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正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

製造業適用的訣竅

本頁面提供下列問題解決方法:


               

想讓貴公司使用進階 Google Workspace 功能嗎?

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加快新產品的上市速度

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您可以透過 Google 雲端硬碟或共用雲端硬碟隨時存取各個檔案的最新版本,在安全的工作區中與他人協作及共用產品設計、電腦輔助設計 (CAD) 檔案、研究資料、測試資料、品質指南、主要成效指標 (KPI) 和樣品模型,運用 Google 試算表中的共用工作清單,或共用的團隊 Google 日曆來管理活動。此外,您還可以透過 Google 表單取得員工對於產品設計和材料的意見,並利用 Google Meet 與供應商進行即時視訊會議,藉此提升溝通效率及縮短作業時間。這樣一來,所有使用者都能同步掌握最新進度或狀況,讓您更容易推行新的產品概念與策略。

客戶經驗談

惠而浦公司
操作說明

將檔案新增至雲端硬碟

如果您是使用最新版的 Chrome 瀏覽器或 Firefox,可以將電腦上的檔案或資料夾拖曳到雲端硬碟資料夾中。或者,您也可以依序按一下「新增」接下來「檔案上傳」或「資料夾上傳」,然後選擇要上傳的檔案或資料夾。

在共用雲端硬碟中新增檔案:

您至少必須具備協作者權限才能執行下列操作。

  1. 在電腦上前往 drive.google.com
  2. 按一下左側的「共用雲端硬碟」,然後在其中一個共用雲端硬碟上按兩下。
  3. 按一下左上角的「新增」
  4. 按一下你要建立的檔案類型或資料夾,或從你的電腦上傳。

您新增的所有檔案都由小組成員共同擁有,即使您退出共用雲端硬碟,您的檔案仍會保留下來。

建立專案計畫

  1. Google 雲端硬碟中,依序點選 [ 新增] 接下來 [Google 試算表] 接下來 [空白試算表]
  2. 按一下 [無標題的試算表],然後為專案計畫輸入新標題。
  3. 新增欄標題。舉例來說,如果您要追蹤專案的各項工作,可以在其中加入工作負責人、到期日、狀態和註解的資料欄。
  4. 在工作表中新增內容,用來追蹤專案計畫。在您與他人共用工作表之後,其他使用者也可以在其中新增內容。

建立團隊日曆

你無法使用 Google 日曆應用程式建立新的日曆,只能透過瀏覽器執行這項操作。日曆建立完成後,你就可以透過瀏覽器和應用程式查看日曆。

  1. 在電腦上開啟 Google 日曆
  2. 在左側的「其他日曆」旁,依序按一下「新增其他日曆」圖示 Plus 下一步 [建立新日曆]
  3. 輸入日曆名稱和說明。
  4. 按一下 [建立日曆]。
  5. 如果要與別人共用日曆,請在左側導覽列中點選這個日曆,然後選取 [與特定使用者共用日曆]。

建立表單

  1. 前往 forms.google.com
  2. 按一下「空白」圖示 Plus
  3. 為未命名的表單命名。

發起視訊會議

  1. 前往 Google Meet
  2. 按一下 [新建會議]
  3. 選擇下列任一做法:
    • 建立日後的會議
      • 如要提供日後會議的詳細資料,請複製會議連結並分享給參與者。
      • 如要直接透過此連結發起會議,只需在瀏覽器中貼上連結,或在「輸入代碼或連結」欄位中輸入連結 下一步 按一下 [加入] 即可。
    • 發起即時會議:建立新會議並直接加入。
    • 在 Google 日曆中安排會議:如果選擇安排會議,系統會將你導向 Google 日曆

提示:Google Workspace Essentials 使用者無法在 Google 日曆中安排會議。

 

 

提升行動工作團隊的效率

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為無電腦或透過行動裝置工作的小組成員有效提供所需的工具。無論是在工廠內外,團隊成員都可以使用手機、平板電腦或 Chromebooks 存取儲存在雲端硬碟和共用雲端硬碟中的產品規格、CAD 檔案、工作指示、教學影片、使用手冊、品質管理檢查清單、法規文件、報告和最佳做法。

在雲端硬碟中共用檔案

客戶經驗談

Leon Speakers
操作說明

共用雲端硬碟中的檔案

  1. 選取你要共用的檔案。
  2. 按一下「共用」或「共用」圖示 Share
  3. 輸入共用對象的電子郵件地址或 Google 網路論壇群組。
  4. 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色,指定使用者對檔案具有哪種存取權限。
  5. 如果你的帳戶符合資格,就可以新增存取權的到期日
  6. 選擇是否要通知共用對象。
    • 如要讓共用對象知道你已與他們共用項目,請勾選「通知共用對象」旁邊的方塊。如果選擇通知共用對象,你輸入的所有電子郵件地址都會納入通知電子郵件中。
    • 如果不想通知共用對象,請取消勾選這個方塊。
  7. 按一下「傳送」或「共用」

建立共用雲端硬碟及新增成員

共用雲端硬碟僅供公司或學校帳戶使用,但你目前尚未登入帳戶。

登入公司或學校帳戶

注意:只有在您的版本支援共用雲端硬碟,且管理員允許的情況下,您才能建立共用雲端硬碟。
  1. 在電腦上前往 drive.google.com
  2. 按一下左側的「共用雲端硬碟」
  3. 按一下左上角的「新增」
  4. 輸入共用雲端硬碟名稱。
  5. 按一下「建立」

前往 Google Workspace 學習中心瞭解詳情

 

 

簡化複雜的銷售流程並提升效率

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為了與經銷商和合作夥伴會面,銷售團隊往往要花費大量時間在交通往來上。現在,您可以將目前的價格資料庫、報價、產品組態模型、促銷活動和其他資訊同步到行動裝置的雲端硬碟,無論身在何處都能輕鬆存取。將 Google 雲端硬碟與 Cloud Save API 搭配使用,還可協助您管理複雜的產品設定、規則和限制機型。如果您無法親自前往會議地點,可以透過 Google Meet 參與會議,不但節省差旅費用和時間,還能享有如同面對面溝通般的所有優點。同時,您也可以運用 Google 日曆掌握重要會議、銷售時間表和產品更新的時間,讓您不會遺漏任何重要事項的期限。

客戶經驗談

Katz Americas
操作說明

將檔案和資料夾上傳到雲端硬碟

使用電腦時,你可以從 drive.google.com 或從桌面上傳檔案。檔案上傳位置可以是私人或共用資料夾。

  1. 在電腦上前往 drive.google.com
  2. 依序按一下左上方的 [新增] 下一步 [檔案上傳] 或 [資料夾上傳]
  3. 選擇您要上傳的檔案或資料夾。

發起視訊會議

  1. 前往 Google Meet
  2. 按一下 [新建會議]
  3. 選擇下列任一做法:
    • 建立日後的會議
      • 如要提供日後會議的詳細資料,請複製會議連結並分享給參與者。
      • 如要直接透過此連結發起會議,只需在瀏覽器中貼上連結,或在「輸入代碼或連結」欄位中輸入連結 下一步 按一下 [加入] 即可。
    • 發起即時會議:建立新會議並直接加入。
    • 在 Google 日曆中安排會議:如果選擇安排會議,系統會將你導向 Google 日曆

提示:Google Workspace Essentials 使用者無法在 Google 日曆中安排會議。

變更日曆檢視

選擇新的檢視畫面後,除非之後再次變更,否則這個畫面會變成你的預設檢視畫面。
  1. 在電腦上開啟 Google 日曆
  2. 在右上角選擇檢視畫面:[天]、[週]、[月]、[年]、[時間表] 或 [4 天]

詳情請造訪 Google 雲端硬碟說明中心

 

 

隨時隨地訓練工廠員工

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想要在多個地點為輪班時間各異的工人提供各種產品的相關訓練嗎?您可以輕鬆建立自助式的教育訓練入口網站,只要將產品介紹影片、行銷廣告活動、促銷活動、原廠退貨政策和安全程序規定儲存在雲端硬碟,然後將這類檔案嵌入協作平台即可。如果您需要進行即時訓練課程,可以透過 Meet 在全球安排虛擬課程,省下時間和差旅成本。您甚至可以錄下培訓內容以便日後學習。

新增共用的檔案

客戶經驗談

Roche Group
操作說明

將檔案新增至雲端硬碟

使用電腦時,你可以從 drive.google.com 或從桌面上傳檔案。檔案上傳位置可以是私人或共用資料夾。

  1. 在電腦上前往 drive.google.com
  2. 依序按一下左上方的 [新增] 下一步 [檔案上傳] 或 [資料夾上傳]
  3. 選擇您要上傳的檔案或資料夾。

在共用雲端硬碟中新增檔案:

您至少必須具備協作者權限才能執行下列操作。

  1. 在電腦上前往 drive.google.com
  2. 按一下左側的「共用雲端硬碟」,然後在其中一個共用雲端硬碟上按兩下。
  3. 按一下左上角的「新增」
  4. 按一下你要建立的檔案類型或資料夾,或從你的電腦上傳。

您新增的所有檔案都由小組成員共同擁有,即使您退出共用雲端硬碟,您的檔案仍會保留下來。

建立協作平台

  1. 選擇下列任一做法:

  2. 在左上方輸入網站的文件名稱,然後按下 Enter 鍵。

將 Google 檔案新增到網站

  1. 使用電腦在新版 Google 協作平台中開啟網站。
  2. 按一下右側的 [插入]
  3. 選取你要新增的檔案類型,例如文件、簡報、試算表、表單或圖表。
  4. 選擇你要的檔案 下一步 [插入]
  5. 按一下右上方的 [發布],即可發布你變更的網站內容。

錄製視訊會議內容

  1. 在電腦上使用 Google Meet,按一下「發起」或「加入
  2. 依序按一下右下方的「活動」圖示 下一步「錄製」。
    • 如要錄製會議字幕,請選取語言。
    • 在某些情況下,如果錄製檔案是在 Google 雲端硬碟中播放,則系統可能會在檔案準備就緒的幾個小時後才產生字幕。
  3. 按一下「開始錄製」
  4. 按一下彈出式視窗中的「開始」
  5. 等待系統開始錄製。參與者會在錄製開始或停止時收到通知。
    • 會議錄製內容的長度上限為 8 小時,超過 8 小時會自動停止錄製。
  6. 如要停止錄製,請依序按一下「活動」圖示 下一步「錄製」下一步「停止錄製」。
  7. 在彈出式視窗中,按一下「停止錄製」
    • 提示:所有人都離開會議後,系統就會自動停止錄製。

會議發起人和錄製會議的使用者都會收到一封含有錄製內容連結的電子郵件。

錄製內容會儲存在會議發起人的「我的雲端硬碟」>「Meet Recordings」資料夾

對於透過不同途徑建立的會議,會議發起人的定義不同,具體如下:

  • Google 日曆:會議發起人是指在 Google 日曆中建立會議活動的使用者。
  • Meet 首頁或其他產品 (例如 Gmail 或 Jamboard):會議發起人是指發起會議或產生會議代碼的使用者。

如需瞭解詳情,請前往 Google Meet 說明中心

 

 

在線上管理工廠營運流程

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將所有的作業和流程改為透過線上進行,能夠讓工廠的生產流程更順暢。您可以利用 Google 表單,針對產品召回、休假申請、用品訂單、公司政策通知等用途製作專用的電子表單,而且只要幾分鐘的時間即可製作完成。這些表單不僅更新方便,還可以透過資訊站、電腦或行動裝置存取。

您還可以針對不同的設備、產線時間表或工作製作個別的協作平台頁面,並建立專屬的共用雲端硬碟,用來存放相片、組裝操作說明、解說影片和其他類型的檔案。這樣一來,產線工人就可以透過共用的工作站查看操作說明,將組裝錯誤的機會降到最低。

客戶經驗談

Shaw Industries
操作說明

建立表單

  1. 前往 forms.google.com
  2. 按一下「空白」圖示 Plus
  3. 為未命名的表單命名。

建立協作平台

  1. 選擇下列任一做法:

  2. 在左上方輸入網站的文件名稱,然後按下 Enter 鍵。

在共用雲端硬碟中新增檔案:

您至少必須具備協作者權限才能執行下列操作。

  1. 在電腦上前往 drive.google.com
  2. 按一下左側的「共用雲端硬碟」,然後在其中一個共用雲端硬碟上按兩下。
  3. 按一下左上角的「新增」
  4. 按一下你要建立的檔案類型或資料夾,或從你的電腦上傳。

您新增的所有檔案都由小組成員共同擁有,即使您退出共用雲端硬碟,您的檔案仍會保留下來。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

 

 

在線上管理工作和時間表

橘色分隔線

面對位在不同地區的多家廠點,想要追蹤數百名員工的工作和時間表往往相當耗費時間。您可以同時使用協作平台、試算表和日曆來製作動態時間表,無論是規劃及分配工作、追蹤工作完成度、管理例外狀況等,各項作業都可以集中在一處進行。團隊成員只要透過行動裝置或任何網路瀏覽器,就能從遠端存取這類時間表。如果您需要關於特定工作的意見或更新資訊,員工也可以直接在試算表中新增註解及變更工作狀態。

客戶經驗談

操作說明

建立協作平台

  1. 選擇下列任一做法:

  2. 在左上方輸入網站的文件名稱,然後按下 Enter 鍵。

在 Google 試算表中建立專案計畫

  1. Google 雲端硬碟中,依序點選 [ 新增] 接下來 [Google 試算表] 接下來 [空白試算表]
  2. 按一下 [無標題的試算表],然後為專案計畫輸入新標題。
  3. 新增欄標題。舉例來說,如果您要追蹤專案的各項工作,可以在其中加入工作負責人、到期日、狀態和註解的資料欄。
  4. 在工作表中新增內容,用來追蹤專案計畫。在您與他人共用工作表之後,其他使用者也可以在其中新增內容。

與他人共用日曆

  1. 在電腦上開啟 Google 日曆。你無法透過 Google 日曆應用程式與別人共用日曆。
  2. 在畫面左側找出「我的日曆」部分。如要展開這部分,請按一下「向下箭頭」圖示 向下箭號
  3. 將游標懸停在想要共用的日曆上方,然後依序按一下「更多」圖示 更多接下來「設定和共用」
  4. 在「與特定使用者共用日曆」之下,按一下「新增邀請對象」
  5. 新增邀請對象或 Google 群組的電子郵件地址,並使用下拉式選單調整權限設定。進一步瞭解存取權限
  6. 按一下「傳送」
  7. 收件者必須點選電子郵件內的連結,才能把你的日曆加入自己的日曆清單。瞭解如何新增他人的日曆

提示:如要共用不屬於自己的日曆,你必須要求擁有者授予「進行變更並管理共用設定」權限。

 

 

快速招募及培訓員工

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由於製造業的員工周轉率偏高,只要能縮短招募和培訓流程,就能對營運有所助益。有意應徵的求職者透過 Google 表單提交個人相關資訊後,您可以利用 Google Meet 與全球各地條件最理想的求職者進行面試。此外,您可以架設協作平台網站,在其中提供新進員工檢查清單和工作項目,讓培訓流程更順暢。

客戶經驗談

操作說明

建立表單

  1. 前往 forms.google.com
  2. 按一下「空白」圖示 Plus
  3. 為未命名的表單命名。

發起視訊會議

  1. 前往 Google Meet
  2. 按一下 [新建會議]
  3. 選擇下列任一做法:
    • 建立日後的會議
      • 如要提供日後會議的詳細資料,請複製會議連結並分享給參與者。
      • 如要直接透過此連結發起會議,只需在瀏覽器中貼上連結,或在「輸入代碼或連結」欄位中輸入連結 下一步 按一下 [加入] 即可。
    • 發起即時會議:建立新會議並直接加入。
    • 在 Google 日曆中安排會議:如果選擇安排會議,系統會將你導向 Google 日曆

提示:Google Workspace Essentials 使用者無法在 Google 日曆中安排會議。

建立協作平台

  1. 選擇下列任一做法:

  2. 在左上方輸入網站的文件名稱,然後按下 Enter 鍵。

 

 

集中管理重要資產

橘色分隔線

您可以利用協作平台網站,將內部新聞、專屬網誌文章、專案時間表、產品文件、線上表單、培訓內容等資料集中在一處。透過單一平台彙整貴機構的所有重要資訊之後,所有員工 (或者您指定的群組) 都可以隨時透過任何裝置存取。

客戶經驗談

POSCO
操作說明

建立協作平台

  1. 選擇下列任一做法:

  2. 在左上方輸入網站的文件名稱,然後按下 Enter 鍵。

在網站中新增頁面

  1. 使用電腦在新版 Google 協作平台中開啟協作平台。
  2. 按一下右側的 [頁面]。
  3. 將滑鼠游標移至「新增」圖示 新增
  4. 按一下「新增頁面」圖示 新增
  5. 輸入頁面名稱。
  6. 按一下 [完成]
  7. 如要發布您變更的協作平台內容,請按一下右上方的 [發布]

將 Google 檔案新增到網站

  1. 使用電腦在新版 Google 協作平台中開啟網站。
  2. 按一下右側的 [插入]
  3. 選取你要新增的檔案類型,例如文件、簡報、試算表、表單或圖表。
  4. 選擇你要的檔案 下一步 [插入]
  5. 按一下右上方的 [發布],即可發布你變更的網站內容。

詳情請造訪 Google 協作平台說明中心

 

 

建立及管理工作指示

橘色分隔線

需要各小組提供的工作指示,但又想避免版本管理和編輯權限鎖定的問題嗎?您可以運用文件、試算表和簡報與其他使用者同時建立內容、即時查看編輯異動,並透過「註解」功能提供意見,達到協同合作的目標。完成工作指示後,您也可以透過雲端硬碟的共用功能和存取權限設定,以簡便且安全的方式與外部代理商和廠商合作。每當您更新或編輯內容時,雲端硬碟都會將您的變更操作同步到雲端,讓每位使用者都能隨時存取最新版本的內容。

開啟「註解」方塊並輸入文字,並可選擇將工作指派給特定使用者。

客戶經驗談

Briggs and Stratton
操作說明

在 Google 文件、試算表和簡報中新增註解

  1. 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
  2. 選取您要加註的文字、圖片、儲存格或投影片。
  3. 如要新增註解,請按一下工具列中的「新增註解」圖示 Add comment
  4. 輸入註解內容。
  5. 按一下「註解」。

共用檔案

  1. 在電腦上前往 Google 雲端硬碟文件試算表簡報
  2. 按一下要共用的檔案。
  3. 按一下「共用」圖示 Share

在共用雲端硬碟中新增檔案:

您至少必須具備協作者權限才能執行下列操作。

  1. 在電腦上前往 drive.google.com
  2. 按一下左側的「共用雲端硬碟」,然後在其中一個共用雲端硬碟上按兩下。
  3. 按一下左上角的「新增」
  4. 按一下你要建立的檔案類型或資料夾,或從你的電腦上傳。

您新增的所有檔案都由小組成員共同擁有,即使您退出共用雲端硬碟,您的檔案仍會保留下來。

注意:如要在電腦上儲存及存取檔案,請使用 Google 雲端硬碟電腦版。請參閱「安裝雲端硬碟電腦版」。
 

操作說明


               

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Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。

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