Tips untuk mengoptimalkan kotak masuk Gmail

Di halaman ini

• Tips untuk memfilter & mengurutkan email
• Mengelola email berdasarkan kategori
• Mengelola beberapa akun
• Mendelegasikan akses ke email

               

Ingin fitur lanjutan Google Workspace untuk bisnis Anda?

Coba Google Workspace sekarang juga.

 

 

Luaskan semua  |  Ciutkan semua

Tips pemfilteran & pengurutan

Memberi label dan mengurutkan pesan secara otomatis 

Kelola pesan email masuk secara otomatis dengan filter dan label Gmail. 

• Beri label pada masukan pelanggan atau pesan terkait suatu proyek secara otomatis
• Arsipkan serta beri label secara otomatis pada pesan yang ingin Anda baca nanti, seperti newsletter
• Tandai email VIP
• Arsipkan notifikasi

Pelajari caranya

Langkah 1: Buat label

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di sebelah kiri, scroll ke bawah, lalu klik Lainnya.
3. Klik Buat label baru.
4. Beri nama label.
5. Klik Buat.

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Gmail

Langkah 2: Buat filter yang otomatis memberi label pada email

1. Pada kotak penelusuran di bagian atas, klik Panah bawah .
2. Masukkan istilah untuk dicocokkan dengan pesan. Misalnya, untuk memfilter dan memberi label pada email dari suatu akun, masukkan alamat email di kolom Dari:.
3. Di bagian bawah jendela penelusuran, klik Buat filter.
4. Scroll ke Terapkan label: lalu pilih label.
5. Klik Buat filter.

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Gmail

 

 

Mengarsipkan secara otomatis pesan yang Anda kirim

Jika mengirim pesan di Gmail yang tidak ingin dibalas, Anda dapat mengirim dan mengarsipkan semuanya dengan sekali klik. Namun, Anda harus terlebih dahulu mengaktifkan tombol Kirim & Arsipkan di setelan Gmail.

Pelajari caranya

Mengaktifkan "Kirim & Arsipkan"

1. Buka Gmail .
2. Di kanan atas, klik Setelan Lihat semua setelan.
3. Scroll ke bagian Kirim dan Arsipkan lalu pilih Tampilkan tombol "Kirim & Arsipkan" dalam balasan.
4. Klik Simpan Perubahan.
5. Buka email yang ingin dibalas, lalu klik Balas.
6. Tulis pesan, lalu klik Kirim+.

 

 

Menonaktifkan percakapan email yang tidak relevan

Jika Anda menjadi bagian dalam suatu percakapan Gmail yang tidak lagi relevan bagi Anda, jangan tampilkan percakapan tersebut. Setelah suatu percakapan disetel agar tidak ditampilkan, respons berikutnya di dalam percakapan tersebut tidak akan dikirim ke kotak masuk, sehingga Anda dapat fokus pada pesan yang penting.

Pelajari caranya di Pusat Bantuan Gmail

 

 

Menunda email hingga nanti

Untuk email konfirmasi dengan tanggal dan waktu, tunda hingga Anda membutuhkannya. Email akan kembali ke bagian atas kotak masuk saat Anda menginginkannya, apakah itu besok, minggu depan, atau malam ini. 

• Lihat email konfirmasi hotel tepat sebelum check in.
• Dapatkan pengingat acara Google Kalender sehari sebelumnya.

Pelajari caranya

1. Di komputer, buka Gmail. 
2. Arahkan ke email.
3. Di sebelah kanan, klik Tunda .
4. Pilih hari dan waktu yang akan datang untuk mendapatkan email.

Untuk menunda beberapa pesan, pilih pesan. Di bagian atas, klik Tunda .

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Gmail

 

 

Memfilter undangan Kalender dari Kotak Masuk

Mendapatkan respons Google Kalender yang tidak diinginkan di kotak masuk? Izinkan Gmail memfilternya secara otomatis sehingga kotak masuk tetap bersih.

Pelajari caranya

Menyiapkan filter untuk respons Kalender

1. Buka Gmail.
2. Pada kotak penelusuran di bagian atas, klik Tampilkan opsi penelusuran .
3. Di kolom Kepada, masukkan alamat email.
4. Di samping Memiliki kata, masukkan invite.ics ATAU invite.vcs.
5. Centang kotak Memiliki lampiran.
6. Klik Buat filter.
7. Centang kotak Terapkan label dan pilih label untuk mengurutkan pesan tanggapan acara yang masuk secara otomatis.
8. Centang kotak Lewati Kotak Masuk (Arsipkan) untuk memindahkan pesan tanggapan keluar dari kotak masuk. Jangan khawatir, Anda tetap dapat melihatnya di lain waktu jika perlu.
9. Klik Buat filter.

 

 

Menggunakan filter Gmail lanjutan untuk akun kantor atau sekolah 

Ada beberapa filter yang berguna saat menggunakan Gmail di organisasi.

• Beri label pada email dari orang di luar organisasi 
• Beri label pada email dari manajer
• Filter email promosi dari kotak masuk

Pelajari caranya dan dapatkan contoh lainnya: Filter Gmail untuk kantor atau sekolah

Mengelola email berdasarkan kategori

Memindahkan email promosi atau sosial ke tab

Tab di kotak masuk sangat bermanfaat bagi pengguna yang ingin memindahkan email kurang relevan, seperti info terbaru sosial dan promosi, dari kotak masuk utama. Kotak masuk utama yang rapi akan membantu Anda fokus pada hal-hal yang penting. Tab akan muncul di bagian atas kotak masuk, sehingga Anda dapat berpindah antartab dengan cepat. 

Pelajari caranya

Mengaktifkan tab default

Aktifkan tab untuk email yang ingin dipindahkan dari kotak masuk utama. Misalnya, jika Anda mengaktifkan tab Promosi, Gmail akan memindahkan email promosi yang ada dari kotak masuk ke tab Promosi. Semua pesan promosi baru akan langsung masuk ke tab Promosi.

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di kanan atas, klik Setelan Lihat semua setelan.
3. Klik tab Kotak Masuk.
4. Di bagian "Jenis kotak masuk", pilih Default. Catatan: Untuk menyembunyikan semua tab, pilih jenis kotak masuk yang lain.
5. Di bagian "Kategori", centang kotak tab yang ingin Anda tampilkan. Catatan: Anda tidak bisa membuat tab baru dan hanya bisa menampilkan atau menyembunyikan yang sudah ada.
6. Scroll ke bawah, lalu klik Simpan Perubahan.

Melatih tab

Jika email tercantum di tab yang salah, Anda dapat memindahkannya. Tarik email ke tab yang Anda inginkan.

Tips: Agar ingat untuk menindaklanjuti email di tab lain, tandai dengan Bintang sehingga juga muncul di tab Utama.

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Gmail

 

 

Memisahkan email menjadi beberapa bagian menggunakan Kotak prioritas 

Jika Anda memilih setelan "kotak prioritas", email akan otomatis dipisahkan menjadi tiga bagian: penting serta belum dibaca, berbintang, dan lainnya.  

Pelajari caranya

Mengaktifkan Kotak prioritas

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Untuk mengonfigurasi kotak masuk Anda, di bagian kanan atas, klik Setelan .
3. Pada bagian "Jenis kotak masuk", pilih Kotak Prioritas.
4. Untuk menyesuaikan setelan kotak prioritas, klik Sesuaikan. 
5. Pilih bagian kotak masuk yang ingin Anda tampilkan Simpan Perubahan.

Menyusun ulang bagian yang sudah ada

1. Di komputer, buka Gmail.
2.  Di kanan atas, klik Setelan Lihat semua setelan.
3. Di bagian atas, klik Kotak Masuk.
4. Buka Bagian kotak masuk, dan di samping bagian yang ingin diubah, klik Opsi.
5. Pilih bagian baru yang ingin digunakan.
   Catatan: Bagian Lainnya selalu muncul terakhir.
6. Di bagian bawah halaman, klik Simpan Perubahan.

Melatih Kotak prioritas

Gmail menggunakan beberapa sinyal untuk memutuskan pesan mana yang ditandai sebagai penting secara otomatis, termasuk:

• Siapa yang Anda kirimi email dan seberapa sering Anda mengirimi mereka email
• Email yang Anda buka
• Email yang Anda balas
• Kata kunci dalam email yang biasanya Anda baca
• Email yang Anda bintangi, arsipkan, atau hapus

Untuk melihat mengapa email ditandai sebagai penting, arahkan kursor di atas penanda urgensi .

Catatan: Jika email ditandai sebagai penting tetapi Anda tidak menginginkan hal itu, klik penanda urgensi  untuk mengubahnya. Hal ini juga membantu Gmail mempelajari email mana yang menurut Anda penting.

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Gmail

 

 

Menambahkan bagian label ke Kotak prioritas

Jika memilih setelan "kotak prioritas", Anda dapat membuat bagian tambahan berdasarkan salah satu label, seperti Dari manajer saya. 

Pelajari caranya

Langkah 1: Aktifkan Kotak prioritas

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Untuk mengonfigurasi kotak masuk Anda, di bagian kanan atas, klik Setelan .
3. Pada bagian "Jenis kotak masuk", pilih Kotak Prioritas.
4. Untuk menyesuaikan setelan kotak prioritas, klik Sesuaikan. 
5. Pilih bagian kotak masuk yang ingin Anda tampilkan Simpan Perubahan.

Langkah 2: Buat bagian berbasis label

Sebelum memulai: Buat label. 

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di kanan atas, klik Setelan Lihat semua setelan.
3. Di bagian atas, klik Kotak Masuk.
4. Di samping bagian kotak masuk yang ingin diberi label, klik Opsi atau Tambahkan bagian.
5. Klik Opsi lainnya.
6. Klik label yang ingin digunakan. Anda dapat melakukan penelusuran untuk menemukan nama label.
7. Klik Simpan Perubahan.

 

 

Membuat kotak masuk terpisah untuk label

Anda dapat membuat kotak masuk terpisah berdasarkan label, lalu menambahkan label yang benar saat menulis atau membaca email. Dengan demikian, email dan balasan akan otomatis masuk ke kotak masuk yang benar.

Untuk mempraktikkan metode kotak masuk kosong, buat kotak masuk untuk setiap label:

• Tindakan—Masalah yang perlu segera ditangani
• Tindak lanjut—Masalah yang memerlukan kolaborasi lebih lanjut
• Nanti—Masalah yang dapat ditangani di lain waktu

Luangkan waktu 30 menit di pagi hari untuk memilah-milah email di kotak masuk. Balas email yang hanya memerlukan kurang dari 5 menit saat itu juga, lalu beri label Tindakan. Untuk email lainnya, terapkan label Tindak lanjut atau Nanti guna memindahkannya ke kotak masuk yang sesuai untuk ditangani nanti.

Pelajari caranya

Langkah 1: Buat label yang ingin dibuatkan kotak masuk

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di sebelah kiri, scroll ke bawah, lalu klik Lainnya.
3. Klik Buat label baru.
4. Beri nama label.
5. Klik Buat.

Langkah 2: Buat kotak masuk untuk label

Ikuti langkah-langkah di Pusat Bantuan Gmail untuk membuat kotak masuk. Untuk kriteria penelusuran, masukkan label:nama label.

Untuk menerapkan kotak masuk kosong, buat kotak masuk terpisah menggunakan masing-masing kriteria penelusuran berikut:

• label:tindakan
• label:tindak lanjut
• label:nanti

Langkah 3: Terapkan label ketika Anda membaca email

Guna menerapkan label yang dibuat untuk kotak masuk kosong:

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Saat Anda membaca setiap pesan, klik Label  di bagian atas.
3. Pilih salah satu label berikut: tindakan, tindak lanjut, atau nanti.

Balas email dalam tindakan saat itu juga, dan periksa kotak masuk lainnya nanti, saat ada waktu. 

Mengelola beberapa akun

Beralih ke akun Gmail lain dengan mudah

Jika memiliki lebih dari satu akun email, seperti akun kerja dan pribadi, Anda dapat beralih antarakun dengan mudah tanpa harus logout. Tambahkan semua akun sebagai profil di komputer, lalu Anda dapat beralih antarprofil dengan cepat.

Pelajari caranya

 Menambahkan dan beralih akun di web (Browser Chrome)

1. Di komputer, buka Chrome.
2. Di kanan atas, klik Profil .
3. Klik Tambahkan.
4. Jika memilih Sinkronisasi ke Akun Google Anda, nama profil akan otomatis menjadi nama Akun Anda.

5. Pilih nama, foto, dan skema warna.

Bookmark, histori, sandi, dan setelan lainnya akan otomatis disinkronkan, jika Anda memilih untuk mengaktifkan sinkronisasi di Chrome dengan Akun Google untuk profil baru.

Catatan: Jika tidak yakin akun mana yang sedang digunakan, klik nama Anda dan lihat profil di bagian atas.

Menambahkan dan beralih akun dari Gmail

1. Di Gmail, di sudut atas, klik foto profil Anda, lalu klik Tambahkan akun.
2. Login ke akun Anda yang lain.
3. Di pojok kanan atas, klik nama Anda dan pilih profil lain untuk beralih akun.

 

 

Mengelola beberapa akun dari satu kotak masuk

Jika memiliki beberapa akun email, Anda juga dapat menyiapkan Gmail untuk mengirim pesan dari akun mana pun tanpa perlu beralih ke kotak masuk akun lainnya.

Orang yang dikirimi email akan melihat alamat yang Anda pilih dicantumkan sebagai pengirim.

• Balas email pelanggan dengan alias yang terbuka bagi pihak pelanggan ([e-mail]), bukan alamat email kantor biasa ([e-mail])
• Balas email kantor dengan alamat email kantor, tetapi dari kotak masuk pribadi
• Kelola beberapa akun di satu kotak masuk 

Pelajari caranya di Pusat Bantuan Gmail

 

 

Membuat kotak masuk terpisah untuk akun lain

Jika memiliki beberapa akun email yang ingin dikelola secara terpisah, Anda dapat membuat kotak masuk untuk setiap alamat.

Pelajari caranya

Ikuti langkah-langkah di Pusat Bantuan Gmail untuk:

1. Mengirim email dari alamat atau alias yang berbeda
2. Membuat kotak masuk lain untuk alamat atau alias tersebut. Untuk kriteria penelusuran, masukkan to:[e-mail].

Email yang dikirim ke alamat tersebut akan masuk ke kotak masuk kustom.

 

 

Mengelola beberapa tanda tangan

Perlu menggunakan tanda tangan yang berbeda untuk email dalam perusahaan atau eksternal? Dengan Gmail, Anda dapat membuat beberapa tanda tangan yang berbeda. Saat menulis email pada lain waktu, cukup pilih template dengan tanda tangan yang ingin digunakan.

Pelajari caranya

Membuat setiap tanda tangan

1. Buka Gmail.
2. Di kanan atas, klik Setelan Lihat semua setelan.
3. Di tab Umum, scroll ke Tanda tangan, lalu klik Buat baru.
4. Namai tanda tangan Anda, lalu klik Buat.
   Nama ini bukan tanda tangan Anda yang sebenarnya, tetapi merupakan nama untuk template tanda tangan.
5. Pada kotak teks di sebelah kanan, tambahkan teks tanda tangan.
6. Gunakan kolom format untuk menambahkan warna teks, link, dan gambar.
7. Di bagian bawah, klik Simpan Perubahan.

Memilih tanda tangan untuk pesan

Tips: Jika Anda ingin mengubah tanda tangan saat menulis email, klik Sisipkan tanda tangan  di bagian bawah jendela.

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Gmail

 

 

 Membuat variasi alamat email

Anda dapat membuat variasi alamat email untuk semua pesan yang masuk ke kotak masuk saat ini. Cukup tambahkan tanda tambah (+) dan kata apa pun sebelum tanda @ di alamat Anda. Pesan yang dikirim ke alamat saat ini atau variasi apa pun dengan tanda tambah, semuanya masuk ke kotak masuk saat ini. Setelah itu, Anda dapat menyiapkan filter untuk mengarahkan atau menangani pesan berdasarkan alamat. 

Jika alamat email Google Workspace Anda adalah [e-mail], Anda dapat:

• Mendaftar untuk menerima newsletter menggunakan [e-mail]
• Mengizinkan calon klien atau pelanggan menghubungi [e-mail].
• Meminta anggota tim untuk melaporkan masalah darurat ke kotak masuk Anda dengan menghubungi [e-mail]

Kemudian, Anda dapat dengan mudah menemukan atau memberi label pada pesan yang dikirim ke setiap alamat

Pelajari caranya

Langkah 1: Buat variasi alamat

Cukup tambahkan tanda plus (+) dan kata apa pun sebelum tanda @ di alamat Anda.

Misalnya, jika alamat email Anda adalah [e-mail], gunakan [e-mail] atau [e-mail].

Langkah 2: Urutkan pesan masuk secara otomatis berdasarkan alamat

Siapkan filter untuk memberi label dan mengurutkan pesan secara otomatis berdasarkan alamat.

Misalnya, filter dapat mengarsipkan dan menerapkan label Berita secara otomatis ke semua newsletter masuk yang dikirim ke [e-mail]. Jika Anda ingin membaca newsletter tersebut, klik Berita di daftar label untuk menemukannya.

1. Buka Gmail.
2. Pada kotak penelusuran di bagian atas, klik Tampilkan opsi penelusuran .
3. Di bagian Kepada, masukkan alamat email khusus tugas, seperti [e-mail].
4. Klik Buat filter.
5. Pilih tindakan yang Anda inginkan untuk Gmail terhadap pesan tersebut, seperti arsipkan, terapkan label, dan tandai sebagai penting.
6. Klik Buat filter.

 

 

Mendelegasikan akses ke email

Mengelola akun email bersama dengan grup

Jika ingin beberapa orang berkolaborasi di akun email bersama, Anda dapat membuat grup Google dan anggota dapat mengelola akun tersebut.

• Berikan tanggung jawab atas percakapan kepada diri sendiri atau anggota grup lain
• Temukan percakapan berdasarkan anggota grup yang diberi tanggung jawab atas suatu percakapan
• Tandai percakapan sebagai selesai

Pelajari caranya: Menggunakan grup sebagai kotak masuk kolaboratif

 

 

Memberikan akses ke kotak masuk kepada seseorang

Jika ingin mengizinkan satu atau beberapa orang membaca, mengirim, atau menghapus email, Anda dapat memberi mereka akses delegasi. Anda dapat menggunakan nama delegasi sebagai pengirim atau menggunakan nama Anda sendiri.

Pelajari caranya

1. Di kanan atas, klik Setelan Setelan.
2. Klik Akun dan Impor.
3. Di bagian Berikan akses ke akun, klik Tambahkan akun lain.

   
   Catatan: Organisasi Anda dapat membatasi pendelegasian email. Jika Anda tidak melihat setelan ini, hubungi admin G Suite Anda.

4. Masukkan alamat email orang yang ingin Anda tambahkan dan klik Langkah Berikutnya.
5. Klik Kirim email untuk memberikan akses.

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Gmail

_{Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.}