Mengadakan acara besar jarak jauh

 Yang akan Anda pelajari

Cara menyelenggarakan acara virtual besar, seperti rapat video dan live stream, dengan Google Meet.

Yang Anda butuhkan

10 menit

 Akun Google Workspace—Belum punya akun? Mulai uji coba 14 hari Anda sekarang juga.

Dalam tutorial ini

Membuat acara dengan tamu internal dan eksternal Membuat acara live stream Praktik terbaik untuk mengadakan acara jarak jauh

1  Membuat acara dengan tamu internal dan eksternal

Luaskan semua  |  Ciutkan semuaCiutkan semua

Ringkasan

Video berikut menampilkan cara membuat acara konferensi video untuk maksimal 500 tamu. Jika Anda memiliki lebih dari 500 tamu, buat acara live stream.

1.1 Membuat acara di Kalender

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Opsional: Jika Anda ingin menambahkan tamu ke acara, klik Telusuri orang di sebelah kiri dan mulai ketik nama tamu.
3. Klik pada waktu mana saja di kalender yang belum ada jadwal acaranya.
4. Tambahkan judul dan detail apa pun pada acara.
5. Klik Simpan.

Tips: Untuk membuat acara yang lebih lama, tarik mouse ke bawah halaman sambil memilih waktu.

1.2 Menyiapkan acara kolaboratif

Sebelum acara dimulai: Buat agenda dan bagikan konten

1. Di halaman beranda Dokumen, pilih salah satu opsi: 

   • Untuk memulai dengan dokumen kosong, klik Buat .

   • Untuk menggunakan template, klik Galeri template. Coba salah satu template Catatan rapat.
2. Tambahkan detail agenda, seperti link ke file yang akan digunakan untuk berkolaborasi.

   Catatan: Pastikan peserta memiliki tingkat akses yang tepat ke file bersama.

3. Klik Bagikan untuk membagikan agenda.
4. Di Kalender, lampirkan agenda ke acara:
   1. Di kisi Kalender, klik dua kali acara.
   2. Klik Tambahkan lampiran , lalu pilih agenda Anda.
   3. Klik Simpan.
   4. Klik Kirim.

Untuk mengetahui detail tentang tingkat akses dan cara berbagi, lihat Mulai menggunakan Dokumen.

Selama acara: Gunakan dua jendela Chrome

1. Di jendela pertama, bergabunglah ke acara di Google Meet. Gunakan jendela ini untuk berinteraksi dengan peserta. 

2. Selain mempresentasikan agenda dan konten bersama di Google Meet, Anda juga dapat membuka agenda atau konten bersama di jendela kedua untuk melihat dan berkolaborasi secara real time.  

3. Letakkan jendela secara berdampingan agar Anda dapat melihat konten dan peserta secara bersamaan.
4. Sarankan peserta untuk menggunakan penyiapan yang sama.

Catatan: Pastikan bahwa presenter acara mengetahui bahwa mereka harus memberi tahu peserta kapan harus beralih ke konten baru. Misalnya, “Sekarang, lihat slide 5.”

Opsional: Selama acara berlangsung, bagikan papan tulis virtual

Jika organisasi Anda menggunakan Jamboard, Anda dapat berdiskusi menggunakan papan tulis virtual. Buka aplikasi web Jamboard di https://jamboard.google.com atau buka Jam di aplikasi smartphone Jamboard dan bagikan selama acara berlangsung. Semua peserta dapat menggambar, menambahkan gambar, atau membuka file Google selama sesi Jam.
 

1.3 Bergabung ke acara

Bergabung ke acara dari Gmail

1. Buka Gmail, lalu klik Meet di sidebar.
2. Pilih salah satu opsi:
   • Klik Rapat baru untuk memulai rapat baruGabung sekarang.
   • Klik Gabung ke rapat, lalu masukkan judul atau kode rapatGabung.
   • Untuk bergabung ke rapat terjadwal, arahkan kursor ke rapat di bagian Rapat sayaGabung sekarang.

Bergabung ke acara dari Kalender

1. Di Google Kalender, klik acara yang ingin Anda ikuti.
2. Klik Bergabung dengan Google Meet.
3. Pada jendela yang terbuka, klik Gabung sekarang. 

Bergabung ke acara dari Meet

Di Meet, jika rapat ada dalam daftar acara terjadwal Anda, pilih rapat tersebut, lalu klik Gabung sekarang. Atau, Anda dapat bergabung dengan kode rapat:

1. Di browser web, buka https://meet.google.com.
2. Klik Masukkan kode atau judulmasukkan detailnyaklik Gabung.
   • Kode rapat adalah string huruf di akhir link rapat. Anda tidak perlu memasukkan tanda hubung.
   • Anda hanya dapat menggunakan judul rapat dengan orang dalam organisasi Anda. Saat ini, fitur tersebut hanya tersedia bagi pengguna Google Workspace.

   • Jika organisasi Anda telah membeli dan memasang perangkat Meet hardware, Anda juga dapat memasukkan kode atau judul rapat ke dalam perangkat tersebut.

3. Klik Gabung sekarang.

Jika Anda mengalami masalah saat bergabung ke rapat, lihat Memecahkan masalah saat bergabung dan membuat rapat.

1.4 Melakukan presentasi selama acara berlangsung

Penyelenggara rapat yang menggunakan Google Workspace for Education dapat mencegah peserta berbagi layar. 

1. Di Google Drive, buka file Google Dokumen, Google Spreadsheet, atau Google Slide yang ingin dibagikan atau dipresentasikan.
2. (Opsional) Untuk mengedit dokumen, spreadsheet, atau presentasi secara bersamaan dengan tamu:
   1. Di pojok kanan atas, klik Bagikan.
   2. Tambahkan judul pada dokumen, lalu klik Simpan.
   3. Tambahkan tamu rapat dan berikan akses Editor kepada semua orang.
   4. Klik Kirim.
3. Buka Google Meet dan gabung ke rapat.
4. Klik Presentasikan sekarang, lalu pilih yang ingin dibagikan:
   • Seluruh layar Anda
   • Jendela
   • Tab
5. Klik Bagikan.

Tips: Jika Anda tidak menggunakan browser Chrome (yang secara otomatis menyembunyikan notifikasi pop-up), jangan tampilkan atau nonaktifkan notifikasi agar tidak muncul saat Anda melakukan presentasi.

Jika kamera Anda aktif, peserta dapat terus melihat video Anda saat memberikan presentasi.

Untuk mengetahui cara memecahkan masalah terkait presentasi, lihat Memecahkan masalah kamera dan presentasi.

Bergabung hanya untuk memberikan presentasi

Jika Anda bergabung untuk memberikan presentasi, hanya jendela atau aplikasi komputer yang ditampilkan dalam rapat. Tidak ada audio atau video lain yang dikirim atau diterima.

1. Buka https://meet.google.com/.
2. Pilih salah satu opsi:
   • Pilih rapat terjadwal
   • Klik Masukkan kode atau judulmasukkan detailnyaklik Gabung.
3. Klik Presentasikan.
4. Pilih salah satu jendela atau aplikasi.
5. Pilih Bagikan.

Menghentikan presentasi

Di Meet, bergantung pada cara Anda membagikan konten, pilih salah satu opsi:

• Seluruh layar Anda atau Jendela—Di bagian atas, klik Hentikan presentasi atau di bagian bawah, klik Hentikan berbagi.
• Tab Chrome—Di bagian atas, klik Hentikan.

1.5 Merekam acara

Rekaman hanya tersedia untuk Meet versi komputer. Pengguna aplikasi seluler akan menerima notifikasi saat rekaman dimulai atau dihentikan, tetapi tidak dapat mengontrol rekaman.

Anda dapat menggunakan fitur ini hanya jika organisasi mendukungnya. Untuk mendapatkan dukungan, hubungi administrator untuk mendapatkan bantuan.

1. Buka Meet.
2. Di rapat video, di bagian bawah, klik Aktivitas PerekamanMulai merekamMulai.
   Jika perlu, buka Tidak dapat menemukan tombol perekaman.
3. Tunggu perekaman dimulai.
   Peserta lainnya akan diberi tahu saat perekaman dimulai atau berhenti.
4. Klik Berhenti merekam setelah selesai.
   Perekaman juga berhenti saat semua orang meninggalkan rapat.
5. Klik Berhenti merekam lagi untuk mengonfirmasi.

Jika sudah siap, file rekaman disimpan ke Drive Saya milik penyelenggara rapat di folder Rekaman Meet. Email dengan link rekaman juga dikirim ke penyelenggara rapat dan orang yang memulai perekaman.

2  Membuat acara live stream

Ringkasan

Anda dapat menggunakan fitur ini hanya jika organisasi mendukungnya. Untuk mendapatkan dukungan, hubungi administrator untuk mendapatkan bantuan.

Pelajari lebih lanjut pengalaman live stream yang diperbarui.

Anda dapat menambahkan live streaming hanya lihat untuk acara, seperti rapat yang diikuti seluruh karyawan di perusahaan. Acara live stream dapat dihadiri oleh maksimal 100.000 orang dalam organisasi Anda.

Buat acara live stream untuk presenter, yang dapat memulai dan menghentikan live stream selama rapat berlangsung serta merekam rapat. Kemudian, buat acara kedua yang bersifat hanya lihat untuk tamu.

2.1 Membuat acara live stream untuk presenter

1. Buka Google Kalender.
2. KlikBuatAcaraOpsi lainnya.
3. Tambahkan detail acara, seperti tanggal, waktu, dan deskripsi.
4. Tambahkan tamu yang dapat berpartisipasi penuh dalam rapat video. 
   • Semua tamu yang ditambahkan ke acara ini dapat dilihat dan didengar oleh peserta lain. Setiap tamu juga dapat mempresentasikan layarnya.
   • Orang dari organisasi lain dan domain tepercaya dapat ditambahkan. Hanya orang dalam organisasi Anda yang dapat merekam dan mengontrol streaming.
5. Di samping Gabung dengan Google Meet, klik Panah bawah Tambahkan live stream.
6. Klik Tambahkan live stream lagi untuk mengonfirmasi.
7. Klik SimpanKirim.
   Catatan: Streaming tidak dimulai secara otomatis. Selama rapat, klik di kanan bawah, klik Live StreamingMulai streaming.

2.2 Membuat acara tambahan untuk tamu hanya lihat

Untuk mengundang seseorang ke live stream hanya lihat, buat acara dengan akses hanya lihat. Acara akan ditambahkan ke Kalender orang tersebut dengan menyertakan link untuk tamu hanya lihat.

Orang yang diundang ke acara ini tidak terlihat atau terdengar dalam rapat, dan tidak dapat mempresentasikan, merekam, atau mengontrol streaming.

Tips: Jika diundang, tamu hanya lihat dapat bergabung ke live stream meskipun akun mereka tidak mendukung live streaming atau organisasi mereka menonaktifkannya.

1. Buka Google Kalender.
2. Klik acara live stream yang Anda buat Edit .
3. Di bagian atas, klik Tindakan lainnya Buat acara dengan akses hanya lihat.
4. Tambahkan tamu atau ruang untuk akses hanya lihat, serta detail lain seperti deskripsi.
5. Klik Simpan Kirim.

2.3 Memulai acara live stream

Jika diizinkan oleh administrator, setiap peserta dalam organisasi yang sama dengan penyelenggara rapat dapat memulai atau menghentikan live stream. Live stream berhenti otomatis setelah 8 jam karena batas waktu maksimalnya 8 jam. 

Anda dapat memulai atau menghentikan live stream jika:

• Anda adalah penyelenggara
• Anda berada di organisasi yang sama dengan penyelenggara
• Administrator mengizinkan Anda di live stream
• Anda bergabung sebagai peserta penuh

Tamu hanya lihat hanya dapat melihat dan tidak dapat mengontrol live stream.

1. Buka Google Kalender, lalu gabung ke rapat video.
2. Pilih Lainnya   Mulai streaming.
3. Konfirmasi bahwa Anda ingin memulai streaming. Saat streaming aktif, "Live" akan ditampilkan di bagian kiri atas. Tamu hanya lihat kini dapat menonton rapat menggunakan URL streaming.
4. Pilih Lainnya   Hentikan streaming.
5. Konfirmasi bahwa Anda ingin menghentikan streaming.

Untuk mengetahui cara memperbaiki masalah terkait streaming, lihat Memperbaiki masalah live stream.

2.4 Merekam acara live stream

Peserta penuh dari organisasi yang sama dengan penyelenggara rapat dapat merekam live stream agar orang lain dapat menonton acara tersebut setelah rapat berakhir. Acara live stream tidak direkam secara otomatis, sehingga Anda harus memulai dan menghentikan rekaman secara manual.

Untuk merekam acara live stream, dari rapat, klik Lainnya Rekam rapat.

Untuk detail selengkapnya, lihat Merekam video meeting.

Untuk masalah terkait perekaman, lihat Memutar, membagikan, mendownload, atau menyimpan rekaman.

2.5 Menonton acara live stream

Orang yang menggunakan link live stream tidak dapat berinteraksi dengan peserta rapat atau orang lain yang menonton live stream.

Untuk menonton acara live stream, tamu dapat:

• Mengklik link live stream di acara Kalender atau email.
• Menonton dari ruangan rapat yang ditambahkan ke acara dan disiapkan dengan Chromebox atau Chromebase untuk rapat.

Saat menonton acara live stream, Anda dapat:

• Menghentikan dan memulai pemutaran live.
• Menyesuaikan kecepatan pemutaran dan kualitas video.
• Memutar video di TV.
• Beralih ke mode layar penuh.

Catatan: Untuk menonton di lain waktu, tanyakan pada penyelenggara rapat apakah rekaman tersedia. Live stream hanya dapat dilihat selama disiarkan secara langsung.

Pelajari live streaming lebih lanjut di Pusat Bantuan Google Meet

3  Praktik terbaik untuk mengadakan acara jarak jauh

3.1 Menyiapkan dan menguji koneksi internet

• Hubungkan ke internet menggunakan kabel Ethernet jika ada. Jika tidak ada, gunakan Wi-Fi 5 GHz (2,4 GHz seringkali lebih berat dan sambungan video mungkin tidak begitu kuat).
• Jika Anda menggunakan Wi-Fi, adakan rapat uji coba untuk memastikan Anda mendapatkan sinyal yang kuat dari lokasi tempat Anda akan bekerja. Untuk mendapatkan sinyal yang paling kuat, usahakan tidak ada penghalang antara perangkat Anda dengan router. 
• Jika sambungan dirasa lambat, jalankan uji kecepatan untuk memastikan Anda bisa mendapatkan kecepatan upload dan download setidaknya 3,2 Mbps.
• Saat Anda melakukan konferensi video, batasi aktivitas internet lainnya di rumah untuk memastikan Anda mendapatkan bandwidth yang cukup.

3.2 Memilih lingkungan yang tepat

• Duduklah di area yang cukup terang, idealnya dengan wajah menghadap cahaya, bukan membelakanginya, agar tidak terbentuk siluet. Lakukan rapat uji coba dengan rekan kerja untuk mendapatkan posisi dan pencahayaan kamera yang tepat.
• Latar belakang yang sederhana serta ruang yang rapi dan bersih cenderung terlihat paling profesional dalam rapat bisnis.
• Tempat dengan suara bising di latar belakang yang minimal adalah pilihan terbaik, tetapi jika Anda berada di lokasi yang ramai, nonaktifkan mikrofon saat tidak berbicara, dan Anda dapat menggunakan fitur teks otomatis di Meet untuk menampilkan teks secara real time.

3.3 Tips peralatan

Headphone, mikrofon, dan kamera

• Pertimbangkan untuk menggunakan headphone atau earbud untuk mengoptimalkan audio dan mengurangi potensi gema saat rapat.
• Jika Anda ingin mengetik saat berbicara, pertimbangkan untuk menggunakan mikrofon eksternal, seperti mikrofon headset atau mikrofon USB podcasting.
• Headset dan mikrofon kabel seringkali menghasilkan kualitas suara yang lebih baik daripada nirkabel.
• Upgrade headset, mikrofon, dan kamera Anda ke firmware terbaru yang disediakan oleh produsen.
• Pastikan Meet telah menggunakan kamera, mikrofon, serta speaker yang tepat. Misalnya, meskipun jika Anda menggunakan headset, Meet bisa saja menggunakan mikrofon bawaan:
  • Mengubah setelan audio & video komputer
  • Mengubah kamera seluler atau perangkat audio untuk Meet

Mengatasi perangkat atau performa yang lamban

• Update komputer Anda ke OS versi terbaru.
• Pertimbangkan untuk melakukan presentasi dari laptop kedua, jika Anda memilikinya, atau dari smartphone (menggunakan aplikasi Meet iOS atau Android), untuk menyebarkan penggunaan CPU.
• Software atau hardware yang memeriksa atau mengubah traffic Meet (seperti firewall lokal dan software perlindungan terhadap virus) dapat menurunkan kualitas video. Berhati-hatilah agar alat tersebut tidak mengganggu rapat video. 
• Gunakan satu monitor. Dua monitor atau lebih dapat memberikan beban yang berat pada CPU dan GPU.

  Jika terus mengalami masalah pada kualitas rapat video Meet, lihat Memecahkan masalah kualitas audio & video dalam rapat, atau Anda dapat melaporkan masalah.

3.4 Menjalankan uji coba

1 hari sebelumnya:

• Mulai ulang komputer.
• Gabung ke rapat uji coba dari tempat Anda ingin menyelenggarakan rapat untuk memastikan bahwa kamera dan mikrofon terhubung dan koneksi internet stabil.

10 menit sebelumnya:

• Tutup semua tab dan mulai ulang browser.
• Jika Anda memberikan presentasi, buka Slide dan siapkan presentasi terlebih dahulu (memuat Slide dapat menyebabkan lonjakan sementara pada CPU, yang mungkin dapat memengaruhi kualitas video dan audio).
• Jika ingin melihat peserta dalam rapat sekaligus melihat presentasi, Anda dapat mengubah tata letak layar.

3.5 Tips penyiapan dan tata cara

• Minta peserta untuk membisukan audio saat tidak berbicara guna menghindari gangguan. Untuk membisukan atau membunyikan audio Anda, klik Bisukan di bagian bawah jendela video atau gunakan pintasan keyboard ⌘/Ctrl + D.
• Tetapkan aturan rapat. Misalnya, kembali tepat waktu setelah istirahat, atau berhati-hati dalam mengambil giliran berbicara.
• Berikan isyarat untuk bergantian berbicara. Misalnya, mengirim pesan chat selama rapat untuk mengajukan topik atau menyampaikan pendapat.
• Terima atau tolak peserta eksternal jika diperlukan. Peserta eksternal yang tidak ada di acara Kalender harus mengirim permintaan untuk bergabung ke rapat. Seseorang dalam rapat video yang berada di domain yang sama dengan penyelenggara acara harus menerima permintaan peserta eksternal tersebut agar mereka dapat bergabung ke panggilan. Minta peserta untuk bergabung 10 menit lebih awal agar acara dapat dimulai tepat waktu.

_{Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.}