Colabore com tomadores de decisões

O que você aprenderá

Saiba como encontrar e se reunir com as partes interessadas, atribuir tarefas, acompanhar o progresso e garantir o andamento dos projetos.

Você precisará do seguinte

10 minutos

Uma conta do  Google Workspace Não tem uma? Comece hoje mesmo seu teste de 14 dias.
 

Neste tutorial

Entrar em contato com as partes interessadas Fazer uma reunião com as partes interessadas Resolver problemas

1  Entrar em contato com as partes interessadas

Expandir tudo  |  Recolher tudoFechar tudo

1.1 Pesquisar o nome das partes interessadas

Se você estiver trabalhando em um problema ou uma tarefa urgente e precisar da ajuda de alguém na sua organização, poderá pesquisar o nome das pessoas no Google Cloud Search.

Encontrar e entrar em contato com os interessados:

1. Faça login no Cloud Search em cloudsearch.google.com.

   Se não for possível fazer login, sua conta não tem o Cloud Search. Saiba mais
2. Pesquise uma pessoa pelo nome.
3. No card de resultados, para enviar um e-mail, toque no endereço de e-mail da pessoa.
4. Para ver outras opções de contato ou mais informações sobre a cadeia hierárquica, clique no nome da pessoa. A página de informações do perfil dela se abrirá. 
5. Na página de informações do perfil, escolha como você quer entrar em contato.
   • Para enviar um e-mail, clique em E-mail ou no endereço de e-mail da pessoa.
   • Para marcar uma reunião, clique em Programar .
   • Para bater papo, clique em Hangout .
   • Para iniciar uma videochamada, clique em Videochamada .
6. Para abrir a página de informações do perfil e entrar em contato com o gerente ou os subordinados diretos da pessoa, clique no nome do gerente ou do subordinado.

1.2 Fale com os interessados

Após definir com quem você precisa entrar em contato, escreva um e-mail ou envie uma mensagem para os interessados.

1. No computador, acesse o Gmail.
2. No canto superior esquerdo, clique em  Escrever.
3. No campo "Para", adicione os destinatários. Você também pode adicioná-los das seguintes formas:
   • Nos campos "Cc" e "Cco".
   • Ao escrever uma mensagem, com o sinal de "+" ou "@menção" e o nome do contato no campo de texto.
4. Adicione um assunto.
5. Escreva sua mensagem.
6. Na parte inferior da página, clique em Enviar.

Dica: para adicionar destinatários individuais e grupos de contatos criados com marcadores, clique em Para:.

Enviar uma mensagem direta:

1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
2. Se o nome ainda não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat .
3. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
   • Para enviar uma mensagem individual para alguém fora da sua organização, digite o endereço de e-mail da pessoa.
4. Selecione o destinatário da mensagem.
5. Digite uma mensagem e clique em Enviar .

Iniciar uma conversa em grupo:

1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
2. Em "Chat", clique em uma conversa em grupo, digite uma mensagem clique em Enviar .
3. Se a conversa em grupo não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat Iniciar conversa em grupo.
4. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
5. Clique em Concluído .
6. Digite uma mensagem e clique em Enviar .

2  Fazer uma reunião com as partes interessadas

2.1 Veja quando as pessoas estão disponíveis para reuniões

Às vezes é difícil coordenar as programações com grupos grandes de pessoas em fusos horários diferentes. Antes de programar uma reunião, verifique a disponibilidade de todos no Google Agenda.

Quando uma pessoa compartilha a agenda com você ou faz parte do seu trabalho, escola ou outra organização, você pode ver se ela está disponível ou ocupada ao adicioná-la a um evento.

1. Abra o Google Agenda no computador.
2. À esquerda, clique em Pesquisar pessoas.
3. Comece a digitar o nome de alguém e escolha a pessoa.
4. No canto superior esquerdo, clique em Criar .
5. Clique em Horários sugeridos. Você verá os horários em que o convidado poderá participar caso ele tenha compartilhado a própria agenda com você.

2.2 Programe uma reunião

1. No computador, abra o Google Agenda.
2. Opcional: se você quiser convidar alguém para um evento, à esquerda, clique em Pesquisar pessoas e comece a digitar os nomes dos convidados.
3. Clique em qualquer horário da agenda que ainda não tenha um evento programado.
4. Adicione um título e os detalhes do evento.
5. Clique em Salvar.

Dica: para criar um evento mais longo, arraste o mouse pela página ao selecionar o horário.

2.3 Anexe arquivos ao convite da reunião

Anexe documentos ou outros recursos que você quer discutir. Os convidados podem consultar arquivos relevantes antes da reunião.

	Escolha um fuso horário.
	Crie um evento recorrente.
	Encontre um horário: encontre um horário em que seus colegas de trabalho estejam disponíveis para a reunião.
	Adicionar detalhes do evento: adicione o local da reunião, envie notificações de eventos e muito mais.
	Adicionar videoconferência: adicione uma videochamada ao evento ou selecione um complemento de conferência de terceiros.
	Adicionar uma descrição de evento: adicione detalhes, como dados de contato, instruções ou links do seu evento. Formate a descrição com negrito, itálico ou sublinhado ou adicione listas e links.
	Adicionar anexos: conecte arquivos, como documentos ou apresentações, aos seus eventos.

2.4 Participe da reunião

Veja sua reunião programada no Agenda e participe rapidamente de uma videochamada. Use esta folha de referência do Google Meet.

1. No Google Agenda, clique no evento de que você quer participar.
2. Clique em Entrar com o Google Meet.
3. Na janela que é aberta, clique em Participar agora.

2.5 Compartilhe e apresente durante uma videochamada

Os organizadores de reuniões que usam o Google Workspace for Education podem impedir que os participantes compartilhem a tela. 

1. No Google Drive, abra o arquivo do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações Google que você quer compartilhar ou apresentar.
2. (Opcional) Para editar um documento, uma planilha ou uma apresentação em tempo real com os convidados:
   1. No canto superior direito, clique em Compartilhar.
   2. Adicione um título ao documento e clique em Salvar.
   3. Adicione os convidados da reunião e conceda a todos o acesso de editor.
   4. Clique em Enviar.
3. Abra o Google Meet e participe da reunião.
4. Clique em Apresentar agora e escolha o que você quer compartilhar:
   • A tela inteira
   • Uma janela
   • Uma guia
5. Clique em Compartilhar.

Dica: se você não estiver usando o navegador Chrome (que oculta automaticamente as notificações pop-up), silencie ou desative as notificações para elas não aparecerem durante a apresentação.

2.6 Compartilhe arquivos e outros materiais

Compartilhe arquivos ou pastas relevantes para todos que estão trabalhando na tarefa.

Compartilhar um arquivo ou uma pasta com pessoas específicas:

1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
2. Clique em Compartilhar ou Compartilhar .
3. Em Compartilhar com pessoas e grupos, digite o endereço de e-mail do usuário com quem você quer compartilhar.

   Observação: se o compartilhamento com visitantes estiver ativado na sua organização, você poderá convidar alguém que não tenha uma Conta do Google para colaborar em arquivos e pastas do Google Drive. Consulte Compartilhar documentos com visitantes.

4. Para alterar o que as pessoas podem fazer no seu arquivo, à direita, clique na seta para baixo e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
5. Selecione a opção para notificar as pessoas:
   • Se você quiser informar que compartilhou um arquivo, marque a caixa Notificar pessoas. Se optar por notificar as pessoas, cada endereço de e-mail adicionado será incluído na mensagem.
   • Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa Notificar pessoas.
6. Clique em Compartilhar ou Enviar.

Compartilhar um link de arquivo ou pasta:

1. No Drive, clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer compartilhar e selecione Compartilhar .

   Na parte superior do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações, clique em Compartilhar.

   Observação: você só pode compartilhar arquivos quando é o proprietário ou tem acesso para edição.

2. (Opcional) Para especificar o que as pessoas podem fazer quando você compartilha seu arquivo, abaixo do nome da organização, clique em Alterar:
   • Para alterar a permissão, à direita, clique na seta para baixo  e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
   • Para permitir o compartilhamento do link fora da sua organização, ao lado do nome dela, clique na seta para baixo Público.

     Observação: se você não vir essa opção, entre em contato com seu administrador.

3. Clique em Copiar link.
4. Clique em Concluído.
5. Cole o link em um e-mail, um site ou onde precisar compartilhá-lo.

2.7 Atribua tarefas

Após definir quem trabalhará na tarefa, você pode atribuir tarefas aos interessados.

1. No computador, abra um documento, uma planilha ou uma apresentação.
2. Destaque o texto, as imagens, as células ou os slides onde você quer comentar.
3. Para incluir um comentário, na barra de ferramentas, clique em Adicionar comentário .
4. Digite seu comentário.
5. Clique em Comentar.

2.8 Envie um e-mail de acompanhamento

Após a reunião, envie um e-mail de acompanhamento para resumir a ata da reunião e as tarefas adicionais.

1. No computador, acesse o Gmail.
2. No canto superior esquerdo, clique em  Escrever.
3. No campo "Para", adicione os destinatários. Você também pode adicioná-los das seguintes formas:
   • Nos campos "Cc" e "Cco".
   • Ao escrever uma mensagem, com o sinal de "+" ou "@menção" e o nome do contato no campo de texto.
4. Adicione um assunto.
5. Escreva sua mensagem.
6. Na parte inferior da página, clique em Enviar.

Dica: para adicionar destinatários individuais e grupos de contatos criados com marcadores, clique em Para:.

3  Resolva problemas

3.1 Colabore em possíveis soluções

Crie um documento que sirva como uma tela em branco para as ideias e soluções dos participantes. Edite com outras pessoas em tempo real, use o chat nos arquivos e receba feedback direcionado usando comentários e sugestões.

1. No computador, abra um documento, uma planilha ou uma apresentação.
2. Destaque o texto, as imagens, as células ou os slides onde você quer comentar.
3. Para incluir um comentário, na barra de ferramentas, clique em Adicionar comentário .
4. Digite seu comentário.
5. Clique em Comentar.

3.2 Acompanhe as atualizações e mudanças

Use regras de formatação condicional para ver rapidamente o andamento das tarefas do seu projeto. Por exemplo, adicione cores para destacar as tarefas concluídas das que ainda não foram iniciadas ou estão em andamento.

Crie medidores de progresso:

1. Abra o Planilhas e selecione a coluna para aplicar as regras de formatação.
2. Selecione Formatar Formatação condicional.
3. Defina as regras. Neste exemplo, você atribui uma cor diferente às tarefas Concluídas, Não iniciadas ou Em andamento:

	Na guia Cor única, em Formatar células se, selecione O texto contém.
	Na caixa em O texto contém, digite Concluído.
	Em Estilo de formatação, clique na lista para escolher se o plano de fundo ou o texto serão coloridos.
	Para atribuir um texto personalizado ou uma cor de plano de fundo, clique em Cor do texto ou Cor de preenchimento . Se necessário, especifique uma cor para o texto e outra para o plano de fundo.
	Se você quiser adicionar regras, clique em Adicionar outra regra e siga as mesmas etapas. Por exemplo, atribua um plano de fundo vermelho a tarefas Não iniciadas e um plano de fundo laranja a tarefas Em andamento.
	Clique em Concluído.

3.3 Programe uma reunião final

Programe uma reunião final para garantir que todos concluíram as tarefas e discutir possíveis dúvidas.

1. No computador, abra o Google Agenda.
2. Opcional: se você quiser convidar alguém para um evento, à esquerda, clique em Pesquisar pessoas e comece a digitar os nomes dos convidados.
3. Clique em qualquer horário da agenda que ainda não tenha um evento programado.
4. Adicione um título e os detalhes do evento.
5. Clique em Salvar.

Dica: para criar um evento mais longo, arraste o mouse pela página ao selecionar o horário.

3.4 Colabore em uma pauta durante a reunião

Durante a reunião, compartilhe a pauta para todos acompanharem a discussão.

1. No Google Drive, abra o arquivo do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações Google que você quer compartilhar ou apresentar.
2. (Opcional) Para editar um documento, uma planilha ou uma apresentação em tempo real com os convidados:
   1. No canto superior direito, clique em Compartilhar.
   2. Adicione um título ao documento e clique em Salvar.
   3. Adicione os convidados da reunião e conceda a todos o acesso de editor.
   4. Clique em Enviar.
3. Abra o Google Meet e participe da reunião.
4. Clique em Apresentar agora e escolha o que você quer compartilhar:
   • A tela inteira
   • Uma janela
   • Uma guia
5. Clique em Compartilhar.

Dica: se você não estiver usando o navegador Chrome (que oculta automaticamente as notificações pop-up), silencie ou desative as notificações para elas não aparecerem durante a apresentação.

_{Google, Google Workspace e marcas e logotipos relacionados são marcas registradas da Google LLC. Todos os outros nomes de empresas e produtos são marcas registradas das empresas às quais eles estão associados.}