Merencanakan & mengadakan rapat dari mana saja

Yang akan Anda pelajari

Cara merencanakan, menjadwalkan, dan mengadakan rapat video yang produktif dengan tim.

Yang Anda butuhkan

10 menit

 Akun Google Workspace—Belum punya akun? Mulai uji coba 14 hari Anda sekarang juga.

Dalam tutorial ini

Merencanakan agenda Menjadwalkan rapat Mengonfirmasi kehadiran Berbagi materi Mengadakan rapat Menindaklanjuti

1. Merencanakan agenda

Luaskan semua  |  Ciutkan semuaCiutkan semua

1.1 Mencadangkan waktu di Kalender untuk mempersiapkan rapat (contoh: Jangan ganggu - mempersiapkan rapat)

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Opsional: Jika Anda ingin menambahkan tamu ke acara, klik Telusuri orang di sebelah kiri dan mulai ketik nama tamu.
3. Klik pada waktu mana saja di kalender yang belum ada jadwal acaranya.
4. Tambahkan judul dan detail apa pun pada acara.
5. Klik Simpan.

Tips: Untuk membuat acara yang lebih lama, tarik mouse ke bawah halaman sambil memilih waktu.

1.2 Membuat agenda

Dari komputer, Anda dapat membagikan catatan rapat ke acara Google Kalender secara langsung.

Menambahkan catatan rapat ke acara dari Google Dokumen

1. Di komputer, buka Google Dokumen baru atau yang sudah ada yang ingin Anda tambahkan ke acara.
2. Dalam dokumen, ketik “@”.
3. Di menu pop-up, klik Catatan rapat.
4. Telusuri acara.
   1. Tips: Anda dapat mengetik "berikutnya" untuk memilih rapat berikutnya di kalender. 
5. Pilih acara. Catatan rapat akan terisi otomatis dengan detail acara, tetapi tidak dilampirkan ke acara.
   • Jika Anda penyelenggara rapat: Jendela pop-up akan meminta Anda untuk membagikan dan melampirkan dokumen ke acara. Untuk memberi akses, klik Bagikan & lampirkan.
   • Jika Anda bukan penyelenggara rapat: Jendela pop-up akan meminta Anda untuk membagikan dokumen. Untuk memberikan akses, klik Bagikan. Dokumen tidak dilampirkan ke acara.

Menambahkan catatan rapat ke acara baru dari Google Kalender

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Buat acara.
3. Opsional: Masukkan judul, waktu, tamu, dan detail lainnya.
4. Klik Tambahkan deskripsi atau lampiran Buat catatan rapat Simpan.
   • Catatan rapat, yang sudah terisi otomatis dengan detail acara, dilampirkan ke acara Anda dan dibagikan kepada tamu, termasuk tamu di luar organisasi.

Menambahkan lampiran & catatan ke acara yang ada dari Google Kalender

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Pilih salah satu opsi:
   • Klik acara  Buat catatan rapat.
     Catatan rapat yang sudah terisi otomatis dengan detail acara akan dilampirkan ke acara Anda.
   • Klik acara  Menu   Lampirkan dokumen.
     Catatan rapat yang dipilih akan dilampirkan ke acara Anda.
3. Catatan rapat akan terbuka di jendela baru. Di sebelah kanan, klik Bagikan.

2  Menjadwalkan rapat

2.1 Membuat acara baru

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Opsional: Jika Anda ingin menambahkan tamu ke acara, klik Telusuri orang di sebelah kiri dan mulai ketik nama tamu.
3. Klik pada waktu mana saja di kalender yang belum ada jadwal acaranya.
4. Tambahkan judul dan detail apa pun pada acara.
5. Klik Simpan.

Tips: Untuk membuat acara yang lebih lama, tarik mouse ke bawah halaman sambil memilih waktu.

2.2 Menambahkan tamu

Jika seseorang telah membagikan kalendernya kepada Anda, atau merupakan bagian dari kantor, sekolah, atau organisasi lain, Anda dapat memeriksa waktu senggang atau sibuk orang tersebut ketika dia ditambahkan ke sebuah acara.

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Di sebelah kiri, klik Telusuri orang.
3. Ketik nama seseorang dan pilih orang yang ingin Anda temui.
4. Di kiri atas, klik Buat .
5. Klik Waktu yang disarankan. Jika tamu yang diundang telah membagikan kalender kepada Anda, waktu kosong mereka untuk menghadiri rapat akan terlihat.

Catatan: Jika Anda membuat acara di Kalender dan tidak memberikan izin kepada tamu untuk mengubah acara, mereka tidak akan dapat mengubah tanggal atau waktu acara di kalender mereka sendiri.

2.3 Menemukan waktu yang sesuai untuk semua orang di berbagai zona waktu

Jika seseorang telah membagikan kalendernya kepada Anda, atau merupakan bagian dari kantor, sekolah, atau organisasi lain, Anda dapat memeriksa waktu senggang atau sibuk orang tersebut ketika dia ditambahkan ke sebuah acara.

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Di sebelah kiri, klik Telusuri orang.
3. Ketik nama seseorang dan pilih orang yang ingin Anda temui.
4. Di kiri atas, klik Buat .
5. Klik Waktu yang disarankan. Jika tamu yang diundang telah membagikan kalender kepada Anda, waktu kosong mereka untuk menghadiri rapat akan terlihat.

2.4 Memesan ruang

Catatan: Jika Anda tidak melihat fasilitas, detail ruang, atau saran ruang otomatis, administrator Anda mungkin tidak menyiapkannya untuk organisasi Anda.

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Buat acara baru atau buka yang sudah ada.
3. Jika Anda mengedit acara yang ada, klik Edit acara .
4. Jika akun Anda merupakan bagian dari organisasi dengan Ruang, klik Ruang. Berdasarkan orang yang diundang, Anda dapat memilih dari ruangan disarankan atau mencari ruangan baru. Klik ruang atau fasilitas yang ingin ditambahkan.
   • Penting: Jika Anda tidak dapat menambahkan ruang ke acara, Google Kalender akan menyarankan pintasan untuk membuat acara duplikat agar Anda dapat memesan ruang. Pintasan ini membuat satu acara tanpa tamu.
5. Klik Simpan.

Tips: Administrator akun dapat menambahkan ruang dan fasilitas baru yang bisa dipesan pengguna menggunakan konsol Admin.

2.5 Menyiapkan konferensi video untuk tamu jarak jauh

Menjadwalkan rapat video Meet sangat mudah di Kalender—cukup tambahkan satu atau beberapa tamu ke acara untuk menambahkan rapat video secara otomatis.

2.6 Menambahkan detail acara, seperti agenda atau petunjuk rapat

	Pilih zona waktu.
	Siapkan acara rutin.
	Cari waktu—Mencari waktu saat rekan kerja Anda senggang untuk menghadiri rapat.
	Tambahkan detail acara—Menambahkan lokasi rapat, mengirim notifikasi acara, dan lainnya.
	Tambahkan konferensi video—Menambahkan video meeting ke acara. Atau, memilih add-on konferensi pihak ketiga.
	Tambahkan deskripsi acara—Menambahkan detail, seperti informasi kontak, petunjuk, atau link untuk acara Anda. Memformat deskripsi dengan menambahkan huruf tebal, miring, atau garis bawah, atau menambahkan daftar dan link.
	Tambahkan lampiran—Melampirkan file, seperti dokumen atau presentasi ke acara.

2.7 Mengirim undangan email

Setelah selesai mengisi detailnya, simpan acara dan kirim undangan.

1. Klik Simpan.
2. Pilih salah satu opsi:
   • Kirim untuk memberi tahu tamu melalui email
   • Jangan kirim untuk melewati notifikasi untuk saat ini
   • Tutup untuk melanjutkan pengeditan undangan
3. Jika Anda mengundang orang dari luar organisasi, klik:
   • Undang tamu eksternal untuk memberi tahu mereka.
   • Lanjutkan pengeditan untuk memberi tahu mereka di lain waktu. 
4. (Opsional) Untuk membuka acara di halaman Mengedit acara, klik Opsi lainnya.

Memperbarui acara yang ada:

Anda dapat mengundang lebih banyak tamu, mengubah lokasi rapat, dan lainnya.

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Klik acara yang ingin Anda edit. Klik Edit acara .
3. Buat perubahan pada acara Anda.
4. Di bagian atas halaman, klik Simpan.

Catatan: Jika penyelenggara acara belum memberikan izin edit, Anda tidak dapat mengubah waktu atau durasi acara.

3  Mengonfirmasi kehadiran

3.1 Memeriksa orang yang menerima dan menolak undangan

Jika perlu melacak kehadiran untuk acara, Anda dapat langsung melihat orang yang menerima atau menolak undangan, dan orang yang mengusulkan waktu rapat baru.

Memeriksa kehadiran tamu:

1. Di kisi Kalender, klik sekali acara.
2. Di samping setiap tamu, Anda dapat melihat respons mereka. Anda mungkin harus mengklik Panah Bawah untuk melihat respons.

Menanggapi permintaan waktu rapat baru yang diusulkan:

1. Di kalender Anda, klik acara dengan ikon jam.
2. Di bagian "Tamu", temukan waktu yang disarankan.
3. Di bawah usulan waktu yang ingin Anda tinjau, klik Tinjau waktu yang diusulkan.
4. Untuk mengubah acara ke waktu yang diusulkan, klik Simpan.

4  Berbagi materi

4.1 Membuat dan berbagi materi rapat

1. Pilih file yang ingin Anda bagikan.
2. Klik Bagikan atau Bagikan .
3. Pada Bagikan dengan orang dan grup, masukkan alamat email yang ingin Anda ajak berbagi.

   Catatan: Jika fitur berbagi dengan pengunjung diaktifkan untuk organisasi, Anda dapat mengundang seseorang yang tidak memiliki Akun Google untuk berkolaborasi dalam file dan folder Google Drive. Lihat Berbagi dokumen dengan pengunjung.

4. Untuk mengubah hal yang dapat dilakukan orang ke file Anda, di sebelah kanan, klik Panah bawah Pengakses lihat saja, Pemberi Komentar, atau Editor.
5. Pilih untuk beri tahu pengguna.
   • Jika Anda ingin memberi tahu orang bahwa Anda berbagi file dengan mereka, centang kotak Beri tahu orang. Jika Anda memilih untuk memberi tahu orang, setiap alamat email yang Anda masukkan akan disertakan dalam email.
   • Jika Anda tidak ingin memberi tahu orang, hapus centang kotak Beri tahu orang.
6. Klik Bagikan atau Kirim.

Gunakan template rencana project ini

4.2 Melampirkan agenda dan materi rapat ke undangan

	Pilih zona waktu.
	Siapkan acara rutin.
	Cari waktu—Mencari waktu saat rekan kerja Anda senggang untuk menghadiri rapat.
	Tambahkan detail acara—Menambahkan lokasi rapat, mengirim notifikasi acara, dan lainnya.
	Tambahkan konferensi video—Menambahkan video meeting ke acara. Atau, memilih add-on konferensi pihak ketiga.
	Tambahkan deskripsi acara—Menambahkan detail, seperti informasi kontak, petunjuk, atau link untuk acara Anda. Memformat deskripsi dengan menambahkan huruf tebal, miring, atau garis bawah, atau menambahkan daftar dan link.
	Tambahkan lampiran—Melampirkan file, seperti dokumen atau presentasi ke acara.

4.3 Mendiskusikan agenda dengan komentar yang ditargetkan

1. Di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, pilih teks yang ingin dikomentari.
2. Klik Tambahkan komentar .
3. Masukkan komentar Anda di kotak.
4. (Opsional) Untuk mengarahkan tugas atau komentar ke orang tertentu, masukkan tanda tambah (+) yang diikuti dengan alamat email mereka. Anda dapat menambahkan orang sebanyak mungkin. Setiap orang akan mendapatkan email yang berisi komentar dan link ke file tersebut.
5. (Opsional) Untuk menetapkan komentar ke pengguna tertentu, centang kotak Tugaskan kepada.
6. Klik Komentar atau Tugaskan.

Catatan: Jika file mencapai jumlah komentar maksimum, Anda dapat membuat salinan file tanpa menyalin komentar apa pun.

4.4 Mengirim pembaruan dan catatan ke tamu, seperti petunjuk arah untuk lokasi rapat

1. Di Kalender, klik nama acara di kisi kalender.
2. Klik Edit , lalu buat perubahan pada acara.
3. Klik Simpan. 
4. Masukkan pesan untuk tamu.
5. Klik Kirim.

5  Mengadakan rapat

5.1 Bergabung ke rapat

Bergabung ke rapat dari Kalender

1. Di Google Kalender, klik acara yang ingin Anda ikuti.
2. Klik Bergabung dengan Google Meet.
3. Pada jendela yang terbuka, klik Gabung Sekarang. 

Bergabung ke rapat dari Gmail

1. Buka Gmail, lalu klik Meet di sidebar.
2. Pilih salah satu opsi:
   • Klik Rapat baru untuk memulai rapat baruGabung sekarang.
   • Klik Gabung ke rapat, lalu masukkan judul atau kode rapatGabung.
   • Untuk bergabung ke rapat terjadwal, arahkan kursor ke rapat di bagian Rapat sayaGabung sekarang.

Bergabung ke rapat dari Meet

Di Meet, Anda dapat memilih acara terjadwal atau memasukkan kode atau judul rapat.

Memilih acara terjadwal:

1. Di browser web, buka https://meet.google.com/.
2. Pilih rapat dari daftar acara yang sudah dijadwalkan.Hanya rapat yang dijadwalkan melalui Google Kalender yang muncul di Google Meet.
3. Klik Gabung sekarang.

Tips: Lonceng akan berbunyi saat 5 orang pertama bergabung ke rapat. Setelah itu, Anda akan menerima notifikasi tanpa suara jika ada peserta baru.

Memasukkan kode atau judul rapat:

1. Di browser web, buka https://meet.google.com.
2. Klik Masukkan kode atau link > klik Gabung.
3. Masukkan kode atau judul rapat.
   • Kode rapat adalah string huruf di akhir link rapat. Anda tidak perlu memasukkan tanda hubung.
   • Anda hanya dapat menggunakan judul rapat dengan orang dalam organisasi Anda. Saat ini, fitur tersebut hanya tersedia bagi pengguna Google Workspace.

   • Jika organisasi Anda telah membeli dan memasang perangkat Meet hardware, Anda juga dapat memasukkan kode atau judul rapat ke dalam perangkat tersebut.

   • Biarkan kolom ini kosong untuk memulai rapat baru dengan kode baru. 

4. Klik Lanjutkan, lalu klik Gabung sekarang.

Tips: Jika Anda berada di ruang rapat kantor—Bergabunglah ke rapat dari laptop menggunakan mode Pendamping untuk mempresentasikan dan berpartisipasi dalam aktivitas. Mikrofon dan kamera Anda dinonaktifkan dalam mode Pendamping demi mengurangi risiko gema dari laptop. Pelajari mode Pendamping lebih lanjut.

Gunakan tips praktis Google Meet ini.

5.2 Mempresentasikan, mendiskusikan, dan berkolaborasi di materi

Penyelenggara rapat yang menggunakan Google Workspace for Education dapat mencegah peserta berbagi layar. 

1. Di Google Drive, buka file Google Dokumen, Google Spreadsheet, atau Google Slide yang ingin dibagikan atau dipresentasikan.
2. (Opsional) Untuk mengedit dokumen, spreadsheet, atau presentasi secara bersamaan dengan tamu:
   1. Di pojok kanan atas, klik Bagikan.
   2. Tambahkan judul pada dokumen, lalu klik Simpan.
   3. Tambahkan tamu rapat dan berikan akses Editor kepada semua orang.
   4. Klik Kirim.
3. Buka Google Meet dan gabung ke rapat.
4. Klik Presentasikan sekarang, lalu pilih yang ingin dibagikan:
   • Seluruh layar Anda
   • Jendela
   • Tab
5. Klik Bagikan.

Tips: Jika Anda tidak menggunakan browser Chrome (yang secara otomatis menyembunyikan notifikasi pop-up), jangan tampilkan atau nonaktifkan notifikasi agar tidak muncul saat Anda melakukan presentasi.

5.3 Menetapkan tugas

1. Di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, pilih teks yang ingin dikomentari.
2. Klik Tambahkan komentar .
3. Masukkan komentar Anda di kotak.
4. (Opsional) Untuk mengarahkan tugas atau komentar ke orang tertentu, masukkan tanda tambah (+) yang diikuti dengan alamat email mereka. Anda dapat menambahkan orang sebanyak mungkin. Setiap orang akan mendapatkan email yang berisi komentar dan link ke file tersebut.
5. (Opsional) Untuk menetapkan komentar ke pengguna tertentu, centang kotak Tugaskan kepada.
6. Klik Komentar atau Tugaskan.

Catatan: Jika file mencapai jumlah komentar maksimum, Anda dapat membuat salinan file tanpa menyalin komentar apa pun.

6  Menindaklanjuti

6.1 Mengirim email tindak lanjut

1. Di Kalender, klik nama acara di kisi kalender.
2. Klik Edit , lalu buat perubahan pada acara.
3. Klik Simpan. 
4. Masukkan pesan untuk tamu.
5. Klik Kirim.

6.2 Melacak progres dengan menetapkan item tindakan di agenda

1. Di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, pilih teks yang ingin dikomentari.
2. Klik Tambahkan komentar .
3. Masukkan komentar Anda di kotak.
4. (Opsional) Untuk mengarahkan tugas atau komentar ke orang tertentu, masukkan tanda tambah (+) yang diikuti dengan alamat email mereka. Anda dapat menambahkan orang sebanyak mungkin. Setiap orang akan mendapatkan email yang berisi komentar dan link ke file tersebut.
5. (Opsional) Untuk menetapkan komentar ke pengguna tertentu, centang kotak Tugaskan kepada.
6. Klik Komentar atau Tugaskan.

Catatan: Jika file mencapai jumlah komentar maksimum, Anda dapat membuat salinan file tanpa menyalin komentar apa pun.

6.3 Menjadwalkan rapat lanjutan untuk mendapatkan pembaruan status

1. Di komputer, buka Google Kalender.
2. Opsional: Jika Anda ingin menambahkan tamu ke acara, klik Telusuri orang di sebelah kiri dan mulai ketik nama tamu.
3. Klik pada waktu mana saja di kalender yang belum ada jadwal acaranya.
4. Tambahkan judul dan detail apa pun pada acara.
5. Klik Simpan.

Tips: Untuk membuat acara yang lebih lama, tarik mouse ke bawah halaman sambil memilih waktu.

_{Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.}