Settimana 4: gestisci progetti efficienti

Tieni sotto controllo i progetti, gestisci il tuo tempo e sfrutta al meglio Fogli e Presentazioni Google

• Gestire gli elenchi di attività
• Utilizzare i fogli di lavoro da professionista
• Realizzare presentazioni interattive e di effetto

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Gestire gli elenchi di attività

Gestire gli elenchi di attività da svolgere con Tasks

Gestisci le tue attività e gli elenchi dei progetti con Google Tasks. Tasks offre un modo semplice per creare elenchi personali delle attività quotidiane con date di scadenza. Si integra perfettamente in Gmail e Calendar e si sincronizza su tutti i tuoi dispositivi.

Aprire Tasks

Puoi aggiungere attività al riquadro laterale in alcune app di Google Workspace.

1. Vai a Gmail, Calendar, Chat, Drive o apri un file in Documenti, Fogli o Presentazioni Google.
   • Importante: se non riesci a visualizzare l'app Tasks, fai clic sulla freccia in basso a destra nella schermata per espandere il riquadro.
2. A destra, fai clic su Tasks .

Suggerimento: negli spazi di Gmail, puoi creare, assegnare, modificare, completare ed eliminare le attività di gruppo.

Trascinare un'email nel tuo elenco di Tasks

Puoi trascinare un'email in Tasks e visualizzarla come un'attività di un elenco. Puoi quindi modificare l'attività, aggiungere dettagli e programmare promemoria periodici o singoli.

1. Vai a Gmail.
2. A destra, fai clic su Tasks .
3. Trova l'email da salvare come attività.
4. Trascina l'email nel riquadro laterale.
5. Per aggiungere una data e un'ora, fai clic su Data/ora​.

Creare e assegnare attività in uno spazio

Come membro di uno spazio in Google Chat, puoi creare e gestire attività di gruppo e assegnare attività ad altri membri dello spazio. Puoi visualizzare le attività nello spazio in cui sono state create. Se ti viene assegnata un'attività, puoi visualizzarla nel tuo elenco di attività personali in Google Tasks. Quando qualcuno crea o aggiorna un'attività, nello spazio viene visualizzata una notifica.

Suggerimento: se utilizzi un account di lavoro o della scuola e non vedi la scheda "Attività" in uno spazio, contatta l'amministratore di Google Workspace per attivare questa funzionalità.

1. Apri Google Chat o Gmail sul computer.
   • In Gmail: a sinistra, fai clic su Chat.
2. Seleziona lo spazio in cui vuoi creare un'attività.
3. In alto, fai clic sulla scheda Attività Aggiungi attività dello spazio.
   Suggerimento: in Gmail, potresti dover espandere lo spazio per visualizzare la scheda Attività.
4. Inserisci il titolo dell'attività.
5. (Facoltativo) Per aggiungere una descrizione o altri dettagli, fai clic su Aggiungi dettagli e inserisci le informazioni.
6. (Facoltativo) Per aggiungere una data e un'ora, fai clic su Aggiungi data/ora effettua le selezioni fai clic su OK.
   Suggerimento: se aggiungi una data e un'ora alla tua attività, riceverai delle notifiche nelle date e agli orari pianificati.
7. (Facoltativo) Per assegnare l'attività a un membro dello spazio, fai clic su Assegna fai clic sul nome della persona. Per assegnare l'attività a una persona che non è membro dello spazio, devi prima invitarla a entrare nello spazio.
   Suggerimento: se l'assegnatario abbandona lo spazio, l'attività rimane nello spazio e nel suo elenco di attività personali in Google Tasks.
8. Fai clic su Aggiungi.

Dopo aver creato un'attività, viene visualizzata una notifica nello spazio per informare tutti i partecipanti.

Scopri di più nel Centro assistenza Google Tasks

Impostare promemoria periodici in Tasks

Puoi impostare scadenze per le attività e aggiungere promemoria periodici. Se aggiungi una data di scadenza, l'attività viene aggiunta anche in Calendar.

1. Vai a Gmail, Calendar, Chat, Drive o apri un file in Documenti, Fogli o Presentazioni Google.
2. A destra, fai clic su Tasks .
3. Fai clic su un'attività esistente o creane una nuova.
4. Per aggiungere una data e un'ora, fai clic su Data/ora.
5. Accanto a "Data/ora", fai clic su Ripeti .
6. Nella sezione "Si ripete ogni", seleziona giorno, settimana, mese o anno.
7. In "Termina", seleziona un'opzione per creare un'attività ricorrente:
   • Senza data di fine, seleziona Mai.
   • Con una data di fine specifica, seleziona Data, quindi scegli una data.
   • Se termina dopo un certo numero di occorrenze, seleziona Dopo e poi seleziona un numero di occorrenze.
8. Fai clic su OK.

 

Vuoi conoscere altre nozioni di base su Tasks? Guida introduttiva all'utilizzo di Tasks in Google Workspace

Utilizzare i fogli di lavoro da professionista

Aggiungere caselle di controllo ai fogli di lavoro

1. Apri un foglio di lavoro in Fogli Google sul computer.
2. Seleziona le celle in cui inserire le caselle di controllo.
3. Nel menu in alto, fai clic su Inserisci Casella di controllo.
4. Se vuoi rimuovere le caselle di controllo, selezionale e premi Elimina.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza editor di documenti Google

Creare grafici a partire dai dati

1. Apri un foglio di lavoro in Fogli Google sul computer.
2. Seleziona le celle che vuoi includere nel grafico.
3. Fai clic su Inserisci Grafico.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza editor di documenti Google

Creare schede personalizzate con i colori

Modifica il colore delle schede di un foglio di lavoro per distinguerle velocemente.

1. Nella scheda di un foglio, fai clic sulla freccia giù .
2. Fai clic su Cambia colore e seleziona un colore.
3. Per scegliere un colore personalizzato, fai clic su Personalizza e seleziona un colore utilizzando i dispositivi di scorrimento o inserendo un numero di colore. (facoltativo)

Rimuovere i dati duplicati

Puoi facilmente rimuovere i valori duplicati dal foglio, senza dover scrivere uno script per l'app o rimuovere manualmente i dati.

1. In Fogli, apri un foglio di lavoro.
2. Seleziona l'intervallo di dati da cui vuoi rimuovere i dati duplicati.
3. Fai clic su DatiRimuovi duplicati.
4. Seleziona le colonne da includere e specifica se i dati sono corredati da intestazioni.
5. Fai clic su Rimuovi duplicati.
6. Nella finestra dello stato, fai clic su OK.

Automatizzare le attività con le macro

 

Puoi risparmiare tempo automatizzando le attività ripetitive con le macro di Fogli Google. Supponi di dover formattare nuove importazioni di dati o creare lo stesso grafico su più fogli di dati trimestrali. Ripetere manualmente gli stessi passaggi può portar via ore intere. Invece, puoi utilizzare una macro di Fogli per registrare queste azioni e riusarle facilmente senza dover scrivere codice.

1. Sul computer, apri un foglio di lavoro all'indirizzo sheets.google.com.
2. In alto, fai clic su Estensioni  Macro Registra macro.
3. Nella parte inferiore del foglio, scegli quale tipo di riferimento di cella vuoi che la macro utilizzi:

• Utilizza riferimenti assoluti: la macro svolgerà le attività sulla cella esatta registrata. Ad esempio, se indichi di applicare il grassetto alla cella A1, la macro applicherà il grassetto solo e sempre alla cella A1, indipendentemente dalla cella su cui hai fatto clic.
• Utilizza riferimenti relativi: la macro svolgerà le attività sulla cella selezionata e sulle celle vicine. Ad esempio, se hai registrato una macro per applicare il grassetto alle celle A1 e B1, la macro può essere utilizzata in seguito per applicare il grassetto alle celle C1 e D1.

4. Completa l'attività che vuoi registrare. Al termine, fai clic su Salva.
5. Assegna un nome alla macro, crea una scorciatoia personalizzata e fai clic su Salva.

• Nota: quando crei una macro in Fogli Google, viene creato uno script Apps Script. Per modificare questo script, fai clic su Strumenti Editor di script.

Per eseguire una macro, fai clic su Estensioni Macro la macro che ti interessa.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza editor di documenti Google

Limitare i dati che gli altri possono vedere o modificarli con intervalli e fogli protetti

Impedire ad altre persone di apportare modifiche a fogli e intervalli

1. Apri un foglio di lavoro in Fogli Google.
2. Fai clic su Dati Proteggi fogli e intervalli. Si aprirà un riquadro sulla destra.
3. Fai clic su Aggiungi un foglio o un intervallo o fai clic su una protezione esistente per modificarla.
4. Per proteggere un intervallo, fai clic su Intervallo. Per proteggere un foglio, fai clic su Foglio.
   • Intervallo. Per modificare o inserire l'intervallo da proteggere, fai clic sull'icona del foglio di lavoro ed evidenzia l'intervallo nel foglio di lavoro.
   • Foglio. Scegli il foglio da proteggere. Se vuoi che alcune celle del foglio di lavoro non vengano protette, seleziona la casella di fianco a "Tranne alcune celle".
5. Fai clic su Imposta autorizzazioni o Modifica autorizzazioni.
6. Scegli come desideri limitare la modifica:

• Per mostrare un avviso quando qualcuno apporta una modifica: seleziona "Mostra un avviso se si modifica questo intervallo". Non impedirai alle persone di apportare modifiche, ma gli utenti visualizzeranno un messaggio con una richiesta di conferma per procedere alla modifica.
• Per scegliere chi può modificare l'intervallo o il foglio: seleziona "Limita chi può modificare questo intervallo". Scegli:
  • Solo tu. Solo tu puoi modificare l'intervallo o il foglio (oltre al proprietario del file, se diverso da te).
  • Solo nel dominio. Se utilizzi Fogli Google al lavoro o a scuola, solo le persone del tuo dominio potranno modificare l'intervallo o il foglio. Questa opzione è disponibile solo quando tutti i membri del dominio possono modificare il foglio di lavoro.
  • Personalizza. Solo le persone da te selezionate possono modificare l'intervallo o il foglio.
  • Copia le autorizzazioni di un altro intervallo. Riutilizza le autorizzazioni configurate in precedenza per un insieme di celle o un foglio diversi.

7. Fai clic su Salva o Fatto.

Per visualizzare le celle protette, fai clic su Visualizza  Mostra  Intervalli protetti. Le celle verranno visualizzate con uno sfondo a strisce.

Nascondere un foglio

1. Apri un foglio di lavoro in Fogli Google.
2. Fai clic sul foglio che vuoi nascondere.
3. Nella scheda del foglio, fai clic sulla Freccia giù .
4. Fai clic su Nascondi foglio. Se il foglio di lavoro non contiene due o più fogli, questa opzione non verrà visualizzata.

Nota: le persone con accesso in modifica possono mostrare un foglio che è stato nascosto. Le persone con accesso per la visualizzazione non vedranno il foglio nascosto, ma possono farne una copia e poi selezionare Visualizza per mostrare il foglio.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza editor di documenti Google

Ordinare e filtrare i dati

Filtrare i dati senza modificare le informazioni visibili agli altri utenti

Su un computer puoi filtrare i dati in modo che vengano applicati solo alla visualizzazione del foglio di lavoro. Le modifiche alla visualizzazione filtrata vengono salvate automaticamente.

1. Apri un foglio di lavoro in Fogli Google sul computer.
2. Fai clic su Dati Visualizzazioni filtrate Crea nuova visualizzazione filtrata.
3. Ordina e filtra i dati.
4. Per chiudere la visualizzazione filtrata, fai clic su Chiudi in alto a destra.
5. La visualizzazione filtrata viene salvata automaticamente.

Puoi anche filtrare i dati in modo che siano visibili alle altre persone.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza editor di documenti Google

Scopri di più:  Guide per la produttività di Fogli Google

Realizza presentazioni interattive e di effetto

Creare una presentazione con i modelli degli editor di documenti

Sia che tu debba creare un modello riutilizzabile per il tuo team o mantenere l'uniformità del tuo brand all'esterno, utilizza modelli che ti aiutano a dare un aspetto ordinato e professionale alle tue presentazioni.

1. Apri Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli Google o Google Sites sul computer.
2. Fai clic su Galleria modelli in alto a destra.
3. Fai clic sul modello che vuoi utilizzare.
4. Viene aperta una copia del modello.

Suggerimento: se accanto al modello è presente la dicitura "Componente aggiuntivo", potresti dover installare un componente aggiuntivo per utilizzarlo. Scopri di più sui componenti aggiuntivi.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza editor di documenti Google

Copiare formati di testo o temi

Copia la formattazione del testo

Se ti piace una particolare formattazione del testo, puoi copiarla rapidamente su altre aree.

1. In un foglio di lavoro, un documento o una diapositiva, formatta il testo o la cella in base alle tue esigenze. 
2. Evidenzia il testo o la cella e fai clic sull'icona del rullo nell'angolo in alto a sinistra. 
3. Fai clic su una cella o evidenzia il testo. La cella o il testo evidenziato acquisiranno la stessa formattazione. 

Copiare un tema in una nuova presentazione

Puoi anche copiare un tema di Presentazioni che ti piace su una presentazione nuova o esistente.

Importante: il tema importato deve provenire da una presentazione di Presentazioni Google o PowerPoint esistente. Puoi anche utilizzare una tua immagine come sfondo per l'intera presentazione. 

1. Sul computer, apri una presentazione in Presentazioni Google. 
2. In alto, fai clic su Diapositiva Cambia tema.
3. Fai clic su Importa tema in basso a destra.
4. Fai doppio clic sulla presentazione che vuoi utilizzare. 
5. Fai clic sul tema che preferisci. 
6. Fai clic su Importa tema.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza editor di documenti Google

Aggiungere un grafico di dati da Fogli

Se la tua presentazione contiene molti dati, aiuta il pubblico a visualizzarli facilmente trasformando le informazioni in grafici. Crea un grafico in Fogli e aggiungilo alla presentazione. Il grafico è collegato ai dati inseriti in Fogli, in questo modo tutte le modifiche che apporti ai dati saranno aggiornate automaticamente nella presentazione.

Inserire un grafico

1. Apri un documento o una presentazione in Documenti Google o Presentazioni Google sul computer.
2. Fai clic su Inserisci Grafico Da Fogli.
3. Fai clic sul foglio di lavoro che contiene il grafico da aggiungere, quindi fai clic su Seleziona.
4. Fai clic sul grafico che vuoi aggiungere.
   • Se non vuoi che il grafico venga collegato al foglio di lavoro, deseleziona "Collega al foglio di lavoro".
5. Fai clic su Importa.

 Modificare il grafico direttamente dalla presentazione

1. Apri un documento o una presentazione in Documenti Google o Presentazioni Google sul computer.
2. Fai clic su Inserisci Grafico Da Fogli.
3. Fai clic sul foglio di lavoro che contiene il grafico da aggiungere, quindi fai clic su Seleziona.
4. Fai clic sul grafico che vuoi aggiungere.
   • Se non vuoi che il grafico venga collegato al foglio di lavoro, deseleziona "Collega al foglio di lavoro".
5. Fai clic su Importa.

Aggiornare il grafico in modo che corrisponda all'originale in Fogli

Se apporti una modifica al volo, verifica che tutti i dati siano aggiornati.

1. Apri un documento o una presentazione in Documenti Google o Presentazioni Google sul computer.
2. Nell'angolo in alto a destra del grafico, della tabella o della diapositiva, fai clic su Aggiorna.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza editor di documenti Google

Creare diagrammi di flusso con i disegni

Creare un diagramma di flusso, un grafico o un altro tipo di disegno

1. Apri un documento sul computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su Inserisci Disegno Nuovo.
3. Inserisci forme, linee o testo con gli strumenti di modifica.

Aggiungere un disegno a un documento o a una presentazione

1. Apri un documento sul computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su Inserisci Disegno Da Drive.
3. Fai clic sul disegno che vuoi inserire. 
4. Fai clic su Seleziona.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza editor di documenti Google

Inserire altri tipi di diagrammi

Importante: puoi inserire un diagramma in qualsiasi lingua che utilizza l'alfabeto latino.

1. Apri una presentazione in Presentazioni Google sul computer.
2. Vai alla diapositiva in cui vuoi aggiungere il diagramma.
3. In alto, fai clic su Inserisci  Diagramma.
4. Scegli lo stile, il numero di livelli e il modello.
5. Il diagramma verrà aggiunto alla diapositiva e potrai modificarlo come preferisci.

Aggiungere le note del relatore

Puoi aggiungere alle presentazioni note del relatore che saranno visibili solo a te nel corso della presentazione. Le persone con le quali condividi la presentazione possono vedere le note. Quando presenti le diapositive, le note del relatore sono in una finestra separata.

1. Apri una presentazione in Presentazioni Google.
2. Nell'angolo in alto a destra, accanto a Slideshow , fai clic sulla Freccia giù .
3. Fai clic su Visualizzazione presentatore.
4. Fai clic su Note del relatore.

Dopodiché potrai aggiungere il testo sotto la diapositiva.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza editor di documenti Google

Condurre una sessione di domande e risposte dal vivo

Puoi avviare una sessione di domande e risposte dal vivo nella tua presentazione Google e presentare le domande in qualsiasi momento. I visualizzatori possono porre domande da qualsiasi dispositivo.

Avviare domande e risposte e ricevere domande dagli spettatori

1. Apri una presentazione Google.
2. In alto, accanto a Slideshow , fai clic sulla Freccia giù .
3. Fai clic su Visualizzazione presentatore.
4. Nella nuova finestra, fai clic su Strumenti per il pubblico.
   • Per avviare una nuova sessione, fai clic su Avvia nuova.
   • Per riprendere una sessione recente, fai clic su Continua recente.
   • Per chiudere la sessione di domande e risposte, fai clic sull'opzione On/Off nella finestra di Q&A.
     • Suggerimento: anche se non la disattivi, la sessione di domande e risposte non verrà più visualizzata poco dopo la fine della tua presentazione Google.

Quando avvii la sessione, nella parte superiore delle diapositive viene visualizzato un URL breve per la presentazione. Gli spettatori possono inserire l'URL nel browser per inviare una domanda. Le domande saranno visualizzate nella finestra della Visualizzazione presentatore.

Mostrare una domanda agli spettatori

I presentatori possono mostrare le domande del pubblico durante una presentazione:

1. In "Strumenti per il pubblico", trova una domanda da mostrare.
2. Fai clic su Presenta.
   • Per cambiare la domanda, trovane un'altra e fai clic su Presenta.
   • Per nascondere la domanda, fai clic su Nascondi.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza editor di documenti Google

 

Scopri di più:  Suggerimenti per creare presentazioni formidabili

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 Settimana 5: aumenta la produttività

               

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