データの構成、整理のヒント

目次

• 請求書にロゴを追加する
• スプレッドシートにチェックボックスを追加する
• タブを色分けする
• データの更新を色分けする
• リストを使用してデータ入力を標準化する
• メールアドレスの入力形式を検証する
• データを複数の列に分割する
• 行と列を入れ替える
• 行高や列幅を均等にする
• 重複するエントリとスペースを削除する
• 通貨の表示形式を設定する

               

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請求書にロゴを追加する

スプレッドシートで作った請求書の上部に組織のロゴを載せることで、一貫性のあるビジネスにふさわしい形式となります。ロゴの画像を先頭行に追加するだけです。先頭行を「固定」しておけば、スクロールしても隠れません。

詳細

スプレッドシートに画像を追加する

1. パソコンの Google スプレッドシートで、スプレッドシートを開きます。
2. 画像を追加するセルをクリックします。
3. [挿入] [画像] をクリックします。
4. 画像をセル内に配置するか、セル上に配置するかを選択します。画像のあるセルにはテキストを入力できません。
5. 画像を選択するか、スナップショットを撮影します。
6. [開く] または [選択] をクリックします。

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スプレッドシートにチェックボックスを追加する

チェックボックスを使用すると、よりインタラクティブな Google スプレッドシートを作成できます。チェックボックスは、グラフ、フィルタ、ピボット テーブル、数式で使用できます。

• To-Do リストの項目にチェックマークを付ける
• プロジェクトでタスクの進捗を管理する
• 出欠を確認する
• 動的なグラフを作成する

詳細

1. パソコンの Google スプレッドシートで、スプレッドシートを開きます。
2. チェックボックスを挿入するセルを選択します。
3. 上部のメニューで [挿入] [チェックボックス] をクリックします。
4. チェックボックスを削除するには、削除するチェックボックスを選択してから Delete キーを押します。

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タブを色分けする

スプレッドシート ファイルに複数のシートを作成した場合は、各シートのタブの色を変更しておけば区別が簡単です。

詳細

1. シートタブの下矢印アイコン をクリックします。
2. [色を変更] をクリックして、色を選択します。
3. （省略可）カスタムの色を選択するには、[カスタム] をクリックし、スライダーを使用するか、色の数値を入力して色を設定します。

 

データの更新を色分けする

セルまたはセル範囲へのデータ入力オプションのリストを作成し、各オプションに色を割り当てておけば、概要を一目で視覚的に把握できます。

• 営業チームがスプレッドシートで収益を管理しているのであれば、目標を達成した時点でセルの色が変わるようにルールを設定しておくのも手です。
• プロジェクトの進行状況がわかるように、ステータスを示す書式を追加します。たとえば、タスクに「完了」のマークが付いたら背景色が自動的に緑色に変更されるようにします。
• 各チームメンバーにそれぞれ割り当てられたタスクを簡単に確認できるように、各メンバーに色を割り当てます。

詳細

条件付き書式を使用する

1. Google スプレッドシートで、オプションのリストを追加するセルまたはセル範囲を選択します。
2. [データ] [データの入力規則] をクリックします。
3. [ルールを追加] をクリックします。
4. [条件] で [プルダウン] を選択します。
5. オプションを入力します。
6. （省略可）色を割り当てる場合は、各オプションの左側で色を選択します。
7. （省略可）オプションを追加するには、[別のアイテムを追加] をクリックします。
8. [完了] をクリックします。

 

リストを使用してデータ入力を標準化する

データ入力エラーの可能性を減らすには、スプレッドシートで入力項目の選択肢を限定します。たとえば、ステータスを示す列がある場合は、「完了」、「処理中」、「未処理」などの選択肢を指定できます。指定した選択肢は、列の各セルのプルダウン リストに表示されます。

詳細

データの入力規則用のリストを作成する

1. Google スプレッドシートで、スプレッドシートを開きます。
2. オプションを追加する列を選択します。
3. [データ] > [データの入力規則] をクリックします。
4. [条件] の横で [リストを直接指定] を選択します。
5. 有効なオプションをカンマで区切って入力します。
6. [セルにプルダウン リストを表示] チェックボックスがオンになっていることを確認します。
7. [警告を表示] または [入力を拒否] を選択して、無効なオプションを入力した場合の処理を指定します。
8. （省略可）確認メッセージを表示するには、[入力規則のヘルプテキストを表示] チェックボックスをオンにしてメッセージを入力してください。例: 有効な値を入力してください（完了 / 処理中 / 開始前）
9. [保存] をクリックします。
10. （省略可）選択肢を確認するには、その列の下のセルで矢印をクリックします。

 

メールアドレスの入力形式を検証する

入力するデータにメールアドレスが含まれる場合は、スプレッドシートでアドレスの形式を検証することで入力エラーを減らします。

詳細

メールアドレス用にデータの入力規則を設定する

1. Google スプレッドシートで、スプレッドシートを開きます。
2. メールアドレスを含める列を選択します。
3. [データ] [データの入力規則] をクリックします。
4. [条件] の横にある [テキスト] [次を含む] を選択します。
5. [次を含む] の横にあるテキスト ボックスに「@」と入力します。
6. [警告を表示] または [入力を拒否] を選択して、無効なオプションを入力した場合の処理を指定します。
7. （省略可）確認メッセージを表示するには、[入力規則のヘルプテキストを表示] チェックボックスをオンにしてメッセージを入力してください。例: [e-mail] のような有効なメールアドレスを入力してください。
8. [保存] をクリックします。

 

データを複数の列に分割する

スプレッドシートでは、カンマで区切られたテキストなど、明確に定義されたデータを複数の列に分割できます。たとえば、「姓, 名」を含む 1 つの列を「姓」と「名」を含む 2 つの列に分割できます。

詳細

1. パソコンの Google スプレッドシートで、スプレッドシートを開きます。

• データがすでにシートに入力されている場合は、分割するセルを選択します。
• データがまだシートに入力されていない場合は、データを貼り付けます。

2. 上部の [データ] [テキストを列に分割] をクリックします。
3. スプレッドシートで使用するデータの区切り文字を変更するには、[区切り文字] の横にあるプルダウン メニューをクリックします。
4. テキストを分割した後に列の間隔を修正するには、[区切り文字] の横にあるメニュー [自動的に検出] をクリックします。

注: データを貼り付けた後に、貼り付けアイコン [テキストを列に分割] をクリックできます。

 

行と列を入れ替える

列のデータを行に入れ替えたり、行のデータを列に入れ替えたりする場合は、スプレッドシートの TRANSPOSE 関数を使用します。たとえば、列の見出しを行の見出しと入れ替えることができます。

詳細

1. Google スプレッドシートで、スプレッドシートを開きます。
2. 空のセルに「=TRANSPOSE」と入力します。
3. かっこ内に、入れ替える行列の範囲を入力します。
4. Enter キーを押します。

例:

列 A～E と行 1 および 2 の位置を入れ替えるには、「=TRANSPOSE(A1:E2)」と入力します。

 

行高と列幅を均等にする

スプレッドシートでは、行高や列幅がすべて均等になるように調整できます。

詳細

行高と列幅を均等にする

1. パソコンの Google スプレッドシートで、スプレッドシートを開きます。
2. 高さを変更する行または幅を変更する列を選択します。
   ヒント: スプレッドシートの左上のボタンをクリックすると、すべての行と列を選択できます。
3. 行の高さを変更するには:
   1. 番号付きの行見出しバーで、行の枠線にカーソルを合わせます。ポインタが縦方向の矢印に変わります。
   2. 選択した行の高さを変更するには、行見出しバーで行の枠線をドラッグします。
4. 列の幅を変更するには:
   1. 列見出しバーで、列の枠線にカーソルを合わせます。ポインタが水平方向の矢印に変わります。
   2. 選択した列の幅を変更するには、列見出しバーで列の枠線をドラッグします。

セルを自動的に開いてコンテンツを表示する

Google スプレッドシートでは、セルが自動的に展開されてコンテンツが表示されるように書式を設定できます。セルのサイズを拡大せず隣の空白のセルにコンテンツをはみ出させて表示することもできます。

1. パソコンの Google スプレッドシートで、スプレッドシートを開きます。
2. 書式設定するセルを選択します。
3. [表示形式] [ラッピング] をクリックし、次のいずれかを選択します。
   • はみ出す - コンテンツを隣の空白セルにはみ出させて表示します。[はみ出す]　を選択すると、縦方向のスペースが節約され、できる限り多くのコンテンツを表示できます。
   • 折り返す - すべてのコンテンツが表示されるように、セルが自動的に拡大されます。[折り返す]　を選択すると、選択したセル内にすべてのコンテンツが表示されます。
   • 切り詰める - セルに収まらないコンテンツは表示されません。[切り詰める] を選択すると、セル内に収まるコンテンツのみが表示されます。

 

重複するデータとスペースを削除する

データやスペースの重複はよくある問題ですが、見逃されがちで対応にもコストがかかります。特にビッグデータにおいてはその傾向が顕著です。

• 不要な重複データを削除する。同じ値を含むセルは、値の大文字と小文字の区別、書式、数式が異なっていても、重複しているとみなされます。
• 先頭や末尾の不要なスペース、余分なスペースをデータから削除する。これにより、データ文字列を検索する際の問題を軽減できます。

詳細

重複したデータを削除する

1. Google スプレッドシートで、スプレッドシートを開きます。
2. 削除したい重複データが含まれるデータ範囲を選択します。
3. [データ] [重複を削除] をクリックします。
4. 対象の列を指定し、データにヘッダーがあるかどうかを選択します。
5. [重複を削除] をクリックします。
6. ステータス ウィンドウで [OK] をクリックします。

余分なスペースを削除する

1. Google スプレッドシートで、スプレッドシートを開きます。
2. 削除したい余分な空白が含まれるデータ範囲を選択します。
3. [データ] [空白文字を削除] をクリックします。
   ノーブレーク スペースは削除されません。

 

スプレッドシートで通貨の表示形式を設定する

外国のチームやクライアントとやり取りする場合は、財務関連の Google スプレッドシートに通貨の表示形式を追加できます。

詳細

1. パソコンの Google スプレッドシートで、スプレッドシートを開きます。
2. 表示形式を設定するデータを選択します。
3. [表示形式] [数字] をクリックします。
4. [カスタム通貨] をクリックします。
5. メニューのテキスト ボックスで表示形式を検索して選択します。テキスト ボックスにカスタム通貨形式を追加することもできます。
6. [適用] をクリックします。

通貨のプロパティ（表示する小数点以下の桁数など）を変更する場合は、入力ボックスの右側にあるプルダウン メニューをクリックしてオプションを選択します。

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