Как планировать проект и управлять им

Вы узнаете:

Изучите рекомендации по совместной работе над проектами.

Что вам понадобится

10 минут

Аккаунт Google Workspace. Если у вас его нет, оформите 14-дневную пробную подписку.

В этом руководстве

Настройка проекта Сохранение файлов проекта Создание плана проекта Предоставление доступа к файлам проекта Управление проектом

1. Настройка проекта

Развернуть все  |  Свернуть всеСвернуть все

Как создать группу

1. Войдите в Google Группы.
2. В верхней части страницы нажмите Создать группу.
3. Введите необходимые данные и выберите настройки. Вот некоторые рекомендуемые настройки:
   • Кто может просматривать обсуждения – только участники команды (если вы хотите сохранить конфиденциальность переписок, связанных с проектом).
   • Участники группы – адреса электронной почты всех сотрудников в команде, работающей над проектом.
   • Менеджеры группы – адреса электронной почты участников команды, которым может понадобиться добавлять в нее участников.
   • Добавлять участников напрямую – включите этот параметр, чтобы вы могли управлять тем, кто присоединяется к группе.
4. Нажмите Создать группу.

Прежде чем отправлять сообщения в группу, дождитесь ее активации (это может занять несколько минут). В противном случае может прийти уведомление об ошибке доставки.

Подробная информация приведена в статье Как создать и настроить группу.

Как создать чат-группу

В Google Chat можно создавать чат-группы для быстрого общения, обсуждения идей и обмена файлами с участниками команды.

Как создать календарь для команды или проекта

Создайте общий календарь, чтобы отслеживать даты совещаний команды и отпусков ее участников. Следить за ходом выполнения основных этапов и дат проекта можно с помощью календаря проекта. Эти календари создаются одинаковым способом.

Как создать календарь

Создавать календари можно только в веб-версии сервиса; в приложении эта функция недоступна. Как только календарь будет создан, вы увидите его и в браузере, и в приложении.

1. Откройте Google Календарь в браузере на компьютере.
2. На панели слева в разделе "Другие календари" нажмите на значок "Добавить другие календари" Создать календарь.
3. Введите название и описание календаря.
4. Нажмите кнопку Создать календарь.
5. Если вы хотите открыть доступ к календарю, нажмите на него в списке слева и выберите Доступ для отдельных пользователей.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Календаря.

Как предоставить доступ к календарю участникам команды

1. Откройте Google Календарь на компьютере. В приложении для мобильных устройств эта функция недоступна.
2. В левой части экрана найдите раздел "Мои календари". Разверните его, нажав на стрелку вниз .
3. Наведите указатель на нужный календарь, нажмите "Ещё" Настройки и общий доступ.
4. В разделе "Доступ для отдельных пользователей" выберите Добавить пользователей.
5. Добавьте адрес электронной почты нужного пользователя или группы Google. Выберите нужные разрешения в раскрывающемся меню.Подробнее о разрешениях…
6. Нажмите Отправить.
7. Чтобы добавить к себе ваш календарь, каждому пользователю нужно будет перейти по ссылке, полученной в письме. Подробнее о том, как добавить календарь другого пользователя…

Совет. Если вы хотите поделиться чужим календарем, попросите владельца этого календаря разрешить вам вносить изменения и предоставлять доступ.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Календаря.

Создание плана проекта

Вы можете следить за выполнением задач, вносить изменения в проект и работать над ним вместе с командой в общедоступной таблице. Подробнее о том, как создавать планы проектов в Google Таблицах…

Как запланировать регулярные контрольные совещания

Запланируйте регулярные совещания команды, чтобы узнавать о статусе задач каждого сотрудника и соответствующим образом обновлять план проекта. Создайте встречу в календаре команды и отправьте приглашения сразу всем ее участникам, используя адрес электронной почты группы Google. Подробнее о том, как запланировать и провести встречу…

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. В левом верхнем углу нажмите на значок "Создать" .
3. Укажите название мероприятия и прочие сведения.
4. В поле "Не повторять" нажмите стрелку вниз .
5. Выберите частоту повторов и срок окончания.
6. В правом верхнем углу экрана нажмите Сохранить.

Как создать сайт для команды

Создайте сайт для своей команды, чтобы коллеги могли без труда находить контактную информацию, новости о проектах, рабочие материалы и другие сведения. Подробнее о начале работы с Google Сайтами…

2. Сохранение файлов проекта

Как создать папку проекта

Воспользуйтесь Google Диском, чтобы сохранить план и технические требования проекта, а также протоколы совещаний в общей папке проекта в разделе "Мой диск" или на общем диске.

Как создать папку в разделе "Мой диск"

1. Откройте Google Диск и выберите Мой диск.
2. Перейдите туда, где вы хотите создать папку.
3. Нажмите СоздатьСоздать папку.
4. Присвойте папке название и нажмите Создать.

Как переместить файл в папку в разделе "Мой диск"

1. Выберите файл.
2. Нажмите "Ещё" "Переместить" .
3. Выберите папку и нажмите Переместить или Переместить сюда.

Кроме того, переместить нужные файлы и папки можно, перетащив их в папку "Мой диск" слева.

Общие диски

Создайте общий диск и добавьте на него участников. Предоставьте всем участникам по меньшей мере уровень доступа Соавтор, чтобы они могли совместно работать над файлами. Ознакомьтесь с рекомендациями по работе с общими дисками. Затем создайте на общем диске папки и добавьте в них файлы. 

Как создать папку на общем диске

1. Откройте Google Диск и выберите Общие диски.
2. Перейдите туда, где вы хотите создать папку.
3. Нажмите СоздатьСоздать папку.
4. Присвойте папке название и нажмите Создать.

Примечания

• Чтобы переместить на общий диск папки, которые уже хранятся в разделе "Мой диск" или на другом общем диске, обратитесь к администратору.
• Для подпапок должны быть заданы те же разрешения, что и для папки верхнего уровня.

Как загрузить папку с компьютера на общий диск

1. В меню слева выберите папку общего диска.
2. Перетащите на общий диск папку с компьютера или нажмите СоздатьЗагрузить папку. Перейдите к папке и откройте ее.

Как переместить файлы на общий диск

Чтобы переместить файл с одного общего диска на другой или из раздела "Мой диск" на общий диск, перетащите его в нужную папку. Если вам нужно перенести папку, обратитесь к администратору.

Чтобы вы могли перемещать файлы из раздела "Мой диск" на общие диски, вы должны быть пользователем общего диска с ролью Участник, Менеджер контента или Менеджер.

На общий диск можно добавить любой файл, владельцем которого вы являетесь, в том числе с другого Диска, с компьютера или мобильного устройства.

Если вы не являетесь владельцем файла, но у вас есть права на его редактирование (или более высокий уровень доступа), вы можете перенести его на общий диск при следующих условиях:

• администратор включил нужную для этого функцию;
• файл принадлежит участнику общего диска, на который вы хотите перенести файл;
• вы пользователь общего диска с ролью Участник, Менеджер контента или Менеджер.

В противном случае вам потребуется попросить владельца файла перенести его на общий диск.

Чтобы перемещать файлы с одного общего диска на другой, требуются права менеджера для исходного общего диска и права соавтора для целевого общего диска.

Для перемещения файлов и папок с общего диска необходим доступ к общему диску уровня Менеджер. Для перемещения файлов и папок в папку на Моем диске необходим доступ уровня Редактор к родительской папке.

Как искать и перемещать файлы проекта

Найдите на Диске существующие файлы проекта, такие как технические требования или презентации, и переместите их в папку проекта.

Как искать файлы и папки на Диске

1. В окне поиска Диска введите слово или фразу. 
   При этом будут появляться подсказки.
2. Выберите один из предложенных вариантов или нажмите на значок , чтобы увидеть все результаты.

Как пользоваться расширенным поиском

1. В правой части окна поиска нажмите на стрелку вниз .
   Выберите нужные варианты, чтобы отфильтровать результаты.
   • Тип: поиск по типу файла.

     Примечание. Если выбрать "Сайты", поиск выполняется только по неопубликованным сайтам (черновикам), к которым у вас есть доступ на просмотр или редактирование.

   • Владелец: поиск по владельцу файла.
   • Расположение: поиск по расположению (включая объекты в корзине и помеченные файлы). Вы можете искать только папки в разделе "Мой диск" и на общих дисках.
   • Дата изменения: поиск недавно измененных объектов (учитываются все изменения, в том числе внесенные другими пользователями).
   • Название объекта: поиск фрагмента, содержащегося в названии файла.
   • Содержит слова: поиск файлов, содержащих определенных слова.
   • Соавторы: поиск пользователей, которым предоставлен доступ к файлу.
   • Действия: поиск принадлежащих вам файлов с подсказками или файлов с назначенными вам задачами.
2. Нажмите Поиск.

Как переместить файл в папку в разделе "Мой диск"

1. Выберите файл.
2. Нажмите "Ещё" "Переместить" .
3. Выберите папку и нажмите Переместить или Переместить сюда.

Кроме того, переместить нужные файлы и папки можно, перетащив их в папку "Мой диск" слева.

Как создать шаблон для заметок к встречам

Выберите шаблон для заметок к встречам, измените его и сохраните в общей папке проекта.

1. На компьютере откройте Google Документы, Таблицы, Презентации, Формы или Сайты.
2. Нажмите Галерея шаблонов в правом верхнем углу экрана.
3. Выберите нужный шаблон.
4. Откроется копия этого шаблона.

Примечание. Если рядом с названием шаблона написано "Дополнение", то для работы с ним, возможно, потребуется установить специальный инструмент. Подробнее о дополнениях…

Как прикреплять файлы проекта к встречам

Вы можете прикрепить к приглашению на встречу файлы, например заметки или план проекта.

1. Откройте Календарь.
2. Выберите нужную встречу с командой в календаре.
3. Нажмите на значок "Изменить" .
4. В разделе Сведения о мероприятии выберите "Прикрепить файл" .
5. Перейдите к файлу и нажмите на него.
6. Нажмите Выбрать.

3. Создание плана проекта

Как создать план проекта и добавить задачи

Составьте план проекта, добавив задачи в таблицу. Затем добавьте план проекта на общий диск или в общую папку на Диске.

1. Откройте Google Диск и нажмите Создать Google Таблицы Создать пустую таблицу.
2. Нажмите на заголовок Новая таблица и введите название плана проекта.
3. Добавьте заголовки столбцов. Например, чтобы отслеживать задачи проекта, можно добавить столбцы "Владелец задачи", "Срок выполнения", "Статус" и "Комментарии".
4. Заполните столбцы, чтобы создать план проекта. Когда вы предоставите к файлу доступ, остальные пользователи тоже смогут вносить в него изменения.

Дополнительная информация приведена в статье Как создавать динамические планы проектов в Таблицах.

Как добавить описания к задачам

Если заголовок столбца или задание требует дополнительных пояснений, добавьте к нему комментарий.

1. Выберите столбец или ячейки, к которым нужно добавить примечание.
2. Выберите Вставка Примечание.
3. Введите описание в поле.
4. Нажмите в любом месте за пределами комментария, чтобы закрыть его.

Как добавить параметры списка

Разрешите сотрудникам выбирать из списка нужные параметры. Например, для отслеживания выполнения задач в плане проекта создайте столбец "Статус" с такими параметрами, как "Не начато", "Выполняется" и "Выполнено".

	Выберите столбец, в который нужно добавить выбор вариантов.
	Нажмите Данные Настроить проверку данных.
	В разделе Правила выберите Значение из списка.
	Введите допустимые варианты через запятую.
	Нажмите Сохранить.
	Чтобы увидеть доступные варианты, нажмите на стрелку в ячейке под заголовком столбца.

Как настроить отслеживание выполнения

Вы можете легко отслеживать выполнение задач проекта с помощью правил условного форматирования. Например, задачи можно окрасить в разные цвета в зависимости от их статуса.

1. Откройте Таблицы и выберите столбец, к которому вы хотите применить правила форматирования.
2. Выберите Формат Условное форматирование.
3. Настройте правила. В нашем примере нам нужно назначить разные цвета задачам со статусом "Завершено", "Не начато" и "Выполняется".

	На вкладке Один цвет в меню Форматировать ячейки, если выберите Текст содержит.
	Введите в поле под параметром Текст содержит значение Завершено.
	В разделе Формат выберите, в какие цвета нужно окрасить фон ячейки или сам текст.
	Выберите цвет шрифта или цвет фона .
	Чтобы настроить другие критерии форматирования, нажмите Добавить правило и повторите указанные выше действия. Например, вы можете назначить красный фон задачам со статусом Не начато и оранжевый – задачам со статусом Выполняется.
	Нажмите Готово.

Как получать уведомления

Следите за работой над проектом и изменением его статуса с помощью уведомлений по электронной почте. Вы сможете получать сведения об изменениях, авторах правок и времени их внесения. Частоту получения таких уведомлений можно изменить.

Как добавить уведомления

1. В таблице нажмите Инструменты Настроить уведомления.
2. Укажите, в каких случаях и каким способом вы хотите получать уведомления.
3. Нажмите Сохранить.
4. Нажмите Готово.

4. Предоставление доступа к файлам проекта

Как предоставить доступ к папке проекта

Как предоставить доступ к папке или файлу из чат-группы команды

1. Откройте Chat или Gmail.
2. В разделе Группы нажмите на чат-группу команды.
3. В верхней части страницы нажмите Поделиться файлом.
4. Перейдите к папке или файлу в разделе "Мой диск" или на общем диске.
5. Нажмите Выбрать.
6. В чат-группе нажмите "Отправить" .
7. Рядом с элементом Открыть доступ участникам чат-группы выберите разрешение.
8. Нажмите Отправить.

Как поделиться папкой из раздела "Мой диск" с участниками команды

Если открыть группе доступ к файлу, то всем ее участникам присваивается одинаковый уровень доступа. Чтобы участники могли совместно работать над файлами, выберите для них уровень доступа Редактор.

Как поделиться папкой с общего диска с участниками команды

Файлы и папки, добавленные на общий диск, автоматически становятся доступны всем его участникам.

1. Откройте Chat или Gmail.
2. В Google Диске нажмите Мой диск и выберите папку, которой хотите поделиться.
3. Нажмите "Поделиться" .
4. Введите адрес электронной почты команды.
5. В правой части страницы установите разрешение Редактор.
6. Нажмите Отправить.

Как предоставить доступ к файлам проекта для обсуждения

Когда все будет готово, предоставьте команде доступ к плану проекта для его обсуждения. Файлы проекта могут включать планы, повестки или презентации. Предоставляя доступ, выберите для участников уровень доступа Комментатор или Редактор, чтобы они могли добавлять комментарии или вносить изменения в файлы.

Теперь вы можете предоставить участникам команды (или созданной группы) доступ к плану проекта.

Чтобы поделиться файлом в чат-группе, выполните инструкции из раздела Как предоставить доступ к папке проекта.

Как открыть доступ к файлу, который вы создали или можете редактировать

1. Выберите нужный файл.
2. Выберите Открыть доступ или нажмите на значок .
3. В разделе Предоставьте доступ пользователям и группам укажите адрес электронной почты соответствующего пользователя или группы.

   Примечание. Если в организации включен гостевой доступ, можно приглашать пользователей, у которых нет аккаунта Google, для совместной работы над файлами и папками на Google Диске. Подробнее…

4. Чтобы указать, что могут делать с файлом пользователи, выберите для них уровень доступа. Для этого справа нажмите на стрелку вниз Читатель, Комментатор или Редактор.
5. Укажите, уведомлять ли пользователей о предоставлении доступа к файлу.
   • Если вы хотите уведомить пользователей, установите флажок Уведомить пользователей. Уведомления получат все пользователи, чьи электронные адреса вы ввели.
   • Чтобы не уведомлять пользователей, снимите флажок Уведомить пользователей.
6. Нажмите Открыть доступ или Отправить.

Если вы решили уведомить пользователей, то все, с кем вы поделились файлом, получат электронное письмо со ссылкой. Если вы предоставили участникам уровень доступа Редактор, ваши коллеги смогут делать следующее:

• добавлять или редактировать содержание документа, например изменять задачи, владельцев или сроки;
• добавлять комментарии, адресованные определенным пользователям;
• фильтровать содержимое в таблицах;
• обновлять статусы задач или описания в таблицах.

Как добавить комментарий

1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
2. Нажмите "Добавить комментарий" .
3. Введите комментарий в поле.
4. Чтобы адресовать задачу или комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и укажите адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылкой на файл.
5. Если вы хотите адресовать комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить задачу.
6. Нажмите Добавить или Назначить задачу.

Примечание. Если в файл добавлено максимально допустимое количество комментариев, вы можете создать копию файла, не копируя комментарии.

5. Управление проектом

Как получать уведомления об обновлении статуса задач

Как обновить статус задач в плане проекта

1. Откройте план проекта в Таблицах.
2. Измените статус задачи, владельцем которой вы являетесь.

Как отправить команде информацию об обновлении статуса задач перед совещанием

1. Откройте Google Календарь в браузере на компьютере.
2. Нажмите на мероприятие.
3. Рядом с цифрой, которая указывает на число гостей, выберите один из следующих вариантов:
   • "Чат с гостями"  – откроется новый или существующий чат. В нем могут участвовать только приглашенные гости из вашей организации или учебного заведения, у которых включен сервис Chat.
   • "Уведомить гостей"  – откроется окно создания письма. В список получателей будут включены все приглашенные гости.

Как получать обновления статуса задач во время совещаний

Покажите план проекта на своем экране во время видеовстречи, чтобы сотрудники могли обновлять статус своих задач в режиме реального времени.

1. Откройте Meet и присоединитесь к видеовстрече.
2. Внизу окна нажмите "Начать показ" и выберите, что нужно показать:
   • весь ваш экран;
   • отдельное окно;
   • вкладку браузера.
3. Нажмите Поделиться.
4. Нажмите Остановить показ, чтобы завершить демонстрацию.

Как отправить просьбу об обновлении статуса задач по электронной почте

Используя адрес группы, отправьте сразу всем ее участникам письмо с просьбой обновить статус задач в плане проекта.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Написать письмо" .
3. Добавьте получателей в поле "Кому". Также получателей можно добавить:
   • В полях "Копия" и "Скрытая копия".
   • В список получателей также будут автоматически добавлены все контакты, которых вы упомянете в теле письма в формате "+imya" или "@imya".
4. Введите тему письма.
5. Введите текст сообщения.
6. Внизу страницы нажмите Отправить.

Совет. Чтобы добавить отдельных получателей с назначенными ярлыками и созданные вами группы контактов, нажмите на поле Кому.

Как получать обновления статуса задач с помощью Chat

Чтобы узнать статус задачи участника, отправьте ему сообщение в чате.

Как начать прямую переписку с участником

1. Откройте Google Chat или Gmail.
2. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" .
3. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
   • Чтобы начать переписку 1:1 с пользователем не из вашей организации, введите его адрес электронной почты.
4. Выберите пользователя, которому хотите отправить сообщение.
5. Введите сообщение и нажмите "Отправить" .

Как начать прямую переписку с группой

1. Откройте Google Chat или Gmail.
2. В разделе "Чат" нажмите на название существующего группового чата, введите сообщение нажмите "Отправить" .
3. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" Начать групповой чат.
4. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
5. Нажмите на значок "Готово" .
6. Введите сообщение и нажмите "Отправить" .

Как изменить график выполнения проекта

При изменении графика, требований или ресурсов проекта обновите и его документацию. Затем, если необходимо изменить расписание совещаний в соответствии с новым графиком или добавить на встречу участников, внесите изменения в мероприятие в календаре команды.

Как изменить существующее мероприятие

1. Откройте Календарь.
2. Нажмите на нужное событие в календаре.
3. Нажмите на значок "Изменить" .
4. Выберите время и дату.
5. При необходимости добавьте новых участников.
6. Нажмите "Сохранить".
7. Если мероприятие повторяется, выберите, в какие дни его нужно обновить, и нажмите ОК.
8. Нажмите Отправить.

 

Как оповестить участников команды об изменениях

Если даты или этапы работы изменились, вы можете быстро сообщить об этом всем участникам по электронной почте.

Как отправить электронное письмо в Gmail

Чтобы уведомить всех участников, укажите адрес группы, а не адреса каждого из пользователей.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Написать письмо" .
3. Добавьте получателей в поле "Кому". Также получателей можно добавить:
   • В полях "Копия" и "Скрытая копия".
   • В список получателей также будут автоматически добавлены все контакты, которых вы упомянете в теле письма в формате "+imya" или "@imya".
4. Введите тему письма.
5. Введите текст сообщения.
6. Внизу страницы нажмите Отправить.

Совет. Чтобы добавить отдельных получателей с назначенными ярлыками и созданные вами группы контактов, нажмите на поле Кому.

Как отправить письмо участникам общего диска

1. В меню слева выберите общий диск.
2. В верхней части страницы рядом с названием общего диска нажмите на стрелку вниз выберите Написать участникам.
3. Измените тему письма и введите сообщение.
4. Чтобы отправить сообщение участникам с определенным уровнем доступа или переслать себе копию сообщения, установите соответствующие флажки.
5. Нажмите Отправить.

Ссылка на этот общий диск будет указана в письме.

Как подготовить окончательную версию файлов, к которым предоставлен доступ

Завершив совместную работу над проектом, вы можете изменить настройки доступа или отправить файлы в архив, чтобы соавторы не могли внести изменения в окончательные версии.

Подробнее…

Как создать отчет об окончании проекта

После завершения работы над проектом вы можете создать презентацию и поделиться ею с командой для совместного обсуждения.

Подробную информацию о том, как создать презентацию, можно найти в статье Начало работы с Презентациями. Рекомендуем также изучить статью 10 примеров использования Google Workspace для создания убедительных коммерческих предложений.

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}