообщение для гостей.
5. Нажмите Отправить.

6.2. Отслеживайте прогресс с помощью задач в повестке

1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
2. Нажмите "Добавить комментарий" .
3. Введите комментарий в поле.
4. Чтобы адресовать задачу или комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и укажите адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылкой на файл.
5. Если вы хотите адресовать комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить задачу.
6. Нажмите Добавить или Назначить задачу.

Примечание. Если в файл добавлено максимально допустимое количество комментариев, вы можете создать копию файла, не копируя комментарии.

6.3. Запланируйте последующие встречи для отслеживания статуса задач

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Если вы хотите пригласить гостей на мероприятие, слева нажмите Поиск людей и начните вводить имена.
3. Нажмите на свободное время в своем календаре.
4. Добавьте название мероприятия и прочие сведения.
5. Нажмите Сохранить.

Совет. Чтобы создать многочасовое мероприятие, выделите нужный промежуток времени, удерживая нажатой кнопку мыши.

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}