Неделя 4. Эффективная реализация проектов

Контролируйте свои проекты, эффективно управляйте рабочим временем и начните использовать все возможности Google Таблиц и Презентаций

• Управляйте списками дел
• Используйте все возможности таблиц
• Создавайте впечатляющие интерактивные презентации

Развернуть все  |  Свернуть все

Управляйте списками дел

Как управлять списками дел с помощью Задач

Управляйте списками задач и проектов с помощью Google Задач. Google Задачи – это простой способ создавать персональные списки повседневных задач со сроками выполнения. Этот инструмент не только полностью интегрирован с Gmail и Календарем, но и синхронизируется на всех ваших устройствах.

Как открыть Задачи

В некоторых приложениях Google Workspace задачи можно добавлять через боковую панель.

1. Откройте Gmail, Календарь, Chat, Диск или файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях.
   • Важно! Если вы не видите приложение "Задачи", нажмите стрелку в правом нижнем углу экрана, чтобы развернуть панель.
2. Справа нажмите на значок "Задачи" .

Примечание. Групповые задачи в Gmail можно создавать, назначать, изменять, завершать и удалять прямо в чат-группах.

Как перетащить электронное письмо в список задач

Вы можете перетащить электронное письмо в Задачи, после чего оно станет одним из пунктов в списке задач. Впоследствии эту задачу можно изменять, добавлять в нее дополнительные сведения, а также настраивать для нее повторяющиеся или разовые напоминания.

1. Откройте Gmail.
2. Справа нажмите на значок "Задачи" .
3. Найдите электронное письмо, из которого хотите создать задачу.
4. Перетащите его на боковую панель.
5. Чтобы добавить дату и время, нажмите Дата и время.

Как создавать и назначать задачи в чат-группе

Участники чат-групп в Google Chat могут создавать задачи для группы, управлять ими и назначать их другим участникам. В чат-группе, где задачи созданы, можно посмотреть их. Когда задача назначена пользователю, она отображается в его личном списке задач в Google Задачах. Когда кто-то создает или обновляет задачу, в чат-группе появляется уведомление.

Примечание. Если вы используете рабочий или учебный аккаунт и у вас нет вкладки задач в чат-группе, обратитесь к администратору Google Workspace, чтобы он включил эту функцию.

1. На компьютере откройте Google Chat или Gmail.
   • В Gmail слева нажмите Chat.
2. Выберите чат-группу, в которой хотите создать задачу.
3. Вверху нажмите на вкладку Задачи Добавить задачу.
   Совет. Если в Gmail вы не видите вкладку "Задачи", разверните чат-группу.
4. Введите название задачи.
5. Чтобы добавить описание или дополнительные сведения, нажмите Дополнительная информация и введите нужные данные.
6. Чтобы указать дату и время, нажмите Добавить дату и время выберите значение нажмите ОК.
   Совет. Если добавить для задачи дату и время, вы будете получать напоминания.
7. Чтобы назначить задачу участнику чат-группы, нажмите Назначить выберите имя участника. Чтобы назначить задачу пользователю, которого нет в чат-группе, сначала пригласите его стать участником.
   Примечание. Если человек, которому назначена задача, покинет группу, его задача останется в группе и в его персональном списке задач в Google Задачах.
8. Нажмите Добавить.

Когда задача будет создана, в чат-группе появится уведомление для всех участников.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Задач.

Как настроить повторяющиеся напоминания в Задачах

Вы можете настраивать сроки выполнения для созданных задач и добавлять для них повторяющиеся напоминания. Как только вы устанавливаете для задачи срок выполнения, она автоматически добавляется в Календарь.

1. Откройте Gmail, Календарь, Chat, Диск или файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Справа нажмите на значок "Задачи" .
3. Выберите задачу или создайте новую.
4. Чтобы добавить дату и время, нажмите Дата и время.
5. Рядом с пунктом "Дата и время" нажмите на значок "Повторять" .
6. В разделе "Кажд." выберите день, неделя, месяц или год.
7. В разделе "Окончание" выберите один из следующих вариантов:
   • Никогда – если нужно создать повторяющуюся задачу без даты окончания.
   • Включено, а затем выберите дату окончания.
   • После, а затем выберите нужное количество повторений задачи.
8. Нажмите ОК.

 

Хотите знать больше о Задачах? Ознакомьтесь со статьей Начало работы с Задачами.

Используйте все возможности таблиц

Как добавлять флажки в таблицы

1. Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
2. Выберите ячейки, в которые нужно добавить флажки.
3. В меню сверху нажмите Вставка Флажок.
4. Чтобы удалить флажки, выберите их и нажмите Удалить.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Задач.

Как создавать графики и диаграммы на основе имеющихся данных

1. Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
2. Выберите ячейки с исходными данными.
3. Нажмите Вставка Диаграмма.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Задач.

Как красить вкладки в нужные цвета

Настройте нужный цвет для вкладок в таблице, чтобы быстрее ориентироваться в них.

1. На вкладке листа нажмите на стрелку вниз .
2. Нажмите Изменить цвет и выберите нужный цвет.
3. Чтобы задать другой оттенок, нажмите Другой и воспользуйтесь ползунками или введите код цвета.

Как удалять повторяющиеся данные

Вы можете быстро удалить повторяющиеся значения с листа, и для этого вам не понадобится писать скрипт или удалять данные вручную.

1. Откройте файл в Таблицах.
2. Выберите диапазон данных, где нужно удалить дубликаты.
3. Нажмите Данные Удалить дубликаты.
4. Укажите, какие столбцы необходимо включить и есть ли у данных заголовки.
5. Нажмите Удалить дубликаты.
6. В открывшемся окне нажмите ОК.

Как автоматизировать задачи с помощью макросов

 

Экономьте время с помощью макросов в Google Таблицах, которые позволяют автоматизировать повторяющиеся задачи (например, форматирование импортированных данных или создание одинаковой диаграммы для квартальных показателей в нескольких таблицах). Чтобы записать эти действия и легко использовать их в Таблицах без программного кода, создайте макрос.

1. Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
2. В верхней части страницы нажмите Расширения Макросы Записать макрос.
3. В нижней части экрана выберите, какой тип ссылок должен использовать макрос.

• Использовать абсолютные ссылки. Макрос будет выполнять действия только в той ячейке, для которой вы его записали. Например, если при записи макроса вы выделите содержимое ячейки A1 полужирным шрифтом, то он всегда будет применяться только к тексту в ячейке A1.
• Использовать относительные ссылки. Макрос будет выполнять действия в выбранной вами ячейке, а также в соседних ячейках. Например, если при записи макроса вы выделите текст ячеек A1 и B1 полужирным шрифтом, то его также можно будет автоматически применять к ячейкам C1 и D1.

4. Выполните все действия, которые хотите записать. Затем нажмите Сохранить.
5. Введите название макроса, назначьте для него быстрые клавиши и нажмите Сохранить.

• Примечание. При добавлении макроса в Google Таблицах автоматически создается скрипт Apps Script. Чтобы изменить скрипт, в верхней части экрана выберите Инструменты Редактор скриптов.

Чтобы запустить макрос, нажмите Расширения Макросы выберите нужный вариант.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Задач.

Как настроить защищенные диапазоны или листы, чтобы ограничить доступные и редактируемые данные

Как защитить от изменений листы и диапазоны

1. Откройте файл в Google Таблицах.
2. Нажмите Данные Защитить листы и диапазоны. Справа появится панель.
3. Выберите Добавить лист или диапазон или нажмите на вариант в списке защищенных данных, если хотите внести изменения.
4. Выберите вкладку Диапазон или Лист.
   • Диапазон. Укажите диапазон, нажав на значок таблицы и выделив в ней нужные ячейки.
   • Лист. Выберите лист в раскрывающемся меню. Если вы хотите, чтобы другие могли редактировать некоторые ячейки на защищенном листе, установите флажок "Исключить отдельные ячейки".
5. Нажмите Задать разрешения или Настроить доступ.
6. Установите ограничения, выбрав нужный вариант.

• Показывать предупреждение во время редактирования этого диапазона. Пользователи смогут редактировать диапазон или лист, но им придется подтверждать свои правки.
• Выбрать, кто может редактировать этот диапазон. Возможные варианты:
  • Только вы. Редактировать диапазон или лист сможете только вы и владелец таблицы (если это другой человек).
  • Только домен. Если вы пользуетесь Google Таблицами в компании или учебном заведении, изменять диапазон или лист смогут только пользователи домена при условии, что у них всех есть право редактировать таблицу.
  • Указать. Редактировать диапазон или лист смогут только выбранные вами пользователи.
  • Импортировать список редакторов. Если вы хотите использовать настройки доступа, заданные для другого диапазона или листа, выберите этот вариант.

7. Нажмите Сохранить или Готово.

Чтобы увидеть защищенные ячейки, нажмите Вид Показать Защищенные диапазоны. Они будут заштрихованы.

Как скрыть лист

1. Откройте файл в Google Таблицах.
2. Выберите лист, который хотите скрыть.
3. Нажмите на стрелку вниз на вкладке листа.
4. Выберите Скрыть лист (в таблице должно быть хотя бы два листа).

Примечание. Пользователи с правами на редактирование могут сделать лист видимым. Пользователи с правами на просмотр не увидят скрытый лист, но могут скопировать всю таблицу и сделать его видимым.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Задач.

Как сортировать и фильтровать данные

Как фильтровать данные, не влияя на то, что видят другие пользователи

На компьютере фильтры можно использовать таким образом, чтобы отфильтрованные данные были видны только вам. Изменения режима фильтрации сохраняются автоматически.

1. Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
2. Выберите Данные Фильтры Создать новый фильтр.
3. Отсортируйте и отфильтруйте данные.
4. Чтобы выйти из режима фильтрации, в правом верхнем углу экрана нажмите на значок "Закрыть" .
5. Выбранные настройки сохранятся автоматически.

Вы также можете фильтровать данные таким образом, чтобы изменения видели и другие пользователи.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.

Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с руководствами по оптимизации работы с Google Таблицами.

Создавайте впечатляющие интерактивные презентации

Как создать презентацию с помощью шаблонов в редакторах Документов

Хотите, чтобы все слайды были выдержаны в едином стиле, а ваш бренд выглядел профессионально? Используйте шаблоны.

1. На компьютере откройте Google Документы, Таблицы, Презентации, Формы или Сайты.
2. Нажмите Галерея шаблонов в правом верхнем углу экрана.
3. Выберите нужный шаблон.
4. Откроется копия этого шаблона.

Примечание. Если рядом с названием шаблона написано "Дополнение", то для работы с ним, возможно, потребуется установить специальный инструмент. Подробнее о дополнениях…

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Задач.

Как копировать форматирование текста или темы

Как копировать форматирование

Вы можете быстро скопировать форматирование текста, которое вам понравилось, на другие фрагменты и области.

1. Настройте форматирование текста или ячейки в Таблицах, Документах или Презентациях. 
2. Выделите текст или ячейку и нажмите на значок малярного валика. 
3. Выберите ячейку или выделите текст, чтобы применить выбранные настройки форматирования. 

Как скопировать тему в новую презентацию

Также вы можете скопировать понравившуюся тему оформления Презентаций в существующую или новую презентацию.

Внимание! Импортировать темы можно только из существующих презентаций Google и PowerPoint. Подробнее о том, как применить свое фоновое изображение для всей презентации…

1. Откройте файл в Google Презентациях на компьютере.
2. В верхней части экрана нажмите СлайдСменить тему.
3. В правом нижнем углу экрана выберите Импорт темы.
4. Нажмите дважды на нужную презентацию.
5. Выберите тему.
6. Нажмите Импортировать тему.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Задач.

Как добавить диаграмму из Таблиц

В вашей презентации много данных? Чтобы зрителям было проще их воспринимать, создайте диаграмму в Таблицах и вставьте ее в слайд. Все последующие изменения данных в связанном файле Таблиц будут автоматически отображаться в презентации.

Как вставить диаграмму

1. Откройте файл в Google Документах или Презентациях на компьютере.
2. Нажмите Вставка Диаграмма Из Таблиц.
3. Выберите таблицу с нужной диаграммой и нажмите Выбрать.
4. Нажмите на диаграмму.
   • Если не нужно сохранять связь диаграммы с таблицей, снимите соответствующий флажок.
5. Нажмите Импортировать.

Как изменить диаграмму из презентации

1. Откройте файл в Google Документах или Презентациях на компьютере.
2. Нажмите Вставка Диаграмма Из Таблиц.
3. Выберите таблицу с нужной диаграммой и нажмите Выбрать.
4. Нажмите на диаграмму.
   • Если не нужно сохранять связь диаграммы с таблицей, снимите соответствующий флажок.
5. Нажмите Импортировать.

Как обновить диаграмму на основе исходных данных в Таблицах

Если вам потребуется что-то изменить в последнюю минуту, важно, чтобы нигде не остались устаревшие данные.

1. Откройте файл в Google Документах или Презентациях на компьютере.
2. Нажмите Обновить в правом верхнем углу диаграммы, таблицы или слайда.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Задач.

Как создать схему с помощью инструментов для рисования

Как создать блок-схему, диаграмму или другой рисунок

1. Откройте документ в браузере на компьютере.
2. В левом верхнем углу нажмите Вставка Рисунок + Новый.
3. С помощью инструментов редактирования вставьте фигуры, линии или текст.

Как добавить рисунок в документ или презентацию

1. Откройте документ в браузере на компьютере.
2. В левом нижнем углу нажмите Вставка Рисунок С Диска.
3. Выберите нужный рисунок.
4. Нажмите Выбрать.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Задач.

Как вставлять диаграммы других типов

Внимание! Диаграммы можно вставлять в презентации на любом языке, использующем латинский алфавит.

1. Откройте файл в Google Презентациях на компьютере.
2. Перейдите к нужному слайду.
3. Вверху на странице нажмите ВставкаДиаграмма.
4. Выберите стиль, количество уровней и шаблон.
5. Диаграмма будет добавлена на слайд, и вы сможете изменить ее.

Как добавлять заметки докладчика

Вы можете добавить в свою презентацию заметки докладчика, которые в процессе показа будут видны только вам, но пользователи, с которыми вы поделились этим файлом, будут их видеть. При показе презентации для заметок докладчика предусмотрено отдельное окно.

1. Откройте файл в Google Презентациях.
2. В правом верхнем углу экрана нажмите на стрелку вниз рядом с кнопкой "Смотреть" .
3. Выберите Режим докладчика.
4. Нажмите Заметки докладчика.

После этого вы сможете добавить текст под слайдом.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.

Как отвечать на вопросы участников

В Google Презентациях можно в любой момент выступления показывать вопросы от аудитории на экране. Зрители могут отправлять вопросы с любых устройств.

Как начать сеанс вопросов и ответов

1. Откройте презентацию.
2. Нажмите на стрелку вниз вверху экрана рядом с иконкой "Слайд-шоу" .
3. Выберите Режим докладчика.
4. Нажмите Инструменты аудитории в появившемся окне.
   • Чтобы начать новый сеанс вопросов и ответов, выберите Начать новый.
   • Чтобы вернуться к предыдущему сеансу, нажмите Продолжить последний.
   • Если вы больше не хотите получать вопросы от аудитории, нажмите на переключатель в окне сеанса вопросов и ответов.
     • Совет. Даже если вы не закончили сеанс вопросов и ответов, он закроется автоматически вместе с презентацией.

В начале сеанса в верхней части слайдов появится короткий URL презентации. Зрители могут ввести этот URL в браузере, чтобы отправить вопрос. Вопросы будут появляться в окне "Режим докладчика".

Как показать вопрос зрителям

Чтобы показывать полученные вопросы во время презентации, выполните следующие действия:

1. Найдите нужный вопрос в разделе "Инструменты аудитории".
2. Нажмите Показать.
   • Чтобы перейти к другому вопросу, выберите его и нажмите Показать.
   • Чтобы скрыть вопрос, нажмите Скрыть.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.

 

Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с советами по созданию презентаций.

Дальнейшие действия

 Неделя 5. Увеличение эффективности работы

               

Вашему бизнесу требуются расширенные функции Google Workspace?

Попробуйте Google Workspace уже сегодня

 

 

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}