No pierdas el contacto mientras teletrabajas

 Aprenderás a hacer lo siguiente

Cómo contactar con tu equipo, gestionar tu agenda y seguir las prácticas recomendadas para teletrabajar.

Qué se necesita

10 minutos

 Una cuenta de Google Workspace -¿No tienes una? Empieza hoy tu prueba de 14 días.

En este tutorial

Ponerse en contacto con el equipo  Gestionar el horario laboral y personal Prácticas recomendadas para no perder el contacto

1 Ponerse en contacto con el equipo

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1.1 Crear una lista de correo electrónico

Si aún no lo has hecho, crea una lista de correo electrónico de Grupos de Google para ti y tu equipo. Después, utiliza la dirección de correo del grupo para enviar notificaciones de estado y compartir recursos, como calendarios de equipo y documentos de Drive, con todos los usuarios a la vez.

1. Inicia sesión en Grupos de Google.
2. En la parte superior, haz clic en Crear grupo.
3. Introduce la información y elige la configuración del grupo. Explicación de los ajustes.
4. Haz clic en Crear grupo.

Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.

1.2 Crear un espacio de Chat

Con Google Chat, puedes hablar con tus compañeros de trabajo, compartir archivos y otros recursos online, y colaborar en proyectos de equipo.

 

 

 

1.3 Crear una carpeta de equipo compartida

Las unidades compartidas son espacios compartidos donde los equipos pueden guardar sus archivos, buscarlos y acceder a ellos desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

1. Abre Google Drive.
2. A la izquierda, haz clic en Unidades compartidas.
3. En la parte superior, haz clic en Nuevo .
4. Escribe un nombre y haz clic en Crear.

Una vez que hayas creado la unidad compartida, descubre cómo crear carpetas, añadir y editar archivos y compartir archivos.

1.4 Hacer videollamadas

Puedes iniciar videollamadas o participar en ellas directamente desde Gmail en un navegador web. También puedes iniciar una reunión instantánea desde un dispositivo móvil o un navegador web en un ordenador con Google Meet. Si alguien te envía un enlace a una reunión, solo tienes que hacer clic en él para unirte a la reunión. 

Nota: Puedes añadir miembros de tu organización o usuarios externos a una videollamada de Meet. Todos los usuarios incluidos en el evento de Calendar o invitados durante la videollamada, aunque sean externos, pueden unirse a la reunión automáticamente. Los demás usuarios externos que quieran unirse necesitarán que alguien de la organización les dé acceso. Consulta cómo añadir invitados a una videollamada.

Iniciar videollamadas desde Gmail

1. Abre Gmail y, en la barra lateral, haz clic en MeetNueva reunión.
   Nota: Si no aparece Meet en Gmail, comprueba tu configuración de Gmail.
2. En la ventana Comparte tu nueva reunión, haz clic en Unirme ahora.
3. Si quieres utilizar la cámara y el micrófono de tu ordenador para el vídeo y el audio, haz clic en Unirme ahora.
4. Si quieres acceder mediante llamada telefónica, haz clic en Unirse y usar un teléfono para el audio y sigue las instrucciones que aparecen en pantalla.

   Solo puedes usar esta función si tu organización la tiene habilitada. Si necesitas ayuda, ponte en contacto con el administrador. 

   Aunque participes en la reunión desde un teléfono, puedes utilizar un ordenador para la función de vídeo. Consulta más información en el artículo Participar en videollamadas desde un teléfono.

Unirse a videollamadas desde Gmail

1. Abre Gmail y, en la barra lateral, haz clic en Meet.
2. Elige una opción:
   • Haz clic en Nueva reunión para iniciar una nueva reuniónUnirme ahora.
   • Haz clic en Unirse a una reunión e introduce un alias o un código de reuniónUnirme.
   • Para unirte a una reunión programada, coloca el cursor sobre una de ellas en Mis reunionesUnirme ahora.

Utilizar Meet en la Web

1. En un navegador web, ve a https://meet.google.com.
2. Haz clic en Nueva reuniónIniciar una reunión al instante.
3. Para añadir a alguien a la reunión, elige una opción en la ventana emergente que aparece:
   • Haz clic en Añadir a alguien y elige una de estas opciones:
     • En la sección Invitar, selecciona un nombre o introduce una dirección de correo y haz clic en Enviar correo.
     • En la sección Llamar, introduce un número de teléfono y pulsa Llamar .
   • Haz clic en Copiar  y pega la información de la reunión en un correo electrónico o en otra aplicación.

Nota: Puedes enviar un enlace a la reunión a personas ajenas a tu organización, pero es posible que alguien de tu organización tenga que darles acceso a la videollamada.

Utilizar Meet en dispositivos móviles

Descargar la aplicación Google Meet

1. Ve a Play Store.
2. Descarga e instala la aplicación Google Meet .
3. En tu dispositivo, toca la aplicación Google Meet para abrirla.

Si tienes varios dispositivos, puedes iniciar la videollamada en uno de ellos y continuar en otro. Las reuniones se sincronizan automáticamente en todos los dispositivos.

Iniciar una reunión con la aplicación Google Meet

1. Abre la aplicación Meet .
2. Para iniciar una reunión, elige una de estas opciones:
   • Toca Nueva reuniónIniciar una reunión al instante.
   • Toca Unirse con un códigointroduce un código de reunión y, a continuación, toca Unirme.

1.5 Compartir la pantalla durante una videollamada

Los organizadores de reuniones que utilizan Google Workspace for Education pueden impedir que los participantes compartan su pantalla. 

Durante una reunión, puedes mostrar la pantalla completa o solo una ventana determinada para enseñar documentos, presentaciones, hojas de cálculo, etc. Para que los participantes de la reunión de Meet puedan acceder a la presentación u otros recursos que vayas a utilizar, puedes adjuntarlos al evento de Calendar.

1. Únete a una videollamada de Meet.
2. En la parte inferior, haz clic en Presentar ahora .
3. Selecciona Toda la pantalla, Una ventana o Una pestaña.
   • Si presentas una pestaña de Chrome, se compartirá el audio de la pestaña de forma predeterminada.
   • Para presentar otra pestaña, selecciónala y haz clic en Compartir esta pestaña.
   • Si haces una presentación en Presentaciones desde una pestaña, puedes controlarla en Meet.
4. Haz clic en Compartir.
5. Opcional: Para dejar de fijar la presentación y verla en mosaico, haz clic en No fijar . Ahora puedes ver a más participantes mientras presentas tu contenido.

Notas:

• Si tienes la cámara activada, el vídeo está activo mientras presentas.
• Para hacer mejores presentaciones y evitar que se produzca un efecto espejo, no compartas la ventana de la reunión, sino una ventana nueva o solo una pestaña concreta.
• Para compartir el audio, debes seleccionar Compartir una pestaña de Chrome o Compartir esta pestaña.

Si tienes la cámara activada, los participantes seguirán viendo tu vídeo mientras estés presentando.

Durante la reunión, también puedes utilizar la función de chat integrada para compartir notas y enlaces a materiales de referencia. Consulta el artículo Enviar mensajes de chat a los participantes de una videollamada.

2 Gestionar el horario laboral y el personal

2.1 Establecer un horario laboral

Cuando teletrabajas, es recomendable que busques un equilibrio entre tu vida laboral y personal. Organiza tu calendario para que todos sepan cuándo puedes reunirte. Por ejemplo, puedes configurar Google Calendar para que los organizadores sepan que tienen que cambiar de hora el evento.

Nota: Google Chat muestra el estado de fuera de la oficina que los usuarios hayan configurado en Calendar. Si un usuario está ausente, Chat muestra su estado de fuera de la oficina cuando inicias un chat con él. Más información sobre el estado de fuera de la oficina

1.  En tu ordenador, abre Google Calendar.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Configuración  Configuración.
3. A la izquierda, en "General", haz clic en Horario laboral.
   • Nota: Si tu administrador ha activado el lugar de trabajo, haz clic en la opción de horario laboral y lugar de trabajo. Más información sobre tu administrador
4. En la sección "Horario laboral", selecciona Activar horas de trabajo.
5. Selecciona los días que trabajas las horas que trabajas.
6. Puedes dividir el horario de trabajo en función de cuándo estés disponible.
   • Para añadir varios periodos de tiempo a la jornada laboral, haz clic en Añadir  junto al día de la semana que quieras.
   • Para quitar un periodo, haz clic en Eliminar .

Nota:  La hora de inicio del horario laboral debe ser anterior a la hora de finalización.

Calendar puede sugerir un horario laboral basado en tu zona horaria, en los patrones de trabajo de tu país y en tu agenda. Puedes aceptar, rechazar o editar estas sugerencias. Más información sobre Calendar en distintas zonas horarias

Si alguien te invita a un evento fuera de ese horario, se le notificará.

2.2 Comunicar la disponibilidad

Informa a tu equipo si no vas a estar disponible durante un rato. Puedes enviar un correo electrónico breve o un mensaje a un espacio de Chat que use tu equipo para indicar la disponibilidad. Si no vas a estar disponible durante unas horas o varios días, puedes configurar una respuesta automática en Gmail que indique que estás fuera de la oficina. También puedes crear un calendario compartido donde se muestre cuándo va a estar cada miembro del equipo fuera de la oficina.

Crear calendarios compartidos

Solo puedes crear calendarios nuevos desde un navegador, no desde la aplicación de Google Calendar. Cuando se cree el calendario, lo verás en el navegador y en la aplicación.

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. A la izquierda, junto a "Otros calendarios", haz clic en Añadir otros calendarios   Crear un calendario.
3. Añade el nombre y la descripción del calendario.
4. Haz clic en Crear calendario.
5. Si quieres compartir tu calendario, haz clic en él en la barra izquierda y selecciona Compartir con determinadas personas.

Compartir calendarios

1. En un ordenador, abre Google Calendar. No es posible compartir calendarios desde la aplicación Google Calendar.
2. Busca la sección "Mis calendarios" en el lateral izquierdo de la página. Para mostrarla, haz clic en la flecha hacia abajo .
3. Coloca el cursor sobre el nombre del calendario que quieres compartir y haz clic en Más Configurar y compartir.
4. En la sección "Compartir con determinadas personas", haz clic en Añadir personas.
5. Añade la dirección de correo electrónico de una persona o un grupo de Google. Utiliza el menú desplegable para ajustar la configuración de sus permisos.Más información sobre los permisos de acceso
6. Haz clic en Enviar.
7. El destinatario tendrá que hacer clic en el enlace del correo para añadir el calendario a su lista. Más información sobre cómo añadir el calendario de otra persona

Nota: Para compartir un calendario que no te pertenece, debes pedir al propietario que te conceda permiso "Hacer cambios y gestionar el uso compartido".

Añadir una alarma

Recuerda cerrar la sesión por la noche y apagar los dispositivos. Puedes utilizar la aplicación Reloj en cualquier dispositivo Android.

1. Abre la aplicación Reloj  de tu teléfono.
2. Toca Alarma.
3. Selecciona una alarma:
   • Para crear una, toca Añadir .
   • Toca su hora actual para cambiarla.
4. Fija la hora de la alarma.
5. Toca Listo  Guardar.

2.3 Compartir actualizaciones de estado y establecer objetivos

Cuando trabajas de forma remota, la comunicación es aún más importante. Comparte actualizaciones de estado diarias y establece objetivos semanales en un plan de proyecto de equipo compartido.

Comparte actualizaciones virtuales diarias con tus compañeros de trabajo a través de Meet, el correo electrónico o Chat.

Establece objetivos semanales y prioridades de trabajo a través de un plan de proyecto de equipo. Más información sobre cómo crear planes de proyecto dinámicos en Hojas de cálculo de Google

3 Prácticas recomendadas para no perder el contacto

3.1 Consejos para participar en videoconferencias desde casa

Configurar y probar la conexión a Internet en casa

• Conéctate a Internet mediante un cable Ethernet (si tienes uno). Si no es así, utiliza una conexión Wi-Fi de 5 GHz (se suelen usar 2,4 GHz, aunque puede que las conexiones de vídeo no sean tan potentes).
• Si estás conectado a una red Wi-Fi, crea una reunión de prueba para comprobar que recibes una buena señal en la ubicación desde la que vas a trabajar. La señal es más potente cuando no hay obstáculos entre el dispositivo y el router. 
• Si la conexión parece lenta, haz una prueba de velocidad para asegurarte de que la velocidad de subida y descarga sea de al menos 3,2 Mbps.
• Cuando estés en una videoconferencia, limita la actividad de Internet de tu casa para así tener ancho de banda suficiente.

Auriculares, micrófono y cámara

• Para oír el sonido lo más claramente posible y reducir el eco que pudiera producirse durante las reuniones, usa auriculares o auriculares de botón.
• Si vas a escribir mientras hablas, plantéate comprar un micrófono externo, como el que viene integrado en algunos auriculares o un micrófono USB para grabar pódcasts.
• Los auriculares y micrófonos con cable suelen ofrecer una mejor calidad de sonido que los inalámbricos.
• Instala el firmware más reciente proporcionado por el fabricante de los auriculares, el micrófono y la cámara.
• Asegúrate de que Meet utiliza las cámaras, el micrófono y los altavoces correctos. Por ejemplo, aunque estés utilizando unos auriculares con micrófono, Meet podría estar usando el micrófono integrado:
  • Cambiar la configuración de audio y vídeo del ordenador
  • Cambiar el dispositivo de audio o la cámara del móvil que se utilizan en Meet

Elegir el entorno adecuado

• Siéntate en una zona bien iluminada y, a ser posible, procura que la luz te ilumine la cara y que no entre por detrás de ti para evitar que se proyecte una silueta. Haz una reunión de prueba con un compañero para corregir la posición de la cámara y la iluminación.
• Los fondos sencillos y las habitaciones ordenadas y limpias suelen dar una apariencia más profesional en las reuniones de trabajo.
• Los sitios sin apenas ruido de fondo son la mejor opción, pero si estás en un lugar ruidoso, silencia el micrófono cuando no hables y utiliza la función de subtítulos automáticos de Meet para transcribir la conversación en tiempo real.

Solucionar problemas de rendimiento o velocidad de los dispositivos

• Actualiza tu ordenador a la última versión del sistema operativo.
• Para no sobrecargar la CPU, muestra contenido desde un segundo portátil, en caso de tenerlo, o desde un smartphone (con la aplicación de Meet para iOS o Android).
• El software y el hardware que inspeccionan o modifican el tráfico de Meet (como los cortafuegos locales y el software de protección antivirus) pueden reducir la calidad del vídeo. Asegúrate de que estas herramientas no afecten a tus reuniones. 
• Utiliza solo un monitor. Tener dos o más monitores puede sobrecargar la CPU y la GPU.

  Si sigues teniendo problemas con la calidad de la videollamada de Meet, consulta el artículo Solucionar problemas con la calidad de vídeo y audio en reuniones o notifica el problema.

3.2 Añadir zonas horarias a un calendario

Si trabajas con un equipo remoto, puedes añadir relojes internacionales a tu calendario para ver qué hora es en otros países. Luego, añade zonas horarias a tu calendario para saber cuándo organizar eventos con los miembros del equipo que se encuentran en otras partes del mundo.

Nota: Cuando por la diferencia horaria alguien no pueda participar en una reunión, puedes grabar la videollamada para compartirla después. Consulta cómo grabar una reunión.

Añadir relojes internacionales a Calendar

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración.
3. En "Husos horarios", haz clic en Mostrar husos horarios.
4. Haz clic en Añade una zona horaria  elige las zonas horarias que quieras ver. 

Añadir zonas horarias a Calendar

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración.
3. En el campo "Zona horaria", haz clic en Mostrar la zona horaria secundaria.
4. Haz clic en Zona horaria secundaria selecciona tu zona horaria.

Cambiar tu zona horaria

1. Abre Google Calendar en un ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración Configuración.
3. En "Zona horaria", haz clic en Zona horaria principal selecciona tu zona horaria.

Nota: Si estás organizando una reunión y buscas una hora que le venga bien a todo el mundo, selecciona una de las horas de reunión sugeridas.

3.3 Crear sesiones interactivas de preguntas y respuestas durante las presentaciones

Los organizadores de reuniones que utilizan Google Workspace for Education pueden impedir que los participantes compartan su pantalla. 

Si estás presentando en una videollamada de Meet, puedes configurar una sesión interactiva de preguntas y respuestas con Presentaciones. De este modo, los participantes podrán escribir sus preguntas en una ventana aparte para no interrumpir ni hablar a la vez.

1. Abre una presentación en Presentaciones de Google.
2. En la parte superior, junto a Presentación , haz clic en la flecha hacia abajo .
3. Haz clic en Vista de presentador.
4. En la ventana que se abre, haz clic en Herramientas para la audiencia.
   • Para iniciar una sesión nueva, haz clic en Comenzar una sesión.
   • Para seguir con una sesión reciente, haz clic en Continuar con la sesión reciente.
   • Para finalizar la sesión de Preguntas, haz clic en el interruptor para activar o desactivar esta opción en la ventana de Preguntas.
     • Nota: Aunque no desactives la función Preguntas, la vista de preguntas se cerrará poco después de que finalice tu Presentación de Google.

Nota: Si usas Google Workspace en el trabajo, un centro educativo u otro tipo de organización, tienes la opción de elegir quién puede enviar preguntas. En la ventana Vista de presentador, haz clic en Herramientas de la audiencia. A continuación, junto a Se aceptan preguntas de, haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona una audiencia.

3.4 Compartir y colaborar en el contenido en equipo

Usa Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google para compartir más contenido del habitual. Por ejemplo, puedes usar los comentarios para hacer sugerencias a los miembros de tu equipo, lo cual resulta más sencillo cuando las zonas horarias en las que trabajáis no se solapan demasiado.

Añadir comentarios a archivos y asignar tareas

1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
2. Haz clic en Añadir comentario .
3. Escribe tu comentario en el cuadro.
4. (Opcional) Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantos usuarios como quieras. Todos recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Nota: Si en un archivo se llega al máximo de comentarios, puedes hacer una copia del archivo que no incluya ningún comentario.

Centralizar recursos en un sitio web interno

Con Google Sites, puedes crear un sitio web interno para centralizar los recursos que usáis tú y tu equipo, o para compartir la información más reciente con tus compañeros de trabajo.

Crear tu sitio web

Elige una opción:

• En la parte superior de la página principal de Sites, haz clic en En blanco. Si quieres elegir una plantilla, haz clic en Galería de plantillas y selecciona la que quieras.
• En Google Drive, haz clic en Nuevo MásGoogle Sites.

Nota: Todos los sitios web creados con Google Sites se almacenan en Drive. Para obtener más información sobre cómo organizar tus archivos en Drive, consulta los artículos de la serie Empezar a utilizar Drive.

_{Google, Google Workspace, así como las marcas y los logotipos relacionados, son marcas de Google LLC. Todos los demás nombres de empresas y productos son marcas de las empresas con las que están asociadas.}