完成這份檢查清單,熟悉雲端儲存空間的概念和協同合作的做法
管理雲端硬碟和文件編輯器的檔案
只要將檔案上傳至 Google 雲端硬碟,即可透過任何裝置輕鬆存取檔案您可以將任何檔案儲存在雲端硬碟,包括相片、繪圖、影片等。您只需透過一部裝置將檔案儲存在雲端硬碟中,即可透過您的其他裝置存取檔案,無須額外進行設定。您可以透過三種方式將檔案上傳到雲端硬碟。
透過雲端硬碟線上版上傳檔案
使用電腦時,你可以從 drive.google.com 或從桌面上傳檔案。檔案上傳位置可以是私人或共用資料夾。
- 在電腦上前往 drive.google.com。
- 依序按一下左上方的 [新增] [檔案上傳] 或 [資料夾上傳]。
- 選擇您要上傳的檔案或資料夾。
透過行動裝置上傳檔案
- 根據您的裝置選擇下列其中一種做法:
- Android 手機或平板電腦:輕觸 Google Play 。
- iOS 裝置:輕觸 App Store 。
- 尋找並安裝雲端硬碟應用程式。
- 確認您要上傳的檔案位於哪個應用程式中,開啟該應用程式,然後依序輕觸 [分享] 和 [雲端硬碟]。
(進階) 透過電腦將檔案上傳至雲端硬碟
如果您想要上傳電腦中的檔案,請安裝並使用 Google 雲端硬碟電腦版。
注意:如要使用雲端硬碟電腦版,您的管理員必須先為貴機構或團隊啟用這項服務。
只要使用捷徑網址,就無需不斷地在 Google 文件、試算表、簡報或表單中建立新檔案。
在瀏覽器中輸入下列其中一個網址:
- docs.new
- sheets.new
- slides.new
- forms.new
就會開啟一個空白檔案,您即可開始編輯內容。
系統會開啟空白檔案,讓您開始新增內容。
為重要的檔案和資料夾加上星號
- 在檔案或資料夾上按一下滑鼠右鍵。
- 依序選取「整理」「新增至『已加星號』專區」。
- (選用) 如要查看所有已加星號的檔案和資料夾,請按一下左方側欄中的 [已加星號]。
為雲端硬碟資料夾加上顏色
透過標有顏色的資料夾,以視覺化的方式組織您的雲端硬碟。
- 在您要變更的資料夾上按一下滑鼠右鍵。
- 按一下 [變更顏色],然後選擇所需顏色。
過去您可能會為檔案保存多版草稿,以備查閱或替換版本之用。現在雲端硬碟會將所有草稿儲存在單一檔案中,方便您輕鬆查看或還原至先前版本。
查看 Google 文件、試算表和簡報檔案,或將檔案還原為先前版本:
- 開啟雲端硬碟中的檔案。
- 依序按一下 [檔案] [版本記錄] [查看版本記錄]。
- 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示:
- 編輯文件的使用者名稱。
- 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色,系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
- (選用) 如要還原成這個版本,請點選 [還原這個版本]。
注意:您必須具備「擁有者」或「可以編輯」權限才能查看版本記錄。
將非 Google 檔案的新版本上傳至雲端硬碟
您可以將電腦中非 Google 檔案 (例如 PDF 檔案) 的新版本上傳到雲端硬碟:
- 透過電腦前往 drive.google.com。
- 點選要取代的檔案。
- 依序點選畫面右上方的「更多」圖示 「管理版本」「上傳新版本」。
即使是在網際網路連線中斷的情況下,您仍然可以使用雲端硬碟。只要設定離線存取功能,就能隨時存取及編輯檔案。 以下產品可供離線使用:
- Google 文件
- Google 試算表
- Google 簡報
為 Google 文件、試算表和簡報設定離線存取功能
僅限 Chrome 和 Microsoft Edge 瀏覽器
- 安裝 Google 文件離線版擴充功能。
- 在雲端硬碟中依序按一下「設定」圖示 [設定]。
- 在「離線設定」部分中,勾選 [即使處於離線狀態,你仍可在這部裝置上建立、開啟及編輯最近的 Google 文件、試算表和簡報檔案] 方塊。
- 按一下 [完成]。
- 在檔案上按一下滑鼠右鍵,然後開啟 [可離線存取]。
在電子郵件中附加雲端硬碟檔案
傳送 Google 雲端硬碟附件
- 在電腦上開啟 Gmail。
- 按一下左上方的 [撰寫郵件]。
- 按一下郵件底部的「使用雲端硬碟插入檔案」圖示 。
- 選取您要附加的檔案。
- 在頁面底部選取檔案傳送方式:
- 雲端硬碟連結:如果您的檔案儲存在雲端硬碟中,包括透過 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報或 Google 表單建立而成的檔案,您可以使用這個選項。
- 附件:這個選項僅適用於不是透過 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報或 Google 表單所建立的檔案。
- 按一下「插入」。
在日曆活動中附加雲端硬碟檔案
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 建立新活動或開啟現有活動。
- 如果要建立新活動,請按一下 [更多選項]。
- 按一下說明方塊底部的「新增附件」圖示 。
- 選擇 Google 雲端硬碟中的現有檔案。如要附加電腦中的檔案,請按一下 [上傳]。
- 完成後,按一下 [選取] 或 [上傳]。
注意:如果管理員不允許您將 Google 雲端硬碟檔案與機構外部的人士共用,您可以改為傳送 Gmail 附件給外部邀請對象。
瞭解共用檔案的最佳做法
自訂檔案和資料夾的共用設定與特定使用者共用檔案或資料夾,並設定存取層級
- 選取你要共用的檔案。
- 按一下「共用」或「共用」圖示 。
- 輸入共用對象的電子郵件地址或 Google 網路論壇群組。
- 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色,指定使用者對檔案具有哪種存取權限。
- 如果你的帳戶符合資格,就可以新增存取權的到期日。
- 選擇是否要通知共用對象。
- 如要讓共用對象知道你已與他們共用項目,請勾選「通知共用對象」旁邊的方塊。如果選擇通知共用對象,你輸入的所有電子郵件地址都會納入通知電子郵件中。
- 如果不想通知共用對象,請取消勾選這個方塊。
- 按一下「傳送」或「共用」。
- 在 Google 雲端硬碟中開啟檔案。
- 按一下「共用」。
- 找到該使用者,然後依序點選使用者名稱旁邊的向下箭頭 「新增到期日」。
- 如果接受 30 天到期日,請按一下「傳送」。
- 如要變更預設到期日,請在「存取權有效期限」部分按一下「編輯」圖示 ,然後在日曆中選取到期日。
- (選用) 如要移除到期日,請按一下「移除到期日」。
- 依序按一下「完成」「傳送」。
你可以選擇要開放檔案供所有人存取,或只讓擁有存取權的使用者存取檔案。如果開放檔案供任何知道連結的使用者存取,則資料夾不會限制存取權。
- 選取你要共用的檔案。
- 按一下「共用」或「共用」圖示 。
- 按一下「一般存取權」下方的向下箭頭 。
- 選擇有權存取該檔案的使用者。
- 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色,藉此指定對方會取得檔案的何種存取權。
- 按一下「完成」。
共用雲端硬碟是一個共用空間,能夠讓團隊隨時隨地透過任何裝置輕鬆儲存、搜尋及存取檔案。共用雲端硬碟和「我的雲端硬碟」的差異,在於共用雲端硬碟中的檔案為團隊成員共有,而非個人所有。即使有成員離開團隊,檔案還是會保留在共用雲端硬碟中,所以其餘成員仍可繼續共用資訊,將工作完成。
共用雲端硬碟的常見用途包含:
- 專案—適合參與同一項專案的使用者。
- 活動:適合在指定期間共同投入特定活動或項目的使用者。
- 範本—存放供使用者複製和重複使用的檔案。
- 全公司的檔案—存放所有成員都需要使用的檔案,例如訓練資料檔案。
- 機密檔案—為高度機密的檔案加上額外的安全防護機制,以便設定存取限制。
與團隊成員協作檔案
與團隊成員同時編輯文件 新增註解並指派操作項目新增留言
- 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
- 選取您要加註的文字、圖片、儲存格或投影片。
- 如要新增註解,請按一下工具列中的「新增註解」圖示 。
- 輸入註解內容。
- 按一下「註解」。
指派操作項目
登入公司或學校帳戶時,您可以使用註解功能指派工作或操作項目。您可以將註解指派給同事,此外,如果有其他使用者指派操作項目給您,您可以將該項目標示為已完成。
您可以提出修訂建議,在不變更文字的情況下直接在文件中提出修訂建議。在文件擁有者核准建議內容之前,原始文字不會因為您提出的建議而有所變更。您必須擁有文件的編輯或註解權限,才能提出修訂建議。
請查看頂端角落,確認您已開啟「建議操作」模式 (可能會顯示 )。 | |
如要提出修訂建議,只要在文件中您認為需要編輯的地方輸入內容即可。系統會以和原文不同的顏色顯示您的修訂建議,並將您標記要刪除或取代的文字以橫線劃掉 (但在文件擁有者核准建議內容之前,不會將這類文字真正刪除)。 | |
文件擁有者會收到一封電子郵件,內含您的修訂建議。擁有者只需點選任一建議,即可針對建議內容選擇 [接受建議] 或 [拒絕建議] 。 |
- 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
- 按一下右上方的「顯示即時通訊」圖示 。如果當下只有您存取檔案,將無法使用這項功能。
- 提示:如果檔案有多個協作者,系統會在畫面右上方的顯示圖片右方顯示一個藍色圓圈,標示其他協作者的數量。依序按一下藍色圓圈 「加入即時通訊」圖示 。
- 在即時通訊方塊中輸入您要傳送的訊息。
- 輸入完畢後,按一下即時通訊視窗右上角的「關閉」圖示 。
注意:查看檔案的所有人均可加入 Google 文件、試算表和簡報的所有即時通訊。系統不會自動儲存即時通訊的內容。
查看加註、編輯、移動或共用檔案的對象
- 在電腦上前往 drive.google.com。
- 按一下左側的 [我的雲端硬碟]。
- 按一下右上方的「資訊」圖示 。
- 如要查看近期異動,請點選「活動」。
- 如要查看特定檔案或資料夾的活動,請點選該檔案或資料夾。
- 如要查看近期異動,請在畫面右側向下捲動。
查看或還原為先前版本
- 開啟雲端硬碟中的檔案。
- 依序按一下 [檔案] [版本記錄] [查看版本記錄]。
- 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示:
- 編輯文件的使用者名稱。
- 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色,系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
- (選用) 如要還原成這個版本,請點選 [還原這個版本]。
注意:您必須具備「擁有者」或「可以編輯」權限才能查看版本記錄。
使用 Google 表單管理活動報名資料、製作測驗及分析回應等等。
後續步驟
Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。