設定資料格式及清理資料的祕訣

本頁面提供下列資源說明

• 在發票上加入標誌
• 在試算表中新增核取方塊
• 為分頁加上顏色
• 為資料更新項目加上顏色
• 使用清單將資料項目標準化
• 驗證電子郵件地址
• 將資料分隔成不同欄
• 對調資料列和資料欄
• 平均分配列高和欄寬
• 移除重複的項目和空格
• 設定貨幣格式

               

想讓貴公司使用進階 Google Workspace 功能嗎？

立即試用 Google Workspace！

 

 

全部展開  |  全部收合

在發票上加入標誌

將貴機構的標誌置於發票頂端，可讓試算表看起來更為一致且專業。只要在最上一列加入圖片即可。將資料列設為「凍結」，以便在捲動畫面時持續顯示。

操作說明

在試算表中新增圖片

1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
2. 按一下要新增圖片的儲存格。
3. 依序按一下「插入」「圖片」。
4. 選擇要把圖片放在儲存格中或儲存格上方。內有圖片的儲存格無法再輸入文字。
5. 選擇圖片或拍攝快照。
6. 按一下「開啟」或「選取」。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

 

在試算表中新增核取方塊

使用核取方塊讓試算表更具互動性。您可以在圖表、篩選器、資料透視表和公式使用核取方塊。

• 在待辦事項清單中確認完成項目
• 追蹤專案工作
• 確認出席狀況
• 建立動態圖表

操作說明

1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
2. 選取你要插入核取方塊的儲存格。
3. 在頂端的選單中，依序按一下「插入」「核取方塊」。
4. 如要移除核取方塊，請選取要移除的核取方塊，然後按 Delete 鍵。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

 

為分頁加上顏色

如果您在試算表檔案中建立多張工作表，只要變更每張工作表分頁的顏色，即可快速分辨這些工作表。

操作說明

1. On a sheet tab, click the Down arrow .
2. Click Change color and select a color.
3. (Optional) To choose a custom color, click Custom and select a color using the sliders or by entering a color number.

 

為資料更新項目加上顏色

您可以在儲存格或儲存格範圍中建立輸入資料的選項清單，然後為每個選項指派顏色，以便快速以視覺化方式查看摘要。

• 如果您的業務團隊正透過試算表追蹤收益情況，可以建立規則，讓系統在達到收益目標時變更儲存格的顏色。
• 為專案追蹤報表新增狀態標記。例如，將標示為「完成」的工作，自動變更背景為綠色。
• 為團隊的每個成員指派一個顏色，讓每個人都能快速查看交給自己的工作。

操作說明

使用條件式格式設定

1. 在 Google 試算表中，醒目顯示要新增選項清單的儲存格或儲存格範圍。
2. 依序按一下 [資料] [資料驗證]。
3. 按一下 [新增規則]。
4. 選取「條件」下方的「下拉式選單」。
5. 輸入選項。
6. (選用) 如要指定顏色，請在左側為各個選項選擇顏色。
7. (選用) 如要新增更多選項，請按一下「新增其他項目」。
8. 按一下「完成」。

 

使用清單將資料項目標準化

限制試算表中可以運用的選項，藉此降低資料輸入錯誤的機率。舉例來說，您可以為試算表中的狀態欄設定「完成」、「處理中」或「尚未開始」等選項。您可以指定選項，這些選項會以下拉式清單的形式顯示在資料欄的各儲存格中。

操作說明

建立資料驗證清單

1. 在 Google 試算表中開啟試算表。
2. 選取您要新增選項的資料欄。
3. 依序按一下 [資料] > [驗證資料]。
4. 選取「條件」旁邊的 [項目清單]。
5. 輸入有效選項，並以半形逗號分隔。
6. 請確認您已勾選 [在儲存格中顯示下拉式清單]。
7. 選取 [顯示警告] 或 [拒絕輸入內容]，以指定使用者輸入無效選項時，系統應如何反應。
8. (選用) 如要顯示協助驗證的相關訊息，請勾選 [顯示驗證說明文字] 方塊，並輸入訊息內容。例如：請輸入有效的值 (「完成」、「進行中」、「尚未開始」)。
9. 按一下 [儲存]。
10. (選用) 如要查看選項，請在該欄任一儲存格上點選箭頭。

 

驗證電子郵件地址

如果您的資料需要使用者輸入電子郵件地址，請在試算表中驗證電子郵件格式，以減少輸入錯誤。

操作說明

為電子郵件地址使用資料驗證功能

1. 在 Google 試算表中開啟試算表。
2. 選取要包含電子郵件地址的資料欄。
3. 依序按一下 [資料] [資料驗證]。
4. 選取「條件」旁的 [文字] [包含]。
5. 在 [包含] 旁的文字方塊中輸入 @。
6. 選取 [顯示警告] 或 [拒絕輸入內容]，以指定使用者輸入無效選項時，系統應如何反應。
7. (選用) 如要顯示協助驗證的相關訊息，請選取 [顯示驗證說明文字]，並輸入訊息內容。例如：請輸入有效的電子郵件地址 (例如 [e-mail])。
8. 按一下 [儲存]。

 

將資料分隔成不同欄

您可以將定義明確的資料 (例如以逗號分隔的文字) 各自分隔成試算表中的一欄。舉例來說，您可以將包含「姓氏」和「名字」資料的單一資料欄分隔成 2 欄：「姓氏」和「名字」。

操作說明

1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。

• 如果開啟的工作表含有所需資料，請選取您要分隔資料的儲存格。
• 如果開啟的工作表不含所需資料，請先貼上你要分隔的資料。

2. 依序按一下頂端的 [資料] [將文字分隔成不同欄]。
3. 如要變更 Google 試算表用於分隔資料的字元，請按一下「分隔符」旁邊的下拉式選單。
4. 分隔文字後，如要修正資料欄的分散方式，請依序按一下「分隔符」旁邊的選單 [自動偵測]。

注意：你也可以在貼上資料後，依序按一下「貼上」圖示 「將文字分隔成不同欄」。

 

對調資料列和資料欄

您可以使用試算表中的 TRANSPOSE 函式，將欄與列中的資料對調。例如將欄標題與列標題對調。

瞭解操作方式

1. 在 Google 試算表中開啟試算表。
2. 在空白儲存格中輸入「=TRANSPOSE」。
3. 確認您要轉置的列和欄，在半形括號中輸入這些資料列/欄的參照值。
4. 按下 Enter 鍵。

 

平均分配列高和欄寬

您可以在 Google 試算表中調整所有列或欄的大小，讓每一欄/列的空間相同。

操作說明

平均分配列高和欄寬

1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
2. 選取要調整大小的列或欄。
   提示：如要全選試算表中的列和欄，請點選試算表中左上角的按鈕。
3. 如何調整列的大小：
   1. 將滑鼠游標移至編號列長條的邊框，游標會變成垂直箭頭。
   2. 如要變更所選列的高度，請在列長條中拖曳列邊框。
4. 如何調整欄的大小：
   1. 將滑鼠游標移至欄標題長條的邊框，游標會變成水平箭頭。
   2. 如要變更所選欄的寬度，請在標題長條中拖曳欄邊框。

自動展開儲存格以顯示內容

在 Google 試算表中，您可以設定儲存格格式，讓系統自動展開儲存格以顯示內容。此外，您也可以設定讓內容延伸到相鄰的空白儲存格，但不增加儲存格大小。

1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
2. 選取您要設定格式的儲存格。
3. 依序按一下「格式」「換行」，然後選取下列其中一個選項：
   • 文字溢位：允許內容延伸到相鄰的空白儲存格。溢位功能可節省垂直空間，並盡可能顯示最多的內容。
   • 自動換行：自動展開儲存格以顯示所有內容。換行功能可讓您查看所選儲存格中的所有內容。
   • 自動裁剪：隱藏超出現有儲存格範圍的內容。裁剪功能只會顯示符合儲存格大小的內容。

 

移除重複的資料和空格

重複的資料和空格是一種常見錯誤，這類問題可能須花費高額成本解決，並且相當容易遺漏 (在大數據中尤甚)。

• 移除不需要的重複資料。只要儲存格中的值相同，系統就會視其為重複的資料，即使字母大小寫、格式或公式不同亦然。
• 從您的資料中移除多餘的空格、句末空格或其他多餘空格。這有助於減少在您搜尋資料字串時產生問題。

操作說明

移除重複的資料

1. 在 Google 試算表中開啟試算表。
2. 選取待移除重複資料所在的資料範圍。
3. 依序按一下 [資料] [移除重複內容]。
4. 選取要納入的欄，以及相關資料是否包含標題。
5. 按一下 [移除重複內容]。
6. 在狀態視窗中按一下 [確定]。

移除多餘空格

1. 在 Google 試算表中開啟試算表。
2. 選取您要移除多餘空格的資料範圍。
3. 按一下 [資料] [裁減空格]。
   系統不會移除不分行空格。

 

在試算表中設定貨幣格式

如果您與跨國團隊或客戶合作，您可以在 Google 試算表中使用外國貨幣編輯您的財務試算表。

操作說明

1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
2. 框選出你要變更格式的資料所在的儲存格。
3. 依序按一下 [格式] [數值]。
4. 按一下 [自訂貨幣]。
5. 在選單文字方塊中找出你要選用的格式。你也可以在文字方塊中新增自己的自訂貨幣格式。
6. 按一下 [套用]。

你也可以變更貨幣的部分屬性 (例如要顯示到小數點後第幾位)，方法是按一下輸入方塊右側角落的下拉式選單，然後選擇所需選項。

相關主題

• 分析資料的 10 大秘訣
• 適合財務機構的 10 大秘訣

 

_{Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。}