Gå igenom den här checklistan innan du går över till Google Workspace:
- Så här fungerar Google Workspace
- Rensa bland gamla e-postmeddelanden och kalenderhändelser
- Förbered dig på att börja använda de nya verktygen och planera in utbildning
Så här fungerar Google Workspace
Google Workspace hjälper dig att:
- Kommunicera och samarbeta direkt med kollegor – Håll kontakten med teamet via videomöten, e-post eller chatten oavsett om de använder Google Kalender, Gmail, Google Meet eller Google Chat.
- Lagra filer på ett säkert sätt och hitta det du behöver direkt, på vilken enhet som helst – Samla dokument, kalkylark, presentationer och annat på ett och samma ställe med Google Drive.
- Skapa, dela och presentera professionella mallar, projektplaner och bildspel – Med Google Dokument, Kalkylark och Presentationer kan du skapa och redigera dokument, kalkylark och presentationer direkt i webbläsaren.
Om du byter från en annan e-postapp som Microsoft Outlook kommer du att lägga märke till en del skillnader när du börjar använda Gmail:
- Gmail grupperar meddelanden och svaren på dem i en konversationstråd. Med konversationstrådar kan du visa flera relaterade meddelanden i en enda vy. Nya meddelanden visas längst ned i tråden.
- Om det finns flera meddelanden i en tråd klickar du på de tre punkterna längst ned för att se hela tråden.
- I Gmail kan du tagga meddelanden med etiketter och hitta meddelanden med hjälp av sökoperatorer.
När du byter till Google Workspace arbetar du i webbläsaren Chrome för att använda verktyg som Gmail, Google Drive och Google Dokument. Du kan anpassa Chrome och arbeta säkert på alla dina enheter. Med webbläsaren Chrome kan du göra följande:
- Synkronisera bokmärken och inställningar mellan alla dina enheter.
- Göra tillägg i webbläsarens funktioner med Chrome Web Store-tillägg, till exempel fotoredigerare och projekthanteringsverktyg.
Om du vill bekanta dig med webbläsaren Chrome innan företaget byter kan du ladda ned och börja använda den nu.
Rensa bland gamla e-postmeddelanden och kalenderhändelser
Vi rekommenderar att du börjar rensa bland e-postmeddelanden och e-postmappar ungefär 30 dagar innan organisationen går över till Google Workspace. Du behöver tid att fundera på vad du verkligen behöver ha kvar i Outlook. Här är några andra tips på hur du kommer igång:
- Försök att inte ha fler än tio e-postmappar för att göra migreringsprocessen så smidig som möjligt.
- Läs igenom meddelanden i mapparna, inklusive kapslade mappar som kanske inte är synliga. Du kan behöva söka efter meddelanden.
- Ta bort e-postmeddelanden som du inte behöver behålla.
Granska e-postlistorna och se vilka listor du behöver behålla eller ta bort.
Skriv ned information om återkommande händelser innan du byter till Google Kalender. Efter migreringen kanske vissa återkommande möten inte visas i Kalender.
Förbered dig på att börja använda de nya verktygen och planera in utbildning
När du börjar använda Google Workspace hittar du filer, e-postmeddelanden med mera genom att söka efter det du behöver.
- Se till att du har tid att gå igenom kontoinställningarna och bekanta dig med Google Workspace-kontot den dag då organisationen byter till Google Workspace.
- Prata med chefen för att samordna schemat med andra medlemmar i teamet.
Om du arbetar på distans kan du planera in personlig support på organisationens kontor den veckan då företaget byter till Google Workspace.
Kontakta utbildningsteamet innan företaget byter till Google Workspace för att se vilka kurser och resurser om Google Workspace som är tillgängliga:
- Gå igenom utbildningsresurserna för Google Workspace som utbildningsteamet ger dig. Det kanske till exempel finns en intern webbplats där du kan hitta utbildningsresurser, inspelningar eller presentationer?
- Om utbildningsteamet har en gemensam utbildningskalender kan du se om det finns kommande datum och lägga till dem i din kalender.
- Gå till utbildningscentret för Google Workspace där du hittar övergångsvägledningar, tips, råd med mera.
- Om utbildningsteamet erbjuder avancerad utbildning registrerar du dig för den och e-postlistan för att höra om Google Workspace-uppdateringar.
Kontakta IT-teamet och se om de har en signaturmall med en lämplig bild som visas offentligt. Om det finns en mall ska du se till du att du får den innan organisationen byter till Google Workspace.
Om IT-teamet inte har en signaturmall finns några andra alternativ:
- Om det går att dela organisationens Google Drive-filer externt kopierar och klistrar du in signaturen från din gamla e-postapp i Gmail.
- Om det inte går att dela organisationens Drive-filer externt ber du företagets IT-team om en signaturmall med en offentlig webbadress för bilden. Om det inte går kan du söka efter en offentlig bild från webbplatsen och kopiera webbadressen.
- Klistra in din tidigare signatur i ett Google-dokument och klistra sedan in den i Gmail. Du måste testa om det fungerar så fråga en extern person om han eller hon ser logotypen.
Be utbildningsteamet om företagets logotyp så att du kan lägga till den i Gmail-signaturen.
Registrera företagsägda Android- eller iOS-enheter för Mobile Management för att få åtkomst till Google Workspace-kontot och jobbappar när du är på språng.
- Skydda enheten genom att lägga till ett lösenord.
- Om du har en Android-enhet kan du konfigurera en jobbprofil som skiljer på jobbappar och jobbdata från personliga appar och data.
- Ladda ned godkända och interna appar på enheten.
Nästa steg
Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.