Settimana 3: condivisione dei file e collaborazione

Completa questo elenco di controllo per gestire con abilità la collaborazione e l'archiviazione sul cloud

• Gestire i file di Drive e degli editor di documenti
• Imparare a condividere le best practice
• Collaborare sui file con il team

Espandi tutto  |  Comprimi tutto

Gestire i file di Drive e degli editor di documenti

Caricare i file su Google Drive per potervi accedere da qualsiasi dispositivo

Puoi archiviare qualsiasi file su Drive: immagini, disegni, video e altro ancora. Devi solo archiviare il file su Drive da un dispositivo e sarà automaticamente disponibile su tutti gli altri dispositivi. Puoi scegliere tra tre metodi per archiviare i file su Drive.

Caricare i file in Drive sul Web

Sul computer, puoi caricare file e cartelle da drive.google.com o dal desktop. Puoi caricare i file in cartelle private o condivise.

1. Apri drive.google.com sul computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su Nuovo  Caricamento di file o Caricamento cartella.
3. Scegli il file o la cartella da caricare.

Scopri di più nel Centro assistenza Google Drive

Caricare i file dal tuo dispositivo mobile:

1. In base al dispositivo, scegli una di queste opzioni:
   • Telefono o tablet Android: tocca Google Play .
   • Dispositivi iOS: tocca App Store .
2. Individua e installa l'app Drive.
3. Apri l'app contenente il file che vuoi caricare, tocca Condividi e quindi tocca Drive.

Nota: se in un secondo momento decidi di disinstallare l'app, l'operazione non avrà alcun effetto sui file di Drive, che continueranno a essere disponibili per l'accesso da Drive sul Web.

(Livello avanzato) Caricare i file su Drive dal desktop

Se vuoi caricare file dal desktop, installa e usa Google Drive per desktop.

Nota: Drive per desktop è disponibile solo se l' l'amministratore lo ha attivato per l'organizzazione o per il team

Guida introduttiva di Drive per computer 

Creare nuovi file di Documenti con scorciatoie URL

Invece di creare sempre i nuovi file da Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli Google, puoi utilizzare un URL come scorciatoia.

Nel browser, inserisci uno di questi URL:

• docs.new
• sheets.new
• slides.new
• forms.new

Si apre un file vuoto e tu puoi iniziare subito ad apportare le modifiche.

Si apre un file vuoto e puoi iniziare ad aggiungere contenuti.

Evidenziare le cartelle importanti con le stelle e i colori delle cartelle

Contrassegnare come Speciali i file e le cartelle importanti

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un file o una cartella.
2. Seleziona OrganizzaAggiungi a Speciali.
3. Per visualizzare tutti i file e le cartelle che hai contrassegnato come speciali, fai clic su Speciali sulla barra laterale sinistra. (facoltativo)

Assegnare un colore a una cartella di Drive

Organizza visivamente il tuo Drive con le cartelle codificate con colori.

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che vuoi modificare.
2. Fai clic su Cambia colore e scegli un colore. 

Gestire le versioni dei file

In passato era spesso inevitabile dover tenere più copie dei file come riferimento o per poter tornare alle versioni precedenti. Drive conserva tutte le bozze in un unico file, dove puoi facilmente visualizzare o ripristinare le versioni precedenti.

Visualizzare o ripristinare versioni precedenti di un file di Documenti, Fogli e Presentazioni Google

1. Apri il file su Drive.
2. Fai clic su File Cronologia versioni Vedi la cronologia delle versioni.
3. Fai clic su un timestamp per visualizzare una versione precedente del file. Sotto il timestamp, vedrai:
   • Nomi di persone che hanno modificato il documento.
   • Un colore accanto al nome di ogni persona, che contrassegna le modifiche apportate da ciascuno.
4. Per tornare alla versione selezionata, fai clic su Ripristina questa versione. (facoltativo)

Caricare una nuova versione di un file non Google in Drive

Per i file non Google, ad esempio un file PDF, puoi caricare nuove versioni su Drive dal computer:

1. Apri drive.google.com sul computer.
2. Fai clic sul file che vuoi sostituire.
3. In alto a destra, fai clic su Altro   Gestisci versioni  Carica nuova versione.

Scopri di più nel Centro assistenza Google Drive

Accedere offline ai file

Eventuali interruzioni della connessione a Internet non dovrebbero impedirti di lavorare su Drive. Configura l'accesso offline per visualizzare e modificare i tuoi file quando vuoi. Puoi lavorare offline in:

• Documenti Google
• Fogli Google
• Presentazioni Google

Importante: per motivi di sicurezza e per impedire l'accesso involontario ai file, configura l'accesso offline solo sui tuoi dispositivi e non su quelli pubblici.

Impostare l'accesso offline per Documenti, Fogli e Presentazioni

Solo browser Chrome e Microsoft Edge

1. Installa l'estensione Documenti Google offline.
2. In Drive, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
3. Nella sezione Offline, seleziona la casella Crea, apri e modifica i file recenti di Documenti Google, Fogli e Presentazioni su questo dispositivo quando sei in modalità offline.
4. Fai clic su Fine.
5. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un file e attiva Disponibile offline.

Scopri di più nel Centro assistenza Google Drive 

Allegare file di Drive nelle email e negli eventi di Calendar

Allegare file di Drive a un'email

Inviare un allegato da Google Drive

1. Sul computer, apri Gmail.
2. In alto a sinistra, fai clic su Scrivi.
3. Nella parte inferiore del messaggio, fai clic su Inserisci file utilizzando Drive .
4. Seleziona i file da allegare.
5. Nella parte inferiore della pagina, scegli come inviare il file:
   • Link di Drive: per i file salvati in Drive, compresi quelli creati con Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli Google.
   • Allegato: per i file che non sono stati creati con Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli Google.
6. Fai clic su Inserisci.

Allegare file di Drive negli eventi di Calendar

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. Crea un evento o aprine uno esistente.
3. Se crei un nuovo evento, fai clic su Altre opzioni.
4. Nella parte inferiore della casella di descrizione, fai clic su Aggiungi allegato .
5. Scegli un file già presente su Google Drive. Per aggiungere un file dal tuo computer, fai clic su Carica.
6. Al termine, fai clic su Seleziona o Carica.

Nota: se l'amministratore non consente la condivisione di file di Google Drive all'esterno dell'organizzazione, puoi utilizzare Gmail per inviare i file come allegati agli invitati esterni.

Impara a condividere le best practice

Personalizzare le impostazioni di condivisione per file e cartelle

Condividere un file o una cartella con persone specifiche e impostare i livelli di accesso

1. Seleziona il file che vuoi condividere.
2. Fai clic su Condividi o Condividi .
3. Digita l'indirizzo email o il gruppo Google con cui vuoi condividere l'elemento.
4. Per decidere quale ruolo avranno le persone rispetto al file, seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
5. Se il tuo account è idoneo, puoi aggiungere una data di scadenza per l'accesso.
6. Scegli se inviare notifiche ai destinatari della condivisione.
   • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un elemento con loro, seleziona la casella accanto a Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi inseriti riceveranno l'email.
   • Se non vuoi inviare una notifica agli utenti, deseleziona la casella.
7. Fai clic su Invia o Condividi.

Scopri di più nel Centro assistenza Google Drive

Scegliere una data di scadenza per la condivisione

1. Apri un file su Google Drive.
2. Fai clic su Condividi.
3. Trova l'utente e, in corrispondenza del nome dell'utente, fai clic sulla Freccia giù Aggiungi scadenza.
4. Per accettare la data di scadenza di 30 giorni, fai clic su Invia.
5. Se vuoi modificare la data di scadenza predefinita, in Scadenza accesso, fai clic su Modifica e seleziona la data di scadenza dal calendario.
6. (Facoltativo) Per rimuovere la scadenza, fai clic su Rimuovi scadenza.
7. Fai clic su FineInvia.

Consentire l'accesso generale a un file

Puoi scegliere se rendere il file accessibile da chiunque o solo da chi ha i diritti necessari. Se consenti l'accesso a chiunque abbia il link, la cartella non limiterà l'accesso al file.

1. Seleziona il file che vuoi condividere.
2. Fai clic su Condividi o Condividi .
3. Sotto "Accesso generale", fai clic sulla Freccia giù .
4. Scegli chi può accedere al file.

5. Per stabilire quale ruolo avranno gli utenti rispetto al file, seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
   • Scopri di più su come le altre persone possono visualizzare, modificare o commentare i file.
6. Fai clic su Fine.

Condividere file con un team utilizzando i Drive condivisi

I Drive condivisi sono spazi in cui i team possono facilmente archiviare, cercare e accedere ai file ovunque si trovino e da qualsiasi dispositivo. A differenza dei file presenti in Il mio Drive, i file di un Drive condiviso appartengono al team anziché a un individuo. Anche se un membro lascia il team, i file rimangono esattamente dove sono, in modo che il team possa continuare a condividere le informazioni per lavorare.

I Drive condivisi sono comunemente utilizzati nei seguenti ambiti:

• Progetti: per le persone coinvolte nello stesso progetto.
• Eventi: per le persone che lavorano per un periodo definito su un evento o un prodotto specifico.
• Modelli: per i file che gli utenti possono copiare e riutilizzare.
• File utilizzati a livello aziendale: per i file a cui tutti devono accedere, ad esempio le risorse di formazione.
• File sensibili: per i file altamente sensibili a cui puoi aggiungere ulteriore protezione per limitare l'accesso.

Guida introduttiva all'utilizzo dei Drive condivisi

Collaborare sui file con il team

Modificare i documenti contemporaneamente al tuo team

Più persone possono lavorare contemporaneamente a un file di Documenti, Fogli o Presentazioni se è condiviso. Puoi vedere le modifiche apportate dalle persone in tempo reale e ogni modifica viene salvata automaticamente.

Aggiungere commenti e assegnare attività

Aggiungere un commento

1. Apri un documento, un foglio di lavoro o una presentazione sul computer.
2. Evidenzia il testo, le immagini, le celle o le diapositive che vuoi commentare.
3. Per aggiungere un commento, fai clic su Aggiungi commento  nella barra degli strumenti.
4. Digita il commento.
5. Fai clic su Commenta.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza editor di documenti Google

Assegna un'attività

Utilizza i commenti per assegnare compiti o attività con il tuo account lavorativo o scolastico. Puoi assegnare un commento a un collega o, se qualcuno ti assegna un'attività, puoi contrassegnarla come completata.

Scopri come nel Centro assistenza editor di documenti Google

Configurare le notifiche per i commenti

Puoi modificare la frequenza con cui ricevi notifiche via email per i commenti in Documenti, Disegni, Fogli o Presentazioni Google. In Documenti e Fogli Google puoi anche modificare le impostazioni di notifica relative alle modifiche. Puoi scegliere se ricevere notifiche via email o sul browser.

Scopri come nel Centro assistenza editor di documenti Google

Aggiungere e rivedere le modifiche suggerite

Puoi proporre le modifiche direttamente nel documento senza cambiare il testo, semplicemente suggerendole. I suggerimenti non cambieranno il testo originale finché il proprietario del documento non li approva. Per suggerire modifiche in un documento, devi disporre dell'accesso in modifica o per commentare.

	Nell'angolo in alto, verifica di essere in modalità Suggerimento, che può apparire anche come .
	Per suggerire una modifica, è sufficiente iniziare a digitare nel punto del documento in cui pensi che debba essere apportata. I tuoi suggerimenti vengono visualizzati in un nuovo colore e il testo che contrassegni per l'eliminazione o la sostituzione è barrato (ma non viene eliminato finché il proprietario del documento non approva il suggerimento).
	Il proprietario del documento riceverà un'email con i tuoi suggerimenti. Quando fa clic su un suggerimento, il proprietario può accettarlo  o rifiutarlo .

Per saperne di più, visita il Centro assistenza editor di documenti Google

Chattare nei file di Documenti

Se stai lavorando su un file aperto anche da altre persone, puoi collaborare direttamente con loro aprendo una chat di gruppo. Chatta all'interno di documenti, fogli di lavoro o presentazioni. Ottieni un feedback immediato senza uscire dal file.

1. Apri un documento, un foglio di lavoro o una presentazione sul computer.
2. In alto a destra, fai clic su Mostra chat . Questa funzionalità non è disponibile se sei l'unica persona all'interno del file.
   1. Suggerimento: se sono presenti molti collaboratori sul file, in alto a destra a destra degli avatar verrà visualizzato un cerchio blu che mostra il numero di collaboratori aggiuntivi. Fai clic sul cerchio blu Partecipa alla chat .
3. Inserisci il messaggio nella casella di chat.
4. Quando hai terminato, fai clic su Chiudi nell'angolo in alto a destra della finestra della chat.

Nota: tutte le chat di Documenti, Fogli e Presentazioni Google includono tutte le persone che stanno visualizzando il file. Le chat non vengono salvate.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza editor di documenti Google

Vedere chi ha modificato i tuoi file

Guarda chi ha commentato, modificato, spostato o condiviso un file

1. Apri drive.google.com sul computer.
2. Fai clic su Il mio Drive a sinistra.
3. In alto a destra, fai clic su Informazioni .
4. Per accedere alle modifiche recenti, fai clic su Attività.
5. Per accedere alle attività relative a un file o a una cartella specifica, fai clic sul file o sulla cartella.
6. Per accedere alle modifiche precedenti, scorri verso il basso sul lato destro.

Visualizza o ripristina a una versione precedente

1. Apri il file su Drive.
2. Fai clic su File Cronologia versioni Vedi la cronologia delle versioni.
3. Fai clic su un timestamp per visualizzare una versione precedente del file. Sotto il timestamp, vedrai:
   • Nomi di persone che hanno modificato il documento.
   • Un colore accanto al nome di ogni persona, che contrassegna le modifiche apportate da ciascuno.
4. Per tornare alla versione selezionata, fai clic su Ripristina questa versione. (facoltativo)

Scopri di più nel Centro assistenza Google Drive

Creare sondaggi e quiz

Utilizza Google. Moduli per gestire registrazioni a eventi, creare quiz, analizzare le risposte e altro ancora.

Guida introduttiva a Moduli Google

Passaggi successivi

Settimana 4: gestisci progetti efficienti 

               

Vuoi utilizzare le funzionalità avanzate di Google Workspace per la tua attività?

Prova subito Google Workspace

 

 

_{Google, Google Workspace e marchi e loghi correlati sono marchi di Google LLC. Tutti gli altri nomi di società e prodotti sono marchi delle rispettive società a cui sono associati.}