教學課程內容
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1 與相關人員聯絡 |
全部展開 | 全部收合全部收合 |
如果您在處理緊急問題或工作,且需要與貴機構其他人員聯絡,可以在 Google Cloud Search 中搜尋人員。
搜尋相關人員並與對方聯絡:
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請前往 cloudsearch.google.com 登入 Cloud Search。
如果不能登入,表示您的帳戶無法使用 Cloud Search。瞭解詳情
- 搜尋使用者姓名。
- 如要傳送電子郵件,請在搜尋結果資訊卡中按一下對方的電子郵件地址。
- 如要取得其他聯絡選項或更多回報關係資訊,請按一下使用者的姓名,開啟對方的個人資料頁面。
- 在個人資料頁面中,按一下您想與對方聯絡的方式:
- 如要傳送電子郵件,請按一下「電子郵件」圖示 或對方的電子郵件地址。
- 如要安排會議,請按一下「時間表」圖示 。
- 如要進行即時通訊,請按一下「Hangouts」圖示 。
- 如要發起視訊通話,請按一下「視訊通話」圖示 。
- 如要開啟對方的個人資料頁面以便與對方的主管或直屬部屬聯絡,請按一下該主管或直屬部屬的姓名。
決定您要聯絡的對象後,可以撰寫郵件或傳送郵件給相關人員。
- 在電腦上前往 Gmail。
- 按一下左上方的 [撰寫] 圖示 。
- 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以透過以下方式新增收件者:
- 在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
- 撰寫郵件內文時,在文字欄位中輸入「+」或「@」符號,後面加上聯絡人的名稱。
- 新增主旨。
- 撰寫郵件內文。
- 按一下頁面底部的 [傳送]。
提示:如要新增個別收件者,以及透過標籤所建立的聯絡人群組,請按一下「收件者:」。
傳送即時訊息給使用者:
- 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
- 如果在「Chat」下方找不到名稱,請按一下「發起即時通訊」圖示 。
- 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
- 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士,請輸入對方的電子郵件地址。
- 按一下你要傳送訊息的對象。
- 輸入要傳送的訊息,然後點選「傳送」圖示 。
發起群組對話:
- 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
- 在「Chat」下方,按一下現有群組對話並輸入訊息內容 按一下「傳送」圖示 。
- 如果在「Chat」下方找不到群組對話,請依序按一下「發起即時通訊」圖示 [發起群組對話]。
- 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
- 按一下「完成」圖示 。
- 輸入要傳送的訊息,然後按一下「傳送」圖示 。
2 與相關人員開會 |
要在大型群組中協調不同時區人員的開會時間十分困難。安排會議之前,您可以先在 Google 日曆中確認所有人方便的時間。
如果有人與你共用日曆,或者對方和你在同一家公司、學校或其他機構服務,只要將對方加入某場活動,你就可以查看他們是否有空。
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 按一下左側的「搜尋使用者」。
- 開始輸入對方的名稱,然後選取你要會面的對象。
- 按一下左上角的「建立」圖示 。
- 按一下 [建議時間]。如果邀請對象已經與你共用日曆,你就能看到他們何時可以出席。
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 選用:如果你要新增邀請對象參加活動,請按一下左側的 [搜尋使用者],然後開始輸入邀請對象的名稱。
- 按一下日曆中尚未安排活動的任何時間。
- 輸入活動的名稱以及詳細資訊。
- 按一下「儲存」。
提示:如要建立時間較長的活動,請在選擇時間時將滑鼠往頁面下方拖曳。
附加文件或任何您要討論的資源。邀請對象可以在會議前查看相關檔案,讓自己有所準備。
選擇時區。 | |
設定週期性活動。 | |
尋找時間:尋找同事有空開會的時間。 | |
新增活動詳細資料:新增會議地點、傳送活動通知等。 | |
新增視訊會議:在您的活動中新增視訊會議,或者選取第三方會議外掛程式。 | |
新增活動說明:新增聯絡資訊、操作說明或您的活動連結等詳細資料。您可以透過新增粗體、斜體、底線、清單及連結,為您的說明設定格式。 | |
新增附件:附加檔案,例如活動中要使用的文件或簡報。 |
在 Google 日曆中查看排定的會議,並快速加入視訊會議。請參閱 Google Meet 一覽表。
- 在 Google 日曆中按一下你要加入的活動。
- 按一下 [使用 Google Meet 加入會議]。
- 在隨即開啟的視窗中,按一下 [立即加入]。
- 在 Google 雲端硬碟中,開啟您要共用或在螢幕畫面上分享的 Google 文件、Google 試算表或 Google 簡報檔案。
- (選用) 如要與邀請對象同時編輯文件、試算表或簡報,請按照下列步驟操作:
- 按一下右上角的 [共用]。
- 新增文件標題並按一下 [儲存]。
- 新增會議邀請對象,然後將 [編輯者] 權限授予所有人。
- 按一下 [傳送]。
- 開啟 Google Meet 並加入會議。
- 按一下 [立即分享螢幕畫面] 並選取要分享的畫面:
- 您的整個畫面
- 單個視窗
- 分頁
- 按一下 [分享]。
提示:如果您並非使用 Chrome 瀏覽器 (會自動隱藏任何彈出式通知),可以將通知設為靜音或關閉。這樣一來,當您分享螢幕畫面時,系統就不會顯示通知。
與其他人共用相關檔案或資料夾,為工作做好準備。
與特定使用者共用檔案或資料夾:
- 選取要共用的檔案。
- 按一下 [共用] 或「共用」圖示 。
- 在「與使用者和群組共用」之下,輸入共用對象的電子郵件地址。
注意:如果貴機構已啟用訪客共用功能,您就能邀請沒有 Google 帳戶的使用者在 Google 雲端硬碟檔案和資料夾上進行協作。請參閱與協作者共用文件。
- 如要變更共用對象對檔案的操作權限,請依序按一下右側的向下箭頭 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]。
- 選擇是否要通知對方。
- 如果想向共用對象發送通知,請勾選 [通知使用者] 方塊。如果您這麼做,共用對象就會在通知電子郵件中看到您輸入的所有電子郵件地址。
- 如果不想通知對方,請取消勾選 [通知使用者] 方塊。
- 按一下 [共用] 或 [傳送]。
共用檔案或資料夾的連結:
決定要處理作業的對象後,您可以指派工作給相關人員。
- 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
- 選取您要加註的文字、圖片、儲存格或投影片。
- 如要新增註解,請按一下工具列中的「新增註解」圖示 。
- 輸入註解內容。
- 按一下「註解」。
在會議結束後傳送後續追蹤電子郵件,藉此彙整會議紀錄與進行其他相關工作。
- 在電腦上前往 Gmail。
- 按一下左上方的 [撰寫] 圖示 。
- 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以透過以下方式新增收件者:
- 在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
- 撰寫郵件內文時,在文字欄位中輸入「+」或「@」符號,後面加上聯絡人的名稱。
- 新增主旨。
- 撰寫郵件內文。
- 按一下頁面底部的 [傳送]。
提示:如要新增個別收件者,以及透過標籤所建立的聯絡人群組,請按一下「收件者:」。
3 解決問題 |
您可以建立文件,當成空白畫布,讓成員在上面自由提出想法和解決方案。大家可以即時協作編輯文件、在檔案中進行即時通訊,並可透過註解和建議功能獲得針對性的意見。
- 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
- 選取您要加註的文字、圖片、儲存格或投影片。
- 如要新增註解,請按一下工具列中的「新增註解」圖示 。
- 輸入註解內容。
- 按一下「註解」。
您可以運用條件式格式設定規則,將專案工作進度整理得一目瞭然。舉例來說,您可以針對已完成的工作加上顏色,以便與尚未完成或進行中的工作清楚區分。
設定進度追蹤工具:
- 開啟試算表,然後選取要套用格式規則的資料欄。
- 依序選取 [格式] [條件式格式設定]。
- 設定規則。在這個範例中,您要針對狀態為「完成」、「尚未開始」或「進行中」的工作加上不同的顏色。
在「單色」分頁的「儲存格符合以下條件時套用指定格式] 之下,選取 [文字包含]。 在 [文字包含] 下方的方塊中輸入「完成」。 按一下「格式設定樣式」下方的清單,選擇為背景或文字設定顏色。 如要指定自訂文字或背景顏色,請點選「文字顏色」圖示 或「填滿顏色」圖示 。您可以視需要同時指定文字顏色和背景顏色。 如要新增更多規則,請按一下 [新增其他規則],並依照上述步驟操作。舉例來說,您可以將狀態為「尚未開始」的工作設定為紅色背景,並將狀態為「進行中」的工作設定為橘色背景。 按一下 [完成]。
安排結案會議,確保所有人都已完成自己的工作,並討論其他任何問題。
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 選用:如果你要新增邀請對象參加活動,請按一下左側的 [搜尋使用者],然後開始輸入邀請對象的名稱。
- 按一下日曆中尚未安排活動的任何時間。
- 輸入活動的名稱以及詳細資訊。
- 按一下「儲存」。
提示:如要建立時間較長的活動,請在選擇時間時將滑鼠往頁面下方拖曳。
在會議期間共用議程,讓所有人都能掌握狀況。
- 在 Google 雲端硬碟中,開啟您要共用或在螢幕畫面上分享的 Google 文件、Google 試算表或 Google 簡報檔案。
- (選用) 如要與邀請對象同時編輯文件、試算表或簡報,請按照下列步驟操作:
- 按一下右上角的 [共用]。
- 新增文件標題並按一下 [儲存]。
- 新增會議邀請對象,然後將 [編輯者] 權限授予所有人。
- 按一下 [傳送]。
- 開啟 Google Meet 並加入會議。
- 按一下 [立即分享螢幕畫面] 並選取要分享的畫面:
- 您的整個畫面
- 單個視窗
- 分頁
- 按一下 [分享]。
提示:如果您並非使用 Chrome 瀏覽器 (會自動隱藏任何彈出式通知),可以將通知設為靜音或關閉。這樣一來,當您分享螢幕畫面時,系統就不會顯示通知。
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