11 najważniejszych wskazówek dotyczących pomocy technicznej

               

Chcesz skorzystać z zaawansowanych funkcji Google Workspace w swojej firmie?

Wypróbuj Google Workspace już dziś.

 

 

1

Umożliwianie współpracownikom przesyłania zgłoszeń do zespołu pomocy Pozwól współpracownikom przesyłać zgłoszenia do zespołu pomocy przy użyciu Formularzy. W formularzu umieść pytania o informacje, takie jak opis problemu, poziom priorytetu, kto zgłosił problem i kto się nim zajmuje. Wszystkie odpowiedzi możesz automatycznie wysyłać do arkusza kalkulacyjnego, by śledzić zgłoszenia i filtrować je według priorytetu. Więcej informacji Tworzenie formularza

2

Tworzenie terminów spotkań do zarezerwowania Za pomocą Kalendarza możesz dać znać swoim współpracownikom, kiedy masz czas na spotkanie. Dodaj do swojego harmonogramu otwarte terminy do zarezerwowania. Gdy ktoś będzie chciał się z Tobą spotkać i omówić zgłoszenia do zespołu pomocy, może zarezerwować termin spotkania. Więcej informacji Dodawanie terminów spotkań do kalendarza

3

Śledzenie przypisań zgłoszeń do zespołu pomocy Aby nadążać za tym, co kto robi, śledź zgłoszenia do zespołu pomocy w Arkuszach. Utwórz arkusz kalkulacyjny śledzenia i udostępnij go zespołowi. Każdy może aktualizować przypisane zgłoszenia do zespołu pomocy i wyświetlać najnowsze informacje. Możesz też przypisywać poziomy ważności, by filtrować zgłoszenia i ustalać ich priorytety. Więcej informacji Tworzenie planów projektów w Arkuszach

4

Udostępnianie skrzynki odbiorczej zespołowi pomocy W Gmailu możesz dodać do konta członków zespołu pomocy jako przedstawicieli, aby mogli monitorować skrzynkę odbiorczą i odpowiadać na pytania. Odpowiedzi mogą pochodzić z aliasu zespołu pomocy (np. [e-mail]), a nie z adresów e-mail poszczególnych użytkowników. Więcej informacji Dodawanie przedstawicieli do konta Gmail Zanim zaczniesz: poproś administratora o utworzenie konta Gmail dla adresu związanego z zespołem pomocy. Zaloguj się w Gmailu na komputerze na konto zespołu pomocy. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia Zobacz wszystkie ustawienia. Kliknij kartę Konta i importowanie lub Konta. W sekcji Przyznaj dostęp do swojego konta kliknij Dodaj inne konto. Wpisz adresy e-mail osób w zespole pomocy, które chcesz dodać jako przedstawicieli. Kliknij Dalej Wyślij e-maila, aby przyznać dostęp. Przedstawiciele otrzymają e-maila z prośbą o potwierdzenie. Informacje o przedstawicielach mogą pojawić się na koncie do 24 godzin po potwierdzeniu. Jeśli przedstawiciel nie może uzyskać dostępu do konta, sprawdź, czy administrator wyłączył opcję Wymagaj zmiany hasła użytkownika przy następnym logowaniu. Uwaga: e-mail z zaproszeniem traci ważność po tygodniu.

5	Tworzenie wewnętrznej witryny pomocy technicznej Utwórz witrynę pomocy dla swojej organizacji za pomocą Witryn. Dodawaj najczęstsze pytania, filmy związane z pomocą, informacje kontaktowe, formularze pomocy i inne materiały. Więcej informacji Witryny

6

Udostępnianie publicznej witryny klientom Jeśli potrzebujesz bardziej wydajnej lub zaawansowanej witryny, możesz skorzystać z Google Cloud i App Engine. Możesz utworzyć witrynę testową, aby sprawdzić jej działanie przed opublikowaniem. App Engine przechowuje w archiwum wszystkie opublikowane wersje, dzięki czemu możesz aktywować różne z nich. Możesz też podzielić ruch między wersje. Wdrażaj funkcje powoli przez pewien okres lub porównuj różne wersje witryny. Więcej informacji App Engine

7

Zapewnianie pomocy podczas spotkań wideo Zapewniaj pomoc zdalną podczas spotkań wideo w Google Meet. Możesz używać wbudowanego czatu, by dowiedzieć się, na czym polega problem. Jeśli zechcesz dokładniej przyjrzeć się sprawie, możesz od razu rozpocząć spotkanie wideo. Aplikacja Meet działa na komputerach i urządzeniach mobilnych, więc możesz z niej korzystać w biurze i w podróży. Więcej informacji Google Meet

8

Udostępnianie odpowiedzi i informacji dotyczących pomocy na dysku współdzielonym Trzymaj wszystkie podręczniki, notatki, instrukcje i filmy dotyczące pomocy na dysku współdzielonym. Pliki na dysku współdzielonym należą do zespołu, a nie do poszczególnych użytkowników. Jeśli ktoś opuści zespół, jego pliki pozostaną. Zespół będzie więc mógł nadal korzystać z tych informacji i kontynuować pracę. Więcej informacji Dodawanie plików i folderów

9

Praca z dowolnego miejsca Jeśli nie jesteś przy swoim biurku, nadal możesz sprawdzać pocztę e-mail, korzystać z czatu i pracować nad plikami na telefonie lub tablecie. Wystarczy, że pobierzesz odpowiednią aplikację Google. Wprowadzone zmiany są automatycznie synchronizowane na wszystkich urządzeniach, dzięki czemu zawsze masz aktualne materiały. Więcej informacji Urządzenia mobilne

10

Zdalne szkolenie użytkowników Jeśli w dziale pomocy technicznej wprowadzany jest nowy proces lub oprogramowanie, pomóż pracownikom szybko zapoznać się ze zmianami za pomocą Prezentacji. Możesz przedstawić prezentację użytkownikom zdalnym za pomocą Google Meet oraz organizować sesje pytań i odpowiedzi, by upewnić się, że problemy zostały rozwiązane. Więcej informacji Prowadzenie prezentacji podczas spotkania wideo Google Meet

11

Filtrowanie pilnych e-maili z prośbami Oznaczaj ważne e-maile w Gmailu, by nie zagubiły się w skrzynce odbiorczej. Możesz na przykład skonfigurować filtr, by dodać etykietę Pilne, jeśli w zgłoszeniu znajduje się słowo „pilne”. W przypadku klientów, których zgłoszenia mają najwyższy priorytet, możesz oznaczać ich e-maile jako Ważne. Więcej informacji Gmail