ใช้ Google Workspace เพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมการทํางานแบบผสมผสาน
ปัจจุบันวิธีการทํางานมีการเปลี่ยนแปลงไป
เราไม่ได้ทํางานแค่ในสํานักงานหรือจากบ้านอีกต่อไปแล้ว ทีมทุกขนาดต่างต้องเชื่อมต่อ สร้างสรรค์ และทำงานร่วมกันภายใต้สภาพแวดล้อมการทำงานแบบผสมผสาน ที่ทุกคนอยู่กระจัดกระจายกันในทุกที่ทุกเวลาไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ประเภทใดก็ตาม
เราขอแนะนำแหล่งข้อมูลเหล่านี้เพื่อให้คุณใช้ Google Workspace ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนและมีรูปแบบการทำงานอย่างไร
|
1. ติดต่อสื่อสารกันได้โดยอยู่ในสถานที่เดียวกันและคนละที่กันด้วย Meet
หากต้องทำงานกับผู้คนที่ไม่ได้อยู่ในสำนักงาน เมือง หรือภูมิภาคเดียวกัน การประชุมทางวิดีโอของ Google Meet ช่วยลดระยะห่างให้คุณได้
ใช้ Meet เพื่อวิดีโอคอลแบบเห็นหน้ากัน
- ลดเสียงรบกวนในการประชุม - ปิดเสียงเมื่อไม่ได้พูดในที่ประชุม และตรวจสอบว่าได้เปิดฟีเจอร์การตัดเสียงรบกวนแล้ว ดูวิธีควบคุมเสียงในการประชุม
- ใช้คำบรรยายวิดีโอในที่ประชุม - หากไม่ได้ยินเสียงการประชุม ให้เปิดคำบรรยายวิดีโอ โดยฟีเจอร์นี้จะแปลงเสียงพูดในการประชุมเป็นข้อความที่ด้านล่างของหน้าจอ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงการประชุมได้มากขึ้นและครอบคลุมทุกคน ดูวิธีใช้คําบรรยายวิดีโอ
- เพิ่มสถานที่เมื่อตอบกลับคําเชิญเข้าร่วมประชุม - แจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าคุณจะเข้าร่วมการประชุมจากสํานักงานหรือเข้าร่วมแบบออนไลน์ การทราบว่าผู้คนเข้าร่วมการประชุมจากที่ใดจะช่วยให้ผู้นำเสนอสามารถนําการประชุมได้ครอบคลุมผู้เข้าร่วมทั้งหมด ดูวิธีเพิ่มสถานที่เมื่อตอบกลับคำเชิญ
- ปรับปรุงการทำงานร่วมกันในการประชุมโดยใช้โหมดแยกหน้าจอประชุม - หากทุกคนทำงานทางไกลหรืออยู่ในห้องประชุมเดียวกัน ทุกคนจะมีสิทธิ์ในการเข้าถึงกิจกรรมได้อย่างเท่าเทียม แต่หากคุณมีทั้งผู้เข้าร่วมที่ทำงานทางไกลและผู้ที่อยู่ในห้องประชุม (การประชุมแบบผสม) ผู้เข้าร่วมในห้องประชุมอาจเสียเปรียบ เนื่องจากไม่สามารถแชท โหวตเห็นด้วยกับคำถาม หรือตอบแบบสำรวจโดยใช้ฮาร์ดแวร์ห้องประชุมทีละคนได้ เมื่อคุณอยู่ในห้องประชุม ให้ใช้ฮาร์ดแวร์ห้องประชุมสำหรับเสียงและวิดีโอ และเชื่อมต่อโดยใช้โหมดแยกหน้าจอประชุมในแล็ปท็อปเพื่อมีส่วนร่วมในกิจกรรมกับผู้เข้าร่วมที่ประชุมจากระยะไกลหรือแชร์การ์ดวิดีโอส่วนตัว ดูว่าโหมดแยกหน้าจอประชุมช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกันอย่างไร
แชร์แนวคิดและความคิดเห็นในการประชุมทางวิดีโอแบบเรียลไทม์
- ใช้ Jamboard เพื่อทํางานร่วมกันเป็นกลุ่ม - Jamboard เป็นไวท์บอร์ดเสมือนจริงที่ช่วยให้คุณระดมความคิดร่วมกับผู้อื่นได้แบบเรียลไทม์ ดูวิธีใช้ Jamboard ในการประชุม
- ใช้ฟีเจอร์ยกมือ - กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมยกมือเพื่อให้การประชุมเป็นไปตามกำหนดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณทำงานทางไกล การยกมือขึ้นจะเป็นการส่งสัญญาณบอกผู้อื่นว่าคุณต้องการพูด นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณไม่ขัดจังหวะการนำเสนออีกด้วย ดูวิธียกมือในการประชุม
- ใช้ห้องกลุ่มย่อยและโพล - แบ่งผู้เข้าร่วมกลุ่มใหญ่ออกเป็นกลุ่มย่อย (ห้องกลุ่มย่อย) เพื่อทำโปรเจ็กต์ หรือจัดทำแบบสำรวจเพื่อดูว่าทีมมีความคิดเห็นอย่างไรเกี่ยวกับปัญหา ดูวิธีใช้ห้องกลุ่มย่อยหรือจัดทําแบบสํารวจ
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม
2. ทำงานร่วมกันในโปรเจ็กต์ต่างๆ โดยใช้ Chat
คุณใช้ Google Chat สร้างพื้นที่ทำงานออนไลน์เพื่อให้ทีมทำโปรเจ็กต์ร่วมกันได้ทุกที่ทุกเวลา และยังเปลี่ยนแชทกลุ่มให้เป็นพื้นที่ทำงานของโปรเจ็กต์ได้อีกด้วย
ใช้ Chat เพื่อทำสิ่งต่อไปนี้
- แชร์ข้อมูล - ทำการสนทนาหลายรายการพร้อมกันด้วยพื้นที่ใน Chat หรือเริ่มการประชุมทางวิดีโอของ Google Meet และกำหนดเวลากิจกรรมของทีมได้โดยตรงจากพื้นที่ใน Chat ของคุณ ดูวิธีสร้างข้อความส่วนตัวและพื้นที่ทำงาน
- จัดการไฟล์โปรเจ็กต์ - ทีมต่างๆ มักจะต้องทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นการวางแผน การทำงานในสเปรดชีต การเตรียมงานนำเสนอ หรือการจัดการไฟล์อื่นๆ คุณสามารถค้นหาไฟล์ของโปรเจ็กต์ได้ง่ายขึ้นด้วยการเพิ่มไฟล์เหล่านั้นไปยังพื้นที่ใน Chat นอกจากนี้ยังเปิด แก้ไข รวมทั้งสร้างเอกสาร ชีต และสไลด์ในพื้นที่ทำงานดังกล่าวได้โดยตรงอีกด้วย ดูวิธีเพิ่มไฟล์ไปยังพื้นที่ทำงาน
- จัดการและเตรียมความพร้อมให้สมาชิกในทีม - เพิ่มหรือนำสมาชิกออกจากพื้นที่ใน Chat ของคุณได้ตามต้องการ สมาชิกใหม่จะดูการสนทนาในอดีตและไฟล์ที่เกี่ยวข้องเพื่อศึกษาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องค้นหารายละเอียดสำคัญที่กระจัดกระจายอยู่ในอีเมลต่างๆ ดูวิธีเพิ่มหรือนำบุคคลออกจากพื้นที่ทำงาน
- มอบหมายงานและติดตามความคืบหน้าในการบรรลุเป้าหมาย - สร้างและจัดการงานของกลุ่มผ่านพื้นที่ใน Chat เมื่อมีผู้ใช้สร้าง มอบหมาย หรือทำงานเสร็จสิ้น ระบบจะแจ้งเตือนไว้ในพื้นที่ทำงานดังกล่าว ดูวิธีสร้างและมอบหมายงานในพื้นที่ทำงาน
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม
3. จัดการกำหนดการโดยใช้ปฏิทิน
ในสภาพแวดล้อมการทํางานแบบผสมผสาน ผู้คนมักจัดตารางเวลาที่ยืดหยุ่นเพื่อให้จัดการภาระหน้าที่ด้านการงานและธุระส่วนตัวได้อย่างลงตัว เช่น คุณหรือเพื่อนร่วมงานอาจแบ่ง "ช่วงเวลาการทำงาน" เป็นรอบละ 2-4 ชั่วโมง ไม่ใช่ 8 ชั่วโมงติดต่อกันแบบทั่วๆ ไป การทราบเวลาว่างและตารางเวลาการทำงานถือเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จในสภาพแวดล้อมแบบผสมผสาน
ใช้ปฏิทินเพื่อทําสิ่งต่อไปนี้
- แจ้งเวลาว่างให้เพื่อนร่วมงานทราบ - แสดงเวลาทํางานไว้ในปฏิทิน คุณสามารถระบุชั่วโมงทำงานในแต่ละวันได้ นอกจากนี้ยังสามารถแบ่งช่วงทำงานต่างๆ ออกเป็นหลายๆ วัน เพื่อรองรับการทำงานแบบแบ่งช่วงได้อีกด้วย ดูวิธีแสดงเวลาทํางานในปฏิทิน
- ตรวจสอบเวลาว่างของผู้อื่น - หากเพื่อนร่วมงานแสดงเวลาทํางานและสถานที่ในปฏิทิน คุณก็สามารถวางแผนเวลาจัดกิจกรรมโดยอิงตามเวลาว่างของเพื่อนร่วมงานรายนั้นได้ ดูวิธีตรวจสอบเวลาว่างของผู้อื่น
- แจ้งสถานที่ทำงานให้เพื่อนร่วมงานทราบ - คุณจะใส่สถานที่ทำงานไว้ในปฏิทินได้ แสดงวันในสัปดาห์ที่คุณวางแผนจะเข้าไปที่สำนักงาน ทำงานที่บ้าน หรือทำงานจากที่อื่น ดูวิธีตั้งค่าสถานที่ทำงาน
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม
4. ใช้ Meet, ปฏิทิน และ Gmail เพื่อส่งเสริมคุณภาพชีวิต
ความเหนื่อยล้าจากการประชุมที่ติดต่อกันและการจัดการอีเมลล้นกล่องนั้นเป็นข้อร้องเรียนที่พบบ่อยในที่ทำงาน Google Workspace มาพร้อมเครื่องมือที่ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ระวังไม่ให้ประชุมจนสร้างความเหนื่อยล้า
- ลองใช้การประชุมแบบรวดเร็ว - ในการตั้งค่าการประชุม คุณสามารถกำหนดระยะเวลาการประชุมเริ่มต้นไว้ที่ 25 นาทีแทนที่จะเป็น 30 นาทีได้ หรืออาจกําหนดเวลาการประชุมให้จบลงเร็วขึ้น 5-10 นาที ซึ่งจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมมีเวลาพักสมองก่อนที่จะต้องเข้าร่วมการประชุมต่อไป ดูวิธีปรับแต่งการตั้งค่ากิจกรรม
- กําหนดสถานที่เมื่อตอบรับคําเชิญเข้าร่วมการประชุม - เมื่อตอบรับคําเชิญเข้าร่วมการประชุม คุณสามารถเลือกสถานที่ที่เข้าร่วมเพื่อแจ้งให้ผู้จัดการประชุมทราบได้ว่าจะเข้าร่วมจากห้องประชุมในสํานักงานหรือแบบออนไลน์จากนอกสถานที่ ดูวิธีกำหนดสถานที่ของคุณ
- ซ่อนมุมมองของตัวเอง - เปลี่ยนหรือซ่อนมุมมองของตัวเองในการประชุมทางวิดีโอ เพื่อให้คุณสามารถโฟกัสไปที่ผู้นําเสนอและงานนําเสนอได้ ดูวิธีจัดการมุมมองของตัวเอง
ลดการรับส่งอีเมลจำนวนมากเกินไป
- ติดป้ายกํากับและจัดเรียงข้อความใน Gmail โดยอัตโนมัติ - การติดป้ายกํากับและการจัดเรียงจะช่วยให้คุณสามารถโฟกัสไปยังข้อความที่ต้องให้ความสนใจได้ทันที เช่น ข้อความจากผู้จัดการหรือความคิดเห็นจากลูกค้า ดูวิธีติดป้ายกํากับและจัดเรียงข้อความ
- ให้ Gmail ช่วยกระตุ้นเตือนคุณให้ติดตามข้อความที่อาจพลาดไป - เมื่อเปิดการกระตุ้นเตือน Gmail จะแสดงข้อความที่ด้านบนของกล่องจดหมายอีกครั้ง หากคุณหรือผู้รับไม่ได้ตอบกลับหลังจากผ่านไป 2-3 วัน ดูวิธีการใช้การกระตุ้นเตือน
จัดการเวลาของคุณ
- ข้อมูลเชิงลึกด้านเวลาในปฏิทินจะช่วยให้คุณทราบระยะเวลาที่ใช้ไปกับการประชุมในช่วงวัน สัปดาห์ หรือเดือนที่ผ่านมา และยังสรุปรายชื่อบุคคลที่เข้าร่วมการประชุมกับคุณอีกด้วย มีเพียงคุณและผู้ที่ช่วยคุณจัดการปฏิทินเท่านั้นที่จะมองเห็นข้อมูลเชิงลึกด้านเวลาได้ ผู้จัดการของคุณจะไม่เห็นข้อมูลนี้ ดูวิธีรับข้อมูลเชิงลึกด้านเวลาในปฏิทิน
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม
5. แนวทางปฏิบัติแนะนำและแหล่งข้อมูลเพิ่มเติม
- เคล็ดลับ 10 ข้อในการทำงานกับทีมที่อยู่ต่างสถานที่กัน
- ทำงานแบบผสมผสาน: คู่มือ Google Workspace
- อนาคตในการทำงาน
- วิธีทำงานที่บ้านด้วย Google Workspace
ใช้ Meet
- ปรับปรุงความเสมอภาคในการทำงานร่วมกันในการประชุมแบบผสม
- ข้อมูลสรุปของโหมดแยกหน้าจอประชุมใน Meet
- แก้ปัญหาเกี่ยวกับการบันทึกการประชุม
- กรองเสียงรบกวนออกจากการประชุมทางวิดีโอ
- แก้ปัญหาเกี่ยวกับการบันทึกการประชุม
การใช้ปฏิทิน
- เข้าร่วมหรือเริ่มการประชุมทางวิดีโอของ Meet จากเอกสาร ชีต หรือสไลด์
- กำหนดเวลาและสถานที่ทำงาน
- ดูว่าคุณใช้เวลาไปกับการประชุมอย่างไร
- ตอบรับคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรม
Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง