Советы по оптимизации папки "Входящие" в Gmail

Содержание

• Советы по фильтрации и сортировке писем
• Систематизация писем по категориям
• Управление несколькими аккаунтами
• Делегирование доступа к почте

               

Вашему бизнесу требуются расширенные функции Google Workspace?

Попробуйте Google Workspace уже сегодня

 

 

Развернуть все  |  Свернуть все

Советы по фильтрации и сортировке писем

Как автоматически сортировать и отмечать ярлыками письма

В Gmail можно автоматически упорядочивать входящую почту с помощью фильтров и ярлыков.

• Настройте автоматическое применение ярлыков, например к письмам, которые содержат отзывы клиентов или имеют отношение к конкретному проекту.
• Автоматически архивируйте письма, которые можно посмотреть позже, например новостные рассылки, и добавляйте к ним ярлыки.
• Помечайте все электронные письма от важных контактов.
• Отправляйте уведомления в архив.

Инструкции

Шаг 1. Создайте ярлык

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. Прокрутите список слева и нажмите Ещё.
3. Нажмите Создать ярлык.
4. Введите название.
5. Нажмите Создать.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

Шаг 2. Создайте фильтр, чтобы автоматически отмечать письма

1. Вверху страницы в окне поиска нажмите на стрелку вниз .
2. Введите условия, которым соответствуют определенные письма. Например, чтобы отфильтровать и отметить ярлыком письма от определенного аккаунта, введите в поле От: адрес электронной почты.
3. В нижней части окна поиска нажмите Создать фильтр.
4. Прокрутите до флажка Применить ярлык: и выберите ярлык.
5. Нажмите Создать фильтр.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

 

 

Как автоматически поместить отправляемое письмо в архив

При отправке в Gmail письма, на которое вам не требуется ответ, вы можете отправить его и поместить в архив одним нажатием. Однако сначала вам нужно включить кнопку Отправить и архивировать в настройках Gmail.

Инструкции

Как включить кнопку "Отправить и архивировать"

1. Откройте Gmail.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Все настройки.
3. Найдите раздел Отправка и архивирование и выберите Показывать кнопку "Отправить и архивировать" в ответе.
4. Нажмите Сохранить изменения.
5. Откройте письмо, на которое нужно ответить, и нажмите Ответить.
6. Введите сообщение и нажмите Отправить+.

 

 

Как скрыть ненужные цепочки писем

Если вы не хотите участвовать в переписке в Gmail, вы можете ее игнорировать. Все новые сообщения в этой цепочке не будут добавляться в папку "Входящие" и отвлекать вас.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

 

 

Как отложить письмо на потом

Письма с подтверждением, в которых указана определенная дата и время, можно отложить до нужного момента. Письмо появится вверху списка входящих писем в назначенный вами срок.

• Вы можете получить письмо с подтверждением бронирования непосредственно перед заселением в гостиницу.
• Вы можете получить напоминание на электронную почту накануне мероприятия из Google Календаря.

Инструкции

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. Наведите указатель мыши на письмо.
3. Справа нажмите на значок "Отложить" .
4. Выберите дату и время, когда нужно будет показать письмо.

Чтобы отложить несколько писем сразу, выберите их. Нажмите на значок "Отложить" на верхней панели.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

 

 

Как отфильтровать приглашения Календаря из папки "Входящие"

Если вам в почту поступает слишком много ответов на приглашения Google Календаря, вы можете настроить автоматическую фильтрацию таких писем для поддержания порядка во входящих.

Инструкции

Как настроить фильтр для ответов на приглашения Календаря

1. Откройте Gmail.
2. Вверху страницы в строке поиска нажмите на значок "Показать параметры поиска" .
3. В поле Кому введите свой адрес электронной почты.
4. Рядом с полем Содержит слова введите invite.ics OR invite.vcs.
5. Установите флажок Есть прикрепленные файлы.
6. Нажмите Создать фильтр.
7. Установите флажок Применить ярлык и выберите ярлык для автоматической сортировки входящих сообщений.
8. Установите флажок Пропустить входящие (архивировать), чтобы перемещать ответы из папки "Входящие". При необходимости вы сможете посмотреть их позже.
9. Нажмите Создать фильтр.

 

 

Как использовать расширенные фильтры Gmail для работы и учебы

При работе с Gmail в организации вы можете воспользоваться рядом полезных фильтров.

• Отмечайте письма от пользователей за пределами организации.
• Помечайте письма от руководителя.
• Отфильтровывайте рекламные письма.

Сведения об использовании фильтров и другие примеры можно найти в статье о фильтрах Gmail для работы и учебы.

Систематизация писем по категориям

Как перемещать уведомления из соцсетей и рекламные рассылки на отдельные вкладки

Папка "Входящие" с вкладками отлично подойдет тем, кто хочет переместить менее важные письма (уведомления из соцсетей и рекламные рассылки) из основной папки. Порядок в папке "Входящие" помогает сосредоточиться на важном. Вкладки показываются вверху страницы, и вы можете быстро переключаться между ними.

Инструкции

Как включить вкладки по умолчанию

Включите вкладки, чтобы не хранить во входящих письма, которые неважны. Например, если вы включите вкладку "Промоакции", на нее будут перенесены все имеющиеся рекламные сообщения, а новые будут отправляться туда автоматически.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Все настройки.
3. Откройте вкладку Папка "Входящие".
4. В разделе "Тип папки "Входящие" выберите По умолчанию. Если нужно скрыть все вкладки, выберите другой тип папки "Входящие".
5. В разделе "Категории" установите флажки напротив нужных вкладок. Новые вкладки создать невозможно, вы можете лишь выбрать существующие.
6. Нажмите Сохранить изменения внизу страницы.

Как обучить Gmail распределять письма по вкладкам

Если письмо по ошибке попало не на ту вкладку, перетащите его на нужную.

Совет. Чтобы не забыть ответить на письмо с другой вкладки, пометьте его значком , и оно также появится на вкладке "Несортированные".

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

 

 

Как распределять письма по разделам, используя функцию "Приоритетные"

Если включить в Gmail вид "Приоритетные", письма будут распределяться по трем разделам: "Важные и непрочитанные", "Помеченные" и "Прочие".

Инструкции

Как включить функцию "Приоритетные"

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок .
3. В разделе "Тип папки "Входящие" выберите Приоритетные.
4. Чтобы изменить настройки раздела "Приоритетные", нажмите Настроить.
5. Выберите разделы папки "Входящие", которые нужно включить Сохранить изменения.

Как изменить порядок существующих разделов

1. Откройте Gmail на компьютере.
2.  В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Все настройки.
3. В верхней части страницы нажмите Папка "Входящие".
4. Перейдите в Разделы папки "Входящие" и нажмите Изменить рядом с разделом, который нужно изменить.
5. Выберите новый раздел, который хотите использовать.
   Примечание. Раздел "Прочие" всегда отображается последним.
6. Нажмите Сохранить изменения внизу страницы.

Как обучить функцию "Приоритетные"

Чтобы определить, важное ли письмо, Gmail ориентируется на ряд признаков:

• Кому вы пишете и как часто.
• Какие сообщения вы открываете.
• На какие сообщения вы отвечаете.
• Какие ключевые слова содержатся в письмах, которые вы обычно читаете.
• Какие сообщения вы помечаете звездочками, архивируете и удаляете.

Чтобы узнать, почему сообщение помечено как важное, наведите указатель на маркер .

Примечание. Если письмо ошибочно определено как важное, нажмите на маркер важности , чтобы изменить его статус. Так Gmail научится точнее определять важные письма.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

 

 

Как добавить раздел на основе ярлыка в вид "Приоритетные"

Если вы включите функцию "Приоритетные", вы можете создать дополнительный раздел на основе одного из своих ярлыков, например От руководителя.

Инструкции

Шаг 1. Включите функцию "Приоритетные"

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок .
3. В разделе "Тип папки "Входящие" выберите Приоритетные.
4. Чтобы изменить настройки раздела "Приоритетные", нажмите Настроить.
5. Выберите разделы папки "Входящие", которые нужно включить Сохранить изменения.

Шаг 2. Создайте раздел на основе ярлыка

Подготовка. Создайте ярлык.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Все настройки.
3. В верхней части страницы нажмите Папка "Входящие".
4. Рядом с разделом папки "Входящие", к которому нужно применить ярлык, нажмите Изменить или Добавить.
5. Нажмите Другие разделы.
6. Нажмите на название ярлыка, который хотите применить. Вы также можете найти его с помощью поля поиска.
7. Нажмите Сохранить изменения.

 

 

Как создать отдельную папку для ярлыка

Вы можете создать отдельную папку на основе ярлыка, а затем добавить нужный ярлык, когда будете составлять или читать письмо, чтобы ваши письма и ответы на них автоматически попадали в правильные папки.

Чтобы применить принцип пустой папки "Входящие", создайте папку для каждого из следующих ярлыков:

• Срочно: задачи, которыми необходимо срочно заняться.
• Обсудить: дела, требующие дальнейшего обсуждения.
• Несрочно: несрочные дела и задачи.

Каждое утро уделяйте 30 минут работе с входящими письмами. Если вы можете ответить на письмо быстрее, чем за пять минут, сразу это сделайте и примените ярлык Срочно. В остальных случаях примените к письму ярлык Обсудить или Несрочно, чтобы переместить его в соответствующую папку и заняться им позже.

Инструкции

Шаг 1. Создайте ярлык, для которого нужна папка

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. Прокрутите список слева и нажмите Ещё.
3. Нажмите Создать ярлык.
4. Введите название.
5. Нажмите Создать.

Шаг 2. Создайте папку для ярлыка

Чтобы создать папку, следуйте инструкциям в Справочном центре Gmail. В качестве критериев поиска введите label:название ярлыка.

Чтобы реализовать принцип пустой папки "Входящие", создайте отдельные папки, используя следующие критерии поиска:

• label:Срочно
• label:Обсудить
• label:Несрочно

Шаг 3. Применяйте ярлыки к прочитанным письмам

Чтобы применять ярлыки, созданные для реализации принципа пустой папки "Входящие":

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. Прочитав письмо, в верхней его части нажмите на значок "Ярлыки" .
3. Выберите один из следующих ярлыков: Срочно, Обсудить или Несрочно.

Отвечайте на письма с ярлыком Срочно сразу, а остальные рассматривайте потом, когда у вас будет время.

Управление несколькими аккаунтами

Как легко переключаться между аккаунтами Gmail

Если вы используете несколько аккаунтов электронной почты, например рабочий и личный, вы можете легко переключаться между ними, не выходя из них. Добавьте все аккаунты в качестве профилей на компьютере, а затем быстро переключайтесь между профилями.

Инструкции

Как добавлять аккаунты в браузере Chrome и переключаться между ними

1. Откройте Chrome на компьютере.
2. В правом верхнем углу окна нажмите на изображение профиля .
3. Выберите Добавить.
4. Если вы включите синхронизацию Chrome с аккаунтом Google, то в качестве названия профиля будет использоваться имя, указанное в этом аккаунте.

5. Выберите имя, изображение профиля и цветовую схему.

Если вы включите для нового профиля Chrome синхронизацию с аккаунтом Google, то будут автоматически синхронизированы ваши закладки, история, пароли и другие настройки.

Примечание. Если вы не знаете, какой аккаунт используете в данный момент, нажмите на изображение профиля в правом верхнем углу и посмотрите, какой аккаунт в нем указан.

Как добавлять аккаунты в Gmail и переключаться между ними

1. В верхней части страницы Gmail нажмите на фото профиля и выберите Добавить аккаунт.
2. Войдите в другой аккаунт.
3. В правом верхнем углу страницы нажмите на свое имя и выберите другой профиль.

 

 

Как управлять несколькими аккаунтами в одном почтовом ящике

Если у вас есть несколько адресов электронной почты, вы можете настроить Gmail, чтобы отправлять письма из любого аккаунта без переключения между ними.

Получатели письма увидят выбранный вами адрес отправителя.

• Отправляйте ответы на запросы клиентов со специального адреса электронной почты ([e-mail]) вместо вашего обычного рабочего адреса ([e-mail]).
• Используйте рабочий адрес электронной почты в личном почтовом ящике, отвечая на деловые письма.
• Управляйте несколькими аккаунтами в одном почтовом ящике.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

 

 

Как создать отдельную папку "Входящие" для другого аккаунта

Если у вас есть несколько адресов электронной почты, с которыми вы хотите работать отдельно, вы можете создать папку "Входящие" для каждого из них.

Инструкции

Следуйте инструкциям в Справочном центре Gmail, чтобы:

1. Отправлять письма с другого адреса или при помощи псевдонима.
2. Создать еще одну папку "Входящие" для этого адреса или псевдонима. В критериях поиска введите to:[e-mail].

Письма, отправленные на этот адрес, попадут в настроенную вами папку.

 

 

Как использовать несколько разных подписей

Если вам нужно использовать разные подписи для внутренней и внешней переписки, с помощью Gmail можно создать несколько подписей. При написании письма просто выберите шаблон с нужной подписью.

Инструкции

Как создать подпись

1. Откройте Gmail.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Все настройки.
3. На вкладке Общие найдите раздел Подпись и нажмите Создать.
4. Введите название подписи и нажмите Создать.
   Указанное вами название – это не сама подпись, а название ее шаблона.
5. В поле справа добавьте текст подписи.
6. Используйте панель форматирования, чтобы изменить цвет шрифта, добавить изображение или ссылку.
7. Внизу нажмите Сохранить изменения.

Как выбрать подпись для письма

Совет. Если нужно поменять подпись в процессе создания электронного письма, нажмите на значок "Вставить подпись" в нижней части окна.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

 

 

Как создавать разные варианты адреса электронной почты

Вы можете использовать несколько вариантов адреса электронной почты и при этом получать все отправленные на них письма в одну папку "Входящие". Добавьте в текущий адрес перед знаком @ знак плюса (+) и любое слово. Письма, отправленные на ваш текущий адрес или на любой его вариант со знаком плюса, поступят в вашу текущую папку "Входящие". Затем вы можете настроить фильтры, чтобы выполнять маршрутизацию или обработку писем в зависимости от адреса.

Предположим, ваш адрес Google Workspace такой: [e-mail]. Вы можете:

• подписаться на новостные рассылки с помощью адреса [e-mail];
• предложить клиентам задавать вам вопросы по адресу [e-mail];
• попросить коллег направлять срочные запросы на адрес [e-mail].

Затем вы сможете легко находить или отмечать письма, отправленные на каждый из адресов.

Инструкции

Шаг 1. Создайте вариант адреса

Добавьте в свой адрес перед знаком @ знак плюса (+) и любое слово.

Например, если ваш адрес – [e-mail], используйте адрес [e-mail] или [e-mail].

Шаг 2. Настройте автоматическую сортировку входящих писем в зависимости от адреса

Задайте фильтр, который будет отмечать и сортировать письма на основе адреса.

Например, фильтры могут помечать отправленные на адрес [e-mail] письма ярлыком Новости и архивировать их. Когда у вас найдется время на чтение новостей, просто нажмите на этот ярлык.

1. Откройте Gmail.
2. Вверху страницы в строке поиска нажмите на значок "Показать параметры поиска" .
3. В поле Кому введите специальный адрес, например [e-mail].
4. Нажмите Создать фильтр.
5. Укажите, что следует делать с такими письмами (например, архивировать, применять ярлыки или помечать как важные).
6. Нажмите Создать фильтр.

 

 

Делегирование доступа к почте

Как управлять общим аккаунтом электронной почты вместе с группой

Если вы хотите, чтобы несколько человек совместно использовали аккаунт электронной почты, вы можете создать группу Google, а ее участники смогут им управлять.

• Назначьте ответственным за обсуждение себя или другого участника группы.
• Выполняйте поиск обсуждений в зависимости от того, кому они назначены.
• Помечайте обсуждения как завершенные.

Подробнее о том, как использовать группу в качестве общего почтового ящика…

 

 

Как предоставить доступ к почтовому ящику другому пользователю

Чтобы разрешить одному или нескольким пользователям читать, отправлять или удалять письма, вы можете делегировать им доступ. Вы можете указывать в качестве отправителя себя или своего представителя.

Инструкции

1. В правом верхнем углу нажмите на значок выберите Настройки.
2. Выберите Аккаунты и импорт.
3. В разделе "Предоставить доступ к своему аккаунту" нажмите Добавить другой аккаунт.

   
   Примечание. Делегирование почты может быть запрещено на уровне организации. Если этот параметр не отображается, обратитесь к администратору G Suite.

4. Введите адрес электронной почты пользователя, которого нужно добавить, и нажмите Далее.
5. Нажмите Отправить сообщение, чтобы предоставить доступ.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}