Korzystanie z pokoi w Google Chat

Dzięki pokojom w Google Chat wszyscy mogą spotkać się w jednym miejscu, aby przedyskutować jakiś temat lub projekt zespołowy. Takim pokojem może zarządzać jego twórca lub administrator. Użytkownicy pokoju mogą obserwować wątki rozmów, współpracować nad dokumentami i organizować spotkania.

Przypadki użycia biznesowego

Dzięki pokojom możesz:

• trzymać wątki rozmów w jednym miejscu;
• grupować użytkowników według wspólnych plików, zadań i harmonogramów;
• tworzyć oddzielne miejsca dla różnych rozmów.

Dowiedz się, jak utworzyć pokój.

Możliwość skupienia się na zadaniu dzięki wbudowanym wątkom

Oprócz głównej rozmowy w pokoju czat może zawierać rozmowy podrzędne zwane wątkami. Wątki przydają się, gdy rozmowa oddala się od tematu lub wymaga głębszej dyskusji.

Dzięki wbudowanym wątkom możesz: wyświetlać wszystkie wątki w pokoju na karcie wątków, odpowiadać na wiadomości w wątku, obserwować wątki.

Sprawdzone metody dotyczące wątków:

• Trzymaj się tematu danego wątku. Jeśli prowadzonych jest kilka rozmów, rozważ utworzenie nowego wątku.
• Zaproś innych użytkowników do dodawania i sprawdzania informacji, które ich dotyczą.
• Zwięźle przedstaw zasady i wytyczne dotyczące pokoju.

Porządkowanie plików i zadań za pomocą pokoi

Dzięki pokojom możesz organizować projekty i współpracować nad nimi przy użyciu narzędzi Google Workspace, takich jak Dokumenty Google, Kalendarz czy Meet. Karty Pliki i Zadania znajdują się u góry okna pokoju.

	Na karcie Pliki możesz: dodać pliki, otworzyć plik w oknie bocznym, przejść do lokalizacji pliku na Dysku Google, przejść do wątku, w którym załączono plik.
	Na karcie Zadania możesz: utworzyć zadanie, oznaczyć zadanie jako ukończone, przypisać zadanie, wyznaczyć termin ukończenia zadania, przejść do wątku, w którym załączono zadanie.

Tworzenie pokoi i zarządzanie nimi

Gdy tworzysz pokój, stajesz się jego menedżerem. Menedżera od użytkownika odróżnia ikona  obok jego nazwy. Menedżer pokoju ma te uprawnienia:

• Zarządzanie pokojem – menedżer pokoju może zmienić jego nazwę i opis oraz wytyczne korzystania z pokoju.
• Przypisywanie ról w Google Chat – menedżer pokoju może przypisywać innym użytkownikom uprawnienia do zarządzania.
• Zarządzanie użytkownikami – menedżer pokoju może dodawać użytkowników do pokoju i ich z niego usuwać.
• Kontrola nad wiadomościami – menedżer pokoju może usuwać wiadomości.

Sprawdzone metody zarządzania

Zalecane czynności	Niezalecane czynności
Aktualizuj wytyczne dotyczące korzystania z pokoju i jego opis przy pierwszej konfiguracji pokoju oraz w razie potrzeby, na przykład: gdy rośnie liczba użytkowników pokoju, gdy zmienia się przeznaczenie pokoju, gdy nowa reguła organizacji ma wpływ na czat.	Modyfikowanie wytycznych bez powiadamiania użytkowników.
Usuwaj z czatu wiadomości, które naruszają wytyczne obowiązujące w organizacji lub pokoju.	Usuwanie wiadomości bez informowania użytkownika o przyczynie tego działania.
Dodawaj i zapraszaj nowych użytkowników do pokoi, które są ważne lub przydatne w ich pracy. Uwzględniaj wszelkie potrzebne wytyczne, reguły i protokoły dotyczące korzystania z pokoi w organizacji.	Oczekujemy, że użytkownicy będą samodzielnie wyszukiwać odpowiednie pokoje i wytyczne.

Dbanie o to, aby wszyscy byli na bieżąco, dzięki możliwym do znalezienia pokojom

Korzystanie z tej funkcji jest możliwe tylko pod warunkiem, że została włączona dla organizacji. Aby uzyskać pomoc, skontaktuj się z administratorem. 

Możesz użyć pokoi możliwych do znalezienia w przypadku tematów, które nie muszą być ograniczone do konkretnych osób lub zespołów. Dzięki takim pokojom informacje są bardziej przejrzyste, co ułatwia współpracę i prowadzenie dyskusji na określone tematy.

Poziom dostępu do pokoju możliwego do znalezienia określasz podczas jego tworzenia. Masz do wyboru te opcje:

• Z ograniczonym dostępem – dostęp do pokoju mają tylko bezpośrednio dodani i zaproszeni użytkownicy.
• Wszystkie osoby z organizacji – wszyscy użytkownicy w organizacji mają dostęp do pokoju i mogą do niego dołączyć, jeśli mają do niego link.

Po utworzeniu pokoju tylko Ty i inni menedżerowie pokoju możecie zmienić poziom dostępu. Nowych użytkowników możesz dodać w oknie Wyświetlaj i dodawaj użytkowników lub przez wysłanie użytkownikowi linku do pokoju.

Link do udostępniania pokoju znajdziesz:

• w oknie Wyświetlanie i dodawanie użytkowników,
• w menu nagłówka pokoju,
• w oknie komunikatu systemowego wyświetlanego po utworzeniu lub zaktualizowaniu pokoju możliwego do znalezienia.

W menu pokoju możesz: wyświetlać i dodawać użytkowników, dodawać osoby i aplikacje, wyświetlać szczegóły pokoju, kopiować link do pokoju, zarządzać webhookami (tylko dla programistów).

 Aby dowiedzieć się, jak ustawić pokój jako możliwy do znalezienia, przeczytaj artykuł na temat tworzenia pokoi z różnymi poziomami dostępu.

Sprawdzone metody tworzenia pokoi możliwych do znalezienia

Zanim utworzysz pokój, wykonaj te czynności razem z administratorem:

1. Określ zakres pokoju.
2. Ustal poziom dostępu na podstawie tego, do czego ma służyć pokój. Jeśli jest przeznaczony dla zespołu, projektu lub grupy, dostęp do niego powinien być ograniczony. Jeśli ma służyć do dyskusji na wybrane tematy, powinien być otwarty.
3. Utwórz jasny opis tego, do czego jest przeznaczony pokój. Opis pokoju ułatwi użytkownikom znalezienie go za pomocą paska wyszukiwania.

   Uwaga: tylko użytkownicy zaproszeni bezpośrednio do pokoju mogą go znaleźć za pomocą paska wyszukiwania.

4. Opracuj zbiór wytycznych dotyczących pokoju. Jeśli masz menedżerów pokoju, omów z nimi wytyczne, bo to oni będą je egzekwować. Jeśli pokój jest mały, wytyczne mogą nie być potrzebne.

Przykładowe pokoje Grupa kulturalna firmy Pokój zespołu Pokój planowania projektu Drużyna sportowa firmy Aktualności na temat firmy Tematy na czasie Pokój dla nowych pracowników Pomoc IT Opinie o firmie

Więcej informacji

• Pierwsze kroki z Gmailem
• Ściągawka z Gmaila
• Tworzenie pokoi z różnymi poziomami dostępu
• Informacje o pokojach i rozmowach grupowych