التخطيط لمشروع وإدارته

ما الذي ستتعلمه

أفضل الممارسات للتواصل والتعاون خلال دورة حياة المشروع.

المتطلبات

10 دقائق

 حساب Google Workspace—ألا تمتلك حسابًا؟ ابدأ اليوم فترة تجريبية لمدة 14 يومًا.

في هذا البرنامج التعليمي

إعداد المشروع تخزين ملفات المشروع إنشاء خطة مشروع مشاركة ملفات المشروع إدارة مشروع

1  إعداد المشروع

توسيع الكل  |  تصغير الكلتصغير الكل

إنشاء مجموعة بريد إلكتروني

1. سجِّل الدخول إلى مجموعات Google.
2. في أعلى الصفحة، انقر على إنشاء مجموعة.
3. أدخِل المعلومات واختَر الإعدادات للمجموعة. في ما يلي بعض الإعدادات المقترَحة:
   • المستخدمون الذين يمكنهم الاطِّلاع على المحادثات: أعضاء الفريق فقط (إذا أردت الحفاظ على خصوصية اتصالات المشروع).
   • أعضاء المجموعة: عنوان البريد الإلكتروني لكل شخص في فريق المشروع
   • مديرو المجموعة: عنوان البريد الإلكتروني لأي عضو في الفريق قد يحتاج إلى إضافة أعضاء آخرين إلى الفريق لاحقًا.
   • إضافة الأعضاء مباشرةً: فعِّل هذا الخيار حتى تتمكَّن من التحكُّم في المستخدمين الذين ينضمون إلى المجموعة.
4. انقر على إنشاء مجموعة.

عليك الانتظار بضع دقائق لحين تفعيل مجموعتك الجديدة قبل إرسال رسالة إليها، وإلا قد تتلقّى إشعارًا بتعذّر تسليم رسالتك.

تعرَّف على مزيدٍ من المعلومات في مركز مساعدة "مجموعات Google"

إنشاء مساحة

يمكنك إنشاء مساحة في Google Chat لإجراء محادثات سريعة وتبادل الأفكار مع فريقك. ويمكنك أيضًا مشاركة الملفات في مساحات Chat.

إنشاء تقويم لفريق أو مشروع

يمكنك إنشاء تقويم لفريق بهدف تتبّع اجتماعات الفريق وأوقات الإجازات. يمكنك إنشاء تقويم خاص بمشروع من أجل تتبّع مراحل المشروع وتواريخه. يمكنك إنشاء كل تقويم بنفس الطريقة.

إنشاء التقويم

لا يمكنك إنشاء تقاويم جديدة إلا من متصفّح وليس من تطبيق "تقويم Google". وبعد إنشاء التقويم، يمكنك العثور عليه في متصفّحك وفي التطبيق.

1. على جهاز الكمبيوتر، افتح تقويم Google.
2. على يمين الصفحة بجانب "التقاويم الأخرى"، انقر على رمز إضافة تقاويم أخرى  إنشاء تقويم جديد.
3. أضِف اسمًا ووصفًا إلى تقويمك.
4. انقر على إنشاء تقويم.
5. إذا كنت ترغب في مشاركة تقويمك، انقر عليه في الشريط على اليمين ثم اختر المشاركة مع أشخاص محددين.

تعرَّف على المزيد من المعلومات في مركز مساعدة "تقويم Google"

مشاركة التقويم مع فريقك

1. على جهاز الكمبيوتر، افتح تقويم Google. لا يمكنك مشاركة التقاويم من تطبيق "تقويم Google".
2. على يمين الصفحة، ابحث عن قسم "تقاويمي". لتوسيعه، انقر على السهم المتّجه للأسفل .
3. مرِّر مؤشر الماوس فوق التقويم الذي تريد مشاركته، وانقر على رمز المزيد الإعدادات والمشاركة.
4. ضمن قسم "مشاركة التقويم مع مستخدمين محدّدين"، انقر على إضافة مدعوّين.
5. أضِف عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالمستخدمين أو مجموعة Google. استخدِم القائمة المنسدلة لتعديل إعدادات الأذونات.تعرّف على مزيد من المعلومات حول أذونات الوصول.
6. انقر على إرسال.
7. سيحتاج المُستلِم إلى النقر على الرابط في الرسالة الإلكترونية التي تم إرسالها لإضافة التقويم إلى قائمته. تعرّف على طريقة إضافة تقويم مستخدم آخر.

ملاحظة: لمشاركة تقويم لا تمتلكه، عليك أن تطلب من المالك منحك إذن "إجراء التغييرات وإدارة المشاركة".

تعرَّف على المزيد من المعلومات في مركز مساعدة "تقويم Google"

إنشاء خطة مشروع

يمكنك تتبُّع مهام المشاريع وتعديلها والتعاون في العمل عليها مع فريقك في جدول بيانات مشترك. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الاطّلاع على إنشاء خطط مشاريع باستخدام "جداول بيانات Google".

إعداد اجتماعات التحقق المستمر

يمكنك جدولة اجتماعات منتظمة للفريق بحيث يمكنك معرفة تحديثات حالة لدى جميع أعضاء الفريق وتحديث المهام في خطة المشروع. يمكنك إنشاء الاجتماع في تقويم الفريق. يمكنك إرسال دعوة إلى جميع أعضاء الفريق في آنٍ واحد باستخدام عنوان البريد الإلكتروني في "مجموعات Google" الخاص بفريقك. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الاطّلاع على التخطيط لعقد اجتماع.

1. على جهاز الكمبيوتر، افتح "تقويم Google".
2. في أعلى يمين الصفحة، انقر على رمز الإنشاء .
3. أضِف عنوان الحدث وأي تفاصيل أخرى.
4. بجانب "عدم التكرار"، انقر على السهم المتّجه للأسفل .
5. اختَر عدد مرات تكرار الحدث وموعد انتهاء الحدث المتكرّر.
6. في أعلى يسار الصفحة، انقر على حفظ.

إنشاء موقع إلكتروني لفريق

يمكنك إنشاء موقع إلكتروني لفريق حيث يمكن لجميع المستخدمين في مؤسستك العثور على معلومات فريقك ومشاريعه وموارده الأخرى. للتعرُّف على التفاصيل، يُرجى الاطِّلاع على بدء استخدام "مواقع Google".

2  تخزين ملفات المشروع

إنشاء مجلد مشروع

يمكنك استخدام Google Drive لتخزين خطة المشروع والمواصفات ومحاضر الاجتماع في مجلد مشروع مشترك على "ملفاتي" أو على مساحة Drive مشتركة.

إنشاء مجلد في "ملفاتي"

1. افتح Drive وانقر على ملفاتي.
2. انتقِل إلى المكان الذي تريد إنشاء مجلد فيه.
3. انقر على رمز جديدمجلد.
4. حدِّد اسمًا للمجلد وانقر على إنشاء.

نقل ملف إلى مجلد في "ملفاتي"

1. اختَر الملف.
2. انقر على رمز المزيد رمز النقل إلى .
3. اختَر المجلد وانقر على نقل أو نقل هنا.

يمكنك أيضًا سحب الملفات والمجلدات إلى مجلد في "ملفاتي" على يمين الصفحة.

مساحات التخزين السحابي المشتركة

في حال لم يكن لديك مساحة Drive مشتركة من قبل، يمكنك إنشاء مساحة Drive مشتركة وإضافة أعضاء. يمكنك منح جميع الأعضاء إذن وصول المساهم على الأقل حتى يتمكنوا من التعاون في العمل على الملفات. لمعرفة التعليمات، يُرجى الاطّلاع على أفضل ممارسات مساحات Drive المشتركة. يمكنك بعد ذلك إنشاء مجلدات في مساحة التخزين السحابي المشتركة وإضافة ملفات. 

إنشاء مجلد في مساحة تخزين سحابي مشتركة

1. افتح Drive وانقر على مساحات التخزين السحابي المشتركة.
2. انتقِل إلى المكان الذي تريد إنشاء مجلد فيه.
3. انقر على رمز جديدمجلد.
4. حدِّد اسمًا للمجلد وانقر على إنشاء.

ملاحظات:

• لنقل مجلدات مُخزَّنة من قبل في "ملفاتي" أو مساحة تخزين سحابي مشتركة إلى مساحة تخزين سحابي مشتركة أخرى، يمكنك التواصل مع المشرف.
• يجب أن يكون للمجلدات الفرعية الإذن نفسه الممنوح للمجلد ذي المستوى الأعلى.

تحميل مجلد حالي من الكمبيوتر إلى مساحة تخزين سحابي مشتركة

1. على يمين الصفحة، انقر على مجلد مساحة تخزين سحابي مشتركة.
2. على جهاز كمبيوتر سطح المكتب، اسحب مجلدًا حاليًا إلى مساحة تخزين سحابي مشتركة. أو، انقر على  جديدتحميل المجلد. انتِقل إلى المجلد وافتحه.

نقل الملفات إلى مساحة تخزين سحابي مشتركة

لنقل الملفات من "ملفاتي" إلى مساحة التخزين السحابي المشتركة أو بين مساحات التخزين السحابي المشتركة، يُرجى سحب الملفات إلى مساحة التخزين السحابي المشتركة المقصودة. ولنقل المجلدات، يُرجى التواصل مع المشرف.

لنقل الملفات من "ملفاتي" إلى مساحات التخزين السحابي المشتركة، يجب أن تكون عضوًا فيها بالدور مساهِم،مدير محتوى، أومدير.

يمكنك نقل أي ملف تملكه إلى مساحة تخزين سحابي مشتركة، سواء كان من موقع Drive آخر أو من جهاز الكمبيوتر أو جهاز جوّال.

في حال لم تكن المالك لملف في "ملفاتي"، ولكن لديك على الأقل الإذن لتعديل الملف، قد تتمكن من نقل هذا الملف إلى مساحة تخزين سحابي مشتركة، في حال:

• فعّل المشرف هذا الخيار.
• كان مالك الملف عضوًا في مساحة التخزين السحابي المشتركة التي تريد نقل الملف إليها.
• أن تكون عضوًا في مساحة التخزين السحابي المشتركة الوجهة بالدور مساهم أو مدير محتوى أو مدير.

بخلاف ذلك، عليك مطالبة المالك بنقل الملف إلى مساحة التخزين السحابي المشتركة.

لنقل الملفات بين مساحات Drive المشتركة، تحتاج إلى إذن الوصول مدير إلى مساحة Drive المشتركة الأصلية، وإذن الوصول مساهم على الأقل إلى مساحة Drive المشتركة المقصودة.

لنقل الملفات أو المجلدات خارج مساحة Drive المشتركة، تحتاج إلى إذن الوصول مدير إلى مساحة Drive المشتركة. لنقل الملفات أو المجلدات إلى مجلد في "ملفاتي"، تحتاج إلى إذن الوصول محرِّر إلى المجلد الرئيسي.

العثور على ملفات المشاريع الحالية ونقلها

يمكنك العثور على أي ملفات مشاريع حالية، مثل العروض التقديمية أو مواصفات المشروع في Drive. ويمكنك بعد ذلك نقل الملفات إلى مجلد المشروع.

البحث عن ملفات أو مجلدات في Drive

1. في مربع البحث في Drive، أدخِل كلمة أو عبارة. 
   لمساعدتك على البحث بشكلٍ أسرع، يقترح Drive استخدام عبارات البحث عند إدخال نص.
2. وانقر على اقتراح لفتحه، أو انقر على "بحث" للاطِّلاع على قائمة النتائج.

استخدام خيارات البحث المتقدم

1. على يسار مربّع البحث، انقر على السهم المتّجِه للأسفل .
   حدّد أي خيار أو مجموعة من الخيارات لفلترة النتائج بشكلٍ إضافي.
   • النوع - يتيح البحث حسب نوع الملف.

     ملاحظة: بالنسبة إلى "مواقع Google"، لا تظهر سوى مسودات المواقع الإلكترونية (غير المنشورة) التي يمكنك عرضها أو تعديلها.

   • المالك - يتيح البحث حسب مالك الملف.
   • الموقع الجغرافي - يتيح البحث حسب الموقع الجغرافي (بما في ذلك العناصر في "سلة المهملات" أو "المميزة بنجمة"). يمكنك فقط البحث عن المجلدات الموجودة في "ملفاتي" أو في مساحات التخزين السحابي المشتركة.
   • تاريخ التعديل - يتيح الاطِّلاع على العناصر التي تم تعديلها مؤخرًا بواسطة أي مستخدم (وليس أنت فقط).
   • اسم العنصر - يتيح البحث عن عبارة في اسم الملف.
   • يحتوي على كلمات - يتيح البحث عن الملفات التي تحتوي على كلمات معينة.
   • تمت المشاركة مع - يتيح البحث عن مستخدم يمتلك إمكانية الوصول إلى الملف.
   • المتابعة - يتيح البحث عن الملفات التي تمتلكها من خلال اقتراحات بها أو الملفات التي تحتوي على بنود عمل تم تحديدها إليك.
2. انقر على بحث.

نقل ملف إلى مجلد في "ملفاتي"

1. اختَر الملف.
2. انقر على رمز المزيد رمز النقل إلى .
3. اختَر المجلد وانقر على نقل أو نقل هنا.

يمكنك أيضًا سحب الملفات والمجلدات إلى مجلد في "ملفاتي" على يمين الصفحة.

إنشاء نموذج لملاحظات الاجتماع

يمكنك اختيار نموذج لملاحظات الاجتماع وتخصيصه وحفظه في مجلد المشروع المشترك.

1. على الكمبيوتر، انتقِل إلى مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google أو نماذج Google أو مواقع Google.
2. في أعلى يسار الصفحة، انقر على معرض النماذج.
3. انقر على النموذج المراد استخدامه.
4. يتم فتح نسخة من النموذج.

ملاحظة: إذا ظهر بجانب النموذج الذي اخترته "إضافة"، قد تحتاج إلى تثبيت إضافة لاستخدامه. تعرّف على المزيد من المعلومات حول الإضافات.

إرفاق ملفات المشاريع إلى الاجتماعات

يمكنك إضافة ملفات إلى دعوة الاجتماع، مثل ملاحظات الاجتماع أو خطة المشروع.

1. افتح تقويم Google.
2. في شبكة التقويم، انقر على اجتماع الفريق.
3. انقر على رمز التعديل .
4. ضمن تفاصيل الحدث، انقر على رمز إضافة مرفق .
5. انتقِل إلى ملف وانقر عليه.
6. انقر على اختيار.

3  إنشاء خطة مشروع

إنشاء خطة مشروع وإضافة مهام

يمكنك التخطيط لمشروعك من خلال إضافة المهام إلى جدول بيانات. ويمكنك بعد ذلك إضافة خطة المشروع إلى مساحة التخزين السحابي المشتركة أو مجلد مساحة التخزين السحابي المشتركة.

1. في Google Drive، انقر على جديد جداول بيانات Googleجدول بيانات فارغ.
2. انقر على جدول بيانات بلا عنوان، وأدخِل عنوانًا جديدًا لخطة المشروع.
3. أضِف عناوين الأعمدة. مثلاً، يمكنك تتبُّع المهام لأحد المشاريع وتضمين أعمدة لمالك المهمة وتاريخ إنجاز المهمة والحالة والتعليقات.
4. أضِف محتوًى إلى جدول البيانات لتتبُّع خطة المشروع. بعد مشاركة جدول البيانات، يمكن للأشخاص الآخرين إضافة محتوى أيضًا.

لمعرفة المزيد من المعلومات، يُرجى الاطّلاع على إنشاء خطط مشاريع ديناميكية باستخدام "جداول بيانات Google".

إضافة أوصاف المهام

في حال كان عنوان العمود أو المهمة بحاجة إلى مزيد من التوضيح، يمكنك إضافة ملاحظة وصفية.

1. اختَر العمود أو الخلايا التي تريد إضافة ملاحظة إليها.
2. اختَر إدراجملاحظة.
3. اكتب الوصف.
4. انقر في أي مكان خارج الملاحظة لإغلاقها.

إضافة خيارات القائمة

يمكنك السماح للمستخدمين بتحديد خيار من بين الخيارات في قائمة. مثلاً، لتتبع مدى التقدم في خطة مشروع، يمكنك إنشاء عمود حالة يتضمن خيارات مثل "لم يتم البدء" أو "قيد التقدم" أو "مكتمل".

	حدِّد العمود الذي تريد إضافة الخيارات إليه.
	انقر على البياناتالتحقق من صحة البيانات.
	إلى جانب المعايير، اختَر قائمة العناصر.
	أدخِل الخيارات الصالحة مفصولةً بفواصل.
	انقر على حفظ.
	(اختياري) للاطِّلاع على الخيارات، انقر على السهم الموجود في أي خلية ضمن العمود.

إضافة أدوات تتبّع التقدم

تتيح لك قواعد التنسيق الشرطي الاطلاع بسرعة على مراحل تنفيذ المهام في مشروعك. مثلاً، يمكنك إضافة ألوان لتمييز المهام المكتملة عن المهام التي لم يتم البدء فيها أو التي لا تزال قيد التقدم.

1. افتح جداول البيانات واختَر العمود الذي تريد تطبيق قواعد التنسيق عليه.
2. اختَر تنسيقتنسيق شرطي.
3. عليك إعداد القواعد. مثلاً، يمكنك تحديد لون مختلف للمهام التي "اكتملت"، أو "لم يتم البدء"، أو "قيد التقدم":

	في علامة التبويب اللون الفردي ضمن تنسيق الخلايا في حال، اختَر احتواء النص.
	في المربع ضمن احتواء النص، اكتب كامل.
	ضمن نمط التنسيق، انقر على القائمة لاختيار ما إذا كنت تريد تلوين الخلفية أو النص.
	لتحديد نص مخصّص أو لون خلفية، انقر على "لون النص" أو "لون التعبئة" . ويمكنك تحديد لون للنص ولون للخلفية إذا لزم الأمر.
	في حال كنت تريد إضافة المزيد من القواعد، انقر على إضافة قاعدة أخرى واتّبع الخطوات نفسها. مثلاً، يمكنك تحديد خلفية ذات لون أحمر إلى المهام التي لم يتم البدء وخلفية ذات لون برتقالي إلى مهام قيد التنفيذ.
	انقر على تم.

الحصول على إشعارات

يمكنك الاطّلاع على آخر تحديثات المشروع وتغييرات الحالة من خلال إشعارات البريد الإلكتروني. ستتمكّن من معرفة المستخدم الذي أجرى تغييرًا على خطة المشروع والتغييرات التي أجراها وموعد إجرائها. يمكنك أيضًا اختيار عدد المرات التي تريد أن تتلقى بها إشعارات.

إضافة إشعارات

1. في جدول البيانات، اختَر الأدواتقواعد الإشعارات.
2. اختَر الوقت وعدد المرات التي تريد تلقّي الإشعارات فيها.
3. انقر على حفظ.
4. انقر على تم.

4  مشاركة ملفات المشروع

مشاركة مجلد المشروع

مشاركة مجلد أو ملف من مساحة Chat لفريق

1. افتح تطبيق Chat أو Gmail.
2. ضمن مساحات العمل، انقر على مساحة Chat للفريق.
3. في أعلى شاشة مساحة العمل، انقر على مشاركة ملف.
4. انتقِل إلى المجلد أو الملف المُخزّن في "ملفاتي" أو في مساحة تخزين سحابي مشتركة.
5. انقر على اختيار.
6. في مساحة Chat، انقر على رمز الإرسال .
7. بجانب المشاركة مع أعضاء المساحة، أعضاء مساحة العمل، اختَر إذنًا.
8. انقر على إرسال.

مشاركة مجلد في "ملفاتي" مع فريقك

عند مشاركة مجلد مع مجموعة، سيحصل جميع الأعضاء على مستوى الوصول نفسه. ويمكنك منح أعضاء الفريق حق وصول المحرِّر حتى يتمكّنوا من التعاون في العمل على الملفات.

مشاركة مجلد في مساحة تخزين سحابي مشتركة مع فريقك

عند وضع أي مجلدات أو ملفات في مساحة تخزين سحابي مشتركة، تتم مشاركتها تلقائيًا مع أعضاء مساحة التخزين السحابي المشتركة.

1. افتح تطبيق Chat أو Gmail.
2. في Drive، انقر على ملفاتي واختَر المجلد الذي تريد مشاركته.
3. انقر على رمز المشاركة .
4. أدخِل عنوان البريد الإلكتروني للفريق.
5. على يسار الصفحة، اضبط الإذن على محرِّر.
6. انقر على إرسال.

مشاركة ملفات المشروع للمراجعة

عندما تكون جاهزًا، يمكنك مشاركة خطة المشروع مع الفريق للمراجعة. قد تتضمن ملفات المشاريع خطط المشاريع أو جداول الأعمال أو العروض التقديمية. وعند مشاركة الملفات، يمكنك منح المستخدمين حق الوصول معلِّق أو محرِّر حتى يتمكّنوا من إضافة تعليقات أو تعديل المحتوى.

بعد ذلك، يمكنك مشاركة خطة المشروع مع أعضاء فريقك (أو مع المجموعة التي أنشأتها للفريق).

لمشاركة ملف من مساحةchat ، راجع مشاركة مجلد المشروع.

مشاركة ملف تملكه أو يمكنك تعديله:

1. اختَر الملف الذي تريد مشاركته.
2. انقر على مشاركة أو رمز المشاركة .
3. ضمن المشاركة مع المستخدمين والمجموعات، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد مشاركة الملف معه.

   ملاحظة: في حال تفعيل مشاركة الزائرين لمؤسستك، يمكنك دعوة مستخدم لا يمتلك حسابًا على Google للتعاون في العمل على ملفاتك ومجلداتك على Google Drive. راجع مشاركة المستندات مع الزوّار.

4. لتغيير الإجراءات التي يمكن للمستخدمين اتخاذها على ملفك، على يسار الصفحة، انقر على السهم المتجه للأسفل مُشاهد أو معلِّق أو محرِّر.
5. اختَر إشعار المستخدمين:
   • إذا كنت تريد إشعار المستخدمين بمشاركتك لملف معهم ، ضَع علامة في المربّع إشعار المستخدمين. في حال إشعار المستخدمين، سيتم تضمين كل عنوان بريد إلكتروني تُدخله في الرسالة الإلكترونية.
   • إذا كنت لا تريد إشعار المستخدمين، أزِل العلامة من المربّع إشعار المستخدمين.
6. انقر على مشاركة أو إرسال.

إذا اخترت إشعار المستخدمين، سيتم إرسال رسالة إلكترونية إلى كل مستخدم تمت مشاركة الملف معه باستخدام رابط. وإذا منحت أعضاء فريقك حق وصول المحرِّر، يمكنهم:

• إضافة محتوى أو تعديله، مثل المهام والمالكين وتواريخ التسليم.
• إدخال تعليقات موجّهة إلى مستخدمين محددين.
• فلترة المحتوى في جداول بيانات.
• تعديل حالات المهام أو الملاحظات الوصفية في جداول البيانات.

إضافة تعليقات

1. في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
2. انقر على رمز إضافة تعليق .
3. أدخِل التعليق في المربع.
4. (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
5. (اختياري) لإسناد التعليق إلى مستخدم مُحدَّد، ضَع علامة في المربّع الإسناد إلى.
6. انقر على تعليق أو إسناد.

ملاحظة: في حال وصل الملف إلى الحد الأقصى لعدد التعليقات، يمكنك إنشاء نسخة من الملف بدون نسخ أي تعليقات.

5   إدارة مشروع

معرفة تحديثات الحالة التي تطرأ على المهام

إنشاء تحديثات الحالة في خطة المشروع

1. في جداول البيانات، افتح خطة المشروع.
2. بجانب المهمة التي تمتلكها، غيِّر الحالة.

إرسال تحديثات الحالة قبل اجتماع الفريق

1. على جهاز الكمبيوتر، افتح تقويم Google.
2. انقر على حدث.
3. بجانب عدد المدعوّين، حدِّد خيارًا مما يلي:
   • التحدُّث مع المدعوّين : يتم فتح محادثة جديدة أو حالية. لا يتم تضمين سوى المدعوّين الذين تم تفعيل Chat لهم في عملك أو مؤسستك التعليمية.
   • إرسال رسالة إلكترونية إلى المدعوّين : يتم فتح رسالة إلكترونية جديدة. يتم تضمين جميع المدعوّين في الرسالة الإلكترونية.

معرفة تحديثات الحالة أثناء اجتماعات الفريق

في اجتماعات الفريق، يمكنك تقديم خطة المشروع. يمكن لجميع المستخدمين تحديث حالتهم في الوقت الفعلي.

1. افتح تطبيق Meet وانضم إلى اجتماع فيديو.
2. في أسفل الصفحة، انقر على رمز "مشاركة العرض الآن"  واختر ما تريد مشاركته:
   • شاشتك بأكملها
   • نافذة
   • علامة تبويب
3. انقر على مشاركة.
4. عند الانتهاء من مشاركة العرض، انقر على إيقاف مشاركة العرض.

معرفة تحديثات الحالة باستخدام عنوان البريد الإلكتروني للمجموعة

يمكنك إرسال رسالة إلكترونية إلى جميع المستخدمين في آنٍ واحد باستخدام عنوان البريد الإلكتروني للمجموعة. يمكنك طلب تحديث المهام في خطة المشروع من المستخدمين.

1. على جهاز الكمبيوتر، انتقِل إلى Gmail.
2. في أعلى يمين الصفحة، انقر على رمز الإنشاء .
3. في الحقل "إلى"، أضِف المستلمين. يمكنك أيضًا إضافة مستلِمين:
   • في الحقلَين "نسخة إلى" و"نسخة مخفية الوجهة"
   • عند إنشاء رسالة يحتوي حقل النص فيها على علامة "+" أو إشارة باستخدام "@" متبوعة باسم جهة الاتصال
4. أضف موضوعًا.
5. اكتب رسالتك.
6. في أسفل الصفحة، انقر على إرسال.

معلومة: لإضافة مستلمين فرديين ومجموعات جهات الاتصال التي تم إنشاؤها باستخدام التصنيفات، انقر على إلى:. 

معرفة تحديثات الحالة باستخدام Chat

يمكنك إرسال رسالة محادثة إلى عضو فريق لمعرفة تحديث الحالة.

إرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم:

1. انتقِل إلى Google Chat أو حسابك على Gmail.
2. إذا لم يكن الاسم ضمن "محادثة"، انقر على رمز بدء محادثة .
3. أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني. ستظهر لك الاقتراحات أثناء إدخال النص.
   • لإرسال رسالة شخصية إلى مستخدم من خارج مؤسستك، أدخِل عنوان بريده الإلكتروني.
4. اختَر المستخدم الذي تريد مراسلته.
5. أدخِل رسالة، ثم انقر على رمز الإرسال .

إرسال رسالة مباشرة إلى مجموعة:

1. انتقِل إلى Google Chat أو حسابك على Gmail.
2. ضمن "محادثة"، انقر على محادثة جماعية حالية، وأدخِل رسالة وانقر على رمز الإرسال .
3. إذا لم تكن المحادثة الجماعية ضمن "محادثة"، انقر على رمز بدء محادثة بدء محادثة جماعية.
4. أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني. ستظهر لك الاقتراحات أثناء إدخال النص.
5. انقر على رمز الإتمام .
6. أدخِل رسالة، ثم انقر على رمز الإرسال .

تغيير المخططات الزمنية للمشروع

في حال تغيير المخططات الزمنية أو المتطلبات أو الموارد، يمكنك تعديل مستندات المشروع. وبعد ذلك، إذا كنت بحاجة إلى تغيير أوقات الاجتماعات بسبب مخطط زمني جديد أو إضافة أعضاء فريق جدد إلى اجتماع، عليك تعديل الحدث في تقويم فريقك.

تعديل حدث حالي

1. افتح تقويم Google.
2. في شبكة التقويم، انقر على الحدث.
3. انقر على رمز التعديل .
4. انقر على الوقت أو التاريخ المطلوب تغييره.
5. ويمكنك اختياريًا إضافة مدعوين جدد.
6. انقر على "حفظ".
7. إذا كان الحدث متكررًا، اختَر الأحداث المطلوب تعديلها وانقر على حسنًا.
8. انقر على إرسال.

 

إرسال إشعارات لأعضاء الفريق بالتغييرات

في حال تغيير مراحل المشروع أو تغيير تواريخه، يُرجى المبادرة بإرسال إشعارات إلى جميع أعضاء الفريق باستخدام البريد الإلكتروني.

إرسال إشعارات إلى الأعضاء في Gmail

بدلاً من إضافة عنوان البريد الإلكتروني لكل عضو من أعضاء الفريق إلى البريد الإلكتروني، ما عليك سوى إدخال عنوان البريد الإلكتروني للمجموعة.

1. على جهاز الكمبيوتر، انتقِل إلى Gmail.
2. في أعلى يمين الصفحة، انقر على رمز الإنشاء .
3. في الحقل "إلى"، أضِف المستلمين. يمكنك أيضًا إضافة مستلِمين:
   • في الحقلَين "نسخة إلى" و"نسخة مخفية الوجهة"
   • عند إنشاء رسالة يحتوي حقل النص فيها على علامة "+" أو إشارة باستخدام "@" متبوعة باسم جهة الاتصال
4. أضف موضوعًا.
5. اكتب رسالتك.
6. في أسفل الصفحة، انقر على إرسال.

معلومة: لإضافة مستلمين فرديين ومجموعات جهات الاتصال التي تم إنشاؤها باستخدام التصنيفات، انقر على إلى:. 

إرسال رسالة إلكترونية إلى أعضاء مساحة التخزين السحابي المشتركة

1. على يمين الصفحة، انقر على مساحة Drive المشتركة.
2. في أعلى الصفحة، بجانب اسم مساحة Drive المشتركة، انقر على السهم المتجه للأسفل إرسال رسالة إلكترونية إلى الأعضاء.
3. غيّر الموضوع وأدخِل رسالتك.
4. (اختياري) لإرسال بريد إلكتروني للأعضاء الذين لديهم مستويات وصول محددة فقط، أو لإرسال نسخة من الرسالة الإلكترونية لنفسك، ضع علامة في المربعات.
5. انقر على إرسال.

يتم تضمين رابط مساحة Drive المشتركة في الرسالة الإلكترونية.

إكمال الملفات المشتركة

عند الانتهاء من التعاون في العمل على المشروع، يمكنك تغيير إعدادات المشاركة أو أرشفة ملفاتك حتى لا يتمكن المتعاونون من متابعة تعديل الملفات النهائية.

لمعرفة التفاصيل، يُرجى الاطّلاع على مشاركة مستند نهائي.

إنشاء تقرير بنهاية المشروع

عند اكتمال المشروع، يمكنك إنشاء عرض تقديمي حول نهاية المشروع لمشاركته والتعاون في العمل عليه مع فريقك.

لإنشاء عرض تقديمي، يُرجى الاطّلاع على بدء استخدام "العروض التقديمية من Google". للحصول على نصائح حول كيفية تقديم العروض التقديمية، يرجى الاطِّلاع على 10 نصائح بخصوص إنشاء عروض فعّالة في Google Workspace.

_{Google وGoogle Workspace والعلامات التجارية والشعارات المرتبطة هي علامات تجارية مملوكة لشركة Google LLC. وجميع أسماء الشركات والمنتجات الأخرى هي علامات تجارية مملوكة للشركات ذات الصلة بها.}