Planificar y gestionar proyectos

Aprenderás a hacer lo siguiente

Prácticas recomendadas para comunicarse y colaborar durante el ciclo de vida de un proyecto.

Qué se necesita

10 minutos

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En este tutorial

Configurar un proyecto Almacenar archivos de un proyecto Crear un plan de proyecto Compartir archivos de un proyecto Gestionar un proyecto

1 Configurar un proyecto

Mostrar todo  |  Ocultar todoOcultar todo

Crea un grupo de correo electrónico

1. Inicia sesión en Grupos de Google.
2. En la parte superior, haz clic en Crear grupo.
3. Introduce la información y elige la configuración del grupo. Estos son algunos ajustes recomendados:
   • Quién puede ver las conversaciones : solo los miembros del equipo (si quieres que las comunicaciones de proyecto sean privadas).
   • Miembros del grupo: las direcciones de correo de todas las personas del equipo del proyecto
   • Administradores del grupo: correo electrónico de cualquier miembro del equipo que necesite añadir a otros miembros al equipo más tarde.
   • Añadir miembros directamente: activa esta opción para controlar quién se une al grupo.
4. Haz clic en Crear grupo.

Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.

Más información en el Centro de Ayuda de Grupos

Crear un espacio

Crea un espacio en Google Chat para tener un lugar donde poder mantener conversaciones rápidas e intercambiar ideas con el resto del equipo. En estos espacios también puedes compartir archivos.

Crea un calendario de equipo o proyecto

Crea un calendario de equipo para llevar el registro de las reuniones y de las vacaciones del equipo. Crea un calendario de proyecto para supervisar las etapas y las fechas de un proyecto. Estos calendarios se crean de la misma manera.

Crear el calendario

Solo puedes crear calendarios nuevos desde un navegador, no desde la aplicación de Google Calendar. Cuando se cree el calendario, lo verás en el navegador y en la aplicación.

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. A la izquierda, junto a "Otros calendarios", haz clic en Añadir otros calendarios   Crear un calendario.
3. Añade el nombre y la descripción del calendario.
4. Haz clic en Crear calendario.
5. Si quieres compartir tu calendario, haz clic en él en la barra izquierda y selecciona Compartir con determinadas personas.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Calendar

Compartir el calendario con tu equipo

1. En un ordenador, abre Google Calendar. No es posible compartir calendarios desde la aplicación Google Calendar.
2. Busca la sección "Mis calendarios" en el lateral izquierdo de la página. Para mostrarla, haz clic en la flecha hacia abajo .
3. Coloca el cursor sobre el nombre del calendario que quieres compartir y haz clic en Más Configurar y compartir.
4. En la sección "Compartir con determinadas personas", haz clic en Añadir personas.
5. Añade la dirección de correo electrónico de una persona o un grupo de Google. Utiliza el menú desplegable para ajustar la configuración de sus permisos.Más información sobre los permisos de acceso
6. Haz clic en Enviar.
7. El destinatario tendrá que hacer clic en el enlace del correo para añadir el calendario a su lista. Más información sobre cómo añadir el calendario de otra persona

Nota: Para compartir un calendario que no te pertenece, debes pedir al propietario que te conceda permiso "Hacer cambios y gestionar el uso compartido".

Más información en el Centro de Ayuda de Google Calendar

Crear un plan de proyecto

Controla, actualiza y colabora en las tareas de un proyecto con tu equipo en una hoja de cálculo compartida. Para obtener más información, consulta el artículo Crear planes de proyecto con Hojas de cálculo.

Organiza reuniones de seguimiento periódicas

Programa reuniones de equipo periódicas para que todos los miembros del equipo comenten las novedades y podáis actualizar las tareas del plan de proyecto. Crea la reunión en tu calendario de equipo y envía una invitación a la dirección de correo electrónico de Grupos de Google de tu equipo para que llegue a todos sus miembros. Para obtener más información, consulta el artículo sobre cómo planificar y celebrar reuniones.

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. En la parte superior izquierda, haz clic en Crear .
3. Indica el título del evento y cualquier otra información.
4. Junto a "No se repite", haz clic en la flecha hacia abajo .
5. Elige la frecuencia con la que se va a repetir el evento y cuándo quieres que termine.
6. Arriba a la derecha, haz clic en Guardar.

Crea un sitio web de equipo

Crea un sitio web para que los miembros de tu organización tengan a mano toda la información, los proyectos y demás recursos de tu equipo. Para obtener más información, consulta el artículo Empezar a utilizar Google Sites.

2 Almacenar archivos de un proyecto

Crea una carpeta de proyecto

Almacena tu plan de proyecto, así como sus especificaciones y las notas de las reuniones en una carpeta de proyecto compartida de Mi unidad o en una unidad compartida de Google Drive.

Crear una carpeta en Mi unidad

1. Abre Drive y haz clic en Mi unidad.
2. Ve a la ubicación en la que quieres crear una carpeta.
3. Haz clic en NuevoCarpeta.
4. Dale un nombre a la carpeta y haz clic en Crear.

Mover archivos a una carpeta de Mi unidad

1. Selecciona el archivo.
2. Haz clic en Más Mover a .
3. Selecciona la carpeta y haz clic en Mover o en Mover aquí.

También puedes arrastrar archivos y carpetas a una carpeta de Mi unidad, en la parte izquierda.

Unidades compartidas

Si aún no lo has hecho, crea una unidad compartida y añádele miembros. Asegúrate de dar a todos ellos como mínimo el nivel de acceso Colaborador para que puedan trabajar en los archivos. Para obtener instrucciones, consulta Prácticas recomendadas sobre unidades compartidas. A continuación, crea carpetas en la unidad compartida y añade archivos. 

Crear una carpeta en una unidad compartida

1. Abre Drive y haz clic en Unidades compartidas.
2. Ve a la ubicación en la que quieres crear una carpeta.
3. Haz clic en NuevoCarpeta.
4. Dale un nombre a la carpeta y haz clic en Crear.

Notas:

• Si quieres mover carpetas de Mi unidad a una unidad compartida, o de una unidad compartida a otra, ponte en contacto con tu administrador.
• Las subcarpetas deben tener los mismos permisos que la carpeta en la que se encuentran.

Subir carpetas del ordenador a una unidad compartida

1. A la izquierda, haz clic en una carpeta compartida.
2. En el ordenador, arrastra una carpeta a una unidad compartida. O bien, haz clic en  NuevoSubir carpeta. Ve a la carpeta y ábrela.

Mover archivos a una unidad compartida

Si quieres mover archivos de Mi unidad a una unidad compartida, o de una unidad compartida a otra, arrástralos hasta la unidad de destino. Para mover carpetas, ponte en contacto con tu administrador.

Para mover archivos de Mi unidad a unidades compartidas, debes ser miembro de las segundas como Colaborador .Gestor de contenido oAdministrador.

Puedes añadir cualquier archivo que te pertenezca a una unidad compartida, tanto desde otra ubicación de Drive como desde tu ordenador o dispositivo móvil.

Si un archivo de Mi unidad no es de tu propiedad, pero tienes permiso para editarlo, es posible que puedas moverlo a una unidad compartida si se cumple al menos una de las siguientes condiciones:

• Tu administrador ha habilitado esta opción.
• El propietario del archivo es miembro de la unidad compartida a la que quieres mover el archivo.
• Eres miembro de la unidad compartida de destino y tienes acceso de Colaborador, Gestor de contenido o Administrador.

Si no se da ninguna de estas condiciones, debes pedir al propietario del archivo que lo mueva a la unidad compartida.

Para mover archivos entre unidades compartidas, necesitas acceso de administrador en la unidad compartida original y al menos acceso de colaborador en la unidad compartida de destino.

Para poder sacar archivos o carpetas de una unidad compartida, debes tener acceso de administrador en esa unidad. Para poder mover archivos o carpetas a una carpeta de Mi unidad, debes tener acceso de editor en la carpeta principal.

Encuentra y mueve archivos del proyecto

Busca en Drive todos los archivos de un proyecto en marcha, como sus especificaciones o presentaciones, y, a continuación, muévelos a la carpeta del proyecto.

Buscar archivos o carpetas en Drive

1. En el cuadro de búsqueda de Drive, escribe una palabra o una frase. 
   Para ayudarte a buscar más rápidamente, Google Drive te sugiere términos de búsqueda a medida que vas escribiendo.
2. Haz clic en una sugerencia para abrirla o haz clic en Buscar  para ver una lista de resultados.

Utilizar las opciones de búsqueda avanzada

1. En la parte derecha del cuadro de búsqueda, haz clic en la flecha hacia abajo .
   Elige cualquier opción o combinación de opciones para acotar aún más los resultados.
   • Tipo: busca por tipo de archivo.

     Nota: En Sites, solo se mostrarán los sitios que estén en borrador (es decir, que no estén publicados) y tengas acceso para ver o editar.

   • Propietario: busca por propietario del archivo.
   • Ubicación: busca por ubicación (incluyendo en la búsqueda los elementos de la Papelera o Destacados). Solo puedes hacer búsquedas en carpetas que estén en Mi unidad o en unidades compartidas.
   • Fecha de modificación: busca elementos modificados recientemente por cualquier usuario, no solo por ti.
   • Nombre del elemento: busca un término en el nombre del archivo.
   • Contiene las palabras: busca archivos que contengan determinadas palabras.
   • Compartido con: busca a alguien que tenga acceso al archivo.
   • Seguimiento: busca archivos que sean de tu propiedad con sugerencias, o bien archivos con elementos de acción que tengas asignados.
2. Haz clic en Buscar.

Mover archivos a una carpeta de Mi unidad

1. Selecciona el archivo.
2. Haz clic en Más Mover a .
3. Selecciona la carpeta y haz clic en Mover o en Mover aquí.

También puedes arrastrar archivos y carpetas a una carpeta de Mi unidad, en la parte izquierda.

Crea una plantilla para usarla en las notas de la reunión

Selecciona una plantilla de notas de reunión, personalízala y guárdala en la carpeta de proyecto compartida.

1. En el ordenador, ve a Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios o Sites.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Galería de plantillas.
3. Haz clic en la plantilla que quieras usar.
4. Se abrirá una copia de la plantilla.

Nota: Si junto a la plantilla que has elegido aparece el texto "Complemento", es posible que tengas que instalar un complemento para poder usarla. Más información sobre complementos

Añade archivos del proyecto adjuntos en las reuniones

Incluye archivos en las invitaciones a las reuniones, como notas de la reunión o planes de proyecto.

1. Abre Calendar.
2. En la cuadrícula del calendario, haz clic en la reunión de equipo.
3. Haz clic en Editar .
4. En Detalles del evento, haz clic en Adjuntar archivo .
5. Ve a la ubicación donde se encuentra el archivo y haz clic en él.
6. Haz clic en Seleccionar.

3 Crear un plan de proyecto

Crea un plan del proyecto y añade tareas

Planifica tu proyecto añadiendo tareas a una hoja de cálculo. Después, guarda el plan de proyecto en tu unidad compartida o en una carpeta de una unidad compartida.

1. En Google Drive, haz clic en  Nuevo  Hojas de cálculo de Google  Hoja de cálculo en blanco.
2. Haz clic en Hoja de cálculo sin título e introduce el nuevo título del plan de proyecto.
3. Añade encabezados de columna. Por ejemplo, si quieres hacer un seguimiento de las tareas de un proyecto, podrías incluir columnas para el propietario de la tarea, la fecha de entrega, el estado y los comentarios.
4. Añade contenido a la hoja para realizar un seguimiento del plan de proyecto. Cuando compartas la hoja, otras personas también podrán añadir contenido.

Para obtener más información, consulta Crear planes de proyecto dinámicos con Hojas de cálculo.

Añade descripciones de las tareas

Si el encabezado de una columna o una tarea necesitan explicación, puedes añadir una nota descriptiva.

1. Selecciona la columna o las celdas donde quieras añadir la nota.
2. Selecciona Insertar  Nota.
3. Introduce la descripción.
4. Haz clic en cualquier lugar fuera de la nota para cerrarla.

Añade opciones de la lista

Deja que los usuarios elijan entre distintas opciones de una lista. Por ejemplo, para hacer un seguimiento del progreso de un plan de proyecto, puedes crear una columna llamada "Estado" que contenga opciones como "No iniciado", "En curso" o "Completado".

	Selecciona la columna donde quieras añadir las opciones.
	Haz clic en Datos  Validación de datos.
	Junto a Criterios, selecciona Lista de elementos.
	Introduce las opciones válidas separadas por comas.
	Haz clic en Guardar.
	(Opcional) Para ver las opciones, haz clic en la flecha de una celda situada debajo del encabezado de la columna.

Añade indicadores de progreso

Comprueba el progreso de las tareas de un proyecto de un solo vistazo mediante reglas de formato condicional. Por ejemplo, añade colores para diferenciar las tareas completadas de las que aún no se han iniciado o están en curso.

1. Abre Hojas de cálculo y selecciona la columna a la que quieras aplicar las reglas de formato.
2. Selecciona Formato  Formato condicional.
3. Configura las reglas. En este ejemplo, se asigna un color diferente a las tareas que tienen el estado Terminada, No iniciada o En curso:

	En la pestaña Un color, en Dar formato a celdas si, selecciona El texto contiene.
	En el cuadro situado debajo de El texto contiene, escribe Terminada.
	En Estilo de formato, haz clic en la lista para elegir si quieres aplicar color a la celda o al texto.
	Para personalizar el color del texto o del fondo, haz clic en Color del texto o Color de relleno . Si es necesario, puedes dar un color al texto y otro al fondo.
	Si quieres añadir más reglas, haz clic en Añadir otra regla y sigue los mismos pasos. Por ejemplo, aplica un fondo de color rojo a las tareas con el estado No iniciada y uno de color naranja a las tareas que tengan el estado En curso.
	Haz clic en Listo.

Recibe notificaciones

Mantente al tanto de las novedades de un proyecto y de los cambios de estado mediante notificaciones por correo electrónico. Sabrás quién hace un cambio en el plan de proyecto, cuándo lo ha hecho y qué ha cambiado. También puedes elegir la frecuencia con la que quieres recibir las notificaciones.

Añadir notificaciones

1. En la hoja de cálculo, selecciona Herramientas  Reglas de notificación.
2. Selecciona cuándo y con qué frecuencia quieres recibir las notificaciones.
3. Haz clic en Guardar.
4. Haz clic en Listo.

4 Compartir archivos de un proyecto

Comparte la carpeta del proyecto

Compartir una carpeta o un archivo de un espacio de Chat del equipo

1. Abre Chat o Gmail.
2. En Espacios, haz clic en el espacio de Chat del equipo.
3. En la parte superior del espacio, haz clic en Compartir un archivo.
4. Ve a la carpeta o al archivo de Mi unidad o de una unidad compartida.
5. Haz clic en Seleccionar.
6. En el espacio de chat, haz clic en Enviar .
7. Junto a Compartir con los miembros del espacio, selecciona un permiso.
8. Haz clic en Enviar.

Compartir una carpeta de Mi unidad con tu equipo

Cuando compartes una carpeta con un grupo, todos los miembros obtienen el mismo nivel de acceso. Asegúrate de dar a los miembros del equipo el nivel de acceso Editor para que puedan trabajar en los archivos.

Compartir una carpeta de una unidad compartida con tu equipo

Las carpetas y los archivos que incluyas en una unidad compartida se compartirán automáticamente con los usuarios de esa unidad.

1. Abre Chat o Gmail.
2. En Drive, haz clic en Mi unidad y selecciona la carpeta que quieras compartir.
3. Haz clic en Compartir .
4. Introduce la dirección de correo del equipo.
5. A la derecha, define el permiso como Editor.
6. Haz clic en Enviar.

Compartir los archivos del proyecto para que se revisen

Cuando lo tengas todo listo, comparte el plan de proyecto con tu equipo para que lo revise. Los archivos de tu proyecto pueden incluir planes de proyecto, agendas o presentaciones. Al compartir archivos, procura dar a los usuarios el nivel de acceso de Comentador o de Editor para que puedan añadir comentarios o modificar el contenido, respectivamente.

A continuación, comparte el plan de proyecto con los miembros del equipo (o con el grupo que has creado para el equipo).

Si quieres compartir un archivo de un espacio de chat, consulta la sección Compartir la carpeta de un proyecto.

Compartir un archivo que sea de tu propiedad o que puedas editar

1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir .
3. En Compartir con personas y grupos, introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo.

   Nota: Si la opción para compartir archivos con personas que no tienen cuenta de Google está activada en tu organización, puedes invitar a este tipo de usuarios a colaborar en tus archivos y carpetas de Google Drive. Consulta el artículo Compartir documentos con visitantes.

4. Si quieres cambiar lo que los usuarios pueden hacer con tu archivo, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo  Lector, Comentador o Editor.
5. Elige si notificar a los usuarios:
   • Si quieres avisar a las personas con las que has compartido un archivo, marca la casilla Notificar. Si, por el contrario, quieres notificar a las personas, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
   • Si no quieres avisar a las personas, desmarca la casilla Notificar.
6. Haz clic en Compartir o en Enviar.

Si elegiste enviar una notificación, todos los usuarios con los que hayas compartido el archivo recibirán un correo con un enlace. Si has dado permiso de Editor a los miembros del equipo, estos podrán:

• Añadir y actualizar contenido como tareas, responsables y fechas de vencimiento.
• Insertar comentarios y asignarlos a personas concretas.
• Filtrar el contenido de las hojas de cálculo.
• Actualizar estados o notas descriptivas de tareas en las hojas de cálculo.

Añadir comentarios

1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
2. Haz clic en Añadir comentario .
3. Escribe tu comentario en el cuadro.
4. (Opcional) Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantos usuarios como quieras. Todos recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Nota: Si en un archivo se llega al máximo de comentarios, puedes hacer una copia del archivo que no incluya ningún comentario.

5 Gestionar un proyecto

Recibe actualizaciones de estado de las tareas

Añadir actualizaciones de estado a un plan de proyecto

1. En Hojas de cálculo, abre el plan de proyecto.
2. Cambia el estado de una tarea de la que seas propietario.

Enviar actualizaciones de estado antes de una reunión de equipo

1. En tu ordenador, abre Google Calendar.
2. Haz clic en un evento.
3. Junto al número de invitados, selecciona una opción:
   • Chatear con invitados : se crea un chat o se abre el que ya tenías. En el chat solo se incluyen los invitados de la organización de tu trabajo o de tu centro educativo que tienen habilitado Chat.
   • Enviar un correo a los invitados : se abre un nuevo correo en el que se incluyen todos los invitados.

Recibir actualizaciones de estado durante una reunión de equipo

En las reuniones de equipo, presenta el plan de proyecto. Todo el mundo puede actualizar el estado de su tarea en tiempo real.

1. Abre Meet y únete a una videollamada.
2. En la parte inferior, haz clic en Presentar ahora  y elige lo que quieres compartir:
   • Toda la pantalla
   • Una ventana
   • Una pestaña
3. Haz clic en Compartir.
4. Cuando hayas terminado, haz clic en Dejar de compartir.

Obtener informes de progreso a través del correo electrónico del grupo

Envía un mensaje a todos los miembros de tu equipo a la vez a través de la dirección de correo electrónico del grupo y pídeles que actualicen el estado de sus tareas en el plan de proyecto.

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en  Redactar.
3. En el campo "Para", añade a los destinatarios. También puedes añadir destinatarios:
   • En los campos "Cc" y "Cco".
   • Al redactar un mensaje, con el signo "+" o "@" y el nombre del contacto en el campo de texto.
4. Escribe el asunto del correo.
5. Redacta el mensaje.
6. Al final de la página, haz clic en Enviar.

Consejo: Para añadir destinatarios individuales y grupos de contactos creados con etiquetas, haz clic en Para:. 

Recibir actualizaciones de estado a través de Chat

Envía un mensaje de chat a un miembro de tu equipo para que te informe del estado de sus tareas.

Enviar mensajes directos a personas concretas:

1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
2. Si el nombre aún no aparece en la sección "Chat", haz clic en Iniciar un chat .
3. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
   • Para enviar un mensaje 1:1 a personas ajenas a tu organización, escribe sus direcciones de correo.
4. Selecciona la persona a la que quieras enviar un mensaje.
5. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar .

Enviar mensajes directos a grupos

1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
2. En "Chat", haz clic en una conversación de grupo, escribe un mensaje  haz clic en Enviar .
3. Si la conversación de grupo no está en "Chat", haz clic en Iniciar un chat   Iniciar una conversación de grupo.
4. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
5. Haz clic en Listo .
6. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar .

Cambia los plazos de un proyecto

Si cambian los plazos, los requisitos o los recursos de tu proyecto, actualiza su documentación. Si necesitas añadir nuevos miembros a una reunión o modificar el horario de las reuniones porque han cambiado los plazos, actualiza el evento en tu calendario de equipo.

Actualizar un evento

1. Abre Calendar.
2. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento.
3. Haz clic en Editar .
4. Haz clic en la hora o la fecha para cambiarla.
5. Puedes añadir nuevos invitados.
6. Haz clic en Guardar.
7. Si el evento se repite, selecciona qué repeticiones quieres actualizar y haz clic en Aceptar.
8. Haz clic en Enviar.

 

Notifica los cambios a los miembros del equipo

Si las fechas o las etapas de un proyecto cambian, notifícalo rápidamente a todos los miembros del equipo por correo electrónico.

Notificar cambios a miembros por Gmail

Introduce la dirección de correo del grupo de tu equipo para no tener que incluir las direcciones de todos sus miembros por separado en el mensaje.

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en  Redactar.
3. En el campo "Para", añade a los destinatarios. También puedes añadir destinatarios:
   • En los campos "Cc" y "Cco".
   • Al redactar un mensaje, con el signo "+" o "@" y el nombre del contacto en el campo de texto.
4. Escribe el asunto del correo.
5. Redacta el mensaje.
6. Al final de la página, haz clic en Enviar.

Consejo: Para añadir destinatarios individuales y grupos de contactos creados con etiquetas, haz clic en Para:. 

Enviar un correo electrónico a los miembros de una unidad compartida

1. A la izquierda, haz clic en una unidad compartida.
2. Arriba, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo   Enviar correo electrónico a los miembros.
3. Cambia el asunto y escribe un mensaje.
4. (Opcional) Para enviar el correo electrónico solo a miembros con determinados niveles de acceso o para enviarte una copia, marca las casillas correspondientes.
5. Haz clic en Enviar.

En el mensaje se incluirá un enlace a la unidad compartida.

Deja de compartir los archivos

Una vez que hayas terminado de colaborar en un proyecto, puedes cambiar la configuración de uso compartido de los archivos o archivarlos para que los colaboradores no puedan seguir editándolos.

Para obtener más información, consulta el artículo Compartir documentos definitivos.

Crea un informe de fin del proyecto

Una vez que hayas completado un proyecto, puedes crear una presentación de fin de proyecto para compartirla con tu equipo y trabajar en ella.

Para crear una presentación, consulta el artículo Empezar a utilizar Presentaciones. Si quieres obtener consejos sobre cómo hacer presentaciones, consulta el artículo Diez consejos de Google Workspace para hacer propuestas sólidas.

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