Colaborar con los responsables de la toma de decisiones

Aprenderás a hacer lo siguiente

Cómo encontrar y reunirse con colaboradores, asignar tareas, hacer un seguimiento del progreso y mantener en marcha los proyectos.

Qué se necesita

10 minutos

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En este tutorial

Ponerse en contacto con colaboradores Reunirse con colaboradores Resolver problemas

1. Ponerse en contacto con colaboradores

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1.1. Buscar colaboradores

Si estás trabajando en un problema o una tarea urgente y necesitas que otras personas de tu organización colaboren contigo, puedes buscarlas en Google Cloud Search.

Buscar colaboradores y ponerse en contacto con ellos

1. Inicia sesión en Cloud Search accediendo a cloudsearch.google.com.

   Si no puedes iniciar sesión, tu cuenta no tiene instalado Cloud Search. Más información
2. Busca a una persona por su nombre.
3. Para enviar un correo electrónico, haz clic en la dirección de correo electrónico de esa persona en la tarjeta de resultados.
4. Si quieres ver otras opciones de contacto o consultar más información sobre los informes, haz clic en el nombre de la persona para abrir la página de información de su perfil. 
5. En la página de información del perfil, elige cómo quieres ponerte en contacto con la persona:
   • Para enviarle un correo electrónico, haz clic en Correo electrónico  o en su dirección de correo electrónico.
   • Para organizar una reunión, haz clic en Programar .
   • Para chatear, haz clic en Hangouts .
   • Para iniciar una videollamada, haz clic en Videollamada .
6. Para abrir la página de información del perfil y ponerte en contacto con el supervisor o los subordinados de la persona, haz clic en el nombre del supervisor o del subordinado.

1.2. Comunicarse con los colaboradores

Una vez que hayas determinado con quiénes debes ponerte en contacto, envíales un correo electrónico o un mensaje.

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en  Redactar.
3. En el campo "Para", añade a los destinatarios. También puedes añadir destinatarios:
   • En los campos "Cc" y "Cco".
   • Al redactar un mensaje, con el signo "+" o "@" y el nombre del contacto en el campo de texto.
4. Escribe el asunto del correo.
5. Redacta el mensaje.
6. Al final de la página, haz clic en Enviar.

Consejo: Para añadir destinatarios individuales y grupos de contactos creados con etiquetas, haz clic en Para:. 

Enviar mensajes directos a personas concretas

1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
2. Si el nombre aún no aparece en la sección "Chat", haz clic en Iniciar un chat .
3. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
   • Para enviar un mensaje 1:1 a personas ajenas a tu organización, escribe sus direcciones de correo.
4. Selecciona la persona a la que quieras enviar un mensaje.
5. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar .

Iniciar conversaciones de grupo

1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
2. En "Chat", haz clic en una conversación de grupo, escribe un mensaje  haz clic en Enviar .
3. Si la conversación de grupo no está en "Chat", haz clic en Iniciar un chat   Iniciar una conversación de grupo.
4. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
5. Haz clic en Listo .
6. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar .

2. Reunirse con colaboradores

2.1. Consultar la disponibilidad de los usuarios

Coordinar agendas puede ser difícil cuando muchas personas de diferentes zonas horarias tienen que trabajar juntas. Antes de organizar una reunión, puedes comprobar la disponibilidad de todos los participantes en Google Calendar.

Si una persona ha compartido su calendario contigo, o si pertenece a tu organización, puedes saber si está libre u ocupada cuando la añades a un evento.

1. En un ordenador, abre Google Calendar.
2. En la parte izquierda, haz clic en Buscar a gente.
3. Empieza a escribir el nombre de una persona y elige la persona con la que quieras reunirte.
4. Arriba a la izquierda, haz clic en Crear .
5. Haz clic en Sugerencias de horas. Si el invitado ha compartido su calendario contigo, verás en qué horario podría asistir.

2.2. Programar una reunión

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Opcional: Si quieres añadir invitados al evento, a la izquierda, haz clic en Buscar a gente y empieza a escribir los nombres de los invitados.
3. Haz clic en cualquier hora libre del calendario.
4. Escribe el título del evento y añade los detalles que quieras.
5. Haz clic en Guardar.

Consejo: Si quieres que el evento dure más, arrastra el ratón hacia abajo mientras seleccionas la hora.

2.3. Adjuntar archivos a una invitación

Adjunta documentos o cualquier otro recurso importante que quieras utilizar para que los invitados puedan verlos antes de la reunión y prepararse.

	Elige una zona horaria.
	Decide si será un evento periódico.
	Selecciona una hora: busca una hora en la que tus compañeros de trabajo puedan asistir a la reunión.
	Añade los detalles del evento: añade la ubicación de la reunión, envía notificaciones del evento y mucho más.
	Añade una videoconferencia: añade una videollamada al evento. También puedes seleccionar un complemento de videoconferencias de terceros.
	Añade una descripción al evento: añade detalles, como información de contacto, instrucciones o enlaces a tu evento. Puedes añadir formato a la descripción, como negrita, cursiva o texto subrayado, así como listas y enlaces.
	Añade archivos adjuntos: adjunta archivos, como documentos o presentaciones, a tus eventos.

2.4. Unirse a la reunión

Consulta las reuniones que tienes programadas en Calendar y únete a las videollamadas rápidamente con la ayuda de esta hoja resumen de Google Meet.

1. En Google Calendar, haz clic en el evento al que quieras unirte.
2. Haz clic en Unirse con Google Meet.
3. En la ventana que se abrirá, haz clic en Unirse ahora. 

2.5. Compartir contenido y mostrar la pantalla durante una videollamada

Los organizadores de reuniones que utilizan Google Workspace for Education pueden impedir que los participantes compartan su pantalla. 

1. En Google Drive, abre el archivo de Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google que quieras compartir o presentar.
2. (Opcional) Para editar un documento, una hoja de cálculo o una presentación al mismo tiempo que tus invitados:
   1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
   2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
   3. Añade a los invitados a la reunión y concédeles acceso como Editor.
   4. Haz clic en Enviar.
3. Abre Google Meet y únete a la reunión.
4. Haz clic en Presentar ahora y selecciona el contenido que quieres compartir:
   • Toda tu pantalla
   • Una ventana
   • Una pestaña
5. Haz clic en Compartir.

Consejo: Si no utilizas el navegador Chrome (que oculta automáticamente las notificaciones emergentes), silencia o desactiva las notificaciones para que no aparezcan mientras estás presentando.

2.6. Compartir archivos y otros materiales

Prepara a todos los que trabajan en la tarea compartiendo con ellos todos los archivos o carpetas importantes.

Compartir archivos o carpetas con determinados usuarios

1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir .
3. En Compartir con personas y grupos, introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo.

   Nota: Si la opción para compartir archivos con personas que no tienen cuenta de Google está activada en tu organización, puedes invitar a este tipo de usuarios a colaborar en tus archivos y carpetas de Google Drive. Consulta el artículo Compartir documentos con visitantes.

4. Si quieres cambiar lo que los usuarios pueden hacer con tu archivo, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo  Lector, Comentador o Editor.
5. Elige si notificar a los usuarios:
   • Si quieres avisar a las personas con las que has compartido un archivo, marca la casilla Notificar. Si, por el contrario, quieres notificar a las personas, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
   • Si no quieres avisar a las personas, desmarca la casilla Notificar.
6. Haz clic en Compartir o en Enviar.

Compartir enlaces a archivos o carpetas

1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que quieras compartir y selecciona Compartir .

   En la parte superior de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Compartir.

   Nota: Solo puedes compartir archivos que sean de tu propiedad o que tengas permiso para editar.

2. (Opcional) Para especificar qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, haz clic en Cambiar debajo del nombre de tu organización:
   • Para cambiar el permiso, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo  y selecciona Lector, Comentador o Editor.
   • Para permitir que se comparta el enlace fuera de la organización, haz clic en la flecha hacia abajo Público.

     Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador.

3. Haz clic en Copiar enlace.
4. Haz clic en Listo.
5. Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.

2.7. Asignar tareas

Una vez que hayas decidido quién debe trabajar en las tareas, asígnaselas a los colaboradores.

1. Abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación en tu ordenador.
2. Resalta el texto, las imágenes, las celdas o las diapositivas que quieras comentar.
3. Para añadir un comentario, haz clic en Añadir comentario  en la barra de herramientas.
4. Escribe tu comentario.
5. Haz clic en Comentar.

2.8. Enviar un correo electrónico de seguimiento

Después de la reunión, envía un correo electrónico de seguimiento para resumir las notas de la reunión y cualquier tarea adicional.

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en  Redactar.
3. En el campo "Para", añade a los destinatarios. También puedes añadir destinatarios:
   • En los campos "Cc" y "Cco".
   • Al redactar un mensaje, con el signo "+" o "@" y el nombre del contacto en el campo de texto.
4. Escribe el asunto del correo.
5. Redacta el mensaje.
6. Al final de la página, haz clic en Enviar.

Consejo: Para añadir destinatarios individuales y grupos de contactos creados con etiquetas, haz clic en Para:. 

3. Resolver problemas

3.1. Colaborar para encontrar posibles soluciones

Crea un documento que sirva para que todos los usuarios puedan aportar ideas y soluciones. Edita el documento en tiempo real y a la vez que otros colaboradores, chatea dentro de los propios archivos y recibe comentarios y sugerencias dirigidos a ti.

1. Abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación en tu ordenador.
2. Resalta el texto, las imágenes, las celdas o las diapositivas que quieras comentar.
3. Para añadir un comentario, haz clic en Añadir comentario  en la barra de herramientas.
4. Escribe tu comentario.
5. Haz clic en Comentar.

3.2. Controlar las actualizaciones y los cambios

Comprueba el progreso de las tareas del proyecto de un solo vistazo mediante reglas de formato condicional. Por ejemplo, añade colores para diferenciar las tareas terminadas de las que aún no se han iniciado o están en curso.

Configurar mecanismos de registro del progreso

1. Abre Hojas de cálculo y selecciona la columna a la que quieras aplicar las reglas de formato.
2. Selecciona Formato  Formato condicional.
3. Configura las reglas. En este ejemplo, se asigna un color diferente a las tareas que tienen el estado Terminada, No iniciada o En curso:

	En la pestaña Un color, en Dar formato a celdas si, selecciona El texto contiene.
	En el cuadro situado debajo de El texto contiene, escribe Terminada.
	En Estilo de formato, haz clic en la lista para elegir si quieres aplicar color a la celda o al texto.
	Para personalizar el color del texto o del fondo, haz clic en Color del texto o Color de relleno . Si es necesario, puedes dar un color al texto y otro al fondo.
	Si quieres añadir más reglas, haz clic en Añadir otra regla y sigue los mismos pasos. Por ejemplo, aplica un fondo de color rojo a las tareas con el estado No iniciada y uno de color naranja a las tareas que tengan el estado En curso.
	Haz clic en Listo.

3.3. Programar una reunión final

Programa una reunión final para comprobar que todos los miembros del equipo han completado sus tareas y comentar cualquier duda que haya.

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Opcional: Si quieres añadir invitados al evento, a la izquierda, haz clic en Buscar a gente y empieza a escribir los nombres de los invitados.
3. Haz clic en cualquier hora libre del calendario.
4. Escribe el título del evento y añade los detalles que quieras.
5. Haz clic en Guardar.

Consejo: Si quieres que el evento dure más, arrastra el ratón hacia abajo mientras seleccionas la hora.

3.4. Colaborar en la agenda durante la reunión

Durante la reunión, comparte la agenda para que todos los asistentes estén al tanto de los temas que se van a tratar.

1. En Google Drive, abre el archivo de Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google que quieras compartir o presentar.
2. (Opcional) Para editar un documento, una hoja de cálculo o una presentación al mismo tiempo que tus invitados:
   1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
   2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
   3. Añade a los invitados a la reunión y concédeles acceso como Editor.
   4. Haz clic en Enviar.
3. Abre Google Meet y únete a la reunión.
4. Haz clic en Presentar ahora y selecciona el contenido que quieres compartir:
   • Toda tu pantalla
   • Una ventana
   • Una pestaña
5. Haz clic en Compartir.

Consejo: Si no utilizas el navegador Chrome (que oculta automáticamente las notificaciones emergentes), silencia o desactiva las notificaciones para que no aparezcan mientras estás presentando.

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