課程內容
| 在專案生命週期中溝通與協作的最佳做法。 |
需求條件：
10 分鐘
Google Workspace 帳戶：還沒有帳戶嗎？立即開始 14 天試用期。
教學課程內容
|
1 設定專案 |
全部展開 | 全部收合全部收合 |
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下頂端的「建立群組」。
- 輸入群組的相關資訊並選擇設定。以下是建議設定：
- 誰可以查看會話群組：僅限團隊成員 (如果您不想公開專案交流訊息)。
- 群組成員：專案團隊中每位成員的電子郵件地址。
- 群組管理員：某位團隊成員的電子郵件地址，該成員之後可能需要將其他使用者加進團隊。
- 直接新增成員：開啟這個選項，即可控管哪些使用者可加入群組。
- 按一下 [建立群組]。
您可以在 Google Chat 中建立聊天室，方便團隊成員快速交流，一起腦力激盪。聊天室中也可以共用檔案。
您可以建立團隊日曆，用來追蹤團隊會議與成員休假時間。建立專案日曆即可追蹤專案里程碑和日期。每個日曆的建立方式都相同。
建立日曆
你無法使用 Google 日曆應用程式建立新的日曆，只能透過瀏覽器執行這項操作。日曆建立完成後，你就可以透過瀏覽器和應用程式查看日曆。
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 在左側的「其他日曆」旁，依序按一下「新增其他日曆」圖示
[建立新日曆]。
- 輸入日曆名稱和說明。
- 按一下 [建立日曆]。
- 如果要與別人共用日曆，請在左側導覽列中點選這個日曆，然後選取 [與特定使用者共用日曆]。
[建立新日曆]。與團隊成員共用日曆
- 在電腦上開啟 Google 日曆。你無法透過 Google 日曆應用程式與別人共用日曆。
- 在畫面左側找出「我的日曆」部分。如要展開這部分，請按一下「向下箭頭」圖示
。
- 將游標懸停在想要共用的日曆上方，然後依序按一下「更多」圖示
「設定和共用」。
- 在「與特定使用者共用日曆」之下，按一下「新增邀請對象」。
- 新增邀請對象或 Google 群組的電子郵件地址，並使用下拉式選單調整權限設定。進一步瞭解存取權限。
- 按一下「傳送」。
- 收件者必須點選電子郵件內的連結，才能把你的日曆加入自己的日曆清單。瞭解如何新增他人的日曆。
。
「設定和共用」。提示：如要共用不屬於自己的日曆，你必須要求擁有者授予「進行變更並管理共用設定」權限。
您可以在共用的試算表中追蹤及更新專案狀態，並與團隊成員透過協同合作完成專案工作。詳情請參閱「使用試算表建立專案計畫」。
您可以安排定期團隊會議，以取得每個人的狀態更新資訊，以及更新專案計畫中的工作資訊。您可以在團隊日曆中建立會議，也能使用團隊的 Google 網路論壇電子郵件地址傳送會議邀請給所有成員。詳情請參閱規劃及舉辦會議一文。
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 按一下左上方的「建立」圖示
。
- 新增活動名稱以及其他詳細資訊。
- 按一下「不重複」旁邊的向下箭頭
。
- 選擇活動的重複頻率，以及重複活動結束的時間。
- 按一下右上方的 [儲存]。
。
。您可以建立團隊網站，讓機構所有成員都能找到團隊的資訊、專案和其他資源。詳情請參閱開始使用協作平台。
2 儲存專案檔案 |
使用 Google 雲端硬碟將您的專案計畫、規格和會議紀錄儲存在「我的雲端硬碟」中的共用專案資料夾，也可以儲存在共用雲端硬碟中。
在「我的雲端硬碟」中建立資料夾
- 開啟雲端硬碟，按一下 [我的雲端硬碟]。
- 前往要建立資料夾的位置。
- 依序按一下「新增」
「資料夾」。
- 輸入資料夾名稱，然後按一下 [建立]。
將檔案移至「我的雲端硬碟」中的資料夾
- 選取所需檔案。
- 依序按一下「更多」圖示
。
- 選取所需資料夾，然後按一下 [移動] 或 [移至這裡]。
您也可以將檔案和資料夾拖曳到左側「我的雲端硬碟」中的資料夾。
共用雲端硬碟
如果您尚未建立共用雲端硬碟並新增成員，請先完成這項程序，並至少授予所有成員協作者的權限，以便成員協作檔案。如需操作說明，請參閱共用雲端硬碟最佳做法。接下來，請在共用雲端硬碟中建立資料夾並新增檔案。
在共用雲端硬碟中建立資料夾
- 開啟雲端硬碟，按一下 [共用雲端硬碟]。
- 前往要建立資料夾的位置。
- 依序按一下「新增」
- 輸入資料夾名稱，按一下 [建立]。
注意：
- 如要將已儲存在「我的雲端硬碟」或共用雲端硬碟的資料夾移至其他共用雲端硬碟，請與您的管理員聯絡。
- 子資料夾的權限設定必須和所屬頂層資料夾相同。
將電腦中的現有資料夾上傳到共用雲端硬碟
- 按一下左側的共用雲端硬碟資料夾。
- 在電腦上將現有的資料夾拖曳到共用雲端硬碟中。或者，您也可以依序按一下 [
新增]
將檔案移至共用雲端硬碟
如要將檔案從「我的雲端硬碟」移至共用雲端硬碟，或在共用雲端硬碟之間移動檔案，只要將檔案拖曳到目標共用雲端硬碟中即可。如要移動資料夾，請與您的管理員聯絡。
如要將檔案從「我的雲端硬碟」移至共用雲端硬碟，您必須是該共用雲端硬碟的成員，且擔任「協作者」、「內容管理員」或「管理員」角色。
無論您擁有的檔案是位於其他雲端硬碟、電腦和行動裝置，您都可以將這些檔案移至共用雲端硬碟。
如果您不是「我的雲端硬碟」中某個檔案的擁有者，但具備該檔案的「編輯」以上權限，則您或許可將檔案移至共用雲端硬碟，前提是必須符合以下條件：
- 您的管理員已啟用此選項。
- 檔案擁有者是目標共用雲端硬碟的成員。
- 您是目標共用雲端硬碟的成員，且具備「協作者」、「內容管理員」或「管理員」權限。
如果不符合上述條件，您必須請擁有者將檔案移至共用雲端硬碟。
如要在不同的共用雲端硬碟之間移動檔案，您必須具備檔案原本所屬共用雲端硬碟的「管理員」權限，同時也至少要有目標共用雲端硬碟的「協作者」權限。
如要將共用雲端硬碟中的檔案或資料夾移出，您需要有共用雲端硬碟的「管理員」權限。如要將檔案或資料夾移至「我的雲端硬碟」中的資料夾，您需要有原上層資料夾的「編輯者」權限。
在雲端硬碟中尋找任何現有的專案檔案，例如專案規格或簡報。接著請將檔案移至您的專案資料夾。
在雲端硬碟中尋找檔案或資料夾
- 在雲端硬碟搜尋框中輸入字詞或詞組。
在您輸入文字的過程中，Google 雲端硬碟會顯示建議的搜尋字詞，藉此加快您的搜尋速度。- 您可以點選任一建議項目予以開啟，也可以點選「搜尋」圖示
查看搜尋結果清單。
使用進階搜尋選項
- 按一下搜尋框右側的向下箭頭
。
您可以選擇任一選項或組合多個選項，進一步篩選搜尋結果。- 類型：依檔案類型搜尋項目。
注意：搜尋協作平台網站時，系統只會傳回您具有檢視或編輯權限的協作平台網站草稿 (即尚未發布的協作平台網站)。
- 擁有者：依檔案擁有者搜尋項目。
- 檔案位置：依檔案位置搜尋項目 (包括「垃圾桶」或「已加星號」中的項目)。您也可以只搜尋「我的雲端硬碟」或共用雲端硬碟中的資料夾。
- 修改日期：顯示使用者 (包括您以外的其他人) 最近修改過的項目。
- 項目名稱：搜尋採用特定檔案名稱的項目。
- 包含字詞：搜尋內含特定字詞的檔案。
- 共用對象：搜尋有權存取特定檔案的使用者。
- 追蹤項目：搜尋您擁有的哪個檔案內含建議項目，或者哪個檔案中有指派給您的操作項目。
- 類型：依檔案類型搜尋項目。
- 按一下 [搜尋]。
將檔案移至「我的雲端硬碟」中的資料夾
- 選取所需檔案。
- 依序按一下「更多」圖示
- 選取所需資料夾，然後按一下 [移動] 或 [移至這裡]。
您也可以將檔案和資料夾拖曳到左側「我的雲端硬碟」中的資料夾。
在會議邀請中新增檔案，例如會議記錄或專案計畫。
- 開啟 Google 日曆。
- 在日曆檢視格中點選相關團隊會議。
- 按一下「編輯」圖示
。
- 在「活動詳細資料」底下，按一下「新增附件」圖示
。
- 找出要新增的檔案，然後點選該檔案。
- 按一下 [選取]。
3 建立專案計畫 |
將工作新增到試算表，即可掌握您的專案狀況。接著請將專案計畫新增至共用雲端硬碟或共用雲端硬碟資料夾。
- 在 Google 雲端硬碟中，依序點選 [
- 按一下 [無標題的試算表]，然後為專案計畫輸入新標題。
- 新增欄標題。舉例來說，如果您要追蹤專案的各項工作，可以在其中加入工作負責人、到期日、狀態和註解的資料欄。
- 在工作表中新增內容，用來追蹤專案計畫。在您與他人共用工作表之後，其他使用者也可以在其中新增內容。
如需詳細資訊，請參閱使用試算表建立動態專案計畫。
如果您需要為欄標題或工作提供更多說明，可以加上說明備註。
- 選取您要新增備註的資料欄或儲存格。
- 依序選取 [插入]
- 輸入說明文字。
- 在備註之外任何一處按一下，即可關閉備註。
您可以讓使用者在清單中選取選項。舉例來說，如要追蹤專案計畫進度，可以建立含有選項的「狀態」欄，例如「尚未開始」、「處理中」或「已完成」。
| 選取您要新增選項的資料欄。 | |
| 按一下 [資料] |
|
| 選取「條件」旁邊的 [項目清單]。 | |
| 輸入有效選項，並以半形逗號分隔。 | |
| 按一下 [儲存]。 | |
| (選用) 如要查看選項，請在該欄任一儲存格上點選箭頭。 |
您可以運用條件式格式設定規則，將專案工作進度整理得一目瞭然。舉例來說，您可以將已完成的工作上色，與尚未開始或進行中的工作清楚區分。
- 開啟試算表，然後選取要套用格式規則的資料欄。
- 依序選取 [格式]
- 設定規則。在這個範例中，您要針對狀態為「完成」、「尚未開始」或「進行中」的工作加上不同的顏色。
在「單色」分頁的「儲存格符合以下條件時套用指定格式] 之下，選取 [文字包含]。 在 [文字包含] 下方的方塊中輸入「完成」。 按一下「格式設定樣式」下方的清單，選擇為背景或文字設定顏色。 如要指定自訂文字或背景顏色，請點選「文字顏色」圖示 或「填滿顏色」圖示
。您可以視需要同時指定文字顏色和背景顏色。
如要新增更多規則，請按一下 [新增其他規則]，並依照上述步驟操作。舉例來說，您可以將狀態為「尚未開始」的工作設定為紅色背景，並將狀態為「進行中」的工作設定為橘色背景。 按一下 [完成]。
您可以透過電子郵件通知隨時掌握專案的更新情形和狀態異動，系統會在專案計劃有所變更時通知您，並顯示執行變更的使用者、變更時間以及變更的內容。您也可以選擇接收通知的頻率。
新增通知
- 在試算表中依序選取 [工具]
- 選取您想收到通知的時間和頻率。
- 按一下 [儲存]。
- 按一下 [完成]。
4 共用專案檔案 |
從團隊即時通訊聊天室共用資料夾或檔案
- 開啟 Chat 或 Gmail。
- 在「聊天室」下方，按一下團隊聊天室。
- 按一下聊天室頂端的 [共用檔案]。
- 找出「我的雲端硬碟」或共用雲端硬碟中的目標資料夾或檔案。
- 按一下 [選取]。
- 按一下聊天室中的「傳送」圖示
。
- 在「與聊天室成員共用」旁邊選擇適當權限。
- 按一下 [傳送]。
與團隊共用「我的雲端硬碟」中的資料夾
與群組共用資料夾後，所有成員都會取得相同層級的存取權。請授予團隊成員「編輯者」權限，方便他們使用檔案進行協作。
與團隊共用位於「共用雲端硬碟」中的資料夾
凡是您移至共用雲端硬碟的資料夾和檔案，都會自動與共用雲端硬碟的成員共用。
準備就緒後，您就可以共用專案計畫，方便團隊成員檢閱。專案檔案可能包括專案計畫、議程或簡報。共用檔案時，請授予共用對象「加註者」或「編輯者」權限，方便對方新增註解或更新內容。
接下來，您就可以與團隊成員 (或是您為團隊建立的群組) 共用專案計畫。
如要透過聊天室共用檔案，請參閱「共用專案資料夾」。
共用您所擁有或可編輯的檔案
- 選取要共用的檔案。
- 按一下 [共用] 或「共用」圖示
。
- 在「與使用者和群組共用」之下，輸入共用對象的電子郵件地址。
注意：如果貴機構已啟用訪客共用功能，您就能邀請沒有 Google 帳戶的使用者在 Google 雲端硬碟檔案和資料夾上進行協作。請參閱與協作者共用文件。
- 如要變更共用對象對檔案的操作權限，請依序按一下右側的向下箭頭
- 選擇是否要通知對方。
- 如果想向共用對象發送通知，請勾選 [通知使用者] 方塊。如果您這麼做，共用對象就會在通知電子郵件中看到您輸入的所有電子郵件地址。
- 如果不想通知對方，請取消勾選 [通知使用者] 方塊。
- 按一下 [共用] 或 [傳送]。
如果您選擇發送通知，所有共用對象都會收到一封包含連結的電子郵件。如果您授予團隊成員「編輯者」權限，對方即可進行下列作業：
- 新增或更新內容，例如工作項目、擁有者和截止日。
- 插入要給特定使用者的註解。
- 在試算表中篩選內容。
- 在試算表中更新工作狀態或備註說明。
新增註解
- 在 Google 文件、試算表或簡報中，選取您要加上註解的文字。
- 按一下「新增註解」圖示
。
- 在方塊中輸入註解內容。
- (選用) 如要指定工作或註解的接收對象，請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題，所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
- (選用) 如要將註解指派給特定使用者，請勾選 [指派給] 方塊。
- 按一下 [註解] 或 [指派]。
注意：如果檔案中的註解數量達到上限，您可以另外建立不含註解的檔案副本。
5 管理專案 |
在專案計畫中更新狀態資訊
- In Sheets, open the project plan.
- Next to a task that you own, change the status.
在團隊會議開始前傳送狀態更新資訊
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 按一下活動。
- 在邀請對象的人數旁邊，選取以下其中一個選項：
- 「與邀請對象聊天」圖示
：開啟新的或原有的即時通訊。只有貴公司或學校機構中已啟用 Chat 的邀請對象，才能加入即時通訊。
- 「傳送電子郵件給邀請對象」圖示
：開啟新的電子郵件。所有邀請對象都會收到該電子郵件。
- 「與邀請對象聊天」圖示
在團隊會議進行時取得狀態更新資訊
在團隊會議期間進行專案計畫簡報，每個人都可以即時更新自己的狀態。
使用群組郵件取得狀態更新資訊
使用群組電子郵件一次傳送電子郵件給所有群組成員，要求在專案計畫中更新自己的工作狀態。
- 在電腦上前往 Gmail。
- 按一下左上方的 [撰寫] 圖示
。
- 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以透過以下方式新增收件者：
- 在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
- 撰寫郵件內文時，在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，後面加上聯絡人的名稱。
- 新增主旨。
- 撰寫郵件內文。
- 按一下頁面底部的 [傳送]。
提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。
使用 Chat 取得狀態更新資訊
傳送即時通訊訊息給團隊成員以取得他們的狀態更新資訊。
傳送即時訊息給使用者：
- 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
- 如果在「Chat」下方找不到名稱，請按一下「發起即時通訊」圖示
。
- 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
- 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士，請輸入對方的電子郵件地址。
- 按一下你要傳送訊息的對象。
- 輸入要傳送的訊息，然後點選「傳送」圖示
傳送即時訊息給群組：
- 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
- 在「Chat」下方，按一下現有群組對話並輸入訊息內容
按一下「傳送」圖示
- 如果在「Chat」下方找不到群組對話，請依序按一下「發起即時通訊」圖示
- 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
- 按一下「完成」圖示
。
- 輸入要傳送的訊息，然後按一下「傳送」圖示
按一下「傳送」圖示 如果專案的時間軸、需求或資源有所變更，請更新您的專案文件。接著，如果您需要配合新時程更新會議時間，或是將新的團隊成員加入會議，請在團隊日曆中更新活動。
更新現有活動
- 開啟 Google 日曆。
- 在日曆檢視格中按一下該活動。
- 按一下「編輯」圖示
- 按一下相應的日期或時間即可變更。
- 視需要新增邀請對象。
- 按一下「儲存」。
- 如果是週期性活動，請選擇要更新哪些活動，然後點選 [確定]。
- 按一下「傳送」。
如果專案的時程或里程碑有所異動，可以使用電子郵件快速通知所有團隊成員。
使用 Gmail 通知成員
您可以直接輸入群組電子郵件地址，無需逐一輸入團隊成員的電子郵件地址。
- 在電腦上前往 Gmail。
- 按一下左上方的 [撰寫] 圖示
- 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以透過以下方式新增收件者：
- 在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
- 撰寫郵件內文時，在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，後面加上聯絡人的名稱。
- 新增主旨。
- 撰寫郵件內文。
- 按一下頁面底部的 [傳送]。
提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。
傳送電子郵件給共用雲端硬碟的成員
- 按一下左側的共用雲端硬碟。
- 在頂端的共用雲端硬碟名稱旁邊，依序點選向下箭頭
- 變更主旨並輸入郵件內容。
- (選用) 如果您只要傳送電子郵件給具備特定存取層級的成員，或想將郵件副本傳送給自己，請勾選對應方塊。
- 按一下 [傳送]。
系統會在電子郵件中附上共用雲端硬碟連結。
您可以在專案完成後建立專案結案簡報，並與團隊成員共用及協作。
如要建立簡報，請參閱開始使用簡報。如需瞭解進行簡報的訣竅，請參閱 Google Workspace 實務應用：提出有力提案的 10 大秘訣。
Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。