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正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

第一週及之後

第 3 週:共用檔案並進行協作

藍色分隔線

透過共用檔案與同事協同合作完成這份檢查清單,熟悉雲端儲存空間的概念和協同合作的做法

藍色分隔線

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管理雲端硬碟和文件編輯器的檔案

核取方塊只要將檔案上傳至 Google 雲端硬碟,即可透過任何裝置輕鬆存取檔案

您可以將任何檔案儲存在雲端硬碟,包括相片、繪圖、影片等。您只需透過一部裝置將檔案儲存在雲端硬碟中,即可透過您的其他裝置存取檔案,無須額外進行設定。您可以透過三種方式將檔案上傳到雲端硬碟。

透過雲端硬碟線上版上傳檔案

使用電腦時,你可以從 drive.google.com 或從桌面上傳檔案。檔案上傳位置可以是私人或共用資料夾。

  1. 在電腦上前往 drive.google.com
  2. 依序按一下左上方的 [新增] 下一步 [檔案上傳] 或 [資料夾上傳]
  3. 選擇您要上傳的檔案或資料夾。

透過行動裝置上傳檔案

  1. 根據您的裝置選擇下列其中一種做法:
    • Android 手機或平板電腦:輕觸 Google Play Google Play
    • iOS 裝置:輕觸 App Store iOS App Store
  2. 尋找並安裝雲端硬碟應用程式。
  3. 確認您要上傳的檔案位於哪個應用程式中,開啟該應用程式,然後依序輕觸 [分享] 和 [雲端硬碟]
注意:如果您日後決定解除安裝應用程式,雲端硬碟中的檔案不會受到影響,您仍可透過雲端硬碟線上版存取檔案。

(進階) 透過電腦將檔案上傳至雲端硬碟

如果您想要上傳電腦中的檔案,請安裝並使用 Google 雲端硬碟電腦版。

注意:如要使用雲端硬碟電腦版,您的管理員必須先為貴機構或團隊啟用這項服務。

開始使用雲端硬碟電腦版

核取方塊使用捷徑網址建立新的 Google 文件檔案

只要使用捷徑網址,就無需不斷地在 Google 文件、試算表、簡報或表單中建立新檔案。

在瀏覽器中輸入下列其中一個網址:

  • docs.new
  • sheets.new
  • slides.new
  • forms.new

就會開啟一個空白檔案,您即可開始編輯內容。

系統會開啟空白檔案,讓您開始新增內容。

核取方塊運用星號和顏色來醒目顯示重要的資料夾

為重要的檔案和資料夾加上星號

  1. 在檔案或資料夾上按一下滑鼠右鍵。
  2. 依序選取「整理」接下來「新增至『已加星號』專區」
  3. (選用) 如要查看所有已加星號的檔案和資料夾,請按一下左方側欄中的 [已加星號]

為雲端硬碟資料夾加上顏色

透過標有顏色的資料夾,以視覺化的方式組織您的雲端硬碟。

  1. 在您要變更的資料夾上按一下滑鼠右鍵。
  2. 按一下 [變更顏色],然後選擇所需顏色。
核取方塊管理檔案版本

過去您可能會為檔案保存多版草稿,以備查閱或替換版本之用。現在雲端硬碟會將所有草稿儲存在單一檔案中,方便您輕鬆查看或還原至先前版本。

查看 Google 文件、試算表和簡報檔案,或將檔案還原為先前版本:

  1. 開啟雲端硬碟中的檔案。
  2. 依序按一下 [檔案] 接下來 [版本記錄] 接下來 [查看版本記錄]
  3. 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示:
    • 編輯文件的使用者名稱。
    • 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色,系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
  4. (選用) 如要還原成這個版本,請點選 [還原這個版本]

注意:您必須具備「擁有者」或「可以編輯」權限才能查看版本記錄。

將非 Google 檔案的新版本上傳至雲端硬碟

您可以將電腦中非 Google 檔案 (例如 PDF 檔案) 的新版本上傳到雲端硬碟:

  1. 透過電腦前往 drive.google.com
  2. 點選要取代的檔案。
  3. 依序點選畫面右上方的「更多」圖示 更多下一步「管理版本」下一步「上傳新版本」。

詳情請造訪 Google 雲端硬碟說明中心

核取方塊離線存取檔案

即使是在網際網路連線中斷的情況下,您仍然可以使用雲端硬碟。只要設定離線存取功能,就能隨時存取及編輯檔案。 以下產品可供離線使用:

  • Google 文件
  • Google 試算表
  • Google 簡報
重要事項:基於安全考量,並避免有非預期的人士獲得檔案存取權,請只在自己的裝置上設定離線存取功能,不要在公用裝置上設定。

為 Google 文件、試算表和簡報設定離線存取功能

僅限 Chrome 和 Microsoft Edge 瀏覽器

  1. 安裝 Google 文件離線版擴充功能
  2. 雲端硬碟中依序按一下「設定」圖示 接下來 [設定]
  3. 在「離線設定」部分中,勾選 [即使處於離線狀態,你仍可在這部裝置上建立、開啟及編輯最近的 Google 文件、試算表和簡報檔案] 方塊。
  4. 按一下 [完成]
  5. 在檔案上按一下滑鼠右鍵,然後開啟 [可離線存取]
核取方塊在電子郵件和日曆活動中附加雲端硬碟檔案

在電子郵件中附加雲端硬碟檔案

傳送 Google 雲端硬碟附件

  1. 在電腦上開啟 Gmail
  2. 按一下左上方的 [撰寫郵件]
  3. 按一下郵件底部的「使用雲端硬碟插入檔案」圖示
  4. 選取您要附加的檔案。
  5. 在頁面底部選取檔案傳送方式:
    • 雲端硬碟連結:如果您的檔案儲存在雲端硬碟中,包括透過 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報或 Google 表單建立而成的檔案,您可以使用這個選項。
    • 附件:這個選項僅適用於不是透過 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報或 Google 表單所建立的檔案。
  6. 按一下「插入」

在日曆活動中附加雲端硬碟檔案

  1. 在電腦上開啟 Google 日曆
  2. 建立新活動或開啟現有活動。
  3. 如果要建立新活動,請按一下 [更多選項]
  4. 按一下說明方塊底部的「新增附件」圖示 附加
  5. 選擇 Google 雲端硬碟中的現有檔案。如要附加電腦中的檔案,請按一下 [上傳]
  6. 完成後,按一下 [選取] 或 [上傳]

注意:如果管理員不允許您將 Google 雲端硬碟檔案與機構外部的人士共用,您可以改為傳送 Gmail 附件給外部邀請對象

瞭解共用檔案的最佳做法

核取方塊自訂檔案和資料夾的共用設定

與特定使用者共用檔案或資料夾,並設定存取層級

  1. 選取你要共用的檔案。
  2. 按一下「共用」或「共用」圖示 Share
  3. 輸入共用對象的電子郵件地址或 Google 網路論壇群組。
  4. 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色,指定使用者對檔案具有哪種存取權限。
  5. 如果你的帳戶符合資格,就可以新增存取權的到期日
  6. 選擇是否要通知共用對象。
    • 如要讓共用對象知道你已與他們共用項目,請勾選「通知共用對象」旁邊的方塊。如果選擇通知共用對象,你輸入的所有電子郵件地址都會納入通知電子郵件中。
    • 如果不想通知共用對象,請取消勾選這個方塊。
  7. 按一下「傳送」或「共用」

詳情請造訪 Google 雲端硬碟說明中心

核取方塊選擇共用到期日
  1. Google 雲端硬碟中開啟檔案。
  2. 按一下「共用」
  3. 找到該使用者,然後依序點選使用者名稱旁邊的向下箭頭 向下箭頭 下一步「新增到期日」
  4. 如果接受 30 天到期日,請按一下「傳送」
  5. 如要變更預設到期日,請在「存取權有效期限」部分按一下「編輯」圖示 ,然後在日曆中選取到期日。
  6. (選用) 如要移除到期日,請按一下「移除到期日」
  7. 依序按一下「完成」下一步「傳送」
核取方塊允許檔案的一般存取權

你可以選擇要開放檔案供所有人存取,或只讓擁有存取權的使用者存取檔案。如果開放檔案供任何知道連結的使用者存取,則資料夾不會限制存取權。

  1. 選取你要共用的檔案。
  2. 按一下「共用」或「共用」圖示 Share
  3. 按一下「一般存取權」下方的向下箭頭 向下箭頭
  4. 選擇有權存取該檔案的使用者。

  1. 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色,藉此指定對方會取得檔案的何種存取權。
  2. 按一下「完成」。
核取方塊使用共用雲端硬碟與團隊共用檔案

共用雲端硬碟是一個共用空間,能夠讓團隊隨時隨地透過任何裝置輕鬆儲存、搜尋及存取檔案。共用雲端硬碟和「我的雲端硬碟」的差異,在於共用雲端硬碟中的檔案為團隊成員共有,而非個人所有。即使有成員離開團隊,檔案還是會保留在共用雲端硬碟中,所以其餘成員仍可繼續共用資訊,將工作完成。

共用雲端硬碟的常見用途包含:

  • 專案—適合參與同一項專案的使用者。
  • 活動:適合在指定期間共同投入特定活動或項目的使用者。
  • 範本—存放供使用者複製和重複使用的檔案。
  • 全公司的檔案—存放所有成員都需要使用的檔案,例如訓練資料檔案。
  • 機密檔案—為高度機密的檔案加上額外的安全防護機制,以便設定存取限制。

開始使用共用雲端硬碟

與團隊成員協作檔案

核取方塊與團隊成員同時編輯文件

共用 Google 文件試算表簡報中的檔案後,多位使用者即可同時處理一份檔案。您將能夠即時查看其他使用者變更的內容,而且系統會自動儲存所有變更。

核取方塊新增註解並指派操作項目

新增留言

  1. 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
  2. 選取您要加註的文字、圖片、儲存格或投影片。
  3. 如要新增註解,請按一下工具列中的「新增註解」圖示 Add comment
  4. 輸入註解內容。
  5. 按一下「註解」。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

指派操作項目

登入公司或學校帳戶時,您可以使用註解功能指派工作或操作項目。您可以將註解指派給同事,此外,如果有其他使用者指派操作項目給您,您可以將該項目標示為已完成。

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核取方塊設定註解通知
你可以變更 Google 文件、繪圖、試算表或簡報中關於註解的電子郵件通知頻率。在 Google 文件和試算表中,還可以變更關於內容編輯的通知設定。您可以選擇要透過電子郵件或瀏覽器接收通知。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

核取方塊新增及查看修訂建議

您可以提出修訂建議,在不變更文字的情況下直接在文件中提出修訂建議。在文件擁有者核准建議內容之前,原始文字不會因為您提出的建議而有所變更。您必須擁有文件的編輯或註解權限,才能提出修訂建議。

1. 請查看頂端角落,確認您已開啟「建議操作」模式 (可能會顯示 )。
2. 如要提出修訂建議,只要在文件中您認為需要編輯的地方輸入內容即可。系統會以和原文不同的顏色顯示您的修訂建議,並將您標記要刪除或取代的文字以橫線劃掉 (但在文件擁有者核准建議內容之前,不會將這類文字真正刪除)。
3.

文件擁有者會收到一封電子郵件,內含您的修訂建議。擁有者只需點選任一建議,即可針對建議內容選擇 [接受建議] 勾選標記 或 [拒絕建議] 關閉

提出修訂建議

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核取方塊在 Google 文件檔案中進行時即時通訊
如果您正在處理的是其他人開啟中的檔案,您可以開啟群組通訊,與對方直接協作。在文件、試算表或簡報中進行即時通訊。不必離開檔案就能立即取得意見回饋。
  1. 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
  2. 按一下右上方的「顯示即時通訊」圖示 即時通訊。如果當下只有您存取檔案,將無法使用這項功能。
    1. 提示:如果檔案有多個協作者,系統會在畫面右上方的顯示圖片右方顯示一個藍色圓圈,標示其他協作者的數量。依序按一下藍色圓圈 下一步「加入即時通訊」圖示 即時通訊
  3. 在即時通訊方塊中輸入您要傳送的訊息。
  4. 輸入完畢後,按一下即時通訊視窗右上角的「關閉」圖示 關閉

注意:查看檔案的所有人均可加入 Google 文件、試算表和簡報的所有即時通訊。系統不會自動儲存即時通訊的內容。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

核取方塊查看變更檔案的使用者

查看加註、編輯、移動或共用檔案的對象

  1. 在電腦上前往 drive.google.com
  2. 按一下左側的 [我的雲端硬碟]。
  3. 按一下右上方的「資訊」圖示 資訊
  4. 如要查看近期異動,請點選「活動」
  5. 如要查看特定檔案或資料夾的活動,請點選該檔案或資料夾。
  6. 如要查看近期異動,請在畫面右側向下捲動。

查看或還原為先前版本

  1. 開啟雲端硬碟中的檔案。
  2. 依序按一下 [檔案] 接下來 [版本記錄] 接下來 [查看版本記錄]
  3. 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示:
    • 編輯文件的使用者名稱。
    • 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色,系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
  4. (選用) 如要還原成這個版本,請點選 [還原這個版本]

注意:您必須具備「擁有者」或「可以編輯」權限才能查看版本記錄。

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核取方塊建立問卷調查和測驗

使用 Google 表單管理活動報名資料、製作測驗及分析回應等等。

後續步驟


               

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