Semana 3: compartilhar arquivos e colaborar neles

Conclua esta lista de verificação para dominar a colaboração e o armazenamento em nuvem

• Gerenciar os arquivos do Drive e dos Editores de arquivos Google
• Seguir as práticas recomendadas de compartilhamento
• Colaborar em arquivos com sua equipe

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Gerenciar os arquivos do Drive e dos Editores de arquivos Google

Fazer upload de arquivos para o Google Drive e acessá-los em todos os dispositivos

Você pode armazenar qualquer arquivo no Google Drive: imagens, desenhos, vídeos e muito mais. Para isso, basta acessar o Drive em um dispositivo e fazer upload dos seus arquivos para que eles fiquem acessíveis em todos os outros aparelhos. Existem três formas de armazenar arquivos no Drive.

Fazer upload de arquivos para o Drive na Web

No computador, é possível fazer upload em drive.google.com ou na área de trabalho. Você pode fazer upload de arquivos para pastas particulares ou compartilhadas.

1. Acesse drive.google.com no computador.
2. No canto superior esquerdo, clique em Novo  Upload de arquivo ou Upload de pasta.
3. Escolha o arquivo ou a pasta que você quer enviar por upload.

Saiba mais na Central de Ajuda do Google Drive

Fazer upload de arquivos do seu dispositivo móvel

1. Dependendo do seu dispositivo, escolha uma destas opções:
   • Smartphone ou tablet Android: toque no Google Play .
   • Dispositivos iOS: toque na App Store .
2. Encontre e instale o app do Drive.
3. Abra o app que contém o arquivo para upload, toque em Compartilhar e, em seguida, em Drive.

Observação: se você decidir desinstalar o app, os arquivos do Drive não serão afetados e ainda poderão ser acessados no Drive na Web.

(Avançado) Fazer upload de arquivos para o Drive do seu computador

Se você quiser fazer upload de arquivos do computador, instale e use o Google Drive para computador.

Note: o Drive para computador só estará disponível se o administrador tiver ativado esse recurso para sua organização ou equipe.

Comece a usar o Drive para o computador

Usar URL de atalhos para criar novos arquivos

Você cria novos arquivos nos apps Documentos, Planilhas, Apresentações e Formulários com frequência? Para facilitar, use um URL de atalho.

No seu navegador, digite um destes URLs:

• docs.new
• sheets.new
• slides.new
• forms.new

Um arquivo em branco será aberto, e você poderá iniciar seu trabalho imediatamente.

Um arquivo em branco será aberto e você poderá começar a adicionar o conteúdo.

Destacar pastas importantes com estrelas e cores

Marcar com estrela arquivos e pastas importantes

1. Clique com o botão direito em um arquivo ou uma pasta.
2. Selecione OrganizarAdicionar a "Com estrela".
3. (Opcional) Para ver os arquivos e as pastas marcados com estrela, clique em Com estrela na barra lateral esquerda.

Atribuir cores a uma pasta do Drive

Organize o Drive visualmente com pastas codificadas por cores.

1. Clique com o botão direito do mouse na pasta que você quer alterar.
2. Clique em Alterar cor e escolha a cor que preferir. 

Gerenciar versões de arquivos

Você já deve ter guardado vários rascunhos dos seus documentos para consultar ou restaurar versões anteriores. O Drive salva esses rascunhos em um único arquivo e facilita o trabalho.

Ver ou reverter para versões anteriores arquivos dos apps Documentos, Planilhas e Apresentações Google:

1. No Drive, abra seu arquivo.
2. Clique em Arquivo Histórico de versões Ver histórico de versões.
3. Clique em um carimbo de data/hora para ver uma versão anterior do arquivo. Abaixo do carimbo de data/hora, você verá o seguinte:
   • Os nomes das pessoas que editaram o documento
   • Uma cor ao lado do nome de cada pessoa e as edições feitas por ela na respectiva cor
4. (Opcional) Se você quiser reverter para essa versão, clique em Restaurar esta versão.

Fazer o upload de uma nova versão de um arquivo que não é do Google para o Drive

Para arquivos que não são do Google, como um arquivo PDF, você pode fazer o upload de novas versões do Drive no seu computador:

1. Acesse drive.google.com no computador.
2. Clique no arquivo que você quer substituir.
3. No canto superior direito, clique em Mais   Gerenciar versões  Fazer upload da nova versão.

Saiba mais na Central de Ajuda do Google Drive

Acessar arquivos off-line

Falhas na conexão com a Internet não impedem que você trabalhe no Google Drive. Configure o acesso off-line para ver e editar seus arquivos a qualquer momento. Você pode trabalhar off-line em:

• Documentos Google
• Planilhas Google
• Apresentações Google

Importante: por motivos de segurança e para impedir o acesso não intencional aos seus arquivos, configure o acesso off-line apenas nos seus dispositivos, não em dispositivos públicos.

Configurar o acesso off-line nos apps Documentos, Planilhas e Apresentações:

Apenas nos navegadores Chrome e Microsoft Edge

1. Instale a extensão Documentos Google off-line.
2. No Drive, clique em Configurações Configurações.
3. Na seção Off-line, marque a caixa Criar, abrir e editar seus arquivos recentes do Documentos, Planilhas e Apresentações Google neste dispositivo off-line.
4. Clique em Concluído.
5. Clique com o botão direito do mouse em um arquivo e ative a opção Disponível off-line.

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Anexar os arquivos do Drive a e-mails e eventos da agenda

Anexar arquivos do Drive a um e-mail

Enviar um anexo do Google Drive

1. Abra o Gmail no computador.
2. No canto superior esquerdo, clique em Escrever.
3. Na parte de baixo da mensagem, clique em Inserir arquivos com o Drive .
4. Selecione os arquivos que você deseja anexar.
5. Na parte inferior da página, escolha como você quer enviar o arquivo:
   • Link do Google Drive: essa opção funciona para qualquer arquivo armazenado no Drive, incluindo os arquivos criados no Documentos, Planilhas, Apresentações ou Formulários Google.
   • Anexo: essa opção só funciona para os arquivos que não foram criados no Documentos, Planilhas, Apresentações ou Formulários Google.
6. Clique em Inserir.

Anexar os arquivos do Drive aos eventos no Google Agenda

1. No computador, abra o Google Agenda.
2. Crie um evento ou abra um já existente.
3. Se estiver criando um evento, clique em Mais opções.
4. Na parte inferior, na caixa de descrição, clique em Adicionar anexo .
5. Escolha um arquivo que já esteja no Google Drive. Para adicionar um arquivo armazenado no computador, clique em Fazer upload.
6. Quando terminar, clique em Selecionar ou Fazer upload.

Observação: se o administrador não permitir o compartilhamento de arquivos do Google Drive fora da sua organização, você poderá enviar anexos do Gmail para convidados externos.

Seguir as práticas recomendadas de compartilhamento

Personalizar as configurações de compartilhamento de arquivos e pastas

Compartilhar um arquivo ou uma pasta com pessoas específicas e definir os níveis de acesso

1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
2. Clique em Compartilhar ou no ícone .
3. Insira o grupo do Google ou o endereço de e-mail das pessoas com quem você quer compartilhar.
4. Para decidir o papel que as pessoas vão ter no seu arquivo, selecione Leitor, Comentador ou Editor.
5. Se a sua conta estiver qualificada, você vai poder adicionar uma data de validade para o acesso compartilhado.
6. Selecione a opção para notificar as pessoas.
   • Se você quiser notificar as pessoas sobre o compartilhamento de um item, marque a caixa ao lado de "Notificar pessoas". Dessa forma, cada endereço de e-mail adicionado vai ser incluído na mensagem.
   • Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa.
7. Clique em Enviar ou Compartilhar.

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Escolher uma data de validade para o compartilhamento

1. Abra um arquivo no Google Drive.
2. Clique em Compartilhar.
3. Encontre o usuário e, ao lado do nome dele, clique na seta para baixo Adicionar data de validade.
4. Para aceitar a data de validade de 30 dias, clique em Enviar.
5. Se você quiser alterar a data de validade padrão, em O acesso expira em, clique em Editar e selecione a data de validade no calendário.
6. (Opcional) Para remover a data de validade, clique em Remover a data de validade.
7. Clique em ConcluídoEnviar.

Permitir o acesso geral a um arquivo

Você pode decidir se um arquivo fica disponível para todos os usuários ou apenas para os quem têm acesso a ele. A pasta não restringe a entrada de ninguém quando você permite acesso a todos que tiverem o link.

1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
2. Clique em Compartilhar ou no ícone .
3. Em "Acesso geral", clique na seta para baixo .
4. Escolha quem pode acessar o arquivo.

5. Para decidir o papel que as pessoas vão ter no seu arquivo, selecione Leitor, Comentador ou Editor.
   • Saiba como outras pessoas veem, comentam ou editam arquivos.
6. Clique em Concluído.

Compartilhar arquivos com uma equipe usando drives compartilhados

Os drives compartilhados são espaços onde as equipes podem armazenar, pesquisar e acessar arquivos com facilidade em qualquer lugar ou dispositivo. Diferentemente dos arquivos em "Meu Drive", os arquivos em um drive compartilhado pertencem à equipe e não a uma pessoa. Mesmo que alguém saia, os arquivos permanecem exatamente onde estão para a equipe continuar compartilhando informações e trabalhando neles.

Veja alguns usos comuns dos drives compartilhados:

• Projetos: para pessoas que participam do mesmo projeto
• Eventos: para pessoas que trabalham em um evento ou material específico durante um período definido
• Modelos: para armazenar arquivos que as pessoas podem copiar e reutilizar
• Arquivos para toda a empresa: para armazenar arquivos que todos precisem acessar, como arquivos de treinamento
• Arquivos confidenciais: para armazenar arquivos altamente confidenciais, em que você pode usar recursos de segurança adicionais que limitam o acesso.

Primeiros passos nos drives compartilhados

Colaborar em arquivos com sua equipe

Editar documentos simultaneamente com sua equipe

Compartilhe um arquivo dos apps Documentos, Planilhas ou Apresentações para que várias pessoas possam trabalhar ao mesmo tempo. Você vê na mesma hora quando alguém faz uma alteração, que é salva automaticamente.

Adicionar comentários e atribuir ações necessárias

Adicionar um comentário

1. No computador, abra um documento, uma planilha ou uma apresentação.
2. Destaque o texto, as imagens, as células ou os slides onde você quer comentar.
3. Para incluir um comentário, na barra de ferramentas, clique em Adicionar comentário .
4. Digite seu comentário.
5. Clique em Comentar.

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Atribuir um item de ação

Use os comentários para atribuir tarefas ou ações necessárias com sua conta do trabalho ou da escola. Você pode atribuir um comentário a um colega de trabalho ou, se alguém atribuir uma ação necessária a você, pode marcá-lo como concluído.

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Configurar notificações de comentários

É possível alterar a frequência com que você recebe notificações por e-mail sobre os comentários no Documentos Google, Desenhos, Planilhas ou Apresentações. No Documentos Google e no Planilhas, também é possível mudar as configurações de notificação para edições. Você pode escolher receber notificações por e-mail ou no navegador.

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Adicionar e revisar as edições sugeridas

Você pode sugerir uma edição propondo alterações diretamente no documento sem mudar o texto. As sugestões só vão integrar o arquivo original se forem aprovadas pelo proprietário do documento. Você precisa ter acesso para fazer edições ou comentários no documento se quiser sugerir alterações.

	No canto superior, verifique se você está no modo de Sugestões, que também pode aparecer como .
	Para sugerir uma edição, simplesmente comece a digitar onde você acha que a edição deve ser feita no documento. Suas sugestões aparecerão em uma nova cor, e o texto marcado para ser excluído ou substituído será riscado, mas só será excluído depois que o proprietário do documento aprovar a sugestão.
	O proprietário do documento receberá um e-mail com suas sugestões. Ao clicar em qualquer sugestão, ele poderá Aceitar ou Rejeitar .

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Usar o recurso de bate-papo nos arquivos dos Documentos

Se você estiver trabalhando em um arquivo que outras pessoas abriram, poderá colaborar diretamente com elas abrindo um chat em grupo. Participe de chats em documentos, planilhas ou apresentações. Receba feedback instantâneo sem sair do arquivo.

1. No computador, abra um documento, uma planilha ou uma apresentação.
2. No canto superior direito, clique em Mostrar chat . Esse recurso não estará disponível se você for o único no arquivo.
   1. Dica: se houver muitos colaboradores no arquivo, no canto superior direito, à direita dos avatares, haverá um círculo azul mostrando o número de colaboradores adicionais. Clique no círculo azul  Participar do chat .
3. Digite sua mensagem na caixa de bate-papo.
4. Quando você terminar, no canto superior direito da janela de bate-papo, clique em Fechar .

Observação: os bate-papos no Documentos, Planilhas e Apresentações Google incluem todas as pessoas que estão vendo o arquivo. Os bate-papos não são salvos.

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Ver quem alterou seus arquivos

Ver quem comentou, editou, moveu ou compartilhou um arquivo

1. Acesse drive.google.com no computador.
2. À esquerda, clique em Meu Drive.
3. No canto superior direito, clique em Informações .
4. Para acessar as alterações recentes, clique em Atividade.
5. Para acessar a atividade de arquivos ou pastas específicos, clique no arquivo ou na pasta.
6. Para acessar alterações recentes, role para baixo no lado direito.

Ver ou reverter para uma versão anterior

1. No Drive, abra seu arquivo.
2. Clique em Arquivo Histórico de versões Ver histórico de versões.
3. Clique em um carimbo de data/hora para ver uma versão anterior do arquivo. Abaixo do carimbo de data/hora, você verá o seguinte:
   • Os nomes das pessoas que editaram o documento
   • Uma cor ao lado do nome de cada pessoa e as edições feitas por ela na respectiva cor
4. (Opcional) Se você quiser reverter para essa versão, clique em Restaurar esta versão.

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Criar pesquisas e testes

Use o Google. Formulários para gerenciar inscrições em eventos, criar testes, analisar respostas e muito mais.

Primeiros passos no Formulários Google

Próximas etapas

Semana 4: gerenciar projetos eficientes 

               

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