改用 Google Workspace 前，请完成以下核对清单，以便：
了解 Google Workspace
Google Workspace 可帮助您完成以下操作：
- 与同事即时沟通和协作 - 您可以通过视频会议、电子邮件或聊天消息与团队成员保持联系，无论他们使用的是 Google 日历、Gmail、Google Meet 还是 Google Chat。
- 在任何设备上安全地存储文件并立即找到所需内容 - 有了 Google 云端硬盘，您就可以将文档、电子表格、演示文稿等内容全部保存在一个地方。
- 创建、共享和演示专业模板、项目方案和演示文稿 - 借助 Google 文档、表格和幻灯片，您可以直接在网络浏览器中创建和编辑文档、电子表格和幻灯片。
如果您从 Microsoft Outlook 等其他电子邮件应用改用 Gmail，那么您在开始使用 Gmail 时会发现一些不同之处：
- Gmail 会将每封邮件及其回复归入一个会话。打开会话，即可通过一个视图查看多封相关邮件。新的邮件将显示在会话底部。
- 对于包含大量邮件的会话，可以点击底部的 3 个点来查看完整会话。
- 在 Gmail 中，您可以使用标签标记邮件，并使用搜索运算符查找邮件。
改用 Google Workspace 后，您将通过 Chrome 浏览器使用 Gmail、Google 云端硬盘和 Google 文档等工具。您可以自定义 Chrome，并通过您的所有设备安全地工作。借助 Chrome 浏览器，您可以：
- 在您的所有设备上同步书签和设置。
- 通过 Chrome 网上应用店的扩展程序添加浏览器功能，例如照片编辑器和项目管理工具。
要在贵公司改用 Chrome 浏览器之前熟悉一下 Chrome 浏览器，请立即下载并开始使用 Chrome 浏览器。
清理旧邮件和日历活动
在贵单位改用 Google Workspace 前，不妨提前 30 天左右就开始清理您的电子邮件和电子邮件文件夹。您需要花些时间考虑 Outlook 中的哪些内容确实有必要保留。在开始处理时，可以考虑采用以下技巧：
- 尝试调整电子邮件文件夹结构，将文件夹数量保持在 10 个以内，从而确保顺利迁移电子邮件数据。
- 检查文件夹（包括可能看不到的嵌套文件夹）中的邮件。您可能需要搜索某些邮件。
- 删除不需要保留的电子邮件。
检查邮寄名单，确认哪些名单需要保留，哪些名单可以删除。
在改用 Google 日历之前，请记下周期性活动和重要会议。在迁移过程中，Google 日历中可能不会显示某些周期性会议。
为使用新工具做好准备并安排培训
开始使用 Google Workspace 后，您可以通过搜索所需内容来查找文件、电子邮件等。
- 在贵组织改用 Google Workspace 当天，请留出足够时间检查账号设置，并熟悉新的 Google Workspace 账号。
- 与您的主管合作确定当天的日程，并协调其他团队成员执行。
如果您是远程办公，可以选在贵单位改用 Google Workspace 的当周，安排一对一辅导和同事辅导活动，让团队成员来到单位办公室接受辅导。
在贵公司改用 Google Workspace 之前，请先联系您的培训团队，了解有哪些 Google Workspace 课程和资源可供参考：
- 查看培训团队提供的 Google Workspace 培训资源。例如，单位是否有内部网可供您查找学习资源（如录制内容或演示文稿）？
- 如果培训团队创建了共享培训日历，请查看在接下来的日子里是否安排了活动，如有，请将这些活动添加到您的日历中。
- 前往 Google Workspace 学习中心，查看改用指南、提示和技巧等。
- 如果培训团队开设高级培训课程，请报名参加学习，同时注册课程的邮寄名单，以便了解 Google Workspace 的最新动态。
请向 IT 团队确认他们是否有签名模板，其中应包含合适的公开托管图片。如果有可用的模板，请务必在贵单位改用 Google Workspace 之前获取该模板。
如果您的 IT 团队没有签名模板，请尝试以下其他方法：
- 如果贵组织可以向外部用户共享 Google 云端硬盘文件，则可以将原电子邮件应用中的签名复制并粘贴到 Gmail 中。
- 如果贵组织无法向外部用户共享云端硬盘文件，请让公司的 IT 团队提供签名模板，其中应包含图片本身的公开网址。如果这种方法仍不可行，请在网络中搜索公开的图片并复制网址。
- 将您之前的签名粘贴到 Google 文档中，然后再将其粘贴到 Gmail 中。您需要测试这种方法是否奏效，所以请让外部人员验证签名中的徽标能否正常显示。
请就公司徽标事宜与培训团队联系，以便将公司徽标添加到新的 Gmail 签名中。
为公司自有的 Android 或 iOS 设备注册移动设备管理服务，以便随时随地使用新的 Google Workspace 账号和工作应用。
- 添加密码以保护您的设备。
- 对于您个人的 Android 设备，则可以设置工作资料，将工作应用和数据与个人应用和数据区分开来。
- 在您的设备上安装已批准的应用和内部应用
后续步骤
“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。