Вашему бизнесу требуются расширенные функции Google Workspace?
Попробуйте Google Workspace уже сегодня
Прежде чем переходить на Google Workspace, выполните следующие задачи…
- Изучите возможности Google Workspace
- Удалите старые письма и мероприятия календаря
- Подготовьтесь к работе с новыми инструментами и запланируйте обучение
Изучите возможности Google Workspace
Google Workspace поможет вам выполнять следующие задачи:
- Общение и совместная работа с коллегами. Проводите видеовстречи, используйте электронную почту или чат для связи с сотрудниками, которые работают с Google Календарем, Gmail, Google Meet и Google Chat.
- Безопасное хранение файлов и быстрый поиск нужных данных на любом устройстве. Храните документы, таблицы, презентации и другие файлы на Google Диске.
- Создание, демонстрация и публикация шаблонов, планов проектов и презентаций профессионального уровня. Доступные редакторы позволяют создавать и изменять документы, таблицы и презентации прямо в браузере.
Если вы ранее использовали другое почтовое приложение, например Microsoft Outlook, при работе с Gmail вы заметите несколько отличий:
- Gmail группирует все ответы на письмо в одну цепочку. В таких цепочках вы можете просматривать сразу несколько связанных между собой сообщений. Новые письма будут появляться внизу цепочки.
- Если цепочка содержит много писем, нажмите на значок с тремя точками внизу страницы, чтобы посмотреть всю цепочку.
- В Gmail можно отмечать сообщения с помощью ярлыков и искать нужные письма, используя операторы поиска.
После перехода на Google Workspace вы будете работать в браузере Chrome, чтобы пользоваться такими инструментами, как Gmail, Google Диск и Документы. Вы можете настроить Chrome нужным образом и безопасно работать с данными на всех своих устройствах. Браузер Chrome позволяет:
- синхронизировать закладки и настройки на всех ваших устройствах;
- устанавливать из интернет-магазина Chrome расширения, например фоторедакторы или инструменты для управления проектами.
Чтобы ознакомиться с браузером Chrome до того, как ваша компания выполнит переход, скачайте его и начните использовать уже сейчас.
Удалите старые письма и мероприятия календаря
Мы рекомендуем приступить к очистке почты и почтовых папок за 30 дней до перехода вашей организации на Google Workspace. Подумайте, какую информацию из Outlook вам понадобится сохранить. Ниже вы найдете ещё несколько советов.
- Чтобы процесс переноса прошел быстро и без проблем, постарайтесь ограничиться 10 почтовыми папками.
- Проверьте письма в папках, в том числе во вложенных папках, которые могут не отображаться. Если вы не можете найти какие-либо сообщения, воспользуйтесь функцией поиска.
- Удалите все ненужные письма.
Проверьте списки рассылки и удалите ненужные.
Запишите данные о повторяющихся мероприятиях и важных встречах до перехода на Google Календарь, так как после переноса некоторые из них могут не показываться в Календаре.
Подготовьтесь к работе с новыми инструментами и запланируйте обучение
Работая с Google Workspace, вы сможете быстро находить нужные файлы, письма и другие материалы, пользуясь функцией поиска.
- В день перехода вашей организации на Google Workspace выделите необходимое время, чтобы изучить настройки и возможности вашего нового аккаунта.
- Сообщите о своем расписании менеджеру, чтобы он уведомил других членов команды о том, что вы заняты.
Если вы работаете дистанционно, запланируйте время для посещения офиса в первую неделю после перехода вашей компании на Google Workspace, чтобы лично пообщаться со службой поддержки и обменяться опытом с коллегами.
Перед переходом на Google Workspace обратитесь к сотрудникам, отвечающим за обучение в вашей организации, и узнайте, какие справочные ресурсы Google Workspace вам доступны.
- Изучите материалы и ресурсы, которые они порекомендуют. Например, это может быть внутренний сайт с записями или презентациями.
- Если ваша обучающая группа ведет общий календарь обучения, посмотрите даты и добавьте их в свой календарь.
- В Центре обучения Google Workspace вы найдете руководства по переходу, полезные советы и другие материалы.
- Если ваша организация предлагает пройти курс углубленного обучения, зарегистрируйтесь для участия в нем и подпишитесь на рассылку, чтобы получать новости о Google Workspace.
Уточните у ИТ-специалистов, есть ли у них шаблон подписи с подходящим общедоступным изображением. Если такой шаблон существует, обязательно получите его до перехода вашей организации на Google Workspace.
Если шаблона нет, вы можете сделать следующее:
- Если ваша организация может предоставлять доступ к файлам на Google Диске внешним пользователям, скопируйте подпись из предыдущего почтового приложения и вставьте ее в Gmail.
- Если ваша организация не обеспечивает такую возможность, попросите ИТ-специалистов предоставить шаблон подписи с URL общедоступного изображения или найдите такое изображение на сайте и скопируйте его URL.
- Вставьте предыдущую подпись в документ Google, а затем в Gmail. Вам необходимо проверить, корректно ли она отображается, поэтому попросите внешнего пользователя подтвердить, что логотип виден в подписи.
Попросите у сотрудника, отвечающего за обучение, отправить вам изображение логотипа, чтобы вы могли добавить его в свою новую подпись Gmail.
Зарегистрируйте корпоративное устройство Android или iOS в системе управления мобильными устройствами, чтобы получить на нем доступ к своему новому аккаунту Google Workspace и рабочим приложениям.
- Установите пароль, чтобы защитить устройство.
- На устройстве Android вы можете настроить рабочий профиль, позволяющий отделить личные приложения и данные от корпоративных.
- Установите одобренные внутренние приложения на своем устройстве.
Дальнейшие действия
Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.