Tipps zur Optimierung Ihres Gmail-Posteingangs

Themen auf dieser Seite

• Tipps zum Filtern und Sortieren von E-Mails
• E-Mails in Kategorien einteilen
• Mehrere Konten verwalten
• E-Mail-Zugriff delegieren

               

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Tipps zum Filtern und Sortieren

Nachrichten automatisch mit Labels versehen und sortieren 

Sie können eingehende E-Mail-Nachrichten mithilfe der Filter und Label von Gmail automatisch verwalten. 

• Kundenfeedback oder Projektnachrichten automatisch mit Labels versehen
• Nachrichten, die Sie später lesen möchten, z. B. Newsletter, automatisch archivieren und mit Labels versehen
• Wichtige E-Mails kennzeichnen lassen
• Benachrichtigungen archivieren

Weitere Informationen

Schritt 1: Label erstellen

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Scrollen Sie links nach unten und klicken Sie auf Mehr.
3. Klicken Sie auf Neues Label erstellen.
4. Geben Sie einen Namen für das Label ein.
5. Klicken Sie auf Erstellen.

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

Schritt 2: Filter erstellen, um E-Mails automatisch mit Labels zu versehen

1. Klicken Sie oben im Suchfeld auf den Drop-down-Pfeil .
2. Geben Sie Begriffe ein, um bestimmte Nachrichten zu finden. Wenn Sie z. B. E-Mails von einem Konto filtern und mit einem Label versehen möchten, geben Sie in das Feld Von: die E-Mail-Adresse ein.
3. Klicken Sie unten im Suchfenster auf Filter erstellen.
4. Scrollen Sie zu Label anwenden: und wählen Sie ein Label aus.
5. Klicken Sie auf Filter erstellen.

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

 

 

Gesendete Nachrichten automatisch archivieren

Wenn Sie in Gmail Nachrichten senden, auf die Sie keine Antwort erwarten, können Sie alle mit nur einem Klick senden und archivieren. Dazu müssen Sie aber zuerst in den Gmail-Einstellungen die Schaltfläche Senden und archivieren aktivieren.

Weitere Informationen

„Senden und archivieren“ aktivieren

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"   Alle Einstellungen anzeigen.
3. Scrollen Sie zu Senden und archivieren und klicken Sie die Option "Senden und archivieren" in Antworten anzeigen an.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
5. Öffnen Sie eine E-Mail, die Sie beantworten möchten, und klicken Sie auf Antworten.
6. Verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf Senden+ .

 

 

Irrelevante E-Mail-Konversationen ignorieren

Wenn Sie Teilnehmer einer Gmail-Konversation sind, die für Sie nicht mehr relevant ist, können Sie sie ignorieren. Durch das Ignorieren werden E-Mails aus dieser Konversation nicht mehr in Ihrem Posteingang zugestellt. So können Sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren.

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

 

 

E-Mails zurückstellen und später bearbeiten

Sie können Bestätigungs-E-Mails mit Daten und Uhrzeiten so lange zurückstellen, bis Sie sie wirklich brauchen. In diesem Fall werden die betreffenden E-Mails erst dann wieder oben im Posteingang angezeigt, wenn Sie es möchten, z. B. am gleichen Abend, am nächsten Tag oder erst in der folgenden Woche. 

• E-Mail mit der Reservierungsbestätigung für Ihr Hotel direkt vor dem Einchecken erhalten
• Einen Tag im Voraus Erinnerung an einen Google Kalender-Termin erhalten

Weitere Informationen

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer. 
2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die E-Mail.
3. Klicken Sie rechts auf „Zurückstellen“ .
4. Wählen Sie für die Zustellung dieser E-Mail einen späteren Zeitpunkt (Tag und Uhrzeit) aus.

Um mehrere Nachrichten gleichzeitig zurückzustellen, wählen Sie die gewünschten Nachrichten aus. Klicken Sie oben auf „Zurückstellen“ .

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

 

 

Kalendereinladungen aus dem Posteingang herausfiltern

Antworten aus Google Kalender sollen nicht mehr in Ihrem Posteingang angezeigt werden? Dann lassen Sie sie automatisch von Gmail verschieben. So bleibt der Posteingang aufgeräumt.

Weitere Informationen

Filter für Antworten aus Google Kalender einrichten

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Klicken Sie oben im Suchfeld auf „Suchoptionen anzeigen“ .
3. Geben Sie im Feld An Ihre E-Mail-Adresse ein.
4. Geben Sie neben Enthält die Wörter invite.ics ODER invite.vcs ein.
5. Klicken Sie das Kästchen Mit Anhang an.
6. Klicken Sie auf Filter erstellen.
7. Klicken Sie das Kästchen Label anwenden an und wählen Sie das gewünschte Label aus, um eingehende Nachrichten mit Terminantworten automatisch zu sortieren.
8. Klicken Sie das Kästchen Posteingang überspringen (Archivieren) an, um Antwortnachrichten aus dem Posteingang zu verschieben. Sie können sie jederzeit wieder einblenden.
9. Klicken Sie auf Filter erstellen.

 

 

Erweiterte Gmail-Filter am Arbeitsplatz oder in einer Bildungseinrichtung verwenden 

Wenn Sie Gmail in einer Organisation verwenden, stehen Ihnen mehrere nützliche Filter zur Verfügung.

• E-Mails von Personen außerhalb der Organisation mit Labels versehen 
• E-Mails von Ihrem Vorgesetzten mit Labels versehen
• Werbe-E-Mails aus dem Posteingang herausfiltern

Weitere Informationen und Beispiele: Erweiterte Gmail-Filter für Unternehmen oder Bildungseinrichtungen

E-Mails in Kategorien einteilen

Werbe-E-Mails oder E-Mails von sozialen Netzwerken in Tabs verschieben

Ein Posteingang mit Tabs eignet sich hervorragend für Nutzer, die weniger wichtige E-Mails, z. B. Werbung oder Benachrichtigungen aus sozialen Netzwerken, aus ihrem primären Posteingang entfernen möchten. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Die Tabs werden oben im Posteingang angezeigt, sodass Sie schnell von einem Tab zum anderen wechseln können. 

Weitere Informationen

Standard-Tabs aktivieren

Aktivieren Sie die Tabs für die E-Mails, die nicht in Ihrem primären Posteingang erscheinen sollen. Wenn Sie beispielsweise den Tab „Werbung“ aktivieren, werden alle Werbe-E-Mails, die sich in Ihrem Posteingang befinden, auf diesen Tab verschoben. Alle neu eingehenden Werbenachrichten werden automatisch dort eingeordnet.

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“   Alle Einstellungen aufrufen.
3. Klicken Sie auf den Tab Posteingang.
4. Wählen Sie im Bereich „Art des Posteingangs“ die Option Standard aus. Hinweis: Wenn Sie alle Tabs ausblenden wollen, wählen Sie eine andere Art des Posteingangs aus.
5. Klicken Sie im Bereich „Kategorien“ die Kästchen der Tabs an, die angezeigt werden sollen. Hinweis: Sie können keine neuen Tabs erstellen, nur bereits vorhandene Tabs ein- oder ausblenden.
6. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie dann auf Änderungen speichern.

Tabs trainieren

Sollte eine E-Mail aus Versehen im falschen Tab landen, können Sie sie manuell in den richtigen Tab verschieben. Ziehen Sie sie mit der Maus auf den gewünschten Tab.

Tipp: Damit Sie E-Mails in anderen Tabs nicht aus dem Blick verlieren, können Sie sie mit einem Stern  markieren. So markierte Nachrichten werden sowohl in ihrem eigentlichen Tab als auch auf dem Tab "Allgemein" angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

 

 

E-Mails mithilfe des sortierten Eingangs in Bereiche aufteilen 

Wenn Sie die Einstellung „Sortierter Eingang“ aktivieren, werden Ihre E-Mails automatisch in drei Bereiche eingeteilt: „Wichtig und ungelesen“, „Markiert“ und „Alles andere“.  

Weitere Informationen

Den sortierten Eingang aktivieren

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Um Ihren Posteingang zu konfigurieren, klicken Sie rechts oben auf das Symbol für Einstellungen .
3. Wählen Sie im Abschnitt „Art des Posteingangs“ die Option Sortierter Eingang aus.
4. Wenn Sie die Einstellung für den sortierten Eingang anpassen möchten, klicken Sie auf Anpassen . 
5. Wählen Sie die Posteingangsbereiche aus, die angezeigt werden sollen,  Änderungen speichern.

Die Reihenfolge der vorhandenen Bereiche ändern

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2.  Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"   Alle Einstellungen anzeigen.
3. Klicken Sie oben auf Posteingang.
4. Rufen Sie die Bereiche des Posteingangs auf und klicken Sie neben dem Bereich, den Sie ändern möchten, auf Optionen.
5. Wählen Sie den Bereich aus, der angezeigt werden soll.
   Hinweis: Der Bereich „Alles andere“ wird immer zuletzt angezeigt.
6. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Den sortierten Eingang trainieren

In Gmail werden Nachrichten anhand einer Reihe von Kriterien als wichtig markiert, unter anderem:

• An wen Sie E-Mails senden und wie oft Sie dieser Person E-Mails senden
• Welche E-Mails Sie öffnen
• Welche E-Mails Sie beantworten
• Schlüsselwörter in E-Mails, die Sie normalerweise lesen
• Welche E-Mails Sie markieren, archivieren oder löschen

Wenn Sie wissen möchten, warum eine Nachricht als wichtig eingestuft wurde, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Wichtigkeitsmarkierung , um sich den Grund dafür anzeigen zu lassen.

Hinweis: Wenn eine bestimmte Nachricht fälschlicherweise als wichtig eingeordnet wurde, können Sie die Einstufung korrigieren, indem Sie auf die Wichtigkeitsmarkierung  klicken. So lernt das Programm, welche E-Mails Ihnen wichtig sind.

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

 

 

Dem sortierten Eingang einen Label-Bereich hinzufügen

Wenn Sie die Einstellung „Sortierter Eingang“ aktivieren, können Sie einen weiteren Bereich basierend auf einem Ihrer Labels erstellen, z. B. Von meinem Vorgesetzten. 

Weitere Informationen

Schritt 1: Sortierten Eingang aktivieren

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Um Ihren Posteingang zu konfigurieren, klicken Sie rechts oben auf das Symbol für Einstellungen .
3. Wählen Sie im Abschnitt „Art des Posteingangs“ die Option Sortierter Eingang aus.
4. Wenn Sie die Einstellung für den sortierten Eingang anpassen möchten, klicken Sie auf Anpassen . 
5. Wählen Sie die Posteingangsbereiche aus, die angezeigt werden sollen,  Änderungen speichern.

Schritt 2: Labelbasierten Bereich erstellen

Vorbereitung: Erstellen Sie das Label. 

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"   Alle Einstellungen anzeigen.
3. Klicken Sie oben auf Posteingang.
4. Klicken Sie neben dem Bereich, für den Sie ein Label erstellen möchten, auf Optionen oder auf Bereich hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Weitere Optionen.
6. Klicken Sie auf das gewünschte Label. Sie können auch nach einem Labelnamen suchen.
7. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

 

 

Separaten Posteingang für ein Label erstellen

Sie können einen separaten Posteingang basierend auf einem Label erstellen und das entsprechende Label hinzufügen, wenn Sie eine E-Mail schreiben oder lesen. So werden Ihre E-Mail und alle Antworten darauf automatisch dem richtigen Posteingang zugeordnet.

Wenn Sie Ihren Posteingang vollständig sortieren und somit leer haben möchten (Zero-Inbox-Methode), erstellen Sie einen Posteingang für jedes der folgenden Labels:

• Aktion: E-Mails, die sofort bearbeitet werden müssen
• Nachbearbeitung: E-Mails, die eine weitere Zusammenarbeit erfordern
• Später: E-Mails, die nicht sofort bearbeitet werden müssen

Nehmen Sie sich morgens 30 Minuten Zeit, um Ihren Posteingang zu sortieren. Antworten Sie auf jede E-Mail, wenn die Antwort weniger als fünf Minuten dauert, und weisen Sie das Label Aktion zu. Weisen Sie allen anderen Elementen das Label Nachbearbeitung oder Später zu, damit diese zur späteren Bearbeitung in den entsprechenden Posteingang verschoben werden.

Weitere Informationen

Schritt 1: Label erstellen, das einen Posteingang haben soll

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Scrollen Sie links nach unten und klicken Sie auf Mehr.
3. Klicken Sie auf Neues Label erstellen.
4. Geben Sie einen Namen für das Label ein.
5. Klicken Sie auf Erstellen.

Schritt 2: Posteingang für das Label erstellen

Folgen Sie der Anleitung in der Gmail-Hilfe, um den Posteingang zu erstellen. Geben Sie als Suchkriterium label:Name des Labels ein.

Erstellen Sie für die Zero-Inbox-Methode einen separaten Posteingang mit jedem der folgenden Suchkriterien:

• label:Aktion
• label:Nachbearbeitung
• label:Später

Schritt 3: Labels beim Lesen der E-Mails zuweisen

So weisen Sie die erstellten Labels zu, um einen vollständig sortierten Posteingang (Zero-Inbox-Methode) zu erhalten:

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Klicken Sie beim Lesen der einzelnen Nachrichten oben auf „Labels“ .
3. Wählen Sie eines der folgenden Labels aus: Aktion, Nachbearbeitung oder Später.

Antworten Sie jetzt auf die E-Mails mit dem Label Aktion und schauen Sie später in Ihre anderen Posteingänge, wenn Sie Zeit haben. 

Mehrere Konten verwalten

Verschiedene Gmail-Konten verwenden

Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten haben, z. B. ein geschäftliches und ein privates Konto, können Sie ganz einfach zwischen den Konten wechseln, ohne sich abmelden zu müssen. Fügen Sie alle Ihre Konten als Profile auf Ihrem Computer hinzu. So können Sie zwischen den Profilen schnell wechseln.

Weitere Informationen

 Konten im Web (Chrome-Browser) hinzufügen und zwischen diesen wechseln

1. Öffnen Sie Chrome auf Ihrem Computer.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Profil“ .
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Wenn Sie die Option zum Synchronisieren mit Ihrem Google-Konto auswählen, wird Ihr Kontoname automatisch als Profilname verwendet.

5. Wählen Sie einen Namen, ein Foto und ein Farbschema aus.

Wenn Sie für das neue Profil die Synchronisierung in Chrome mit einem Google-Konto aktivieren, werden Ihre Lesezeichen, Ihr Verlauf, Ihre Passwörter und weitere Einstellungen automatisch synchronisiert.

Hinweis: Wenn Sie nicht sicher sind, welches Konto Sie gerade verwenden, klicken Sie auf Ihren Namen. Ganz oben wird dann das aktuelle Profil angezeigt.

Konten in Gmail hinzufügen und zwischen diesen wechseln

1. Klicken Sie in Gmail rechts oben auf Ihr Profilbild und dann auf Konto hinzufügen.
2. Melden Sie sich in Ihrem anderen Konto an.
3. Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen und wählen Sie ein anderes Profil aus, wenn Sie zu einem anderen Konto wechseln möchten.

 

 

Mehrere Konten über einen Posteingang verwalten

Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten haben, können Sie Gmail so einrichten, dass Nachrichten von dem jeweils gewünschten Konto gesendet werden, ohne zwischen den Posteingängen wechseln zu müssen.

Die Empfänger Ihrer Nachrichten sehen als Absender die E-Mail-Adresse, die Sie ausgewählt haben.

• Auf E-Mails von Kunden über eine separate Aliasadresse, z. B. [e-mail], anstatt über Ihre reguläre geschäftliche E-Mail-Adresse [e-mail] antworten
• Auf geschäftliche E-Mails über Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, aber von Ihrem privaten Posteingang aus antworten
• Mehrere Konten in einem Posteingang verwalten 

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

 

 

Separaten Posteingang für ein anderes Konto erstellen

Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten haben, die Sie separat verwalten möchten, können Sie für jede Adresse einen Posteingang erstellen.

Weitere Informationen

Folgen Sie der Anleitung in der Gmail-Hilfe, um Folgendes zu tun:

1. E-Mails über eine andere Adresse oder einen Alias senden
2. Einen weiteren Posteingang für diese Adresse oder den Alias erstellen. Geben Sie als Suchkriterium to:[e-mail] ein.

E-Mails, die an diese Adresse gesendet werden, werden an Ihren gewohnten Posteingang zugestellt.

 

 

Mehrere Signaturen verwalten

Benötigen Sie verschiedene Signaturen für E-Mails innerhalb Ihres Unternehmens und für externe Nachrichten? In Gmail können Sie mehrere unterschiedliche Signaturen erstellen. Bei Ihrer nächsten E-Mail wählen Sie dann einfach die entsprechende Vorlage mit der gewünschten Signatur aus.

Weitere Informationen

Einzelne Signatur erstellen

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"   Alle Einstellungen anzeigen.
3. Scrollen Sie auf dem Tab Allgemein zu Signatur und klicken Sie auf Neu erstellen.
4. Geben Sie der Signatur einen Namen und klicken Sie auf Erstellen.
   Dieser Name ist nicht die eigentliche Signatur, sondern eine Benennung der Signaturvorlage.
5. Fügen Sie im Textfeld rechts Ihren Signaturtext hinzu.
6. Über die Formatierungsleiste können Sie Textfarben, Links und Bilder hinzufügen.
7. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Eine Signatur für eine Nachricht auswählen

Tipp: Wenn Sie Ihre Signatur ändern möchten, während Sie eine E-Mail schreiben, klicken Sie unten im Fenster auf "Signatur einfügen" .

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

 

 

 Varianten Ihrer E-Mail-Adresse erstellen

Sie können Varianten Ihrer E-Mail-Adresse erstellen, bei denen alle Nachrichten in Ihrem aktuellen Posteingang eingehen. Fügen Sie einfach vor dem @-Zeichen Ihrer aktuellen E-Mail-Adresse ein Plus (+) gefolgt von einem beliebigen Wort ein. Nachrichten, die an Ihre aktuelle Adresse oder eine Variante mit dem Pluszeichen gesendet werden, gehen alle in Ihrem aktuellen Posteingang ein. Anschließend können Sie Filter einrichten, um die Nachrichten anhand der Adresse weiterzuleiten oder zu bearbeiten. 

Wenn Ihre E-Mail-Adresse für Google Workspace [e-mail] lautet, können Sie z. B. Folgendes tun:

• Für Newsletter die E-Mail-Adresse [e-mail] verwenden
• Für potenzielle Neukunden die Kontaktadresse [e-mail] einrichten
• Teammitgliedern ermöglichen, dringende Fälle an die Adresse [e-mail] zu richten

Sie können dann Nachrichten, die an die einzelnen Adressen gesendet wurden, einfach finden oder mit einem Label versehen.

Weitere Informationen

Schritt 1: Variation Ihrer Adresse erstellen

Fügen Sie einfach ein Plus (+) gefolgt von einem beliebigen Wort vor dem @-Zeichen Ihrer E-Mail-Adresse ein.

Wenn Ihre E-Mail-Adresse beispielsweise [e-mail] ist, verwenden Sie sich [e-mail] oder [e-mail].

Schritt 2: Eingehende Nachrichten automatisch anhand der Adresse sortieren

Richten Sie einen Filter ein, damit Nachrichten anhand der Adresse automatisch mit Labels versehen und sortiert werden.

So würden z. B. alle unter [e-mail] eingehenden Newsletter mithilfe von Filtern automatisch archiviert werden und das Label Neuigkeiten erhalten. Wenn Sie diese Nachrichten später lesen möchten, klicken Sie einfach in der Liste der Labels auf Neuigkeiten.

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Klicken Sie oben im Suchfeld auf „Suchoptionen anzeigen“ .
3. Geben Sie im Feld An die aufgabenspezifische E-Mail-Adresse ein, zum Beispiel [e-mail].
4. Klicken Sie auf Filter erstellen.
5. Wählen Sie aus, wie Gmail mit diesen Nachrichten verfahren soll, zum Beispiel "archivieren", "Labels anwenden" oder "als wichtig markieren".
6. Klicken Sie auf Filter erstellen.

 

 

E-Mail-Zugriff delegieren

Mit einer Gruppe ein gemeinsam genutztes E-Mail-Konto verwalten

Wenn mehrere Personen in einem gemeinsamen E-Mail-Konto zusammenarbeiten sollen, können Sie eine Google-Gruppe erstellen und das Konto von den Mitgliedern verwalten lassen.

• Sich selbst oder einem anderen Gruppenmitglied die Verantwortung für eine Konversation zuweisen
• Nach Konversationen anhand der zugeordneten Personen suchen
• Konversationen als abgeschlossen markieren

Weitere Informationen: Gruppe als gemeinsamen Posteingang verwenden

 

 

Jemandem Zugriff auf Ihren Posteingang gewähren

Wenn Sie einer Person oder mehreren Personen das Lesen, Senden oder Löschen Ihrer E-Mails erlauben möchten, können Sie den Zugriff delegieren. Sie können als Absender den Namen des Bevollmächtigten oder Ihren eigenen Namen verwenden.

Weitere Informationen

1. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"   Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Konten & Import.
3. Klicken Sie im Abschnitt "Zugriff auf mein Konto gewähren" auf Weiteres Konto hinzufügen.

   
   Hinweis: Die Option zum Delegieren von E-Mails wurde möglicherweise in Ihrer Organisation eingeschränkt. Sollte die Einstellung nicht angezeigt werden, wenden Sie sich an Ihren G Suite-Administrator.

4. Geben Sie die E-Mail-Adresse der gewünschten Person ein und klicken Sie auf Weiter.
5. Klicken Sie auf E-Mail senden, um Zugriff zu gewähren.

Weitere Informationen finden Sie in der Gmail-Hilfe.

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