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Secciones de esta página
- Gestionar las tareas de tu jefe
- Gestionar el equipo
- Consejos de Gmail para auxiliares administrativos
- Accesos directos para trabajar más rápido
- Consejos para colaborar en documentos
Gestionar las tareas de tu jefe
Mantener el contacto a través de Google Chat
¿Tu jefe no está en la oficina y tienes que hablar con él urgentemente? Con Google Chat puedes chatear al instante desde cualquier dispositivo.
Consulta cómo empezar a utilizar Google Chat.
Ocúpate de los contactos, el calendario y el correo electrónico de tu jefe
Tanto si asistes a otra persona como si estás sustituyendo a tu jefe una semana, puedes acceder y gestionar sus contactos, redactar y responder a mensajes de Gmail, u organizar y coordinar eventos de Calendar en su nombre.
Gestionar sus contactos
Pide a tu jefe que te delegue sus contactos. A continuación, podrás acceder a ellos y gestionarlos. Puedes añadir contactos y actualizarlos con información como nombres, números de teléfono y direcciones.
Más información en el Centro de Ayuda de Contactos
Gestionar su bandeja de entrada de Gmail
Pide a tu jefe que siga estos pasos para delegarte su bandeja de entrada:
- En la parte superior derecha, haz clic en Configuración
Configuración.
- Haz clic en Cuentas e importación.
- En la sección Conceder acceso a tu cuenta, haz clic en Añadir otra cuenta.
Nota: Es posible que la delegación de correos electrónicos esté restringida en tu organización. Si esta opción no aparece, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.- Escribe la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieras añadir y haz clic en Siguiente paso.
- Haz clic en Enviar correo para conceder el acceso.
Una vez que tu administrador haya completado estos pasos, recibirás un correo electrónico de confirmación. A continuación, podrás leer, enviar y eliminar sus mensajes de correo. Cuando envíes un mensaje en su nombre, aparecerán tu dirección de correo y la de tu jefe.
Nota: Una vez que confirmes la solicitud, es posible que tarde hasta 24 horas en estar disponible como delegado.
Más información en el Centro de Ayuda de Gmail
Gestionar su calendario
Pide a tu jefe que te delegue su calendario. A continuación, podrás responder a las invitaciones en su nombre, crear y editar sus eventos, y recibir correos sobre los cambios que se hagan en su calendario.
Envía una agenda diaria a la bandeja de entrada de tu jefe
Ayuda a tu jefe a organizarse mostrándole cómo recibir una agenda diaria para revisarla a primera hora de la mañana. Mientras consulta sus correos electrónicos por la mañana, puede monitorizar fácilmente los próximos eventos y reuniones.
- En Calendar, ve a Configuración
- En la parte izquierda, en Configuración de mis calendarios, haz clic en tu nombre y ve a Otras notificaciones.
- En el campo Agenda diaria, haz clic en la flecha hacia abajo
situada junto a Ninguna y selecciona Correo electrónico.
Gestionar el equipo
Organiza eventos, planes de viaje y otras actividades del equipo
¿Tienes que organizar planes de viaje o eventos de tus compañeros? Crea y envía una encuesta de Formularios para reunir información sobre vuelos y hoteles, o para elegir la fecha de un evento de forma que todos pueden asistir. Después, crea una lista de distribución de Grupos para compartir novedades importantes con los miembros del equipo que viajen o acudan juntos a él.
1. Crear un formulario
- Ve a forms.google.com.
- Haz clic en En blanco
.
- Se abrirá un formulario nuevo.
.Más información: Empieza a usar Formularios de Google
2. Crear una dirección de correo electrónico de grupo
- Inicia sesión en Grupos de Google.
- En la parte superior, haz clic en Crear grupo.
- Introduce la información y elige la configuración del grupo. Estos son algunos ajustes recomendados:
- Quién puede ver las conversaciones : solo los miembros del equipo (si quieres que las comunicaciones de proyecto sean privadas).
- Miembros del grupo: las direcciones de correo de todas las personas del equipo del proyecto
- Administradores del grupo: correo electrónico de cualquier miembro del equipo que necesite añadir a otros miembros al equipo más tarde.
- Añadir miembros directamente: activa esta opción para controlar quién se une al grupo.
- Haz clic en Crear grupo.
Envía archivos adjuntos sobre eventos para que todo el mundo esté preparado para las reuniones
Envía archivos importantes a tu jefe y a los miembros del equipo para que puedan prepararse antes de las reuniones. Al enviar una invitación de Calendar, puedes adjuntar documentos, hojas de cálculo, presentaciones, agendas y mucho más para que todos los miembros del equipo puedan aportar ideas. Adjunta una agenda, notas o diapositivas para que tu jefe y el resto del equipo se puedan poner al día antes de las reuniones. De este modo, todos los asistentes tendrán la posibilidad de consultar los archivos relevantes antes de una reunión para poder preparársela.
Adjuntar un archivo a un evento de Calendar
- Abre Google Calendar en un ordenador.
- Crea un evento o edita uno que ya tengas.
- Si creas un evento nuevo, haz clic en Más opciones.
- En la parte inferior del cuadro de descripción, haz clic en Añadir archivo adjunto
.
- Elige un archivo de tu Google Drive. Para adjuntar un archivo desde el ordenador, haz clic en Subir.
- Cuando termines, haz clic en Seleccionar o en Subir.
.
Supervisar las solicitudes de servicios
¿Buscas una forma eficaz de coordinar las solicitudes de servicios en las instalaciones? Usa Formularios para que los miembros del equipo puedan solicitar servicios como catering o mantenimiento. A continuación, inserta el formulario en un sitio web de Sites para que los empleados puedan acceder a las solicitudes de servicios desde cualquier ubicación o dispositivo. Cuando alguien envíe un formulario, registra las respuestas en Hojas de cálculo. Incluso puedes crear notificaciones por correo electrónico para que, cada vez que se registren nuevas respuestas, el equipo encargado de los servicios pueda ocuparse de las solicitudes cuanto antes.
1. Crear un formulario
- Ve a forms.google.com.
- Haz clic en En blanco
- Se abrirá un formulario nuevo.
Más información en el Centro de Ayuda del editor de Documentos
2. Insertar el formulario en Sites
- Abre un formulario en Formularios de Google.
- En la parte superior derecha, haz clic en Enviar.
- En la parte superior de la ventana, haz clic en Insertar
.
- Para copiar el código HTML que aparece, haz clic en Copiar o pulsa Ctrl + c (Windows) o ⌘ + c (Mac) en el teclado.
- Pega el código HTML en tu sitio web o en tu blog.
3. Configurar notificaciones por correo electrónico
- Abre un formulario en Formularios de Google.
- En la parte superior, haz clic en Respuestas.
- Haz clic en Más
.
- Haz clic en Recibir notificaciones por correo electrónico de respuestas nuevas.
.Más información en el Centro de Ayuda del editor de Documentos
4. Consultar las respuestas en una hoja de cálculo
Puedes ver todas las respuestas de una hoja de cálculo de manera sencilla.
- Abre un formulario en Formularios de Google.
- En la parte superior del formulario, haz clic en Respuestas.
- En la parte superior derecha, haz clic en Vincular con Hojas de cálculo
.
Coordina las agendas y la disponibilidad con calendarios de equipo
En los equipos con muchos miembros, no es tarea fácil programar fechas que vayan bien a todo el mundo. Con Calendar, puedes superponer los calendarios de los miembros de tu equipo para saber cuándo están todos disponibles. También puedes crear distintos calendarios de equipo para llevar un registro de las reuniones, cursos de formación, vacaciones, etc. Una vez que sepas qué disponibilidad tienen los demás, será muy fácil programar eventos o reuniones de equipo.
1. Crear calendarios de equipo
Solo puedes crear calendarios nuevos desde un navegador, no desde la aplicación de Google Calendar. Cuando se cree el calendario, lo verás en el navegador y en la aplicación.
- Abre Google Calendar en un ordenador.
- A la izquierda, junto a "Otros calendarios", haz clic en Añadir otros calendarios
Crear un calendario.
- Añade el nombre y la descripción del calendario.
- Haz clic en Crear calendario.
- Si quieres compartir tu calendario, haz clic en él en la barra izquierda y selecciona Compartir con determinadas personas.
Crear un calendario.2. Compartirlos con el equipo
Imprimir un calendario de Google
Imprime tu calendario de Google para monitorizar tu agenda a la antigua usanza. Elige un periodo, define fuentes, imprime detalles de eventos y más. Incluso puedes hacer impresiones a todo color para supervisar distintos tipos de eventos.
Cómo imprimir un calendario
- Abre Google Calendar en un ordenador.
- Arriba a la derecha, haz clic en una de estas opciones para seleccionar un periodo:
- Día
- Semana
- Mes
- Año
- Agenda
- 4 días
- Arriba a la derecha, haz clic en Configuración
- En la página "Vista previa de impresión", cambia ajustes como el color o el tamaño de la fuente.
- Para seleccionar opciones de tamaño, haz clic en Imprimir.
- Haz clic en Imprimir.
Nota: Cuando hay espacio suficiente, también se muestran la ubicación o las salas de los eventos.
Haz un seguimiento de varias zonas horarias
Si trabajas con personas de otras partes del mundo, debes saber cuándo están disponibles. También debes asegurarte de que tus jefes y compañeros de trabajo no se pierden reuniones ni eventos importantes por la diferencia horaria cuando viajan. Si añades husos horarios a tu calendario de Calendar, sabrás rápidamente qué hora es en otros países.
Mostrar una zona horaria secundaria
- En un ordenador, abre Google Calendar.
- En la parte superior derecha, haz clic en Configuración
- En el campo "Zona horaria", haz clic en Mostrar la zona horaria secundaria.
- Haz clic en Zona horaria secundaria
Consejos de Gmail para auxiliares administrativos
Crea filtros para que la bandeja de entrada se organice automáticamente
Crea filtros para eliminar, destacar o reenviar de forma automática tu correo, y aplicar etiquetas a mensajes entrantes importantes. Por ejemplo, puede que la bandeja de entrada de tu jefe esté llena de mensajes irrelevantes, como correos de aceptación o rechazo de invitaciones a eventos. Configura un filtro para que Gmail los archive automáticamente para mantener despejada la bandeja de entrada de tu jefe y que pueda centrarse en los mensajes más importantes.
Crear un filtro
El correo entrante se puede gestionar con los filtros de Gmail, que te permiten asignar una etiqueta a tus mensajes, archivarlos, eliminarlos, destacarlos o reenviarlos de forma automática.
- Abre Gmail.
- En el cuadro de búsqueda de la parte superior, haz clic en Mostrar opciones de búsqueda
.
- Escribe los criterios de la búsqueda. En caso de que quieras comprobar si la búsqueda es correcta, haz clic en Buscar para ver qué correos aparecen.
- En la parte inferior de la ventana de búsqueda, haz clic en Crear filtro.
- Elige lo que quieres que haga el filtro con los mensajes.
- Haz clic en Crear filtro.
.Nota: Si creas un filtro para reenviar mensajes, recuerda que solo afectará a los mensajes nuevos. Además, cuando alguien contesta a un mensaje que has filtrado, la respuesta solo se filtra si cumple los mismos criterios de búsqueda.
Consejo: Prueba estos filtros de Gmail en el trabajo o en tu centro educativo
Deshaz fácilmente el envío de mensajes
¿Has escrito mal una palabra en un correo? ¿Se te ha olvidado añadir un destinatario? ¿Al final prefieres no enviar ese mensaje? Habilita la función para deshacer envíos de Gmail y podrás recuperar un mensaje que acabas de enviar si no han pasado 30 segundos.
Recuperar un correo con la función Deshacer el envío
Justo después de enviar un correo, puedes anular el envío:
- Abajo a la izquierda, verás "Mensaje enviado" y las opciones "Deshacer" o "Ver el mensaje".
- Haz clic en Deshacer.
Elegir una cantidad de tiempo para recuperar un mensaje
- En tu ordenador, abre Gmail.
- Arriba a la derecha, haz clic en Configuración
Ver todos los ajustes.
- Junto a "Deshacer el envío", selecciona un periodo de cancelación del envío de 5, 10, 20 o 30 segundos.
- Haz clic en el botón Guardar cambios que hay al final de la página.
Ver todos los ajustes.
Ahorra tiempo con respuestas escritas de antemano
¿Escribes con frecuencia el mismo mensaje? ¿Necesitas una manera fácil de automatizar el envío de información importante, como indicaciones para llegar a tu oficina o instrucciones para instalar y utilizar un servicio de videollamada? Puedes guardar respuestas en plantillas de Gmail. Después, cuando envíes correos a nuevos clientes en nombre de tu jefe, podrás utilizar la misma plantilla para no tener que escribir lo mismo cada vez.
Habilitar plantillas
- Abre Gmail.
- Arriba a la derecha, haz clic en Configuración
- En la parte superior, haz clic en Configuración avanzada.
- En la sección Plantillas, selecciona Habilitar.
- En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.
Crear o cambiar plantillas
- Abre Gmail y haz clic en Redactar.
- En la ventana Mensaje nuevo, introduce el texto de tu plantilla.
- Haz clic en Más
- Tienes dos opciones:
- Para crear una plantilla, haz clic en Guardar borrador como plantilla
- Para cambiar una plantilla que ya tengas guardada, haz clic en Guardar borrador como plantilla y, en Sobrescribir plantilla, elige una plantilla y selecciona Guardar para sobrescribirla.
- Para crear una plantilla, haz clic en Guardar borrador como plantilla
- (Opcional) Para enviar un correo electrónico, redacta un mensaje y haz clic en Enviar.
Insertar plantillas
- Abre Gmail y haz clic en Redactar.
- Haz clic en Más
- Para insertar en tu correo una plantilla que tengas guardada, en Insertar plantilla, elige la que quieras.
- Termina de redactar el mensaje y haz clic en Enviar.
Gestiona fácilmente varias firmas
¿Necesitas utilizar diferentes firmas en los correos electrónicos enviados a direcciones de la empresa o a direcciones externas a ella? Con Gmail, puedes usar plantillas para crear diferentes firmas. La próxima vez que redactes un correo electrónico, solo tendrás que elegir la plantilla de la firma que quieras utilizar.
Crear cada firma
- Abre Gmail.
- Arriba a la derecha, haz clic en Configuración
- En la pestaña General, desplázate hasta Firma y haz clic en Crear.
- Asigna un nombre a la firma y haz clic en Crear.
Este nombre es el de la plantilla de la firma, no lo que aparece en la firma en sí. - En el cuadro de texto de la derecha, añade el texto de la firma.
- Utiliza la barra de formato para dar color al texto y para incluir enlaces o imágenes.
- En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.
Elegir la firma de un mensaje
en la parte inferior de la ventana.Accesos directos para trabajar más rápido
Utilizar las combinaciones de teclas
¿Quieres ganar tiempo y trabajar más rápido? Consulta las combinaciones de teclas en Gmail, Calendar y otros servicios de Google. Haz más cosas con menos clics.
Consulta cómo usar combinaciones de teclas
Añadir tareas desde la bandeja de entrada y Calendar
Organízate y prioriza tus tareas en Gmail o en Calendar. Puedes convertir fácilmente los correos electrónicos en tareas y crear fechas de vencimiento que se muestren de forma automática en tu calendario.
Crear tareas a partir de correos electrónicos
- Ve a Gmail.
- En la parte derecha, haz clic en Tasks
.
- Busca el correo que quieras guardar como tarea.
- Arrastra y suelta el correo en el panel lateral.
- Para añadir una fecha y una hora, haz clic en Fecha y hora.
Crear una tarea en Calendar
- Abre Google Calendar.
- A la izquierda, en Mis calendarios, selecciona Tasks.
- Elige una opción:
- Haz clic en un espacio vacío de tu calendario.
- En la parte superior izquierda, haz clic en Crear.
- Haz clic en Tarea.
- Dale un título y una descripción.
- Para añadir la tarea nueva a una lista concreta, selecciona la lista en el menú desplegable.
- Haz clic en Save (Guardar).
Recibir resultados detallados al buscar contactos
¿Necesitas datos detallados sobre un compañero de equipo? Con Cloud Search, puedes buscar información sobre una persona concreta en todos los productos de Google Workspace. Consulta la tarjeta de perfil de esa persona y accede a sus datos profesionales y de contacto, a su dirección de correo electrónico y a cualquier archivo de Drive o evento de Calendar que comparta.
Más información en el Centro de Ayuda de Cloud Search
Consejos para colaborar en documentos
Accede a tus archivos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento
¿Tienes que consultar un archivo importante en lugar de tu jefe, pero estás fuera de la oficina y no tienes acceso al correo electrónico? Si lo guardas en Drive o en una unidad compartida, puedes acceder a él, compartirlo y editarlo desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
Más información
Mantente al tanto de las actualizaciones de archivos y carpetas en Drive
¿Quieres saber qué ha cambiado en tus documentos? Guarda las carpetas y los archivos de trabajo en Drive o en unidades compartidas y compártelos al instante con tu jefe o con tus compañeros de trabajo. Cuando alguien añada comentarios y aprobaciones, Drive mostrará qué archivos se han modificado para que todos los usuarios estén al tanto.
Ver quién ha comentado, editado, movido o compartido un archivo
Puedes ver la actividad de los archivos en Mi unidad.
- Ve a drive.google.com en un ordenador.
- A la izquierda, haz clic en Mi unidad.
- Arriba a la derecha, haz clic en Información
.
- Para acceder a los cambios recientes, haz clic en Actividad.
- Si quieres ver la actividad de un archivo o de una carpeta específicos, haz clic en ellos.
- Para ver los cambios recientes, desplázate hacia abajo en la parte derecha.
.Ver quién ha visto tu archivo o con quién lo has compartido
La disponibilidad de esta función depende de la edición de Google Workspace que tengas y de los permisos que haya configurado tu administrador. ¿Quién es mi administrador?
- Abre el archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
Nota: Para ver los datos del panel de actividad, necesitarás tener permiso para editar el archivo.
- Haz clic en Herramientas
- Podrás ver la actividad desarrollada en el archivo, incluida la siguiente información:
- Pestaña Compartido con: muestra las personas con las que has compartido el archivo. También puedes enviar un correo electrónico a los colaboradores.
- Pestaña Todos los lectores (organización): muestra las personas que han visto el archivo en tu organización.
- Pestaña Tendencia de lectores: muestra un gráfico de usuarios que han visto el archivo a lo largo del tiempo.
- (Opcional) Si no quieres que tu historial de visualizaciones aparezca en el panel de actividad, haz clic en Configuración de privacidad y elige una opción:
- Desactivar el historial de visualizaciones de todos los archivos: en Configuración de la cuenta, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones de todos los archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
- Desactivar el historial de visualizaciones de un archivo: en Configuración del documento, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones de este documento.
- Haz clic en Guardar.
Colabora fácilmente en documentos con tus compañeros de trabajo
¿Necesitas recibir comentarios de tu jefe o equipo sobre un documento importante? ¿Quieres chatear al momento con los revisores de un archivo sin tener que intercambiar un montón de correos electrónicos? Crea y comparte archivos con todo el mundo y comunícate en tiempo real con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Dibujos.
Compartir un archivo desde Drive
- Selecciona el archivo que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir
.
- Introduce la dirección de correo o el grupo de Google con los que quieras compartir el archivo.
- Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona Lector, Comentador o Editor.
- Si tu cuenta cumple los requisitos, puedes añadir una fecha de caducidad al acceso.
- Decide si quieres notificar a los usuarios.
- Si quieres avisarles de que les has compartido un elemento, marca la casilla junto a Notificar a los usuarios. Si quieres que reciban una notificación, todas las direcciones de correo que introduzcas se incluirán en el correo.
- Si no quieres notificar a los usuarios, desmarca la casilla.
- Haz clic en Enviar o en Compartir.
.
Encuentra los cambios realizados en los documentos con mayor rapidez
Si estás colaborando en un documento con tu jefe y compañeros, puede ser complicado saber quién hizo determinados cambios y cuándo. Con el historial de revisiones de Documentos, puedes consultar todas las actualizaciones que se hayan hecho. Si prefieres una versión previa, puedes recuperar la que quieras en cualquier momento.
Ver o recuperar versiones anteriores de archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones
Nota: Para ver el historial de versiones, necesitas ser el Propietario del archivo o contar con el permiso Puede editar.
- En Drive, abre tu archivo.
- Haz clic en Archivo
- Haz clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo. Debajo de la marca de tiempo, verás:
- Los nombres de las personas que editaron el documento.
- Un color junto al nombre de cada persona. Los cambios que haya realizado aparecerán en ese color.
- (Opcional) Para recuperar la versión que estás viendo, haz clic en Restaurar esta versión.
Subir una nueva versión de un archivo a Drive
- En un ordenador, ve a drive.google.com.
- Haz clic en el archivo que quieras sustituir.
- Arriba a la derecha, haz clic en Más
Google, Google Workspace, así como las marcas y los logotipos relacionados, son marcas de Google LLC. Todos los demás nombres de empresas y productos son marcas de las empresas con las que están asociadas.