Avec les espaces Google Chat, vous pouvez rassembler tous les participants à un sujet ou un projet d'équipe au même endroit. Ces espaces peuvent être gérés par un administrateur ou par leur créateur. Les membres peuvent suivre des fils de discussion, collaborer sur des documents et organiser des réunions dans tout l'espace.
Cas d'utilisation commerciale
Utilisez les espaces si vous souhaitez :
- regrouper les fils de conversation au même endroit ;
- organiser des groupes autour de fichiers, de tâches et de planning partagés ;
- conserver des espaces dédiés aux différentes conversations.
Découvrez comment créer un espace.
Garder le cap grâce aux fils de discussion intégrés
Outre la conversation principale d'un espace, les messages peuvent contenir des sous-conversations appelées fils de discussion. Les fils de discussion sont utiles lorsque les conversations sont hors sujet ou nécessitent une discussion approfondie.
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Avec les fils de discussion intégrés, vous pouvez :
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Bonnes pratiques :
- Veillez à ce que les fils de discussion ne dévient pas de leur sujet principal. S'il existe plusieurs conversations, pensez à créer un fil de discussion.
- Invitez d'autres utilisateurs à contribuer à la discussion ou à examiner les informations qui les concernent.
- Passez rapidement en revue les règles et les consignes d'un espace.
Organiser des fichiers et des tâches grâce aux espaces
Les espaces vous permettent d'organiser vos projets impliquant l'utilisation d'outils Google Workspace tels que Google Docs, Agenda et Meet, et de collaborer dessus. Les onglets "Fichiers" et "Tâches" se trouvent en haut de la fenêtre de chaque espace.
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Dans l'onglet "Fichiers", vous pouvez :
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Dans l'onglet "Tâches", vous pouvez :
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Créer et gérer des espaces
Lorsque vous créez un espace, vous en devenez le gestionnaire. Vous pouvez distinguer un gestionnaire d'un utilisateur grâce à l'icône affichée à côté de son nom. Les gestionnaires d'espaces disposent des droits suivants :
- Gestion de l'espace : les gestionnaires d'espace peuvent modifier le nom, la description et les consignes d'un espace.
- Attribution de rôles Chat : les gestionnaires d'espaces peuvent attribuer des droits de gestion à d'autres utilisateurs.
- Gestion des membres : les gestionnaires d'espaces peuvent ajouter des utilisateurs à un espace ou en retirer.
- Contrôle des messages : les gestionnaires d'espaces peuvent supprimer des messages.
Bonnes pratiques concernant la gestion
| Ce qu'il faut faire | À éviter |
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Mettre à jour les consignes et la description de l'espace lors de sa configuration ou en fonction de vos besoins :
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Modifier des consignes sans avertir les utilisateurs. |
| Supprimer les messages de chat qui ne respectent pas les consignes de votre organisation ou les consignes de l'espace. | Supprimer des messages sans indiquer à l'utilisateur la raison pour laquelle son message a été supprimé. |
| Ajouter et inviter des utilisateurs dans des espaces importants ou utiles pour leur travail. Inclure des consignes, des règles ou des protocoles pour utiliser les espaces dans votre organisation. | Attendre des utilisateurs qu'ils trouvent eux-mêmes des espaces et des consignes pertinents. |
Mettre tout le monde d'accord grâce aux espaces visibles
Vous ne pouvez utiliser cette fonctionnalité que si votre organisation l'autorise. Pour obtenir de l'aide, contactez votre administrateur.
Vous pouvez utiliser les espaces visibles pour les conversions dont l'accès ne doit pas être limité à des individus ou à des équipes spécifiques. Avec les espaces visibles, les informations sont plus transparentes, ce qui facilite les discussions et les collaborations sur des sujets spécifiques.
Vous définissez le niveau d'accès à un espace visible lorsque vous le créez. Voici les options disponibles :
- Limité : seuls les utilisateurs ajoutés ou invités directement ont accès à l'espace.
- Tous les membres de votre organisation : tous les utilisateurs de votre organisation ont accès à l'espace et peuvent le rejoindre à l'aide du lien associé.
Une fois que vous avez créé un espace, seuls vous et les autres gestionnaires de l'espace pouvez modifier son niveau d'accès. Vous pouvez ajouter des membres en accédant à la fenêtre Afficher les membres et en ajouter ou en envoyant le lien de l'espace.
Vous trouverez ce lien :
- dans la fenêtre Afficher les membres et en ajouter ;
- dans le menu déroulant de l'en-tête de l'espace ;
- dans la fenêtre du message du système après la création ou la mise à jour d'un espace visible.
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Dans le menu déroulant de l'espace, vous pouvez :
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Pour découvrir comment créer un espace visible, consultez Créer des espaces dotés de niveaux d'accès différents.
Bonnes pratiques à suivre pour créer un espace visible
Avant de créer des espaces, collaborez avec votre administrateur pour :
- Déterminer le champ d'application de l'espace.
- Déterminer le niveau d'accès en fonction de l'utilisation de cet espace (le restreindre aux équipes, aux projets et aux groupes, ou l'ouvrir pour des sujets précis).
- Décrire clairement en quoi consiste l'espace. La description de l'espace permet aux utilisateurs de le trouver plus facilement à l'aide de la barre de recherche).
Remarque: Seuls les utilisateurs directement invités peuvent rechercher l'espace via la barre de recherche.
- Définir un ensemble de consignes pour votre espace. Si l'espace dispose de gestionnaires, discutez-en avec eux, car ce sont eux qui appliqueront les consignes. Si l'espace compte un petit nombre d'utilisateurs, vous n'aurez peut-être pas besoin de consignes.
Exemples d'espaces
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En savoir plus
- Premiers pas avec Gmail
- Aide-mémoire Gmail
- Créer des espaces dotés de niveaux d'accès différents
- À propos des espaces et des conversations de groupe