هل تريد الاستفادة من ميزات Google Workspace المتقدّمة في نشاطك التجاري؟
استخدِم Google Workspace الآن.
قبل التبديل إلى Google Workspace، يُرجى إكمال قائمة التحقّق هذه من أجل...
- فهم Google Workspace
- تنظيف البريد القديم وأحداث التقويم
- الاستعداد لاستخدام الأدوات الجديدة وتحديد مواعيد التدريب
فهم Google Workspace
تساعدك Google Workspace في إجراء ما يلي:
- التواصل مع زملاء العمل والتعاون معهم بشكل فوري وسريع: يمكنك التواصل مع فريقك عبر اجتماعات الفيديو أو البريد الإلكتروني أو الدردشة، سواءً كانوا يستخدمون "تقويم Google" أو Gmail أو Google Meet أو Google Chat.
- تخزين الملفات بأمان والعثور على ما تحتاج إليه على الفور، من أي جهاز: يمكنك الاحتفاظ بالمستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية والمزيد في مكانٍ واحد باستخدام Google Drive.
- إنشاء النماذج الاحترافية وخطط المشاريع وشرائح العرض التقديمي ومشاركتها وتقديمها: باستخدام "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google"، يمكنك إنشاء المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية وتعديلها مباشرةً في متصفِّح الويب.
في حال التبديل من تطبيق بريد إلكتروني آخر مثل Microsoft Outlook، ستلاحظ بعض الاختلافات عند بدء استخدام Gmail:
- في Gmail، يتم تجميع الرسالة وردودها في سلسلة محادثات واحدة. ويمكنك استخدام سلاسل المحادثات هذه للاطِّلاع على العديد من الرسائل ذات الصلة في عرضٍ واحد. مع العلم أن الرسائل الجديدة تظهر في أسفل سلسلة المحادثات.
- إذا كانت سلسلة المحادثات تحتوي على عدد كبير من الرسائل، انقر على رمز النقاط الثلاث في أسفل الصفحة لمشاهدة سلسلة المحادثات بالكامل.
- في Gmail، يمكنك وضع علامات على الرسائل باستخدام التصنيفات والبحث عن الرسائل باستخدام عوامل تشغيل البحث.
عند التبديل إلى Google Workspace، ستعمل على متصفّح Chrome لاستخدام أدوات مثل Gmail وGoogle Drive و"مستندات Google". ويمكنك تخصيص Chrome والعمل عليه بأمان على جميع أجهزتك. باستخدام متصفِّح Chrome، يمكنك إجراء ما يلي:
- مزامنة الإشارات المرجعية والإعدادات على جميع أجهزتك
- إضافة ميزات إلى وظائف المتصفِّح باستخدام إضافات "سوق Chrome الإلكتروني"، مثل أدوات تحرير الصور وأدوات إدارة المشروعات.
للتعرّف على متصفِّح Chrome قبل إجراء شركتك لعملية التبديل، يمكنك تنزيله وبدء استخدامه الآن.
تنظيف البريد القديم وأحداث التقويم
قبل حوالي 30 يومًا من الانتقال إلى Google Workspace في مؤسستك، من الأفضل بدء تنظيف رسائلك الإلكترونية ومجلدات بريدك الإلكتروني. وعليك التفكير جيدًا في ما تحتاج إلى الاحتفاظ به في Outlook. في ما يلي بعض النصائح الأخرى للبدء:
- حاوِل الاحتفاظ ببنية مجلدات البريد الإلكتروني المكوّنة من 10 مجلدات لإجراء الترحيل بصورة أكثر سلاسة.
- تحقَّق من الرسائل في مجلداتك، بما في ذلك المجلدات المتداخلة التي قد لا تكون مرئية. وقد تحتاج إلى البحث عن الرسائل.
- احذف الرسائل الإلكترونية التي لا تحتاج إلى الاحتفاظ بها.
يمكنك مراجعة قوائمك البريدية وتحديد القوائم التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها أو حذفها.
عليك تدوين الأحداث المتكرّرة والاجتماعات المهمة قبل التبديل إلى "تقويم Google"، حيث إنه أثناء عملية الترحيل، قد لا تظهر بعض الاجتماعات المتكررة في "تقويم Google".
الاستعداد لاستخدام الأدوات الجديدة وتحديد مواعيد التدريب
عند بدء استخدام Google Workspace، يمكنك العثور على الملفات ورسائل البريد الإلكتروني والمزيد من خلال البحث عما تحتاج إليه.
- في اليوم الذي تنتقل فيه مؤسستك إلى استخدام Google Workspac، خصِّص بعض الوقت لمراجعة إعدادات حسابك والتعرُّف على حسابك الجديد في Google Workspace.
- اعمل مع مديرك لتنسيق هذا الجدول الزمني مع أعضاء فريقك الآخرين.
إذا كنت تعمل عن بُعد، يمكنك تحديد موعد زيارة في مكتب مؤسستك للحصول على دعم شخصي أو دعم من الزملاء، في الأسبوع الذي تنتقل فيه شركتك إلى استخدام Google Workspace.
قبل انتقال شركتك إلى استخدام Google Workspace، عليك التواصل مع فريق التدريب للتعرُّف على الدورات والموارد المتاحة بشأن Google Workspace:
- تعرَّف على موارد تدريب Google Workspace من خلال فريق التدريب في مؤسستك. مثلاً، هل هناك موقع إلكتروني داخلي يمكن من خلاله العثور على الموارد التعليمية، مثل التسجيلات أو العروض التقديمية؟
- إذا كان فريق التدريب يشارك تقويم تدريب، راجِع تواريخ التدريبات القادمة وأضِفها إلى تقويمك.
- استكشِف مركز تعلُّم Google Workspace للاطّلاع على أدلة التبديل والنصائح والمزيد.
- يمكنك التسجيل للحصول على تدريب متقدّم والاشتراك في القائمة البريدية للتعرُّف على مدوّنة أخبار Google Workspace، إذا كان فريق التدريب في مؤسستك يقدِّم هذه الخدمة.
ارجع إلى فريق تكنولوجيا المعلومات في مؤسستك لمعرفة ما إذا كان لديه نموذج توقيع يحتوي على صورة مناسبة مُستضافة للجميع. وفي حال توفُّر نموذج، تأكَّد من حصولك عليه قبل الانتقال إلى استخدام Google Workspace في مؤسستك.
إذا لم يكن لدى فريق تكنولوجيا المعلومات نموذج توقيع، إليك بعض الخيارات الأخرى:
- إذا كانت مؤسستك تستطيع مشاركة ملفات Google Drive خارجيًا، انسخ التوقيع من تطبيق البريد الإلكتروني القديم وألصِقه في Gmail.
- إذا كانت مؤسستك لا تستطيع مشاركة ملفات Google Drive خارجيًا، اطلب من فريق تكنولوجيا المعلومات في شركتك توفير نموذج توقيع بعنوان URL عام للصورة. وإذا لم يكن ذلك ممكنًا، ابحث عن صورة عامة من الموقع وانسخ عنوان URL.
- ألصِق التوقيع السابق في "مستند Google"، ثم ألصِقه في Gmail. ستحتاج إلى اختبار ذلك لمعرفة ما إذا كان يعمل بشكل صحيح، لذا اطلب من أحد المستخدمين الخارجيين التحقق من الشعار المُدرج في توقيعك.
تواصَل مع فريق التدريب لديك لمعرفة شعار شركتك حتى تتمكّن من إضافته إلى توقيع Gmail الجديد.
يمكنك تسجيل جهاز مملوك للشركة يعمل بنظام التشغيل Android أو iOS في "إدارة الأجهزة الجوّالة" لمنحه إمكانية الوصول إلى حسابك الجديد على Google Workspace وتطبيقات عملك أثناء التنقل.
- أضِف كلمة مرور لحماية جهازك.
- إذا كنت تمتلك جهازًا يعمل بنظام Android، يمكنك إعداد ملف شخصي للعمل يفصل بين تطبيقات وبيانات العمل وتطبيقاتك وبياناتك الشخصية.
- احصل على الموافقة والتطبيقات الداخلية على جهازك.
الخطوات التالية
Google وGoogle Workspace والعلامات التجارية والشعارات المرتبطة هي علامات تجارية مملوكة لشركة Google LLC. وجميع أسماء الشركات والمنتجات الأخرى هي علامات تجارية مملوكة للشركات ذات الصلة بها.