Minggu 2: Berkomunikasi secara efektif dengan tim

Setelah Anda memahami dasar-dasarnya, pelajari cara berikut untuk... 

• Menggunakan saluran komunikasi yang tepat
• Mempelajari cara lain untuk mengelola email Anda
• Menyesuaikan acara kalender untuk kantor atau sekolah

Petunjuk ini hanya untuk desktop.

Luaskan semua  |  Ciutkan semua

Menggunakan saluran komunikasi yang tepat

Saluran tersedia melalui Google Workspace

Pilih saluran komunikasi yang tepat untuk audiens dan pesan Anda.

Berkomunikasi dengan individu:

• Pesan chat langsung—Jika Anda memiliki pertanyaan singkat atau mendesak, kirim pesan Google Chat.
• Email—Jika Anda perlu membahas sesuatu yang lebih kompleks atau tidak mendesak, kirim email menggunakan Gmail.

Berkomunikasi dengan sekelompok orang:

• Grup kontak—Untuk grup sementara, seperti tim atau project jangka pendek, Anda dapat membuat grup kontak. Grup kontak dapat digunakan di email dan chat. Anda tidak dapat berbagi grup kontak dengan orang lain secara langsung. Namun, jika Anda mengirim email ke grup Kontak, orang lain dapat membalas semua orang di grup Kontak atau menyalin daftar alamat Anda.

• Daftar email Grup—Jadikan komunikasi lebih mudah dengan membuat daftar email Google Grup untuk tim Anda. Daripada mengirim email ke orang lain satu per satu, gunakan alamat email grup untuk mengirim pembaruan status dan berbagi referensi—seperti kalender tim dan dokumen Drive—dengan semua orang sekaligus.
  
  Catatan: Jika administrator Anda tidak mengaktifkan Grup untuk organisasi, Anda dapat menggunakan grup kontak.  

Melakukan chat dengan orang dari aplikasi Chat atau Gmail

Mengirim pesan langsung kepada seseorang

1. Buka Google Chat atau akun Gmail Anda.
2. Jika belum ada nama di bagian "Chat", klik Mulai chat .
3. Masukkan nama atau alamat email. Saran akan muncul saat Anda memasukkan teks.
   • Untuk mengirim pesan 1:1 kepada seseorang di luar organisasi Anda, masukkan alamat emailnya.
4. Klik nama orang yang ingin Anda kirimi pesan.
5. Masukkan pesan, lalu klik Kirim .

Memulai percakapan grup

1. Buka Google Chat atau akun Gmail Anda.
2. Di bagian "Chat", klik percakapan grup yang ada, masukkan pesan klik Kirim .
3. Jika Anda tidak menemukan percakapan grup di bagian "Chat”, klik Mulai chat Mulai percakapan grup.
4. Masukkan nama atau alamat email. Saran akan muncul saat Anda memasukkan teks.
5. Klik Selesai .
6. Masukkan pesan, lalu klik Kirim .

Mengubah posisi panel Chat di Gmail

Anda dapat memindahkan panel Chat ke sisi kanan atau kiri kotak masuk Gmail.

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Di kanan atas, klik Setelan Lihat semua setelan.
3. Di bagian atas, klik Chat dan Meet.
4. Di samping “posisi Chat”, pilih Sisi kiri kotak masuk atau Sisi kanan kotak masuk.
5. Klik Simpan Perubahan.

Membisukan notifikasi Chat saat Anda perlu fokus

1. Buka Chat atau Gmail.
2. Di bagian atas, klik status Anda.
3. Pilih Jangan ganggu.  
4. Untuk menentukan durasi yang Anda inginkan, pilih durasi dari daftar atau klik "Sampai waktu tertentu".  
5. Klik Tetapkan.

Tips: Notifikasi akan otomatis diaktifkan kembali setelah durasi penonaktifkan berakhir. Untuk menghentikan penonaktifkan notifikasi lebih cepat, klik status Anda  Jangan ganggu  Nonaktifkan mode Jangan ganggu.

Pelajari lebih lanjut

Membuat daftar email Grup

1. Login ke Google Grup.
2. Di bagian atas, klik Buat grup.
3. Masukkan informasi dan pilih setelan untuk grup.
4. Klik Buat grup.
5. Tunggu beberapa menit hingga grup baru aktif sebelum mengirim pesan ke grup tersebut. Jika tidak, Anda dapat menerima pemberitahuan bahwa pesan tidak dapat dikirim.

Pelajari lebih lanjut

Membuat grup kontak

Jika ingin menghubungi sekelompok orang yang sama dengan cepat melalui email, Anda dapat membuat dan menyimpan grup kontak. Jika ingin mengirim email kepada sejumlah kontak di lain waktu, cukup masukkan nama grup sebagai penerima email.

Anda juga dapat membuat grup kontak jika administrator tidak mengaktifkan Grup untuk organisasi Anda.

Membuat grup kontak

1. Di Gmail, klik Tulis.
2. Klik Kepada, Cc, atau Bcc. 
3. Cari kontak yang ingin ditambahkan ke grup, lalu centang kotak di samping namanya.
4. Klik Kelola labelBuat label.
5. Masukkan nama untuk label.
6. Klik Simpan.
7. Klik Sisipkan untuk menambahkan kontak ke pesan Anda saat ini. 

Mengirim email ke grup kontak

1. Di Gmail, klik Tulis.
2. Di samping Kepada, masukkan nama label untuk grup.
3. Tulis pesan, lalu klik Kirim.

Mempelajari cara lain untuk mengelola email Anda

Menunda email untuk menerima pengingat di lain waktu

Untuk email konfirmasi dengan tanggal dan waktu, tunda hingga Anda membutuhkannya. Email akan kembali ke bagian atas kotak masuk saat Anda menginginkannya, apakah itu besok, minggu depan, atau malam ini. 

1. Di komputer, buka Gmail. 
2. Arahkan ke email.
3. Di sebelah kanan, klik Tunda .
4. Pilih hari dan waktu yang akan datang untuk mendapatkan email.

Untuk menunda beberapa pesan, pilih pesan. Di bagian atas, klik Tunda .

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Gmail.

Membisukan notifikasi email yang responsnya tidak ingin Anda lihat

Jika Anda menjadi bagian dari percakapan Gmail yang tidak lagi relevan bagi Anda, bisukan percakapan. Setelah suatu percakapan disetel agar tidak ditampilkan, respons berikutnya di dalam percakapan tersebut tidak akan dikirim ke kotak masuk, sehingga Anda dapat fokus pada pesan yang penting.

Pelajari caranya di Pusat Bantuan Gmail.

Menjadwalkan pengiriman email di lain waktu

1. Di komputer, buka Gmail .
2. Di kiri atas, klik  Tulis.
3. Tulis email Anda.
4. Di kiri bawah, di samping "Kirim", klik Panah bawah .
5. Klik Jadwalkan pengiriman.

Catatan: Anda dapat mengirim maksimum 100 email terjadwal.

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Gmail.

Meneruskan seluruh percakapan email

1. Di komputer, buka Gmail.
2. Buka percakapan yang ingin Anda teruskan.
3. Di bagian atas percakapan, klik Lainnya Teruskan semua.
4. Di kolom Kepada, tambahkan penerima.
5. Ketik konten tambahan untuk pesan.
6. Di bagian bawah, klik Kirim. 

Mempelajari cara lain untuk membalas dan meneruskan pesan

Mengarsipkan email secara otomatis setelah Anda mengirimkannya:

1. Buka Gmail .
2. Di kanan atas, klik Setelan Lihat semua setelan.
3. Scroll ke bagian Kirim dan Arsipkan lalu pilih Tampilkan tombol "Kirim & Arsipkan" dalam balasan.
4. Klik Simpan Perubahan.
5. Buka email yang ingin dibalas, lalu klik Balas.
6. Tulis pesan, lalu klik Kirim+.

Menyesuaikan acara kalender untuk kantor atau sekolah

Membuat slot janji temu

Ubah alokasi waktu di kalender menjadi slot janji temu yang dapat dipesan orang lain. Janji yang dipesan akan muncul di kalender Anda sehingga Anda tahu siapa yang akan Anda temui dan waktunya.

1. Dengan akun kantor atau sekolah Anda di komputer, buka Google Kalender.
2. Pastikan bahwa Anda berada di tampilan Minggu atau tampilan Hari.
3. Klik di mana saja pada kalender. Pada kotak acara yang muncul, klik Slot temu janji.
4. Masukkan detail, termasuk judul, dan pilih kalender tempat Anda ingin menampilkan acara.
5. Untuk menambahkan informasi lainnya, seperti lokasi atau deskripsi, klik Opsi lainnya.

Tips: Jika Anda ingin membuat blok janji temu yang berulang, lakukanlah sebelum Anda mengundang orang lain untuk memesan slot. Jika Anda membuat blok janji temu yang sudah ada dengan slot yang dipesan berulang, slot yang dipesan akan diduplikat sebagai slot baru dan pemesanan ganda dapat terjadi. Pelajari cara membuat acara berulang.

Blok janji temu akan ditampilkan sebagai satu acara di kalender, dengan simbol kisi di pojok kiri atas. Saat orang lain membuat janji temu, janji temu tersebut akan muncul sebagai acara reguler yang tumpang tindih dengan blok janji temu.

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Google Kalender

Membuat acara dari kotak masuk

Membuat acara dari email

1. Di Gmail, tulis email.
2. Klik Lainnya Tetapkan waktu untuk bertemuBuat acara.
3. Tambahkan detail ke acara baru dan klik Simpan.

Lihat juga: Tips mengelola acara Kalender di Gmail

Menyiapkan rapat tim berulang

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Di bagian kiri atas, klik Buat .
3. Tambahkan judul acara dan detail lainnya.
4. Di samping "Tidak berulang", klik Panah bawah .
5. Pilih berapa sering Anda ingin mengulangi acara, dan kapan acara berulang tersebut berakhir.
6. Di kanan atas, klik Simpan.

Menambahkan agenda ke acara

Kalender dapat membuatkan agenda untuk Anda, atau Anda dapat melampirkan agenda yang ada ke acara.

Membuat agenda untuk acara baru

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Buat acara.
3. Opsional: Masukkan judul, waktu, tamu, dan detail lainnya.
4. Klik Tambahkan deskripsi atau lampiran Buat catatan rapat Simpan.
   • Catatan rapat, yang sudah terisi otomatis dengan detail acara, dilampirkan ke acara Anda dan dibagikan kepada tamu, termasuk tamu di luar organisasi.

Membuat atau melampirkan agenda ke acara yang ada

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Pilih salah satu opsi:
   • Klik acara  Buat catatan rapat.
     Catatan rapat yang sudah terisi otomatis dengan detail acara akan dilampirkan ke acara Anda.
   • Klik acara  Menu   Lampirkan dokumen.
     Catatan rapat yang dipilih akan dilampirkan ke acara Anda.
3. Catatan rapat akan terbuka di jendela baru. Di sebelah kanan, klik Bagikan.

Catatan: Jika administrator tidak mengizinkan berbagi file Google Drive di luar organisasi, Anda dapat mengirimkan lampiran Gmail ke tamu eksternal.

Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Google Kalender

Membuat dokumen Catatan dan Item tindakan

Membuat catatan dan dokumen item tindakan

1. Di komputer, buka layar utama Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, atau Formulir.
2. Klik Buat .

Anda juga dapat membuat dokumen dari template.

Menambahkan komentar dan menugaskannya kepada orang tertentu

1. Di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, pilih teks yang ingin dikomentari.
2. Klik Tambahkan komentar .
3. Masukkan komentar Anda di kotak.
4. (Opsional) Untuk mengarahkan tugas atau komentar ke orang tertentu, masukkan tanda tambah (+) yang diikuti dengan alamat email mereka. Anda dapat menambahkan orang sebanyak mungkin. Setiap orang akan mendapatkan email yang berisi komentar dan link ke file tersebut.
5. (Opsional) Untuk menetapkan komentar ke pengguna tertentu, centang kotak Tugaskan kepada.
6. Klik Komentar atau Tugaskan.

Catatan: Jika file mencapai jumlah komentar maksimum, Anda dapat membuat salinan file tanpa menyalin komentar apa pun.

Membuat acara pribadi (ditampilkan sebagai "sibuk")

Anda dapat menambahkan acara pribadi ke kalender kantor dan mengaturnya sehingga tidak ditampilkan kepada orang lain. Misalnya, jadwalkan janji temu dokter atau acara olahraga pribadi dan setel visibilitas acara Anda ke Pribadi. Anda akan melihat detail acara di kalender, tetapi orang lain hanya akan melihatnya sebagai "sibuk."

Pelajari caranya di Pusat Bantuan Google Kalender

Mengizinkan tamu mengubah acara untuk menghindari terlalu banyak email

Untuk menghindari terlalu banyak email mengenai ketersediaan tamu untuk menghadiri rapat Anda, izinkan tamu mengubah acara agar mereka dapat memilih waktu yang tepat bagi mereka.

Mengizinkan tamu mengubah acara

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Klik acaraEdit acara .
3. Di sebelah kanan, di bawah “Tamu dapat”, centang “Mengubah acara”.
4. Klik Simpan.

Catatan: Jika Anda mencentang “Tamu dapat mengubah acara”, mereka dapat mengedit semua kolom, melihat daftar tamu, memesan ruang, dan mengelola acara seperti Anda.

Mengizinkan tamu mengubah acara secara default

1. Di Kalender, klik Setelan Setelan.
2. Di bagian Setelan acara, klik Izin tamu default, lalu pilih Ubah acara.

Mengusulkan atau meninjau waktu rapat baru

Tamu dapat mengusulkan waktu rapat baru, yang kemudian dapat ditinjau dan disetujui oleh penyelenggara. 

Mengusulkan waktu baru (sebagai tamu)

1. Di kalender Anda, klik acara.
2. Di samping "Mungkin", klik Panah atas  Usulkan waktu baru.
3. Pilih waktu atau hari yang berbeda.
   Tips: Anda juga dapat menambahkan pesan ke waktu yang diusulkan.
4. Klik Kirim Usulan.

Catatan: Jika penyelenggara acara telah memberikan akses untuk mengubah acara, Anda dapat menjadwalkan ulang acara tersebut secara langsung tanpa mengusulkan waktu baru.

Meninjau waktu yang diusulkan (sebagai penyelenggara)

1. Di kalender Anda, klik acara dengan ikon jam.
2. Di bagian "Tamu", temukan waktu yang disarankan.
3. Di bawah usulan waktu yang ingin Anda tinjau, klik Tinjau waktu yang diusulkan.
4. Untuk mengubah acara ke waktu yang diusulkan, klik Simpan.

Cara kerja waktu yang diusulkan

• Usulan dinonaktifkan untuk acara besar dengan tamu lebih dari 200 orang dan acara sepanjang hari. Pelajari acara besar lebih lanjut.
• Semua tamu dapat mengusulkan waktu baru. Penyelenggara tidak dapat mengusulkan waktu baru.
• Di komputer, di setelan Google Kalender, jika penyelenggara mengaktifkan "Tanggapan acara", mereka akan menerima notifikasi email untuk usulan waktu.

Menghapus dan memulihkan acara

Menghapus acara untuk membatalkannya

Anda dapat menghapus acara yang Anda buat. Tindakan ini akan menghapus acara dari kalender Anda dan kalender orang lain yang diundang.

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Klik acara yang ingin Anda hapus.
3. Klik Hapus acara .

Memulihkan acara

Anda memiliki waktu kira-kira 30 hari untuk memulihkan acara yang secara tidak sengaja terhapus.

1. Buka Google Kalender.
2. Di kanan atas, klik Setelan Sampah. Anda akan menemukan acara yang dihapus dari kalender ini.
   • Untuk memulihkan suatu acara, klik Pulihkan di samping acara tersebut.
   • Untuk memulihkan acara yang dipilih, klik Pulihkan semua acara yang dipilih di atas daftar.

Langkah berikutnya

Minggu 3: Berbagi & berkolaborasi dengan file

               

Ingin fitur lanjutan Google Workspace untuk bisnis Anda?

Coba Google Workspace sekarang juga.

 

 

_{Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.}