Ponerse al día después de estar un tiempo fuera

Aprenderás a hacer lo siguiente

Cómo usar las funciones de Google Workspace para recuperar la productividad cuando vuelvas a trabajar.

Qué se necesita

10 minutos

 Una cuenta de Google Workspace -¿No tienes una? Empieza hoy tu prueba de 14 días.

En este tutorial

Reactivar las notificaciones y desactivar las respuestas automáticas Saber qué ha pasado en tu ausencia Empezar a trabajar

1 Reactivar notificaciones y desactivar respuestas automáticas

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Volver a activar las notificaciones de Google Workspace

Si desactivaste las notificaciones de tus servicios de Google Workspace durante tu ausencia, vuelve a activarlas.

Activar las notificaciones de eventos de Google Calendar

1. En Calendar, haz clic en el icono de rueda dentada   Configuración.
2. A la izquierda, haz clic en la opción Configuración de los eventos de General.
3. Haz clic en Notificaciones y selecciona una opción:

   • Desactivadas
   • Notificaciones de escritorio
   • Alertas

4. (Opcional) Si quieres configurar un sonido para las notificaciones entrantes, activa la casilla Reproducir sonidos de notificaciones.
5. (Opcional) Para administrar las notificaciones, a la izquierda, haz clic en tu calendario  Notificaciones generales.
6. Junto a cada opción, haz clic en la flecha hacia abajo  y selecciona Ninguna o Correo electrónico.

Activar o desactivar las notificaciones de Google Chat

Notificaciones de mensajes de Chat

1. Abre Gmail en el ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración   Ver todos los ajustes.
3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Chat y Meet.
4. En "Ajustes de notificaciones de chat", haz clic en Gestionar ajustes del chat.
5. Para activar las notificaciones de los mensajes de Google Chat, en la sección "Notificaciones de escritorio", marca la casilla "Permitir notificaciones de chat".

Notificaciones de mensajes de Chat en Gmail

1. Abre Gmail en el ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración   Ver todos los ajustes.
3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Chat y Meet.
4. En "Ajustes de notificaciones de chat", haz clic en Gestionar ajustes del chat.
5. Para activar las notificaciones de los mensajes de Google Chat, en la sección "Notificaciones de escritorio", marca la casilla "Permitir notificaciones de chat".

Desactiva las respuestas automáticas

Nota: Para usar las respuestas automáticas, debes haber creado tu cuenta como mínimo 24 horas antes.

1. Abre Gmail. 
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración   Ver todos los ajustes.
3. Desplázate hacia abajo, hasta Respuesta automática, y selecciona Respuesta automática activada o Respuesta automática desactivada.
4. Al activarla, debes indicar en qué fechas estarás fuera y añadir un mensaje. A continuación, selecciona quién debe recibir la respuesta.
5. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

2. Saber qué ha pasado en tu ausencia

Responde a nuevas invitaciones a reuniones

Cuando recibas invitaciones a eventos, aparecerán en tu calendario. Si te has suscrito a las notificaciones por correo electrónico, también recibirás la invitación en tu bandeja de entrada. Puedes responder a la invitación directamente desde el correo si usas Gmail.

Responder a invitaciones

1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento.
2. En la parte inferior, junto a ¿Asistirás?, haz clic en Sí, No o Quizás.

Nota: Para responder a un evento desde Gmail, abre el correo electrónico y, junto a ¿Asistirás?, haz clic en Sí, en No o en Quizás. 

Nota: Todos los invitados pueden proponer otra hora, salvo en eventos que tienen más de 200 invitados o duran todo el día.

Crea una lista de comprobación con las tareas que hay que hacer tras las vacaciones

Crear tareas a partir de correos electrónicos

1. Ve a Gmail.
2. En la parte derecha, haz clic en Tasks .
3. Busca el correo que quieras guardar como tarea.
4. Arrastra y suelta el correo en el panel lateral.
5. Para añadir una fecha y una hora, haz clic en Fecha y hora.

Comprueba si han quedado pendientes elementos importantes

Comprueba que no te hayas perdido ningún cambio importante en algún archivo de Google Drive o en elementos pendientes de otros servicios de Google Workspace, como Tasks en Calendar o Gmail.

Puedes llevar un control de los cambios que se han hecho en elementos que has creado o subido a Drive, así como ver información específica de tus archivos o carpetas. Para ver la actividad de un determinado archivo o carpeta, selecciónalo y haz clic en Información .

Consultar la actividad de Drive en la pestaña Actividad

Puedes ver los cambios que se han hecho en tus archivos de Drive y realizar un seguimiento de quién los hizo. Es posible que notes cambios cuando alguien:

• Edita o comenta un archivo.
• Cambia el nombre de un archivo o de una carpeta.
• Mueve o elimina un archivo o una carpeta.
• Sube un archivo o una carpeta nuevos.
• Comparte o deja de compartir un elemento.

Importante: El historial de versiones de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google no es lo mismo que el historial de los archivos .pdf, las imágenes y otros archivos almacenados en Drive. Consulta cómo ver el historial de cambios de los archivos de Google.

Consultar la actividad de Drive en la pestaña Detalles

1. En la parte superior del panel Actividad de Drive, haz clic en Detalles para ver información y cambios como, por ejemplo:

   • Tipo de archivo y propietario.
   • Tamaño de la carpeta y número de elementos.
   • Persona que modificó, creó o abrió el elemento por última vez.

2. Haz clic en Editar  para añadir una descripción del elemento.

En navegadores web

Puedes añadir tareas al panel lateral de algunas aplicaciones de Google Workspace.

1. Ve a Gmail, Calendario, Chat, Drive o a un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
   • Importante: Si no puedes ver la aplicación Tasks, haz clic en la flecha de la parte inferior derecha de la pantalla para ampliar el panel.
2. A la derecha, haz clic en Tasks .

Nota: En los espacios de Gmail, puedes crear, asignar, editar, completar y eliminar tareas de grupo.

Revisa los cambios de tus archivos

Consultar los cambios rápidamente

1. Ve a drive.google.com en un ordenador.
2. A la izquierda, haz clic en Mi unidad.
3. Arriba a la derecha, haz clic en Información .
4. Para acceder a los cambios recientes, haz clic en Actividad.
5. Si quieres ver la actividad de un archivo o de una carpeta específicos, haz clic en ellos.
6. Para ver los cambios recientes, desplázate hacia abajo en la parte derecha.

Consultar o recuperar una versión anterior

1. En Drive, abre tu archivo.
2. Haz clic en Archivo  Historial de versiones  Ver historial de versiones.
3. Haz clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo. Debajo de la marca de tiempo, verás:
   • Los nombres de las personas que editaron el documento.
   • Un color junto al nombre de cada persona. Los cambios que haya realizado aparecerán en ese color.
4. (Opcional) Para recuperar la versión que estás viendo, haz clic en Restaurar esta versión.

3. Empezar a trabajar

Mantente al día del trabajo importante y de las próximas tareas

Para conocer las prioridades actuales o cuáles son los próximos planes, envía un correo electrónico a tu equipo o manda un mensaje de Chat a tus compañeros de trabajo.

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en  Redactar.
3. En el campo "Para", añade a los destinatarios. También puedes añadir destinatarios:
   • En los campos "Cc" y "Cco".
   • Al redactar un mensaje, con el signo "+" o "@" y el nombre del contacto en el campo de texto.
4. Escribe el asunto del correo.
5. Redacta el mensaje.
6. Al final de la página, haz clic en Enviar.

Consejo: Para añadir destinatarios individuales y grupos de contactos creados con etiquetas, haz clic en Para:. 

Enviar mensajes directos a personas concretas

1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
2. Si el nombre aún no aparece en la sección "Chat", haz clic en Iniciar un chat .
3. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
   • Para enviar un mensaje 1:1 a personas ajenas a tu organización, escribe sus direcciones de correo.
4. Selecciona la persona a la que quieras enviar un mensaje.
5. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar .

Iniciar conversaciones de grupo

1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
2. En "Chat", haz clic en una conversación de grupo, escribe un mensaje  haz clic en Enviar .
3. Si la conversación de grupo no está en "Chat", haz clic en Iniciar un chat   Iniciar una conversación de grupo.
4. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
5. Haz clic en Listo .
6. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar .

Revisa tu documento de transición

Si has creado un documento de transición para ayudar a tus compañeros de trabajo mientras estabas fuera de la oficina, comprueba si se han hecho actualizaciones o cambios.

1. Ve a drive.google.com en un ordenador.
2. A la izquierda, haz clic en Mi unidad.
3. Arriba a la derecha, haz clic en Información .
4. Para acceder a los cambios recientes, haz clic en Actividad.
5. Si quieres ver la actividad de un archivo o de una carpeta específicos, haz clic en ellos.
6. Para ver los cambios recientes, desplázate hacia abajo en la parte derecha.

Revisa las actualizaciones de la planificación del proyecto

¿Quieres ver las tareas que se te han asignado o que deben entregarse en una fecha concreta? Crea una vista de filtro en Hojas de cálculo.

	En la parte superior, haz clic en Datos  Vistas de filtro  Crear una nueva vista de filtro.
	En la esquina superior izquierda, haz clic junto a Nombre y dale un nombre a la vista de filtro.
	Haz clic en las flechas situadas en los encabezados de columna y selecciona las opciones que quieras para ordenar y filtrar los datos.
	(Opcional) Para enviar por correo electrónico un enlace a la vista de filtro, copia la URL y pégala en un mensaje.
	En la parte superior derecha, haz clic en Cerrar  para cerrar la vista de filtro. Tu filtro se guardará automáticamente al cerrarlo.

 

 

 

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