Benachrichtigung

Sie arbeiten mit Kollegen vor Ort und an anderen Standorten zusammen? Dann empfehlen wir Ihnen den Artikel Erfolgreiches Arbeiten in hybriden Arbeitsumgebungen.

Die erste Woche und darüber hinaus

Woche 3: Dateien freigeben und gemeinsam mit anderen bearbeiten

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Zusammenarbeit mit Kollegen durch DateifreigabeGehen Sie diese Checkliste für Cloud-Speicher und Zusammenarbeit durch:

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Dateien aus Google Drive und den Google Docs-Editoren verwalten

KästchenDateien in Google Drive hochladen, um von jedem Gerät aus darauf zugreifen zu können

In Google Drive können Sie beliebige Dateien speichern, z. B. Bilder, Zeichnungen oder Videos. Speichern Sie die Datei einfach über ein beliebiges Gerät. Sie ist dann automatisch auf Ihren anderen Geräten verfügbar. Es gibt drei Möglichkeiten, Dateien in Google Drive hochzuladen.

Dateien über den Browser in Google Drive hochladen

Auf dem Computer können Sie Dateien über drive.google.com oder direkt vom Desktop in private oder freigegebene Ordner hochladen.

  1. Öffnen Sie drive.google.com auf dem Computer.
  2. Klicken Sie links oben auf Neu und dann Dateien hochladen oder Ordner hochladen.
  3. Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, die bzw. den Sie hochladen möchten.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

Dateien über ein Mobilgerät hochladen

  1. Wählen Sie die passende Option für Ihr Gerät aus:
    • Android-Smartphone oder -Tablet: Tippen Sie auf "Google Play" Google Play.
    • iOS-Geräte: Tippen Sie auf "App Store" iOS App Store.
  2. Suchen und installieren Sie die Google Drive App.
  3. Öffnen Sie die Datei, die Sie hochladen möchten, in ihrer App, tippen Sie auf Freigeben und dann auf Google Drive.
Hinweis: Wenn Sie die App irgendwann deinstallieren, hat das keine Auswirkungen auf Ihre Drive-Dateien. Über die Webversion von Google Drive können Sie weiter auf die Dateien zugreifen.

(Erweitert) Dateien über Ihren Computer in Google Drive hochladen

Wenn Sie Dateien über Ihren Computer hochladen möchten, sollten Sie Google Drive für den Desktop installieren und verwenden.

Hinweis: Drive for Desktop ist nur verfügbar, wenn Ihr Administrator dies für Ihre Organisation oder Ihr Team aktiviert hat.

Einführung in Drive for Desktop

KästchenNeue Google Docs-Dateien per URL-Verknüpfung erstellen

Wenn Sie häufig neue Dateien in Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Formulare erstellen müssen, können Sie dafür eine URL-Verknüpfung verwenden.

Geben Sie im Browser eine der folgenden URLs ein:

  • docs.new
  • sheets.new
  • slides.new .
  • forms.new

Daraufhin öffnet sich eine leere Datei und Sie können sofort mit dem Bearbeiten beginnen.

Eine leere Datei wird geöffnet und Sie können mit dem Hinzufügen von Inhalten beginnen.

KästchenWichtige Ordner mit dem Sternsymbol markieren und/oder farblich hervorheben

Wichtige Dateien und Ordner markieren

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner.
  2. Wählen Sie Organisierenund dannZu „Markiert“ hinzufügen aus.
  3. Optional: Klicken Sie links auf Markiert, um sich alle markierten Dateien und Ordner anzeigen zu lassen.

Google Drive-Ordner farblich kennzeichnen

Sie können Ihre Dateien in Google Drive in farbigen Ordnern sortieren.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner.
  2. Klicken Sie auf Farbe ändern und wählen Sie eine Farbe aus. 
KästchenDateiversionen verwalten

Bisher mussten Sie Dateiversionen einzeln speichern, falls Sie später darauf zugreifen oder eine frühere Version wiederherstellen wollten. In Google Drive werden alle Ihre Entwürfe in einer Datei gespeichert, in der Sie frühere Versionen ganz einfach ansehen und wiederherstellen können.

Ältere Version einer Google-Datei aufrufen oder wiederherstellen

  1. Öffnen Sie eine Datei in Google Drive.
  2. Klicken Sie auf Datei und dann Versionsverlauf und dannVersionsverlauf ansehen.
  3. Wenn Sie eine frühere Version der Datei öffnen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Zeitstempel. Unterhalb des Zeitstempels sehen Sie Folgendes:
    • Namen der Personen, die das Dokument bearbeitet haben
    • Eine Farbe neben dem Namen jeder Person. Die einzelnen Überarbeitungen werden in der Farbe der Person dargestellt, die sie vorgenommen hat.
  4. Optional: Klicken Sie auf Diese Version wiederherstellen, um das aktuelle Dokument auf den angezeigten Stand zurückzusetzen.

So laden Sie eine neue Version einer Drittanbieterdatei in Google Drive hoch:

Sie können Dateien, die keine Google-Dateien sind, z. B. PDF-Dateien, von Ihrem Computer in Google Drive hochladen:

  1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
  2. Klicken Sie auf die Datei, die Sie ersetzen möchten.
  3. Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Menü Dreipunkt-Menü und dannVersionen verwaltenund dann Neue Version hochladen.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

KästchenOffline auf Dateien zugreifen

Sie können Ihre Dateien in Google Drive auch ohne Internetverbindung jederzeit öffnen und bearbeiten. Hierfür müssen Sie einfach den Offlinezugriff einrichten. Sie können offline arbeiten in:

  • Google Docs
  • Google Tabellen
  • Google Präsentationen
Wichtig:Richten Sie den Offlinezugriff aus Sicherheitsgründen nur auf Ihren eigenen Geräten und nicht auf öffentlichen Geräten ein, um unbeabsichtigten Zugriff auf Ihre Dateien zu verhindern.

Offlinezugriff für Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen einrichten

Nur Google Chrome- und Microsoft Edge-Browser

  1. Installieren Sie die Erweiterung Google Docs Offline.
  2. Klicken Sie in Google Drive auf „Einstellungen“  und dann Einstellungen.
  3. Klicken Sie im Abschnitt Offline auf das Kästchen neben Vor Kurzem verwendete Dateien aus Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen auf diesem Gerät erstellen, öffnen und bearbeiten, während ich offline bin.
  4. Klicken Sie auf Fertig.
  5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei und aktivieren Sie die Option Offline verfügbar.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe
KästchenGoogle Drive-Dateien an E-Mails und Kalendertermine anhängen

Drive-Dateien an eine E-Mail anhängen

Dateien aus Google Drive als Anhang senden

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Klicken Sie links oben auf Schreiben.
  3. Klicken Sie unten in der Nachricht auf „Dateien über Google Drive einfügen“ .
  4. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie anhängen möchten.
  5. Wählen Sie unten auf der Seite aus, wie Sie die Datei senden möchten:
    • Als Google Drive-Link: Diese Option ist für alle Dateien vorgesehen, die in Google Drive gespeichert sind, einschließlich Dateien, die mit Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare erstellt wurden.
    • Als Anhang: Diese Option ist ausschließlich für Dateien vorgesehen, die nicht mit Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare erstellt wurden.
  6. Klicken Sie auf Einfügen.

Google Drive-Dateien an Termine in Google Kalender anhängen

  1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
  2. Erstellen oder bearbeiten Sie einen Termin.
  3. Wenn Sie einen Termin erstellen, klicken Sie auf Weitere Optionen.
  4. Klicken Sie unten im Beschreibungsfeld auf "Anhang hinzufügen" Anhängen.
  5. Wählen Sie eine Datei aus, die sich bereits in Ihrer Google Drive-Ablage befindet. Wenn Sie eine Datei von Ihrem Computer anhängen möchten, klicken Sie auf Hochladen.
  6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten auf Auswählen oder Hochladen.

Hinweis: Wenn Ihr Administrator festgelegt hat, dass Google Drive-Dateien nicht außerhalb Ihrer Organisation freigegeben werden dürfen, können Sie stattdessen Anhänge über Gmail an externe Gäste senden.

Best Practices für das Freigeben von Inhalten

KästchenFreigabeeinstellungen für Dateien und Ordner anpassen

Bestimmten Personen Zugriff auf Dateien oder Ordner gewähren und Zugriffsebenen festlegen

  1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf das Symbol „Freigeben“ Share.
  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse oder Google-Gruppe ein, für die Sie die Datei freigeben möchten.
  4. Um die Rolle der Nutzer für Ihre Datei festzulegen, wählen Sie Betrachter, Kommentator oder Mitbearbeiter aus.
  5. Wenn Ihr Konto die Voraussetzungen erfüllt, können Sie ein Ablaufdatum für den Zugriff hinzufügen.
  6. Wählen Sie aus, ob andere benachrichtigt werden sollen.
    • Wenn andere Personen benachrichtigt werden sollen, dass Sie ein Element für sie freigegeben haben, setzen Sie das Häkchen für „Personen benachrichtigen“. Wenn die Option aktiviert ist, wird jede von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse in die E-Mail aufgenommen.
    • Wenn andere nicht benachrichtigt werden sollen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen.
  7. Klicken Sie auf Senden oder Freigeben.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

KästchenAblaufdatum für eine Freigabe auswählen
  1. Öffnen Sie eine Datei in Google Drive.
  2. Klicken Sie auf Freigeben.
  3. Suchen Sie den Nutzer und klicken Sie neben seinem Namen auf den Abwärtspfeil Nach unten und dannAblaufdatum hinzufügen.
  4. Klicken Sie auf Senden, um das Ablaufdatum von 30 Tagen zu akzeptieren.
  5. Wenn Sie das Standardablaufdatum ändern möchten, klicken Sie unter Zugriff endet am auf „Bearbeiten“ und wählen Sie das Ablaufdatum im Kalender aus.
  6. (Optional): Klicken Sie auf Ablaufdatum entfernen, um das Ablaufdatum zu entfernen.
  7. Klicken Sie auf Fertigund dannSenden.
KästchenAllgemeinen Zugriff auf eine Datei erlauben

Sie können festlegen, ob Ihre Datei für alle Nutzer oder nur für solche mit entsprechender Zugriffsberechtigung zugänglich ist. Wenn Sie den Zugriff für alle Nutzer erlauben, für die der Link verfügbar ist, gilt für Ihren Ordner keine Zugriffsbeschränkung.

  1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf „Freigeben“ Share.
  3. Klicken Sie unter „Allgemeiner Zugriff“ auf den Abwärtspfeil Nach unten.
  4. Wählen Sie aus, wer auf die Datei zugreifen kann.

  1. Um die Rolle der Nutzer für Ihre Datei festzulegen, wählen Sie Betrachter, Kommentator oder Mitbearbeiter aus.
  2. Klicken Sie auf Fertig.
KästchenDateien über geteilte Ablagen für ein Team freigeben

Geteilte Ablagen sind gemeinsam nutzbare Bereiche, in denen Teams ihre Dateien speichern, danach suchen und orts- sowie geräteunabhängig darauf zugreifen können. Im Gegensatz zu "Meine Ablage" gehören die Dateien in geteilten Ablagen nicht einer einzelnen Person, sondern dem gesamten Team. Selbst wenn jemand das Team verlässt, bleiben die Dateien am selben Speicherort und können vom Team weiterhin bearbeitet werden.

Geteilte Ablagen werden häufig für Folgendes verwendet:

  • Projekte: für alle, die an einem Projekt arbeiten.
  • Veranstaltungen/Termine: für alle, die in einem bestimmten Zeitraum für eine Veranstaltung oder einen Termin zuständig sind.
  • Vorlagen: für Dateien, die kopiert und wiederverwendet werden können.
  • Unternehmensweite Dateien: für Dateien, die alle Mitarbeiter im Unternehmen benötigen, z. B. Schulungsunterlagen.
  • Vertrauliche Dateien: für Dateien mit vertraulichem Inhalt, die sich zusätzlich mit besonderen Zugriffsrichtlinien schützen lassen.

Einstieg in geteilte Ablagen

Im Team gemeinsam an Dateien arbeiten

KästchenDokumente gleichzeitig mit Ihrem Team bearbeiten

Sobald eine Datei in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen freigegeben wurde, können mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten. Änderungen lassen sich so in Echtzeit beobachten und werden automatisch gespeichert.

KästchenKommentare hinzufügen und Aufgaben zuweisen

Kommentar hinzufügen

  1. Öffnen Sie auf dem Computer ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation.
  2. Markieren Sie die Textstellen, Bilder, Zellen oder Folien, die Sie kommentieren möchten.
  3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Kommentar hinzufügen“ Add comment.
  4. Geben Sie Ihren Kommentar ein.
  5. Klicken Sie auf Kommentieren.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für Google Docs-Editoren.

Aufgabe zuweisen

Mithilfe von Kommentaren können Sie über das Konto Ihrer Arbeitsstelle oder Bildungseinrichtung anderen Nutzern Aufgaben zuweisen. Sie können Kollegen einen Kommentar zuweisen. Oder falls Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde, können Sie sie als erledigt markieren.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Google Docs-Editoren.

KästchenKommentarbenachrichtigungen einrichten
Sie können festlegen, wie oft Sie per E-Mail über Kommentare in Google Docs, Google Zeichnungen, Google Tabellen oder Google Präsentationen benachrichtigt werden. In Google Docs und Google Tabellen können Sie auch die Einstellungen für Benachrichtigungen bei Bearbeitungen ändern. Sie können festzulegen, ob Benachrichtigungen per E-Mail oder über Ihren Browser gesendet werden sollen.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Google Docs-Editoren.

KästchenÄnderungsvorschläge hinzufügen und prüfen

Änderungen lassen sich direkt in einem Dokument vorschlagen. Der Originaltext bleibt solange von Ihrem Vorschlag unberührt, bis der Eigentümer des Dokuments die Änderung annimmt. Um Änderungen vorschlagen zu dürfen, benötigen Sie die Berechtigung zum Bearbeiten oder Kommentieren.

1. Der Vorschlagsmodus muss aktiv sein. Sie erkennen dies in der oberen Ecke an der Anzeige Vorschlagen oder .
2. Wenn Sie eine Änderung vorschlagen möchten, geben Sie Ihren Änderungswunsch einfach an der betreffenden Stelle ein. Ihr vorgeschlagener Text wird in einer anderen Farbe dargestellt. Text, den Sie löschen oder ersetzen möchten, wird durchgestrichen dargestellt, aber erst dann tatsächlich gelöscht, wenn der Eigentümer des Dokuments Ihren Änderungsvorschlag annimmt.
3.

Der Eigentümer des Dokuments erhält eine E-Mail mit Ihrem Vorschlag. Wenn er einen Vorschlag anklickt, kann er jeweils zwischen Häkchen "Annehmen" und Schließen "Ablehnen" wählen.

Änderungen vorschlagen

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für Google Docs-Editoren.

KästchenIn Google Docs-Dateien chatten
Wenn Sie an einer Datei arbeiten, die andere Personen auch geöffnet haben, können Sie direkt über einen Gruppenchat mit ihnen zusammenarbeiten.Sie können direkt in Dokumenten, Tabellen oder Präsentationen chatten. So erhalten Sie sofort Feedback, ohne die Datei verlassen zu müssen.
  1. Öffnen Sie auf dem Computer ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation.
  2. Klicken Sie rechts oben auf „Chat anzeigen“ Chat. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie nicht die einzige Person sind, die sich gerade diese Datei ansieht.
    1. Tipp: Wenn die Datei viele Mitbearbeiter enthält, wird rechts oben neben dem Avatar ein blauer Kreis mit der Anzahl der weiteren Mitbearbeiter angezeigt. Klicken Sie auf den blauen Kreis und dann „Chat beitreten“ Chat.
  3. Geben Sie Ihre Nachricht in das Chatfeld ein.
  4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie oben rechts im Chatfenster auf "Schließen" Schließen

Hinweis: Jeder, der sich gerade die Datei ansieht, kann an Chats in Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen teilnehmen. Die Chats werden nicht gespeichert.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für Google Docs-Editoren.

KästchenSehen, wer eine Datei geändert hat

Ansehen, wer eine Datei kommentiert, bearbeitet, verschoben oder freigegeben hat

  1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
  2. Klicken Sie links auf Meine Ablage.
  3. Klicken Sie rechts oben auf „Info“ Info.
  4. Klicken Sie auf Aktivität, um die letzten Änderungen aufzurufen.
  5. Wenn Sie die Aktivitäten für eine bestimmte Datei oder einen bestimmten Ordner ansehen möchten, klicken Sie auf die Datei oder den Ordner.
  6. Wenn Sie sich aktuelle Änderungen ansehen möchten, scrollen Sie rechts nach unten.

Vorherige Version ansehen oder wiederherstellen

  1. Öffnen Sie eine Datei in Google Drive.
  2. Klicken Sie auf Datei und dann Versionsverlauf und dannVersionsverlauf ansehen.
  3. Wenn Sie eine frühere Version der Datei öffnen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Zeitstempel. Unterhalb des Zeitstempels sehen Sie Folgendes:
    • Namen der Personen, die das Dokument bearbeitet haben
    • Eine Farbe neben dem Namen jeder Person. Die einzelnen Überarbeitungen werden in der Farbe der Person dargestellt, die sie vorgenommen hat.
  4. Optional: Klicken Sie auf Diese Version wiederherstellen, um das aktuelle Dokument auf den angezeigten Stand zurückzusetzen.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

KästchenUmfragen und Quizze erstellen

Verwenden Sie Google Formulare zum Verwalten von Anmeldungen für Veranstaltungen, zum Erstellen von Quizzen, zum Analysieren von Antworten und mehr.

Nächste Schritte


               

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