第 5 週：提升工作效率

現在您已經是 Google Workspace 專家，歡迎探索下列方法，以便...

• 提升收件匣使用效率
• 利用文件編輯器快速處理工作
• 透過 Google Workspace 使用進階功能

下列操作說明的適用對象為電腦版使用者。

全部展開  |  全部收合

提升收件匣使用效率

為其他帳戶建立個別收件匣

如果您擁有多個需要個別管理的電子郵件帳戶，可以為每個地址建立收件匣。 請按照 Gmail 說明中心的步驟操作：

1. 透過不同地址或別名傳送郵件。
2. 為該地址或別名建立其他收件匣。在搜尋條件中輸入 to:<您的名稱>@<您的電子郵件網域>.com。

系統會將寄送到該地址的郵件傳送到您的自訂收件匣。

使用優先收件匣

讓 Gmail 為您整理郵件並優先顯示特定類別的電子郵件，例如：未讀的重要郵件。

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 如要設定收件匣，請按一下右上方的「設定」圖示 。
3. 在「收件匣類型」部分中，選取「優先收件匣」。
4. 如要自訂優先收件匣設定，請按一下「自訂」。
5. 選擇要顯示的收件匣分類夾 按一下「儲存變更」。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

 

如要進一步瞭解如何整理 Gmail 收件匣，並讓收件匣發揮最大效益，請參閱這篇文章。

利用文件編輯器快速處理工作

使用 Google 文件的語音輸入功能

1. 檢查麥克風是否能正常運作。
2. 使用 Chrome 瀏覽器在 Google 文件中開啟文件。
3. 依序按一下 [工具] [語音輸入]。系統隨即會顯示麥克風方塊。
4. 要開始說話時，請點選麥克風。
5. 以適中的音量和速度清楚說話 (如要進一步瞭解如何使用標點符號，請參閱以下說明)。
6. 完成後，請再次點選麥克風。

如需瞭解目前語音輸入功能支援哪些語音指令和語言，以及相關的疑難排解說明，請參閱使用語音輸入一文。

瞭解詳情

轉移雲端硬碟檔案和日曆活動的擁有權

轉移雲端硬碟檔案和資料夾的擁有權

1. 如果您尚未與要設為擁有者的對象共用檔案，請先執行這項操作。詳情請參閱開始使用雲端硬碟。
2. 在雲端硬碟中找出您要轉移的檔案，在該檔案上按一下滑鼠右鍵，然後選取 [ 共用]。
3. 按一下 [進階]。
4. 找出您要設為擁有者的對象，按一下對方名稱旁邊的「編輯」圖示 或「檢視」圖示 ，然後選取 [是擁有者]。
5. 按一下 [儲存變更]。
6. 當相關提示出現時，請驗證擁有權的轉移操作。
7. 按一下 [完成]。

轉移 Google 日曆活動的擁有權

你在建立活動後可以指定其他人擔任活動擁有者。其他人成為擁有者後，就能變更活動的所有詳細資料。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 按一下活動 「選項」圖示 [變更擁有者]。
3. 輸入新的擁有者以及要傳送給對方的訊息內容。
4. 按一下 [變更擁有者]。
5. 新任擁有者會收到內附連結的電子郵件，連結有效期限為 60 天。
   重要事項：在對方接受擁有權之前，你依舊是活動的擁有者。

瞭解詳情

翻譯您的文件

1. 使用電腦在 Google 文件中開啟文件。
2. 在頂端選單中，依序點選 [工具] [翻譯文件]。
3. 為要翻譯的文件輸入名稱，並選取所需語言。
4. 按一下 [翻譯]。
5. 系統會在新視窗中開啟文件的譯文副本，你也可以在 Google 雲端硬碟中查看這個副本。

提示：如果沒有看到 [翻譯文件]，表示你使用的可能正是 Microsoft Office 檔案編輯模式。如要翻譯文件內容，請將檔案轉換成 Google 文件。瞭解 Microsoft Office 檔案編輯模式與如何轉換 Microsoft Office 檔案。

瞭解詳情

文件版本比較

1. 開啟雲端硬碟中的檔案。
2. 依序按一下 [檔案] [版本記錄] [查看版本記錄]。
3. 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示：
   • 編輯文件的使用者名稱。
   • 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色，系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
4. (選用) 如要還原成這個版本，請點選 [還原這個版本]。

注意：您必須具備「擁有者」或「可以編輯」權限才能查看版本記錄。

瞭解詳情

透過 Google Workspace 使用進階功能

取得文件、試算表、簡報和表單的外掛程式

1. 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
2. 依序點按「擴充功能」「外掛程式」「取得外掛程式」。
3. 將滑鼠游標移到外掛程式上可查看簡介。如要查看完整說明，請點按外掛程式。
4. 如要安裝外掛程式，請依序點按「安裝」「繼續」。
5. 大部分的外掛程式會在安裝過程中顯示提示訊息，要求你授予必要的資料存取權限。請詳閱這類提示訊息，然後按一下 [允許]。
6. 外掛程式安裝完成後，請點按「完成」。

在 Chrome 瀏覽器中建立自訂搜尋引擎

1. 在 Chrome 瀏覽器中，開啟您要建立搜尋引擎的網站。
2. 在網站的搜尋列中輸入搜尋。
    
   範例：前往 YouTube 然後搜尋「test」。您的瀏覽器將會重新導向這個連結：https://www.youtube.com/results?search_query=test。
3. 複製在瀏覽器頂端的連結。
4. 依序按一下「更多」圖示 [設定] [搜尋引擎][管理搜尋引擎]。
5. 捲動至「其他搜尋引擎」，接著按一下 [新增]。
6. 在「以 %s 取代查詢的網址」欄位，貼上您的連結並用「%s」取代搜尋查詢。
    
   範例： 對於 YouTube 搜尋連結，請在網址中將 「test」替換為 %s：https://www.youtube.com/results?search_query=%s。
7. 為搜尋引擎命名並建立關鍵字 (一個簡短字串，用來向 Chrome 瀏覽器表示您正從瀏覽器中使用此搜尋引擎)。
8. 按一下 [新增]。
9. (選用) 如要將新搜尋引擎設為您的預設搜尋引擎，按一下「更多」圖示 [設為預設]。

瞭解詳情

將 Chrome 瀏覽器的分頁分組、固定或移動

將分頁分組

1. 在電腦上開啟 Chrome 。
2. 按一下「新增分頁」圖示 。
3. 在分頁標籤上按一下滑鼠右鍵，然後選取「將分頁加入新群組」。
   • 編輯分頁群組：在左側的彩色圓圈或名稱上按一下滑鼠右鍵。你可以：
     • 為群組命名。
     • 在群組中新增更多分頁。
     • 移除群組。
   • 將分頁加入現有群組：將分頁標籤拖曳到群組內。
   • 從群組中移除分頁：在分頁標籤上按一下滑鼠右鍵，然後選取「從群組中移除」。

固定或移動分頁

如果要固定分頁：請在分頁標籤上按一下滑鼠右鍵，然後選取「固定」。固定分頁比較小，而且只會顯示網站圖示。

如果要取消固定分頁：請在分頁標籤上按一下滑鼠右鍵，然後選取「取消固定」。

將分頁移至其他視窗：

1. 確認這兩個視窗都登入同一個設定檔。
2. 在你要移動的分頁標籤上按一下滑鼠右鍵。
3. 捲動至「將分頁移到其他視窗」。
4. 選擇要將分頁移至哪個視窗。

詳情請造訪 Google Chrome 說明中心

在所有產品中搜尋

搜尋電子郵件、即時通訊或聊天室

1. 開啟 Gmail。
2. 在頂端的搜尋框中輸入搜尋條件。
3. 按下 Enter 鍵。
4. (僅限 Gmail 中的 Chat) 按一下「郵件」、「對話」或「聊天室」，選擇要搜尋的位置：
   • 「郵件」的搜尋位置是您的電子郵件。
   • 「對話」的搜尋位置是即時通訊和聊天室中現有的訊息。
   • 「聊天室」的搜尋位置是您加入的聊天室名稱，以及您可以加入的聊天室。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

在日曆中搜尋

1. 開啟 Google 日曆，點選頂端的「搜尋」圖示 並輸入搜尋字詞。

   系統會在您輸入字詞時顯示搜尋結果；您可能會看到您使用的其他 Google 產品的搜尋結果，例如 Gmail 和 Google 雲端硬碟。點選其中一項結果就能看到活動的詳細資料。

2. 如要篩選搜尋結果，請按一下搜尋框右側的向下箭頭 ，然後選擇選項：
   • 要搜尋哪些日曆
   • 事項 (活動內容資訊，包括活動名稱)
   • 參與者 (邀請對象名稱或活動擁有者)
   • 地點 (舉辦活動的位置)
   • 排除 (未包含在活動中的字詞)
   • 日期 (選擇日期範圍)
3. 按一下 [搜尋]。

在雲端硬碟中搜尋

1. 按一下搜尋框右側的向下箭頭 。
   您可以選擇任一選項或組合多個選項，進一步篩選搜尋結果。
   • 類型：依檔案類型搜尋項目。

     注意：搜尋協作平台網站時，系統只會傳回您具有檢視或編輯權限的協作平台網站草稿 (即尚未發布的協作平台網站)。

   • 擁有者：依檔案擁有者搜尋項目。
   • 檔案位置：依檔案位置搜尋項目 (包括「垃圾桶」或「已加星號」中的項目)。您也可以只搜尋「我的雲端硬碟」或共用雲端硬碟中的資料夾。
   • 修改日期：顯示使用者 (包括您以外的其他人) 最近修改過的項目。
   • 項目名稱：搜尋採用特定檔案名稱的項目。
   • 包含字詞：搜尋內含特定字詞的檔案。
   • 共用對象：搜尋有權存取特定檔案的使用者。
   • 追蹤項目：搜尋您擁有的哪個檔案內含建議項目，或者哪個檔案中有指派給您的操作項目。
2. 按一下 [搜尋]。

               

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